UKJ-HANKKEEN PROJEKTISUUNNITELMA VUODELLE 2013

Kansilehti, jossa dokumentin versiohistoria ja hyväksymistiedot ?
Terminologia ? Hanke vrs projekti vrs pääprojekti vrs osaprojekti/alaprojekti vrs työpaketti





UKJ-HANKKEEN PROJEKTISUUNNITELMA VUODELLE 2013
Yleiskuva
Projektin tavoite
Projektin tehtävät
Projektin lopputulokset
Projektin liiketoimintaperuste (Business Case)
Projektin Sisältö (Scope)
Projektin rajaus
Projektin ympäristö
Sidosryhmät
Lopputuloksen ympäristö
Riippuvuudet muista projekteista
Projektiorganisaatio ja resurssit
Ohjausmenettelyt
Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa
Projektin suoritustapa ja työmenetelmät
Dokumentointi ja työmenetelmät
Laadunvarmistus
Projektin seuranta
Muutoksen hallinta
Viestintä
Projektin työpaketit
Projektin työpaketit
Projektin riskit ja niihin varautuminen, luonnos
Liitteet:
Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta
Liite 2: Metatietovarantohankkeen roadmap, tiekartta 2012-2016

Yleiskuva

Projektin tavoite

Uusi kirjastojärjestelmähanke (UKJ) on monivuotinen kehittämishanke, jonka tarkoitus on tarjota kaikkien kirjastosektorien kirjastojärjestelmätarpeet täyttävä palvelukokonaisuus Suomen kirjastoille. UKJ-hanke on käynnistynyt keväällä 2011 kirjastokentän aloitteesta.
Tarve hankkeelle on tullut seuraavista havainnoista:

• useat kirjastojen vanhat, integroidut järjestelmät alkavat olla elinkaarensa loppuvaiheessa
• kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut ja muuttuu edelleen
  • aineistot ja asiakkaiden toimintatavat ovat erit kuin nykyisten järjestelmien suunnitteluvaiheessa

Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. Toteuttamisessa huomioidaan kokonaisuuden yleinen kustannustehokkuus ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuus olemassa olevien järjestelmien kanssa. Suunnittelussa otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri.
Kirjastojen kehysorganisaatioiden strategiat
UKJ-hankkeen strategiset perusvalinnat:
Avoin lähdekoodi
Avoimen lähdekoodin käyttö on modulaarisen uusiutumiskyvyn perusta. Se takaa standardien rajapintojen käytön ja sitä kautta järjestelmän osien liittymisen toisiinsa myös jatkossa. Avoin lähdekoodi edesauttaa myös rajapintojen kehitystä ulkoisiin järjestelmiin liittymistä varten siinä tapauksessa, että ulkoinen järjestelmä ei tarjoa standardeja rajapintoja. Avoimen lähdekoodin käytössä noudatetaan Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjä Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteita sekä JHS 169 -suositusta "Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa".
Integroituminen muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen
Uusi kirjastojärjestelmä tukeutuu rakenteilla oleviin Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymä Finnaan ja kirjastojen kansalliseen metatietovaranto Melindaan. Finnan ansiosta kirjastojärjestelmään ei tarvita omaa asiakaskäyttöliittymää. Erillisistä kirjastojärjestelmien asiakaskäyttöliittymistä luopuminen pienentää palvelukokonaisuuden ylläpitoon tarvittavaa työaikaa merkittävästi. Melindan käyttö metatiedon tallentamiseen vähentää luettelointityötä. Yhteistyö parantaa myös luetteloinnin laatua, ja sitä tukee myös metatietovarantoon liittyvä auktoriteettitietokanta.
Olemassa olevan tiedon hyödyntäminen
Uusi kirjastojärjestelmä hanke hyödyntää Tietohallintolain mukaisesti olemassa olevaa tietoa. Järjestelmässä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan väestörekisterin ja yhteisötietojärjestelmän tietoja, kirjastojen taustayhteisöjen tietojärjestelmiä (esimerkiksi taloushallinto, henkilöstötietojärjestelmät, opiskelijatietojärjestelmät, opinto ja tutkimushallinnon järjestelmät), kirjastojen muita tietojärjestelmiä (esim. julkaisuarkistot ja rekisterit), ulkoisia kirjasto ja auktoriteettitietokantoja sekä kustantajien ja aineiston välittäjien järjestelmiä.
Moduulirakenne
Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä on rakenteeltaan modulaarinen. Se muodostuu useista itsenäisistä toiminnallisista kokonaisuuksista, jotka toimivat yhdessä rajapintojen kautta. Tämän vuoksi järjestelmää voidaan kehittää ja uusia osittain. Kirjastojärjestelmän tehtäväalueen yhä laajentuessa koko järjestelmän uusiminen kerralla olisi aina vain hankalampaa ja kalliimpaa. Modulaarisuus merkitsee myös sitä, että kirjastojen ei ole pakko käyttää järjestelmän niitä osia, mitä se ei tarvitse. Myös kehitystyö voi olla jakautunut eri organisaatioihin joustavasti osa kerrallaan.
Kirjastojen yhteistyö
Uuden järjestelmän määrittäminen ja jatkokehittäminen yhteistyössä laajassa asiantuntijaverkostossa tuo hankkeeseen merkittävän määrän osaamista ja asiantuntemusta erilaisista kirjastoista, asiakasryhmistä, palvelutarpeista ja toimintakulttuureista. Yhteisesti niistä voidaan tunnistaa ja kehittää parhaita käytäntöjä tukemaan kaikkien kirjastojen perustehtäviä.
Eri kirjastoilla on erilaiset perustehtävät, siksi usein yksi henkilö on monen eri kirjaston asiakas. Asiakkaiden helppo liikkuvuus eri kirjastojen palveluitten välillä tuo huomattavaa etua asiakkaille nykyiseen tilanteeseen nähden. Aineiston tehokas yhteiskäyttö parantaa asiakkaiden saamaa palvelua ja tuo kustannustehokkuutta turhien päällekkäishankintojen poistuessa.

Hankkeen tehtävät

Valmisteluvaihe 2011 - 2012
UKJ-hanke alkoi vuonna 2011 ilman erityistä rahoitusta toteutetulla valmisteluvaiheella. Ammattikorkeakoulujen kirjastojärjestelmäkonsortiot AMKIT ja Linnea2 asettivat yleiskokouksissaan huhtikuussa valmisteluryhmän, johon pyydettiin ja saatiin myös yleisten ja erikoiskirjastojen neuvostojen asettmat ehdokkaat.
Valmisteluryhmän tavoitteena oli määritellä kaikille kirjastosektoreille sopiva järjestelmäkokonaisuus, ja tuottaa projektisuunnitelma 31.12.2012 mennessä. Sen pohjalta oli tarkoitus päättää erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä.
Valmisteluryhmä asetti syksyllä 2011 seitsemän työryhmää, joissa työskenteli yli 50 kirjastokentän asiantuntijaa. Ryhmät työstivät kukin omalta alaltaan uuden järjestelmän kokonaisarkkitehtuuria. Vuoden 2012 lopussa ryhmien työt koostettiin UKJ-hankkeen valmisteluraportiksi, jossa pääpaino oli toiminta- ja tietoarkkitehtuureissa.
Koska kirjastojen asiantuntijoiden oman toimensa ohella tehtävän työn varassa UKJ-hanketta ei voitu jatkaa valmistelua pitemmälle, haki Kansalliskirjasto kaikkien kirjastosektoreitten valtuuttamana 4.12.2012 valmisteluraportin pohjalta rahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöltä UKJ:n vaatimusmäärittelyn ja projektisuunnitelman laatimiseen. Kansalliskirjasto haki 500 000 € kehittämispäällikön ja neljän tietojärjestelmäasiantuntijan palkkaamiseksi työhön. OKM myönsi 17. 12.2012 hankkeeseen erityisavustuksen haetun mukaisesti käytettäväksi 31.12.2013 mennessä.
Suunnitteluvaihe 2013
Suunnitteluprojektin varsinainen tehtävä hankittavan uuden kirjastojärjestelmän määrittely valmisteluraportin pohjalta. Vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma tehdään siitä lähtökohdasta että hankittavaa järjestelmää ei ole tarkoitus hankkia sellaisenaan kolmannelta osapuolelta.
Suunntteluprojektissa tehdään:

• projektisuunnitelma suunnittelulle
• hankintavaihetta varten uuden järjestelmän mahdollisimman tarkka kuvaus, vaatimusmäärittely
• laaditaan hankintavaihetta varten projektisuunnitelma, jossa määritellään toteutuksen tapa ja vaiheistus.

Hankintavaihe 2014 eteenpäin
Mikäli hankintaprojektiin saadaan riittävä rahoitus, se aloitetaan vuonna 2014.
Liitteessä 2 on kuvattu projektin pitkän tähtäimen suunnitelma (roadmap, tiekartta).

Projektin lopputulokset

• Mahdollisimman tarkka järjestelmän kuvaus (vaatimusmäärittely) mahdollista toteuttamisvaihetta varten
• Projektisuunnitelma vaiheistuksineen toteutukselle
• Rahoitus toteutukselle

Projektin liiketoimintaperuste (Business Case)

Hanketta varten tekeillä olevassa erillisessä liiketoimintaperusteessa (Business case) on kuvattu projektiin liittyvät kustannukset sekä hyödyt. Tähän vain tiivistelmä aiheesta.

Projektin Sisältö (Scope)

Kirjastojärjestelmän määrittely; vaatimusmäärittely ja toteutuksen projektisuunnitelma

Projektin rajaus

Kyseessä on monivuotinen hanke, joka koostuu useista projekteista. Vuonna 2013 viedään läpi suunnitteluprojekti, joka keskittyy vaatimusmäärittelyn ja toteutuksen projektisuunnitelma sekä vaiheistuksen laatimiseen.
Määriteltävä järjestelmä rajataan kirjastokentän tarpeisiin. Järjestelmä käsittää aineiston hankinnan, kuvailun ja aineiston käytön hallinnan, mutta ei asiakasliittymää.
Lisäksi on tarkennettava rajanvedot seuraavien UKJ:n rinnalla etenevien projektien kanssa:

• asiakasliittymä Finna
• metatietovaranto Melinda
• auktoriteettitietokanta Asteri

Hankkeen ulkopuolella:

• ontologiapalvelu ONKI
• RDA-projekti

Muuta ?

Projektin ympäristö

Sidosryhmät suunnitteluprojektissa
Ulkoiset

• opetus- ja kulttuuriministeriö
• kirjastosektoreitten toimielimet
  • yliopistokirjastojen neuvosto
  • yleisten kirjastojen neuvosto
  • yhteiskirjastojen verkosto
  • erikoiskirjastojen neuvosto
  • yliopistojen IT-johtajien verkosto FUCIO
  • ammattikorkeakoulujen IT-johtajien verkosto AAPA
  • kuntien IT-johtajat

Sisäiset

• rinnakkaiset projektit
  • Finna
  • Melinda
  • RDA
  • Asteri
  • Onki
• tutkimuskirjaston asiantuntijat eri aihealueilta kuten Fennica ja Viola
• digitointi- ja konservointikeskuksen asiantuntijat digitoidun aineiston metatiedon osalta

Tarve sidosryhmä yhteistyölle arvioidaan tapaus- ja tilannekohtaisesti. Viestintäsuunnitelmassa kuvataan projektin yleinen tiedotus sidosryhmille.
Muita ?

Lopputuloksen ympäristö

Kuva lopputulemasta ??

Riippuvuudet muista projekteista

Tällä projektilla on liityntäkohtia Kansalliskirjaston Finna-asiakasliittymä- ja Melinda-metatietovaranto-, Asteri-auktoriteetti-, ONKI-ontologia- ja RDA-kuvailuprojekteihin.

Projektiorganisaatio ja resurssit

Ohjausmenettelyt

Kansalliskirjaston koolle kutsuma UKJ-ohjausryhmä toimii projektin ylimpänä johtoryhmänä. Ryhmässä ovat edustettuina projektin omistaja (KK), asianomainen ministeriö (OKM), eri käyttäjätahot (kirjastosektorit) ja tärkeimmät sidosryhmät. Ryhmän kokoonpano, tehtävät ja säännöt on kuvattu UKJ-suunnittelun wiki-sivustolla:
https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/ (kesken, ei vielä avoin KVP:n ulkopuolelle)
UKJ-suunnittelun projektinhallintaryhmään ("lähiory") kuuluvat: Kristiina Hormia-Poutanen (pj.),..., Ari Ahlqvist ja Petteri Kivimäki. Tarvittaessa kutsutaan projektin asiantuntijoita kokouksiin esittelemään asioita. Projektiryhmä kokoontuu vähintään kerran kuussa. Kokouksissa on käytössä vakioagenda ja niistä pidetään pöytäkirjaa, jotka löytyvät ryhmähakemistosta: P:_h981_kvp\metatietovaranto\lähiory UKJ-suunittelun wiki?
Ryhmän tehtävänä on

• Seurata projektin edistymistä siten, että projektin kustannukset, aikataulu ja sisältö ovat hyväksyttävissä rajoissa.
• Huolehtia projektin riittävästä resursoinnista.
• Seurata, että riskit ovat hallinnassa ja laatu on riittävällä tasolla.
• Käsitellä ja hyväksyä muutokset (issuet) tai edelleen eskaloida ne UKJ-ohjausryhmän käsiteltäväksi.

UKJ-ohjausryhmä asettaa kirjastokentän edustajista muodostetut neljä toimintokohtaista asiantuntijaryhmää:

• Metatieto ja kokoelmien hallinta
• Aineiston hankinta ja elinkaaren hallinta
• Aineiston käytön hallinta
• Moduulirakenne ja rajapinnat muihin järjestelmiin

Asiantuntijaryhmien tehtävänä on on toimia kansalliskirjaston UKJ-projektiorganisaation tukena suunnittelutyössä. Ryhmiltä odotetaan kannanottoja projektorganisaation työn tuloksiin ja kirjastokentän näkemysten esiin tuomista.

Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa

Kansalliskirjastossa on hankkeen käytössä ? htv. Lisäksi koulutukseen, etäosallistumiseen, tukipalveluiden kehitykseen ja kyselyiden tekemiseen on varattu ? htv. Tuotantovaiheeseen siirtymisen jälkeen tekninen kehitys jatkuu, mutta tuen antamisen osuus käyttäjäorganisaatioille alkaa kasvamaan.
Millä tasolla kustannukset kuvataan ? Seurantataso ja tarve.

Projektin suoritustapa ja työmenetelmät

Dokumentointi ja työmenetelmät (Käydään läpi vielä kun projektiryhmä on koossa)

Hankkeeseen liittyvä julkinen kaikille avoin aineisto löytyy hanketta varten perustetusta UKJ-suunnittelu -wikistä:
https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/
UKJ-suunnittelu -wikissä voi olla valmisteluvaiheessa olevia sivuja, jotka vaativat erilliset käyttöoikeudet. Materiaalin tuottaminen sivuille vaatii myös käyttöoikeuksia.
Kirjastoverkkopalveluiden sisäisenä projektin työhakemistona ja keskeneräisten dokumenttien työstöpaikkana toimii ryhmähakemisto:
P:_h981_kvp\UKJ\
Projektiorganisaation sisäiseen kommunikointiin ja yhteydenpitoon käytetään mikrobloggauspalvelu Yammeriin perustettua yksityistä UKJ-ryhmää. Ryhmän jäseneksi pääsevät ainoastaan ylläpitäjien hyväksymät henkilöt ja ryhmän työalueen sisällöt ovat ainoastaan jäsenten nähtävillä.
tehtävien hallinta JIRA, issue käsittely

Laadunvarmistus

Laadunvarmistuksen tavoitteena on saavuttaa sekä projektiorganisaation että eri sidosryhmien luottamus laatutavoitteiden (määriteltävä?) toteutumiseen. Laadunvarmistus kohdistuu hankkeen aikana tuotettuun projektinhallinta-, järjestelmän määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon.
Hankkeessa tuotetun määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon laadunvarmistus toteutetaan dokumenttien katselmoinnin, verifioinnin sekä validoinnin avulla. Dokumenttien katselmointi toteutetaan sekä projektiorganisaation että sidosryhmien edustajista muodostuvien asiantuntijaryhmien avulla ja sen tarkoituksena on löytää dokumentaatiossa olevia virheitä sekä puutteita.
Validoinnin eli kelpoistamisen tarkoituksena on varmistaa, että dokumentaatio sisältää sidosryhmien kaikki järjestelmälle asettamat vaatimukset. Käytännössä validointi tapahtuu katselmusten yhteydessä, joissa dokumentaation mahdollisten puutteiden pitäisi tulla esille. Verifioinnin eli todentamisen tarkoituksena on puolestaan varmistaa, että dokumentit ovat sekä edeltävissä että rinnakkaisissa työvaiheissa tehtyjen määritysten mukaisia, eivätkä ole ristiriidassa keskenään. Verifioinnin ja validoinnin avulla pyritään varmistamaan asiakasvaatimusten jäljitettävyys, jonka avulla voidaan seurata vaatimusten tarkentumista ja lopulta todeta niiden toteutuminen.
Mitä dokumentoidaan ? Projektinhallinta, järjestelmien määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatio ?
Käyttäjädokumentaatio ? Koulutusmateriaalit ?
Dokumenttien laadunvarmistus (katselmoinnit, hyväksymiset)
Versionhallinta – ensimmäinen luonnos on versio 0.1, hyväksytty on versio 1.0, jatkoversiot 1.1 ->
Koodi
Koodikatselmoinnit, parikatselmoinnit ?
Lopputuotetta koskeva laatu, mittarien ja tunnuslukujen määrittely

Projektin seuranta

Projektin seuranta tapahtuu usealla eri tasolla:
Projektiryhmän kokouksia pidetään kahden viikon välein. Niissä käsitellään yhteisiä koko projektia koskevia työn alla tai tulossa olevia asioita sekä työpakettien tilannetta. Kokoonkutsujana toimii kehittämispäällikkö. Palaverien muistiinpanot löytyvät wikistä?
Resursointipalavereja pidetään kahden viikon välein Tietojärjestelmien teknisten asiantuntijoiden kanssa ja erikseen Tietovarantojen sisältöasiantuntijoiden kanssa. Kummassakin palaverissa on kehittämispäällikön lisäksi mukana aihealueen tietojärjestelmäpäällikkö (esimies). Palaverista tehdään muistio.
Tavoitteena on

• töiden ja resurssien tasapainottaminen
  • yli/alikuorman välttäminen
• resurssien joustava allokointi priorisoiduille töille
  • aikatauluissa pysyminen
• osaamisen kasvattaminen ja jakaminen henkilöiden välillä
  • varahenkilöjärjestelyt

Palaverissa käydään läpi

• hankkeeseen ja palveluihin liittyvien töiden erottelu
• töiden priorisointi seuraavan jakson (kahden viikon) osalta henkilöittäin
• priorisoitujen töiden työmääräarviot vrs. käytettävissä oleva työaika henkilöittäin

Projektinhallintaryhmän ("lähioryn") kokouksissa seurataan projektin kokonaistilannetta ja siellä käsitellään Tiedonhallinnan ohjausryhmään menevät projektia koskevat asiat ja sieltä tulevat asiat. Lähiohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.
UKJ-ohjausryhmä on projektin ylimmän tason johtoryhmä, jossa seurataan ja käsitellään projektiin liittyviä päälinjauksia ja isoja kysymyksiä. UKJ-ohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.
Lisäksi pidetään tarvittaessa kokouksia asiakasorganisaatioiden ja kirjastosektoreiden kanssa esimerkiksi käyttöönottoprojektien tilanteesta.
Seurantaraportoinnin perusyksikkö on työpakettitaso (ks. liite 1). Sen pohjalta koostetaan ylempien tasojen kuten koko hankkeen seurantaraportti.

Muutoksen hallinta

Määriteltävä periaatteet

Viestintä

Metatietovaranto-hankkeen viestinnän vastuutaulukko löytyy Kiwistä:
http://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=14812139

Yllämainitussa dokumentissa käydään läpi hankeviestinnän keskeiset tavoitteet, kohderyhmät, kanavat/välineet ja vastuuhenkilöt. Tarkennetussa viestintäsuunnitelmassa kuvataan aikataulutetut toimenpiteet vuonna 2013.

Projektin työpaketit

Projektin työpaketit

Pääprojektin (hankkeen) työ organisoidaan työpaketeiksi. Tavoitteena on tehostaminen ja läpinäkyvyyden lisääminen kuten

• Hankkeen rakenteen selkiyttäminen
• Päällekäisen työn minimointi
• Hankkeeseen liittyvän työn tunnistaminen ja rajaaminen
• Työn pilkkominen kokonaisuuksiin, joita voidaan suunnitella, toteuttaa ja seurata

Työpaketteja on kahdenlaisia:

• Yhteiset tukityöpaketit: Koko projektin läpi menevät työpaketit, jotka palvelevat muita työpaketteja. Kesto on tyypillisesti koko pääprojektin ajan. Näihin työpaketteihin kerätään yhteinen työ ja yhteisten prosessien/osien kehitys.
• Erilliset selvitys- ja määrittelytyöpaketit: Tiettyjen asioiden selvittämistä ja määrittelyä edistävät työpaketit. Näitä voi verrata entisiin osa/alaprojekteihin. Kesto on tietyn määräajan.

Kullakin työpaketilla on vastuuhenkilö (työpakettivastaava) ja nimettyjä muita resursseja. Aihealueeseen kuuluva työ kerätään työpaketin alle, pilkotaan kokonaisuuksiin ja kokonaisuudet jaetaan tehtäviin. Tehtäviin liitetään tuotokset, tekijät, aikataulu- ja työmääräarviot.
Työpaketit on lueteltu alla olevassa taulukossa. Työpakettien tarkempi kuvaus on liitteessä 1.
Liitteessä kuvataan työpakettisuunnitelma. Samaan pohjaan kuvataan jatkossa edistymisen seuranta.

Projektin riskit ja niihin varautuminen

Liitteet:

Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta

Liite 2: Metatietovarantohankkeen roadmap, tiekartta 2012-2016