Tietokantojen siivoustarpeet ennen KOHA asennuksia

Tähän dokumenttiin kootaan listaa tietokantojen siivoustarpeista ennen KOHA asennuksia

Asiakastiedot

• Asiakkaat, joilla on useita viivakoodeja
  
  • Asiakkaalla voi olla samassa asiakasryhmässä useita viivakoodeja, joista vain yksi on aktiivinen
  • Asiakkaalla voi olla useita aktiivisia viivakoodeja, jotka ovat eri asiakasryhmissä
    • Pitää tarkistaa, otetaanko mukaan KOHAan
• Asiakkaiden HETUt kannattaa selvitellä ja siivota ennen migraatiota
  • Kyselyllä esiin virheelliset HETU-muodot
  • Mitä tehdä erilaisten HETU-muotojen kanssa, kannattaako siivota syntymäaikaan? (tämä vielä mietinnässä)
    • Kannattaa tarkistaa, että esim. vaihto-opiskelijoita ei turhaan roiku asiakkaina, esim. jos eivät lainanneet 3 vuoteen (tai mikä rajoitus kussakin kirjastossa on). Esim. kyselyt tilastointiryhmän / asiakasryhmän perusteella.
  • HETUttomien asiakkaiden käsittely
    • Hetulaan voi viedä vain suomalaisen muotoisia HETUja. Muille asiakkaille pitää miettiä käytäntö. Ehdotus: HETU ei pakollinen tieto, asiakkaan syntymäaika tallennetaan ja lisäksi jonkin sovittuun lisätietokenttään esim. passin nro tai opiskelijanumero. (ks. Pääkäyttäjäryhmän viikkokokous 20180906)
• Asiakkaat, joilla on maksuja (huom! eri käytäntöjä kirjastoissa maksujen perimisestä)
• Tietosuoja-asetukseen liittyvää asiakastietojen poistamista
• Kannattaa miettiä, mitkä asiakastietueet viedään KOHAan

Kokoelmatiedot

• Maa- ja kielikoodit 
  • nvolk: mitäs noista halutaankaan kaivella? 
  • Onko vaikutusta Koha-siirrossa, jos bibin maa- tai kielikoodi puuttuu? Kannattaisiko puuttuvat koodit korjata kuntoon Voikkarissa nyt vai myöhemmin Kohassa? Johanna Miettunen 11.9.18
    
  • Entä jos omassa Voyagerissa on paljon puuttuvia maa- tai kielikoodeja, miten kannattaa korjata? Voiko tehdä massa-konversioajon/replikointiajon Melindassa tms? Johanna Miettunen 11.9.18
• Yhteensidotut nimekkeet, listaamista ja miettimistä, miten toimii KOHAssa
  • listaus
    • listaus holdareista, joilla on useampi bib:

      • select mfhd_id
        from (
        select mfhd_id, count(*) as c
        from bib_mfhd
        group by mfhd_id
        )
        where c > 1
        order by c desc, mfhd_id

• Bib-tietueet ilman varastotietueita (tarkistettava onko ongelma KOHAssa)

  • select bib_id from ( select bt.bib_id, bm.mfhd_id from bib_text bt left join bib_mfhd bm on bt.bib_id=bm.bib_id ) where mfhd_id is NULL order by bib_id

  • Jos varastotietue puuttuu, ei tiedetä missä kokoelmassa teos on
  • Varastokirjastossa on paljon bib-tietueita, joilla ei ole varastotietuetta, mutta niillä on low tag
• Varastotietueita ilman niteitä
  •  select mfhd_id from ( select mm.mfhd_id, mi.item_id from mfhd_master mm left join mfhd_item mi on mm.mfhd_id=mi.mfhd_id ) where item_id is NULL order by mfhd_id
• Missing, lost library applied

  • select i_s.item_id, ist.item_status_desc, i_s.item_status_date from item_status i_s, item_status_type ist where ( ist.item_status_desc='Missing' or ist.item_status_desc='Lost--Library Applied' ) and ist.item_status_type=i_s.item_status order by i_s.item_id

• Kokoelman ja item typen väärät yhdistelmät
• Itemien viivakoodituplat

  • Näille on olemassa KK:ssa tehty skripti, käyttökomento Voyager-kirjastopalvelimilla:
    /m1/shared/bin/viivakooditarkistin.perl xxxdb
    jossa xxxdb on tietokannan nimi. Skripti tosin taisi tulostaa väärinä tuplina yhteennidottujen teosten viivakoodit...

• Niteiden tilat ja miten ne siirtyvät KOHAan tarkistettava
• Perussiivouksia ja inventointia kannattaa tehdä
• Julkaisurekisterin tietueiden siivoaminen
• Kokoelmien läpikäyminen ja sellaisten kokoelmien poistaminen, joita ei tarvita
• Suppressoidut kokoelmat, joita on jäänyt roikkumaan (voiko KOHAssa piilottaa tiettyjä aineistoja niin, että ne näkyvät vain virkailijalla - mitä Finnassa näytetään vaikuttaa tähän)
  • Kannattaa miettiä poimintaa suunniteltaessa, saadaanko jätettyä tiettyjä kokoelmia ottamatta mukaan poimintaan
• Kannattaa käydä omaa tietokantaa läpi ja merkitä ylös sellaisia tila- tai lisätietoja, joita on merkitty niteisiin ja holdingseihin.
  • Esimerkiksi huonokuntoisuus on eri paikkoihin merkitty
• Niteiden ja asiakkaiden tilastointiryhmät - ovatko tarpeellisia ja pitääkö siirtää KOHAan
  • Asiakkaiden tilastointiryhmiähän me tarvittaneen jatkossakin yhteistilaston puitteissa. Toisaalta nehän varmaan ovat meillä jotakuinkin identtiset ainakin ylätasolla. Niteiden tilastoryhmät (jos siis kyse on Item Statistical Categoies -arvoista) eivät ainakaan Jykylässä ole tilastoryhmiä, vaan tätä toimintoa on käytetty niteiden siirtoihin liittyvänä toiminnallisuutena/huomautuksena (Avohyllystä varastoon, Avohyllyyn, Korvaa avohyllyn kirjan ym.). HM 27.6.18
  • Tritoniassa Item Statistical kategorioilla on merkitty ammattikorkeakoulujen hankkimat niteet - tieto tarvittaneen järjestelmävaihdon jälkeenkin. / ChN 27.6.2018