Läsnä:
Ari Muhonen, Jyväskylän yliopisto
Eeva Klinga-Hyöty, Haaga-Helia
Sinikka Luokkanen, HAMK
Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto
Sari Palen, Tilastokirjasto
Susanna Kinnari, Diak
Hellevi Hakala, Metropolia
Tua Hindersson-Söderholm, Hanken
Hanna Lahtinen, Laurea
Hanna-Riina Aho, Centria
Pekka Uotila, Xamk
Maria von Hertzen, Arcada
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto (klo 12:30 lähtien)
Etäyhteydellä osallistuvat:
Ann-Kristin Åvall, Arcada
Anne Lehto, Tritonia (13:53 asti)
Hannu Jokiranta, Laurea
Christian Nelson, Tritonia
Hilla Mäkelä, Humak
Marjut Nuikka, Kansallisarkisto
Hannu Markkanen, Jyväskylän yliopisto
Pirjo Kangas, Humak
Tomas Rönn, Arcada
Johanna Vesterinen, Varastokirjasto
Veli-Matti Häkkinen, Jyväskylän yliopisto
Sirpa Janhonen, Varastokirjasto
Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.
Ari Muhonen Jyväskylän yliopiston kirjastosta toimii puheenjohtajana. Minna Kivinen HAMKin kirjastosta toimii sihteerinä. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12:15.
Alustavan ohjausryhmän esitys: tässä vaiheessa kyseessä on Voyager-kirjastojen Koha-käyttöönottoprojekti. Käyttöön otettava kokonaisuus pitää sisällään Koha-järjestelmän, Finnan ja Melindan. Coral-ohjelmiston käyttöönotosta Kohan rinnalle rakennetaan erillinen rinnakkaisprojekti.
Päätös: Hyväksyttiin esitys projektin tarkoituksesta.
Alustavan ohjausryhmän esitykset organisaatiosta ja sen toimielimistä:
3.1 Kyseessä on vapaa yhteenliittymä, joka toimii yhdessä sovittavien pelisääntöjen mukaisesti. Koha-järjestelmällä ei ole erillistä omistajaa, vaan käytöstä, ylläpidosta ja kehittämisestä sovitaan yhdessä yleiskokouksessa.
Päätös: Hyväksytään toiminta vapaana yhteenliittymänä, mutta päätöksentekoa varten tarvitaan yhdessä sovittu päätöksentekojärjestelmä.
3.2 Yleiskokous päättää tärkeimmistä, etenkin rahaan liittyvistä asioista. Yleiskokouksen jäsenet ovat mukana olevien kirjastojen johtajia tai heidän valtuuttamiaan henkilöitä.
Päätös: Hyväksytään edellä mainittu kuvaus yleiskokouksesta. Ohjausryhmä valmistelee yleiskokouksen päätökset. Yleiskokouksessa äänestettäessä jokaisella kirjastolla on yksi ääni.
3.3 Ohjausryhmä toimii projektin operatiivisena johtona. Esitys ohjausryhmän kokoonpanoksi:
Tua Hindersson-Söderholm
Kristiina Hormia-Poutanen
Hanna Lahtinen
Anne Lehto
Sinikka Luokkanen
Ari Muhonen
Lisäksi ohjausryhmään esitetään kuuluvaksi pääkäyttäjäryhmän vetäjä, koodariryhmän vetäjä sekä palvelinympäriston hankintaa neuvottelevan ryhmän vetäjä.
Esitetään ohjausryhmän puheenjohtajaksi Ari Muhosta.
Päätös: Hyväksytään esitetty ohjausryhmän kokoonpano, mutta ohjausryhmää täydennetään erikoiskirjastojen edustajalla. Ohjausryhmä toimii käyttöönottoprojektin ajan. Ohjausryhmän puheenjohtajaksi valittiin Ari Muhonen.
3.4 Pääkäyttäjäryhmä koostuu jokaisen mukaan tulevan kirjaston Voyager-pääkäyttäjästä eli henkilöstä, joka tietää ja osaa Voyagerin käytön sekä tuntee kirjaston toimintaprosessit. Ryhmän vetäjänä toimii yksi jäsenistä vuorovedolla. Ensimmäiseksi vetäjäksi esitetään Minna Kivistä, joka toimii tehtävässä, kunnes HAMK on siirtynyt Kohaan. Sen jälkeen esitetään vetäjäksi Hannu Markkasta Jyväskylän yliopistosta. Hän voi vetää ryhmää vuoden 2019 alkupuolelle, jonka jälkeen etsitään taas uusi vetäjä. Tällaisella rakenteella erillistä projektipäällikköä ei tarvita.
Keskustelu: Onko pääkäyttäjäryhmän vetäjä koko ryhmän käytettävissä? Pääkäyttäjäryhmä toimii koko käyttöönottoprojektin ajan, vain ryhmän vetovastuu vaihtuu projektin edetessä. Pääkäyttäjäryhmä aloittaa toimintansa jo nyt ja siinä toimivat myös niiden kirjastojen edustajat, jotka vaihtavat järjestelmää myöhemmin.
Päätös: Hyväksytään esitys pääkäyttäjäryhmästä. Minna Kivinen kokoaa pääkäyttäjäryhmän huhtikuun aikana.
3.5 Koodariryhmä koostuu Perl-kielellä koodaukseen kykenevistä henkilöistä. Kirjastot voivat nimetä ryhmään sopivia jäseniä. Ryhmän vetäjän nimeää Kansalliskirjasto.
Päätös: Hyväksytään esitys koodariryhmästä. Kansalliskirjasto kokoaa koodariryhmän.
3.6 Palvelinympäristön hankintaa neuvotteleva ryhmä neuvottelee järjestelmän ylläpidon ostamisesta. Esitetään vetäjäksi Sinikka Luokkasta ja jäseniksi Bjarne Beckmannia sekä Kuno Öhrmania.
Erikseen selvitetään se, miten erikoiskirjastot saadaan mukaan Koha-käyttäjiksi sekä se, miten nyt muualta Voyager-ylläpidon ostavat kirjastot saadaan mukaan.
Päätös: Hyväksytään esitys neuvotteluryhmän kokoonpanosta. Varmistetaan vielä tilanne niiden kirjastojen kannalta, jotka aikovat ostaa koko järjestelmän ylläpidon ulkopuolelta.
Esittely: Esitetty neuvotteluryhmä on jo pitänyt ensimmäisen palaverinsa, jossa haarukoitiin selvitettäviä asioita. Ryhmä on sopinut ensimmäisen tapaamisen asiasta CSC:lle 19.4. Varmistetaan vielä, olisiko jonkin kirjaston tietohallinnossa halukkuus huolehtia järjestelmän palvelinympäristöstä.
Päätös: Tiedoksi ja keskusteltavaksi.
Esitys: Koha-ryhmän käyttöön otettava järjestelmä rakennetaan Koha-Suomi -version pohjalle.
Kohasta rakennetaan standardiversio siten, että koodaus minimoidaan tässä projektissa. Pääkäyttäjäryhmän tehtävänä on määrittää standardiversioon sisällytettävät moduulit ja piirteet.
Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti käyttää Koha-Suomi -versiota käyttöönotettavan järjestelmän pohjana.
KOHAn käyttöönottoprojektin Kick off -tilaisuus järjestetään maanantaina 23.4. n klo 10.15 - 16. Paikkana Kansalliskirjaston auditorio (Yliopistonkatu 1, Helsinki).
Alustava ohjelma
10.15 - 10.30 Voyager-kirjastojen KOHAn käyttöönottoprojektin esittely / Ari Muhonen (15 min)
10.30 -11.15 KOHAn käyttöönotto ja käyttö Outi-kirjastoissa / Anneli Österman, Oulun kaupunginkirjasto
11.15 -11.30 Vierailu Ruotsin KOHA ryhmän kokouksessa /Christian Nelson, Tritonia
11.30 - 12.30 Lounastauko (omakustanteinen lounas)
12.30 - 14.10 KOHA-järjestelmän käyttö yleisissä kirjastoissa (KOHA Suomi) Ari Mäkiranta, KOHA Suomi Oy (esitys+keskustelu)
KOHAn kehittäminen ja ylläpito KOHA Suomessa / Pasi Korkalo, Oulun kaupunginkirjasto/KOHA Suomi Oy
14.10 - 14.30 Kahvitauko
14.30 - 15 KOHA ja Finna, Erkki Tolonen, Kansalliskirjasto
15 - 15.30 KOHA ja Melinda / Minttu Hurme, Kansalliskirjasto
15.30 - 16 Keskustelua ja kysymyksiä
Päätös: Kick off -seminaari järjestetään. Minna Kivinen lähettää kutsut ja ilmoittautumislomakkeen tällä viikolla. Kirjastossa voidaan jakaa kutsua vapaasti. Sovittiin Koha-Suomi Oy:n esiintyjien matkakustannusten korvaamisesta.
Tavoitteena on, että kaikki ryhmän kirjastot ovat siirtyneet Kohaan viimeistään 31.12.2019. Aikataulutoiveestaan ovat tähän mennessä ilmoittaneet seuraavat kirjastot:
HAMK syyslomalla 2018
Hanken jouluna 2018
JY jouluna 2018
Tritonia kesällä 2019
Keskustellaan muiden kirjastojen tavoiteaikataulusta.
Kevään ja kesän 2018 toimet aikataulutetaan siten, että HAMKilla on mahdollisuus siirtyä Kohaan edellä mainitussa aikataulussa.
Keskustelu:
Pyritään siihen, että kaikkien käyttöönotot saataisiin tehtyä elokuun loppuun 2019 mennessä. Käytiin läpi kirjastojen aikataulutoiveet:
Keskusteltiin myös siitä, miten migraatio järjestetään. Pääkäyttäjäryhmän tehtävänä selvittää mitä migraatio tarkoittaa.
Päätös: Järjestelmän käyttöönotossa on kaksi pilottikirjastoa, joiden käyttöönottojen jälkeen voidaan laajentaa muihin kirjastoihin. Pyritään siihen, että pilottikirjastojen käyttöönotot ovat jo vuoden 2018 aikana.
Sisäiseen ja ulkoiseen viestintään voidaan käyttää Kansalliskirjaston Kiwiä (ryhmän sisäinen sekä avoin) sekä keskustelupalstaa. Tua Hindersson-Söderholm laatii luonnoksen viestintäsuunnitelmasta. Viestintäsuunnitelma on tallennettuna wikissä https://www.kiwi.fi/x/ygmOBQ.
Päätös: Toimitaan mahdollisimman avoimesti ja ryhmä pidetään avoimena muille mahdollisille mukaan tulijoille. Yleiskokouksen kutsut laitetaan tiedoksi kirjastoverkostojen sähköpostilistoille. Perustetaan sähköpostilistat työryhmille ja mukana olevien kirjastojen johtajien ryhmälle. Päätettiin laatia julkaistava visio projektista, Tua Hindersson-Söderholm laatii luonnoksen visiosta.
Koulutus
HAMK suunnittelee oman koulutuksensa ja antaa kokemuksensa muiden käyttöön, jotka sitten suunnittelevat omat koulutuksensa.
Koha-Suomi koodarikokous 17.-18.4.2018
Koha-Suomi on ilmoittanut, että tämän Koha-ryhmän edustajat ovat tervetulleita heidän kokoukseensa.
Rinnakkainen Coral-projekti
Sovitaan seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka. Etäkokous 1.6. klo 9-11 ja varapäivä 20.6. klo 9-11. HAMK järjestää etäkokouksen.
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:20.