Läsnä:

Ari Muhonen, Jyväskylän yliopisto

Eeva Klinga-Hyöty, Haaga-Helia

Sinikka Luokkanen, HAMK

Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto

Sari Palen, Tilastokirjasto

Susanna Kinnari, Diak

Hellevi Hakala, Metropolia

Tua Hindersson-Söderholm, Hanken

Hanna Lahtinen, Laurea

Hanna-Riina Aho, Centria

Pekka Uotila, Xamk

Maria von Hertzen, Arcada

Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto (klo 12:30 lähtien)

Etäyhteydellä osallistuvat:

Ann-Kristin Åvall, Arcada

Anne Lehto, Tritonia (13:53 asti)
Hannu Jokiranta, Laurea

Christian Nelson, Tritonia

Hilla Mäkelä, Humak
Marjut Nuikka, Kansallisarkisto

Hannu Markkanen, Jyväskylän yliopisto

Pirjo Kangas, Humak

Tomas Rönn, Arcada

Johanna Vesterinen, Varastokirjasto

Veli-Matti Häkkinen, Jyväskylän yliopisto

Sirpa Janhonen, Varastokirjasto

Muistio

1. Kokouksen avaus

Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.

Ari Muhonen Jyväskylän yliopiston kirjastosta toimii puheenjohtajana. Minna Kivinen HAMKin kirjastosta toimii sihteerinä. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12:15.

2. Projektin tarkoitus

Alustavan ohjausryhmän esitys: tässä vaiheessa kyseessä on Voyager-kirjastojen Koha-käyttöönottoprojekti. Käyttöön otettava kokonaisuus pitää sisällään Koha-järjestelmän, Finnan ja Melindan. Coral-ohjelmiston käyttöönotosta Kohan rinnalle rakennetaan erillinen rinnakkaisprojekti.

Päätös: Hyväksyttiin esitys projektin tarkoituksesta.

3. Koha-ryhmän organisoituminen

Alustavan ohjausryhmän esitykset organisaatiosta ja sen toimielimistä:

3.1 Kyseessä on vapaa yhteenliittymä, joka toimii yhdessä sovittavien pelisääntöjen mukaisesti. Koha-järjestelmällä ei ole erillistä omistajaa, vaan käytöstä, ylläpidosta ja kehittämisestä sovitaan yhdessä yleiskokouksessa.

Päätös: Hyväksytään toiminta vapaana yhteenliittymänä, mutta päätöksentekoa varten tarvitaan yhdessä sovittu päätöksentekojärjestelmä.

3.2 Yleiskokous päättää tärkeimmistä, etenkin rahaan liittyvistä asioista. Yleiskokouksen jäsenet ovat mukana olevien kirjastojen johtajia tai heidän valtuuttamiaan henkilöitä.

Päätös: Hyväksytään edellä mainittu kuvaus yleiskokouksesta. Ohjausryhmä valmistelee yleiskokouksen päätökset. Yleiskokouksessa äänestettäessä jokaisella kirjastolla on yksi ääni. 

3.3 Ohjausryhmä toimii projektin operatiivisena johtona. Esitys ohjausryhmän kokoonpanoksi:
Tua Hindersson-Söderholm
Kristiina Hormia-Poutanen
Hanna Lahtinen
Anne Lehto
Sinikka Luokkanen
Ari Muhonen
Lisäksi ohjausryhmään esitetään kuuluvaksi pääkäyttäjäryhmän vetäjä, koodariryhmän vetäjä sekä palvelinympäriston hankintaa neuvottelevan ryhmän vetäjä.
Esitetään ohjausryhmän puheenjohtajaksi Ari Muhosta.

Päätös: Hyväksytään esitetty ohjausryhmän kokoonpano, mutta ohjausryhmää täydennetään erikoiskirjastojen edustajalla. Ohjausryhmä toimii käyttöönottoprojektin ajan. Ohjausryhmän puheenjohtajaksi valittiin Ari Muhonen.

3.4 Pääkäyttäjäryhmä koostuu jokaisen mukaan tulevan kirjaston Voyager-pääkäyttäjästä eli henkilöstä, joka tietää ja osaa Voyagerin käytön sekä tuntee kirjaston toimintaprosessit. Ryhmän vetäjänä toimii yksi jäsenistä vuorovedolla. Ensimmäiseksi vetäjäksi esitetään Minna Kivistä, joka toimii tehtävässä, kunnes HAMK on siirtynyt Kohaan. Sen jälkeen esitetään vetäjäksi Hannu Markkasta Jyväskylän yliopistosta. Hän voi vetää ryhmää vuoden 2019 alkupuolelle, jonka jälkeen etsitään taas uusi vetäjä. Tällaisella rakenteella erillistä projektipäällikköä ei tarvita.

Keskustelu: Onko pääkäyttäjäryhmän vetäjä koko ryhmän käytettävissä? Pääkäyttäjäryhmä toimii koko käyttöönottoprojektin ajan, vain ryhmän vetovastuu vaihtuu projektin edetessä. Pääkäyttäjäryhmä aloittaa toimintansa jo nyt ja siinä toimivat myös niiden kirjastojen edustajat, jotka vaihtavat järjestelmää myöhemmin.

Päätös: Hyväksytään esitys pääkäyttäjäryhmästä. Minna Kivinen kokoaa pääkäyttäjäryhmän huhtikuun aikana.

3.5 Koodariryhmä koostuu Perl-kielellä koodaukseen kykenevistä henkilöistä. Kirjastot voivat nimetä ryhmään sopivia jäseniä. Ryhmän vetäjän nimeää Kansalliskirjasto.

Päätös: Hyväksytään esitys koodariryhmästä. Kansalliskirjasto kokoaa koodariryhmän.

3.6 Palvelinympäristön hankintaa neuvotteleva ryhmä neuvottelee järjestelmän ylläpidon ostamisesta. Esitetään vetäjäksi Sinikka Luokkasta ja jäseniksi Bjarne Beckmannia sekä Kuno Öhrmania.

Erikseen selvitetään se, miten erikoiskirjastot saadaan mukaan Koha-käyttäjiksi sekä se, miten nyt muualta Voyager-ylläpidon ostavat kirjastot saadaan mukaan.

Päätös: Hyväksytään esitys neuvotteluryhmän kokoonpanosta.  Varmistetaan vielä tilanne niiden kirjastojen kannalta, jotka aikovat ostaa koko järjestelmän ylläpidon ulkopuolelta.

4. Neuvottelut palvelinympäristön hankinnasta

Esittely: Esitetty neuvotteluryhmä on jo pitänyt ensimmäisen palaverinsa, jossa haarukoitiin selvitettäviä asioita. Ryhmä on sopinut ensimmäisen tapaamisen asiasta CSC:lle 19.4. Varmistetaan vielä, olisiko jonkin kirjaston tietohallinnossa halukkuus huolehtia järjestelmän palvelinympäristöstä.

Päätös: Tiedoksi ja keskusteltavaksi.

5. Koha-järjestelmän ominaisuuksien määrittely

Esitys: Koha-ryhmän käyttöön otettava järjestelmä rakennetaan Koha-Suomi -version pohjalle.
Kohasta rakennetaan standardiversio siten, että koodaus minimoidaan tässä projektissa. Pääkäyttäjäryhmän tehtävänä on määrittää standardiversioon sisällytettävät moduulit ja piirteet.

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti käyttää Koha-Suomi -versiota käyttöönotettavan järjestelmän pohjana.

6. Koha-seminaari

KOHAn käyttöönottoprojektin Kick off -tilaisuus järjestetään maanantaina 23.4. n klo 10.15 - 16. Paikkana Kansalliskirjaston auditorio (Yliopistonkatu 1, Helsinki).

Alustava ohjelma

10.15 - 10.30 Voyager-kirjastojen KOHAn käyttöönottoprojektin esittely / Ari Muhonen (15 min)

10.30 -11.15 KOHAn käyttöönotto ja käyttö Outi-kirjastoissa / Anneli Österman, Oulun kaupunginkirjasto

11.15 -11.30  Vierailu Ruotsin KOHA ryhmän kokouksessa /Christian Nelson, Tritonia

11.30 - 12.30 Lounastauko (omakustanteinen lounas)

12.30 - 14.10 KOHA-järjestelmän käyttö yleisissä kirjastoissa (KOHA Suomi)  Ari Mäkiranta, KOHA Suomi Oy (esitys+keskustelu)

                       KOHAn kehittäminen ja ylläpito KOHA Suomessa / Pasi Korkalo, Oulun kaupunginkirjasto/KOHA Suomi Oy

14.10 - 14.30 Kahvitauko

14.30 - 15 KOHA ja Finna, Erkki Tolonen, Kansalliskirjasto

15 - 15.30 KOHA ja Melinda / Minttu Hurme, Kansalliskirjasto

15.30 - 16 Keskustelua ja kysymyksiä

Päätös: Kick off -seminaari järjestetään. Minna Kivinen lähettää kutsut ja ilmoittautumislomakkeen tällä viikolla. Kirjastossa voidaan jakaa kutsua vapaasti. Sovittiin Koha-Suomi Oy:n esiintyjien matkakustannusten korvaamisesta.

7. Aikataulu

Tavoitteena on, että kaikki ryhmän kirjastot ovat siirtyneet Kohaan viimeistään 31.12.2019. Aikataulutoiveestaan ovat tähän mennessä ilmoittaneet seuraavat kirjastot:
HAMK syyslomalla 2018
Hanken jouluna 2018
JY jouluna 2018 
Tritonia kesällä 2019
Keskustellaan muiden kirjastojen tavoiteaikataulusta.
Kevään ja kesän 2018 toimet aikataulutetaan siten, että HAMKilla on mahdollisuus siirtyä Kohaan edellä mainitussa aikataulussa.

Keskustelu:

Pyritään siihen, että kaikkien käyttöönotot saataisiin tehtyä elokuun loppuun 2019 mennessä. Käytiin läpi kirjastojen aikataulutoiveet:

• Metropolia: Kaikki ajat ennen vuotta 2020 ovat hankalia kirjaston muutojen takia. Aikataulu riippuu muista kimpan kirjastoista. Vuoden
• Tilastokirjasto: 2018-2019 vuodenvaihde
• Arcada Kesä 2019
• Hanken: Tammikuu 2019: Kevätlukukausi alkaa vasta tammikuun lopulla
• Laurea: Riippuu tietokantojen yhdistämisen aikatauluista. Vuodenvaihde tai 2019. 
• Centria: Toivomuksena kesä 2019 tai aikaisemmin
• Diak: Vuodenvaihde 2018-2019 paras
• XAMK: Kesä 2019
• Jyväskylän yliopisto: Ennen kesän 2019 suuria muuttoja.
• Haaga-Helia: Vuodenvaihde 2018-2019, mutta riippuu tietokantojen yhdistämisen aikatauluista.
• Kansalliskirjasto: Loppukesä 2019
• Varastokirjasto: Hallinnollisesta tilanteesta riippuen keväällä 2019 tai kesä 2019.
• Kansalliskirjasto 2019
• Humak: Vuodenvaihde 2018-2019 tai vuoden 2019 aikana
• HAMK: lokakuu 2018 (syysloma)
• Kansallisarkisto kevät 2019

 

Keskusteltiin myös siitä, miten migraatio järjestetään. Pääkäyttäjäryhmän tehtävänä selvittää mitä migraatio tarkoittaa.

Päätös: Järjestelmän käyttöönotossa on kaksi pilottikirjastoa, joiden käyttöönottojen jälkeen voidaan laajentaa muihin kirjastoihin. Pyritään siihen, että pilottikirjastojen käyttöönotot ovat jo vuoden 2018 aikana.

8. Viestintäsuunnitelma

Sisäiseen ja ulkoiseen viestintään voidaan käyttää Kansalliskirjaston Kiwiä (ryhmän sisäinen sekä avoin) sekä keskustelupalstaa. Tua Hindersson-Söderholm laatii luonnoksen viestintäsuunnitelmasta. Viestintäsuunnitelma on tallennettuna wikissä https://www.kiwi.fi/x/ygmOBQ.

Päätös: Toimitaan mahdollisimman avoimesti ja ryhmä pidetään avoimena muille mahdollisille mukaan tulijoille. Yleiskokouksen kutsut laitetaan tiedoksi kirjastoverkostojen sähköpostilistoille. Perustetaan sähköpostilistat työryhmille ja mukana olevien kirjastojen johtajien ryhmälle. Päätettiin laatia julkaistava visio projektista, Tua Hindersson-Söderholm laatii luonnoksen visiosta.

9. Muut asiat

Koulutus
HAMK suunnittelee oman koulutuksensa ja antaa kokemuksensa muiden käyttöön, jotka sitten suunnittelevat omat koulutuksensa.

Koha-Suomi koodarikokous 17.-18.4.2018
Koha-Suomi on ilmoittanut, että tämän Koha-ryhmän edustajat ovat tervetulleita heidän kokoukseensa.

• KOHA koodareiden tilaisuuteen voi osallistua 17.4. klo 11-16 (Oulun kaupunginkirjastossa). Halukkaat voivat sopia osallistumisestaan suoraan Koha-Suomen Ari Mäkirannan kanssa.

Rinnakkainen Coral-projekti

• Keskusteltiin Coral-projektista tämän käyttöönottoprojektin rinnalla. Pitää joka tapauksessa miettiä, miten e-aineistojen hallinta järjestetään siinä vaiheessa, kun Voyager ei ole enää käytössä. Erikseen kartoitettava mitä sähköisen aineiston käsittelyyn tarvitaan eri kirjastoissa.

10. Seuraava kokous

Sovitaan seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka. Etäkokous 1.6. klo 9-11 ja varapäivä 20.6. klo 9-11. HAMK järjestää etäkokouksen.

11. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:20.