Page History

...

Päivityshistoria

• Versio 1 (29.11.2017).
  
• Versio 1.1 (14.12.2017) Muutokset:
• Kommentit ja korjauspyynnöt: lassi.lager (at) helsinki.fi
  

...

• Opinnäyte on salassa pidettävä/turvaluokiteltu. On kuitenkin syytä muistaa opetus- ja kulttuuriministeriön linjaus opinnäytetöiden julkisuudesta, joka ilmaistiin opetusministeriön kirjeessä ammattikorkeakouluille 28.1.2004, Dnro 3/500/2004. Tämän mukaan opinnäytteisiin ei sisällytetä salassa pidettävää aineistoa, ja opinnäytteet ovat julkisia heti hyväksymisen jälkeen.
• Avoimelle julkaisemiselle ei ole tekijän suostumusta. Opinnäyte voi olla kuitenkin arkistoituna ja rajoitetusti saatavilla sähköisessä arkistointijärjestelmässä tai julkaisuarkistossa.
• Opinnäyte ei sovellu julkaistavaksi. Taidealojen opinnäytteissä ei ole aina ollut lainkaan tekstiosuutta ja mahdollinen kirjallinen osuuskaan ei välttämättä kuvaa opinnäyttettä tyhjentävästi.

...

6.1 Julkaisemattomien opinnäytteiden arkistointi

Salassa pidettävien /turvaluokiteltujen asiakirjojen osalta noudatetaan organisaatiokohtaisia ohjeita. Yliopisto tai ammattikorkeakoulu voi arvioida, mitkä organisaation käytössä olevista tietojärjestelmistä soveltuvat parhaiten julkaisematta jäävien opinnäytteiden operatiiviseen säilyttämiseen.Organisaatio vastaa salassa pidettävän tiedon asianmukaisesta tietosuojasta ja tietoturvasta, käyttöoikeushallinnasta ja lokitietojen varmistuksesta.

Joidenkin korkeakoulujen julkaisuarkistoissa voi olla avoimien kokoelmien rinnalla rajoitetusti saatavilla olevia kokoelmia, joissa tiedostot ja metatiedot on tallennettu avoimien julkaisujen tapaan. Tällaisissa melko suljetuissa kokoelmissa julkaistuja opinnäytteitä ei kuitenkaan pääsääntöisesti kohdella julkaisuina eikä Kansalliskirjasto kerää niitä kerätä Kulttuuriaineistolain nojalla talteen ja pitkäaikaissäilytykseen. Korkeakoulujen arkistointivelvollisuus koskee kuitenkin kaikkia opinnäytteitä.

6.2 Korkeakouluissa erilaisia arkistointiratkaisuja

...

6.3 Eri korkeakoulujen arkistointiratkaisuja

...

Info
Ohjeeseen toivotaan täydennyksiä eri korkeakoulujen käytännöistä, esim. arkistointiratkaisuista ja arkistonmuodostussuunnitelmista. Tiedot voivat johtaa myös organisaatioiden omilla sivuilla julkaistaviin päivitettäviin linjauksiin tai ohjeisiin. Täydennykset, kommentit ja korjauspyynnöt: lassi.lager (at) helsinki.fi

6.3.1 Jyväskylän ammattikorkeakoulu (JAMK)

(Lähteenä Mirja Nojonen / JAMK)

JAMKissa kaikki opinnäytetyöt arkistoidaan sähköisesti asianhallintaan. Tästä laadittu ohjeistus on JAMKin opiskelijaintrassa, jota valitettavasti ei voi linkittää julkiselle verkkosivulle.Mutta tässä pääpiirteittäin arkistoinnin ajatus:

• Opiskelijan arkistoi työnsä itse sähköisellä lomakkeella, jossa lomake varmistaa opintohallinnon rekisteristä, onko työllä arvosana, onko työ julkinen vai osittain salassa pidettävä
  • Työ saa julkisuuskyselyn perusteella asianhallinnassa erilaiset asiakirjatyypit metatietoineen ja käyttöoikeusryhmineen.
  • Osittain salassa pidettävän työn osalta sähköisellä lomakkeella kysytään tulevaisuutta varten työlle julkaisulupaa salassa pidon päätyttyä.
  • Sähköisellä lomakkeella kysytään myös, milloin opiskelija on tallettanut työnsä Theseukseen, jos sillä on verkkojulkaisulupa. (Lomakkeelle ei ole vielä luotu yhteyttä Theseukseen. Tavoitteena on, että opiskelija voi tulevaisuudessa samalla lomakkeella tehdä arkistoinnin ja Theseus-tallennuksen.)
  • Arkistointi tapahtuu automaattisesti työnkulun avulla. Asianhallinnassa opinnäytetyön yhteyteen syntyvään asiaan linkitetään muut opinnäytetyöprosessissa syntyvät asiakirjalliset tiedot.
  • Arkistointiprosessi on tiiviissä yhteydessä sähköiseen tutkintotodistusprosessiin, jonka yhtenä etenemisehtona on, että opiskelija on arkistoinut työnsä sähköisesti. Tieto varmistetaan reaaliaikaisesti asianhallinnasta. Tämä vähentää turhaa tiedon etsintää ja naksuttelua.
  • Koska kaikki työt tallennetaan asianhallintaan, takautuvasti ei tarvitse pohtia, onko jollekin työlle annettu verkkojulkaisulupa vai ei tai onko jokin työ poistettu Theseuksesta. Asianhallinnan tieto on aina ajan tasalla ja tietoa voidaan hyödyntää myös muissa tietojärjestelmissä.
  • JAMKin asianhallinnassa on SÄHKE2:n mukaiset valmiudet siirtää asiakirjallista tietoa valtakunnallisiin pitkäaikaissäilytysratkaisuihin.
    
    

7 Ohjeistuksen sisällöstä

...