Luonnos

Sisältö:

Yleiskuva
Projektin tavoite
Projektin tehtävät
Projektin lopputulokset
Projektin liiketoimintaperuste (Business Case)
Projektin Sisältö (Scope)
Projektin rajaus
Projektin ympäristö
Sidosryhmät
Lopputuloksen ympäristö
Riippuvuudet muista projekteista
Projektiorganisaatio ja resurssit
Ohjausmenettelyt
Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa
Projektin suoritustapa ja työmenetelmät
Dokumentointi ja työmenetelmät
Laadunvarmistus
Projektin seuranta
Muutoksen hallinta
Viestintä
Projektin työpaketit
Projektin työpaketit
Projektin riskit ja niihin varautuminen, luonnos
Liitteet:
Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta
Liite 2: UKJ-hankkeen roadmap, tiekartta 2012-2016

 

Versiohistoria

Sanasto

 

Yleiskuva

Projektin tavoite

Uusi kirjastojärjestelmähanke (UKJ) on monivuotinen kehittämishanke, jonka tarkoitus on tarjota kaikkien kirjastosektorien kirjastojärjestelmätarpeet täyttävä palvelukokonaisuus Suomen kirjastoille. UKJ-hanke on käynnistynyt keväällä 2011 kirjastokentän aloitteesta.
Tarve hankkeelle on tullut seuraavista havainnoista:

• useat kirjastojen vanhat, integroidut järjestelmät alkavat olla elinkaarensa loppuvaiheessa
• kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut ja muuttuu edelleen
• aineistot ja asiakkaiden toimintatavat ovat erit kuin nykyisten järjestelmien suunnitteluvaiheessa

Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. Toteuttamisessa huomioidaan kokonaisuuden yleinen kustannustehokkuus ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuus olemassa olevien järjestelmien kanssa. Suunnittelussa otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri.
Kirjastojen kehysorganisaatioiden strategiat

UKJ-hankkeen strategiset perusvalinnat:

Avoin lähdekoodi

Avoimen lähdekoodin käyttö on modulaarisen uusiutumiskyvyn perusta. Se takaa standardien rajapintojen käytön ja sitä kautta järjestelmän osien liittymisen toisiinsa myös jatkossa. Avoin lähdekoodi edesauttaa myös rajapintojen kehitystä ulkoisiin järjestelmiin liittymistä varten siinä tapauksessa, että ulkoinen järjestelmä ei tarjoa standardeja rajapintoja. Avoimen lähdekoodin käytössä noudatetaan Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjä Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteita sekä JHS 169 -suositusta "Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa".

Integroituminen muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen

Uusi kirjastojärjestelmä tukeutuu rakenteilla oleviin Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymä Finnaan ja kirjastojen kansalliseen metatietovaranto Melindaan. Finnan ansiosta kirjastojärjestelmään ei tarvita omaa asiakaskäyttöliittymää. Erillisistä kirjastojärjestelmien asiakaskäyttöliittymistä luopuminen pienentää palvelukokonaisuuden ylläpitoon tarvittavaa työaikaa merkittävästi. Melindan käyttö metatiedon tallentamiseen vähentää luettelointityötä. Yhteistyö parantaa myös luetteloinnin laatua, ja sitä tukee myös metatietovarantoon liittyvä auktoriteettitietokanta.

Olemassa olevan tiedon hyödyntäminen

Uusi kirjastojärjestelmä -hanke hyödyntää Tietohallintolain mukaisesti olemassa olevaa tietoa. Järjestelmässä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan väestörekisterin ja yhteisötietojärjestelmän tietoja, kirjastojen taustayhteisöjen tietojärjestelmiä (esimerkiksi taloushallinto, henkilöstötietojärjestelmät, opiskelijatietojärjestelmät, opinto- ja tutkimushallinnon järjestelmät), kirjastojen muita tietojärjestelmiä (esim. julkaisuarkistot ja rekisterit), ulkoisia kirjasto- ja auktoriteettitietokantoja sekä kustantajien ja aineiston välittäjien järjestelmiä.

Moduulirakenne

Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä on rakenteeltaan modulaarinen. Se muodostuu useista itsenäisistä toiminnallisista kokonaisuuksista, jotka toimivat yhdessä rajapintojen kautta. Tämän vuoksi järjestelmää voidaan kehittää ja uusia osittain. Kirjastojärjestelmän tehtäväalueen yhä laajentuessa koko järjestelmän uusiminen kerralla olisi aina vain hankalampaa ja kalliimpaa. Modulaarisuus merkitsee myös sitä, että kirjastojen ei ole pakko käyttää järjestelmän niitä osia, mitä se ei tarvitse. Myös kehitystyö voi olla jakautunut eri organisaatioihin joustavasti osa kerrallaan.

Kirjastojen yhteistyö

Uuden järjestelmän määrittäminen ja jatkokehittäminen yhteistyössä laajassa asiantuntijaverkostossa tuo hankkeeseen merkittävän määrän osaamista ja asiantuntemusta erilaisista kirjastoista, asiakasryhmistä, palvelutarpeista ja toimintakulttuureista. Yhteisesti niistä voidaan tunnistaa ja kehittää parhaita käytäntöjä tukemaan kaikkien kirjastojen perustehtäviä.

Eri kirjastoilla on erilaiset perustehtävät, siksi usein yksi henkilö on monen eri kirjaston asiakas. Asiakkaiden helppo liikkuvuus eri kirjastojen palveluitten välillä tuo huomattavaa etua asiakkaille nykyiseen tilanteeseen nähden. Aineiston tehokas yhteiskäyttö parantaa asiakkaiden saamaa palvelua ja tuo kustannustehokkuutta turhien päällekkäishankintojen poistuessa.

Hankkeen tehtävät

Valmisteluvaihe 2011 - 2012

UKJ-hanke alkoi vuonna 2011 ilman erityistä rahoitusta toteutetulla valmisteluvaiheella. Ammattikorkeakoulujen kirjastojärjestelmäkonsortiot AMKIT ja Linnea2 asettivat yleiskokouksissaan huhtikuussa valmisteluryhmän, johon pyydettiin ja saatiin myös yleisten ja erikoiskirjastojen neuvostojen asettmat ehdokkaat.

Valmisteluryhmän tavoitteena oli määritellä kaikille kirjastosektoreille sopiva järjestelmäkokonaisuus, ja tuottaa projektisuunnitelma 31.12.2012 mennessä. Sen pohjalta oli tarkoitus päättää erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä.
Valmisteluryhmä asetti syksyllä 2011 seitsemän työryhmää, joissa työskenteli yli 50 kirjastokentän asiantuntijaa. Ryhmät työstivät kukin omalta alaltaan uuden järjestelmän kokonaisarkkitehtuuria. Vuoden 2012 lopussa ryhmien työt koostettiin UKJ-hankkeen valmisteluraportiksi, jossa pääpaino oli toiminta- ja tietoarkkitehtuureissa.

Koska kirjastojen asiantuntijoiden oman toimensa ohella tehtävän työn varassa UKJ-hanketta ei voitu jatkaa valmistelua pitemmälle, haki Kansalliskirjasto kaikkien kirjastosektoreitten valtuuttamana 4.12.2012 valmisteluraportin pohjalta rahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöltä UKJ:n vaatimusmäärittelyn ja projektisuunnitelman laatimiseen. Kansalliskirjasto haki 500 000 € kehittämispäällikön ja neljän tietojärjestelmäasiantuntijan palkkaamiseksi työhön. OKM myönsi 17. 12.2012 hankkeeseen erityisavustuksen haetun mukaisesti käytettäväksi 31.12.2013 mennessä.

Suunnitteluvaihe 2013

Suunnitteluprojektin varsinainen tehtävä hankittavan uuden kirjastojärjestelmän määrittely valmisteluraportin pohjalta. Vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma tehdään siitä lähtökohdasta että hankittavaa järjestelmää ei ole tarkoitus hankkia sellaisenaan kolmannelta osapuolelta.
Suunntteluprojektissa tehdään:

• projektisuunnitelma suunnittelulle
• hankintavaihetta varten uuden järjestelmän laaja kuvaus, vaatimusmäärittely
• laaditaan hankintavaihetta varten projektisuunnitelma, jossa määritellään toteutuksen tapa ja vaiheistus.

Hankintavaihe 2014 eteenpäin

Mikäli hankintaprojektiin saadaan riittävä rahoitus, se aloitetaan vuonna 2014.
Liitteessä 2 on kuvattu projektin pitkän tähtäimen suunnitelma (roadmap, tiekartta).

Projektin lopputulokset

Vielä kesken

Projektin aikana laaditaan laaja järjestelmän kuvaus (vaatimusmäärittely) toteuttamisvaihetta varten. Kuvaus laaditaan kokonaisarkkitehtuurimallia soveltaen.

Projektisuunnitelma vaiheistuksineen toteutukselle

Rahoitus toteutukselle

Projektin hyväksymiskriteerit?

Projektin liiketoimintaperuste (Business Case)

Tehdään hankintaprojektille.

Projektin Sisältö (Scope)

Projektin ydin on vaatimusmäärittely, joka käytännössä tulee olemaan hankittavan kirjastojärjestelmän kuvaus. Se laaditaanKirjastojärjestelmän määrittely; vaatimusmäärittely ja toteutuksen projektisuunnitelma

Projektin rajaus

Kyseessä on monivuotinen hanke, joka koostuu useista projekteista. Vuonna 2013 vtoteutetaan suunnitteluprojekti, joka keskittyy vaatimusmäärittelyn ja toteutuksen projektisuunnitelma sekä vaiheistuksen laatimiseen.
Määriteltävä järjestelmä rajataan kirjastokentän tarpeisiin. Järjestelmä käsittää aineiston hankinnan, kuvailun ja aineiston käytön hallinnan, mutta ei asiakasliittymää.

Työpaketti 5
Lisäksi on tarkennettava rajanvedot seuraavien UKJ:n rinnalla etenevien projektien kanssa:

• asiakasliittymä Finna
• metatietovaranto Melinda
• auktoriteettitietokanta Asteri
• ontologiapalvelu Onki
• RDA

 

Muuta ?

Projektin ympäristö

Keskeiset toimijat ja sidosryhmät
Ulkoiset

• opetus- ja kulttuuriministeriö
• kirjastosektoreitten toimielimet
  
  • yliopistokirjastojen neuvosto
  • yleisten kirjastojen neuvosto
  • yhteiskirjastojen verkosto
  • erikoiskirjastojen neuvosto
  • yliopistojen IT-johtajien verkosto FUCIO
  • ammattikorkeakoulujen IT-johtajien verkosto AAPA
  • kuntien IT-johtajat
• Kirjastojen asiantuntijoista koottavat ryhmät
  

Sisäiset

• rinnakkaiset projektit
  
  • Finna
  • Melinda
  • RDA
  • Asteri
  • Onki
  • Artiva
• tutkimuskirjaston asiantuntijat eri aihealueilta
  
  • metatieto ja formaatit
  • standardit
  • kansallisbibliografia ja -diskografia
  • kansalliskirjaston tutkimuskirjasto
  • digitointi- ja konservointikeskuksen asiantuntijat digitoidun aineiston metatiedon osalta

Tarve sidosryhmä yhteistyölle arvioidaan tapaus- ja tilannekohtaisesti. Viestintäsuunnitelmassa kuvataan projektin yleinen tiedotus sidosryhmille.

Lopputuloksen ympäristö

Vielä määrittelemättä
 

Riippuvuudet muista projekteista

Tällä projektilla on liityntäkohtia Kansalliskirjaston Finna-asiakasliittymä- ja Melinda-metatietovaranto-, Asteri-auktoriteetti-, ONKI-ontologia- ja RDA-kuvailuprojekteihin.

Projektiorganisaatio ja resurssit

Ohjausmenettelyt

UKJ-ohjausryhmä

Kansalliskirjaston koolle kutsuma UKJ-ohjausryhmä toimii projektin ylimpänä johtoryhmänä. Ryhmässä ovat edustettuina projektin omistaja (KK), asianomainen ministeriö (OKM), eri käyttäjätahot (kirjastosektorit) ja tärkeimmät sidosryhmät. Ryhmän kokoonpano, tehtävät ja säännöt on kuvattu UKJ-suunnittelun wiki-sivustolla:
https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/

Projektinhallintaryhmä

UKJ-suunnittelun projektinhallintaryhmään ("lähiory") kuuluvat:

• Kristiina Hormia-Poutanen, puheenjohtaja
• Ari Ahlqvist, projektipäällikö
• Markku Heinäsenaho, Tietojärjestelmät-toimintayksikön esimies
• Nina Hyvönen, Tietovarannot-toimintayksikön esimies
• Petteri Kivimäki, sihteeri

Tarvittaessa kutsutaan projektin asiantuntijoita kokouksiin esittelemään asioita. Projektiryhmä kokoontuu vähintään kerran kuussa. Kokouksissa on käytössä vakioagenda ja niistä pidetään pöytäkirjaa, jotka löytyvät UKJ-suunnittelun wikistä  

Ryhmän tehtävänä on

• Seurata projektin edistymistä siten, että projektin kustannukset, aikataulu ja sisältö ovat hyväksyttävissä rajoissa.
• Huolehtia projektin riittävästä resursoinnista.
• Seurata, että riskit ovat hallinnassa ja laatu on riittävällä tasolla.
• Käsitellä ja hyväksyä muutokset (issuet) tai edelleen eskaloida ne UKJ-ohjausryhmän käsiteltäväksi.

UKJ-ohjausryhmä asettaa kirjastokentän edustajista muodostetut neljä toimintokohtaista asiantuntijaryhmää:

• Metatieto ja kokoelmien hallinta
• Aineiston hankinta ja elinkaaren hallinta
• Aineiston käytön hallinta
• Moduulirakenne ja rajapinnat muihin järjestelmiin

Asiantuntijaryhmien tehtävänä on on toimia kansalliskirjaston UKJ-projektiorganisaation tukena suunnittelutyössä. Ryhmiltä odotetaan kannanottoja projektorganisaation työn tuloksiin ja kirjastokentän näkemysten esiin tuomista.

Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa

 

Kansalliskirjastossa on hankkeen käytössä ? htv. Lisäksi koulutukseen, etäosallistumiseen, tukipalveluiden kehitykseen ja kyselyiden tekemiseen on varattu ? htv. Kirjastoverkko osallistuu asiantuntijatyöpanoksella n. ? htv

Projektin suoritustapa ja työmenetelmät

Dokumentointi ja työmenetelmät (Käydään läpi vielä kun projektiryhmä on koossa)

Hankkeeseen liittyvä julkinen kaikille avoin aineisto löytyy hanketta varten perustetusta UKJ-suunnittelu -wikistä:
https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/
UKJ-suunnittelu -wikissä voi olla valmisteluvaiheessa olevia sivuja, jotka vaativat erilliset käyttöoikeudet. Materiaalin tuottaminen sivuille vaatii myös käyttöoikeuksia.
Kirjastoverkkopalveluiden sisäisenä projektin työhakemistona ja keskeneräisten dokumenttien työstöpaikkana toimii ryhmähakemisto:
P:_h981_kvp\UKJ\

Projektiorganisaation sisäiseen kommunikointiin ja yhteydenpitoon käytetään mikrobloggauspalvelu Yammeriin perustettua yksityistä UKJ-ryhmää. Ryhmän jäseneksi pääsevät ainoastaan ylläpitäjien hyväksymät henkilöt ja ryhmän työalueen sisällöt ovat ainoastaan jäsenten nähtävillä. Chat, s-posti.

Taulu, projektori

Laadunvarmistus

Projektin yleiset laatutavoitteet on esitetty alla olevassa taulukossa.

Laadunvarmistuksen tavoitteena on saavuttaa sekä projektiorganisaation että eri sidosryhmien luottamus laatutavoitteiden toteutumiseen. Laadunvarmistus kohdistuu hankkeen aikana tuotettuun projektinhallinta-, järjestelmän määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon. 

Hankkeessa tuotetun määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon laadunvarmistus toteutetaan dokumenttien läpikäynnin ja katselmoinnin avulla, joiden tavoitteena on dokumenttien verifiointi ja validointi. Läpikäynti tapahtuu yhden tai useamman projektiorganisaatioon kuuluvan henkilön toimesta ja sen tarkoituksena on käydä läpi projektin tuotoksia ja kirjata ylös niistä löytyneet virheet ja ongelmat. Dokumenttien katselmointi toteutetaan sekä projektiorganisaation että sidosryhmien edustajista muodostuvien asiantuntijaryhmien avulla ja sen tarkoituksena on käydä huolellisesti läpi ja tarkastaa projektin tuotokset sekä löytää niissä olevat virheet ja puutteet. Katselmusten materiaali jaetaan osallistujille etukäteen. Tilaisuudessa osallistuja antavat kommentteja. Kommenteista ja tehdyistä päätöksistä tehdään pöytäkirja. Tarkastettavat asiakirjat joko hyväksytään, hyväksytään kommentein tai hylätään.

Validoinnin eli kelpoistamisen tarkoituksena on varmistaa, että dokumentaatio sisältää sidosryhmien kaikki järjestelmälle asettamat vaatimukset. Verifioinnin eli todentamisen tarkoituksena on puolestaan varmistaa, että dokumentit ovat sekä edeltävissä että rinnakkaisissa työvaiheissa tehtyjen määritysten mukaisia, eivätkä ole ristiriidassa keskenään. Verifioinnin ja validoinnin avulla pyritään varmistamaan asiakasvaatimusten jäljitettävyys, jonka avulla voidaan seurata vaatimusten tarkentumista ja lopulta todeta niiden toteutuminen. Käytännössä sekä vefiriointi että validointi tehdään dokumenttien läpikäyntien ja katselmusten yhteydessä.

Mitä dokumentoidaan ? Projektinhallinta, järjestelmien määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatio ?
Käyttäjädokumentaatio ? Koulutusmateriaalit ?
Dokumenttien laadunvarmistus (katselmoinnit, hyväksymiset)
Versionhallinta – ensimmäinen luonnos on versio 0.1, hyväksytty on versio 1.0, jatkoversiot 1.1 ->
Koodi
Koodikatselmoinnit, parikatselmoinnit ?
Lopputuotetta koskeva laatu, mittarien ja tunnuslukujen määrittely

Projektin seuranta

Projektin seuranta tapahtuu usealla eri tasolla:

Projektiryhmän (projektiin palkatut henkilöt) kokouksia pidetään vähintään kahdesti viikossa. Niissä käsitellään yhteisiä koko projektia koskevia työn alla tai tulossa olevia asioita sekä työpakettien tilannetta. Kokoonkutsujana toimii kehittämispäällikkö. Palaverien muistiinpanot ovat UKJsuunnittelu-wikissä.

 Resursointipalavereja pidetään kahden viikon välein Tietojärjestelmien teknisten asiantuntijoiden kanssa ja erikseen Tietovarantojen sisältöasiantuntijoiden kanssa. Kummassakin palaverissa on kehittämispäällikön lisäksi mukana aihealueen tietojärjestelmäpäällikkö (esimies). Palaverista tehdään muistio.
Tavoitteena on

• töiden ja resurssien tasapainottaminen
  • yli/alikuorman välttäminen
• resurssien joustava allokointi priorisoiduille töille
  • aikatauluissa pysyminen
• osaamisen kasvattaminen ja jakaminen henkilöiden välillä
  • varahenkilöjärjestelyt

Palaverissa käydään läpi

• hankkeeseen ja palveluihin liittyvien töiden erottelu
• töiden priorisointi seuraavan jakson (kahden viikon) osalta henkilöittäin
• priorisoitujen töiden työmääräarviot vrs. käytettävissä oleva työaika henkilöittäin

Projektinhallintaryhmän ("lähioryn") kokouksissa seurataan projektin kokonaistilannetta ja siellä käsitellään UKJ-ohjausryhmään menevät projektia koskevat asiat ja sieltä tulevat asiat. Lähiohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.
UKJ-ohjausryhmä on projektin ylimmän tason johtoryhmä, jossa seurataan ja käsitellään projektiin liittyviä päälinjauksia ja isoja kysymyksiä. UKJ-ohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.
Lisäksi pidetään tarvittaessa kokouksia asiakasorganisaatioiden ja kirjastosektoreiden kanssa esimerkiksi käyttöönottoprojektien tilanteesta.
Seurantaraportoinnin perusyksikkö on työpakettitaso (ks. liite 1). Sen pohjalta koostetaan ylempien tasojen kuten koko hankkeen seurantaraportti.

Muutoksen hallinta

Määriteltävä periaatteet - versionhallinta? dokumentointi?

Viestintä

UKJ-hankkeen viestinnän vastuutaulukko löytyy Kiwistä:
http://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=14812139

Yllämainitussa dokumentissa käydään läpi hankeviestinnän keskeiset tavoitteet, kohderyhmät, kanavat/välineet ja vastuuhenkilöt. Tarkennetussa viestintäsuunnitelmassa kuvataan aikataulutetut toimenpiteet vuonna 2013.

Projektin työpaketit

Projektin työpaketit

Pääprojektin (hankkeen) työ organisoidaan työpaketeiksi. Tavoitteena on tehostaminen ja läpinäkyvyyden lisääminen kuten

• Hankkeen rakenteen selkiyttäminen
• Päällekäisen työn minimointi
• Hankkeeseen liittyvän työn tunnistaminen ja rajaaminen
• Työn pilkkominen kokonaisuuksiin, joita voidaan suunnitella, toteuttaa ja seurata

Työpaketteja on kahdenlaisia:

• Yhteiset tukityöpaketit: Koko projektin läpi menevät työpaketit, jotka palvelevat muita työpaketteja. Kesto on tyypillisesti koko pääprojektin ajan. Näihin työpaketteihin kerätään yhteinen työ ja yhteisten prosessien/osien kehitys.
• Erilliset selvitys- ja määrittelytyöpaketit: Tiettyjen asioiden selvittämistä ja määrittelyä edistävät työpaketit. Näitä voi verrata entisiin osa/alaprojekteihin. Kesto on tietyn määräajan.

Kullakin työpaketilla on vastuuhenkilö (työpakettivastaava) ja nimettyjä muita resursseja. Aihealueeseen kuuluva työ kerätään työpaketin alle, pilkotaan kokonaisuuksiin ja kokonaisuudet jaetaan tehtäviin. Tehtäviin liitetään tuotokset, tekijät, aikataulu- ja työmääräarviot. Työpaketit on lueteltu alla olevassa taulukossa.

Projektin riskit ja niihin varautuminen

 

Liitteet:

Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta

Liite 2: UKJ-hankkeen roadmap, tiekartta 2012-2017