...

Sirpa Janhonen, Varastokirjasto

Muistio

1. Kokouksen avaus

Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.

Ari Muhonen Jyväskylän yliopiston kirjastosta toimii puheenjohtajana. Minna Kivinen HAMKin kirjastosta toimii sihteerinä. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12:15.

2. Projektin tarkoitus

Alustavan ohjausryhmän esitys: tässä vaiheessa kyseessä on Voyager-kirjastojen Koha-käyttöönottoprojekti. Käyttöön otettava kokonaisuus pitää sisällään Koha-järjestelmän, Finnan ja Melindan. Coral-ohjelmiston käyttöönotosta Kohan rinnalle rakennetaan erillinen rinnakkaisprojekti.

Päätös: Hyväksyttiin esitys projektin tarkoituksesta.

3. Koha-ryhmän organisoituminen

Alustavan ohjausryhmän esitykset organisaatiosta ja sen toimielimistä:

...

Päätös: Hyväksytään esitys neuvotteluryhmän kokoonpanosta.  Varmistetaan vielä tilanne niiden kirjastojen kannalta, jotka aikovat ostaa koko järjestelmän ylläpidon ulkopuolelta.

4. Neuvottelut palvelinympäristön hankinnasta

Esittely: Esitetty neuvotteluryhmä on jo pitänyt ensimmäisen palaverinsa, jossa haarukoitiin selvitettäviä asioita. Ryhmä on sopinut ensimmäisen tapaamisen asiasta CSC:lle 19.4. Varmistetaan vielä, olisiko jonkin kirjaston tietohallinnossa halukkuus huolehtia järjestelmän palvelinympäristöstä.

Päätös: Tiedoksi ja keskusteltavaksi.

5. Koha-järjestelmän ominaisuuksien määrittely

Esitys: Koha-ryhmän käyttöön otettava järjestelmä rakennetaan Koha-Suomi -version pohjalle.
Kohasta rakennetaan standardiversio siten, että koodaus minimoidaan tässä projektissa. Pääkäyttäjäryhmän tehtävänä on määrittää standardiversioon sisällytettävät moduulit ja piirteet.

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti käyttää Koha-Suomi -versiota käyttöönotettavan järjestelmän pohjana.

6. Koha-seminaari

KOHAn käyttöönottoprojektin Kick off -tilaisuus järjestetään maanantaina 23.4. n klo 10.15 - 16. Paikkana Kansalliskirjaston auditorio (Yliopistonkatu 1, Helsinki).

...

Päätös: Kick off -seminaari järjestetään. Minna Kivinen lähettää kutsut ja ilmoittautumislomakkeen tällä viikolla. Kirjastossa voidaan jakaa kutsua vapaasti. Sovittiin Koha-Suomi Oy:n esiintyjien matkakustannusten korvaamisesta.

7. Aikataulu

Tavoitteena on, että kaikki ryhmän kirjastot ovat siirtyneet Kohaan viimeistään 31.12.2019. Aikataulutoiveestaan ovat tähän mennessä ilmoittaneet seuraavat kirjastot:
HAMK syyslomalla 2018
Hanken jouluna 2018
JY jouluna 2018 
Tritonia kesällä 2019
Keskustellaan muiden kirjastojen tavoiteaikataulusta.
Kevään ja kesän 2018 toimet aikataulutetaan siten, että HAMKilla on mahdollisuus siirtyä Kohaan edellä mainitussa aikataulussa.

...

Päätös: Järjestelmän käyttöönotossa on kaksi pilottikirjastoa, joiden käyttöönottojen jälkeen voidaan laajentaa muihin kirjastoihin. Pyritään siihen, että pilottikirjastojen käyttöönotot ovat jo vuoden 2018 aikana.

8. Viestintäsuunnitelma

Sisäiseen ja ulkoiseen viestintään voidaan käyttää Kansalliskirjaston Kiwiä (ryhmän sisäinen sekä avoin) sekä keskustelupalstaa. Tua Hindersson-Söderholm laatii luonnoksen viestintäsuunnitelmasta. Viestintäsuunnitelma on tallennettuna wikissä https://www.kiwi.fi/x/ygmOBQ.

Päätös: Toimitaan mahdollisimman avoimesti ja ryhmä pidetään avoimena muille mahdollisille mukaan tulijoille. Yleiskokouksen kutsut laitetaan tiedoksi kirjastoverkostojen sähköpostilistoille. Perustetaan sähköpostilistat työryhmille ja mukana olevien kirjastojen johtajien ryhmälle. Päätettiin laatia julkaistava visio projektista, Tua Hindersson-Söderholm laatii luonnoksen visiosta.

9. Muut asiat

Koulutus
HAMK suunnittelee oman koulutuksensa ja antaa kokemuksensa muiden käyttöön, jotka sitten suunnittelevat omat koulutuksensa.

...

• Keskusteltiin Coral-projektista tämän käyttöönottoprojektin rinnalla. Pitää joka tapauksessa miettiä, miten e-aineistojen hallinta järjestetään siinä vaiheessa, kun Voyager ei ole enää käytössä. Erikseen kartoitettava mitä sähköisen aineiston käsittelyyn tarvitaan eri kirjastoissa.

10. Seuraava kokous

Sovitaan seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka. Etäkokous 1.6. klo 9-11 ja varapäivä 20.6. klo 9-11. HAMK järjestää etäkokouksen.

11. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:20.