UKJ-ohjausryhmän kokous 2/2013 21.5.2013
Aika Tiistai 21.5.2013, klo 14.19-15.50.
Paikka Fabianian auditorio (Yliopistonkatu 1, 3 krs.), Helsinki.
Läsnä
Sinikka Luokkanen, puheenjohtaja, Ammattikorkeakoulujen kirjastot (HAMK)
Jarmo Saarti, varapuheenjohtaja, Yliopistokirjastot (Itä-Suomen yliopiston kirjasto), etänä
Tuula Haapamäki, Kansalliskirjasto/Tutkimuskirjasto
Risto Heikkinen, Yliopistokirjastot (Jyväskylän yliopiston kirjasto), etänä
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto/Kansalliset kirjastoverkkopalvelut
Päivikki Karhula, Erikoiskirjastot (Eduskunnan kirjasto), etänä
Jussi Kärki, Ammattikorkeakoulujen kirjastot (SAMK)
Ari Mäkiranta, Yleiset kirjastot (Liperin kunnankirjasto), etänä
Iris Tahvanainen, Yhteiskirjastot (Lappeenrannan tiedekirjasto)
Eila Vainikka, Erikoiskirjastot (Suomen Kuntaliitto)
Sami Varjo, kuntien IT-johtajat (Vaasan kaupunginkirjasto) (etänä)
Kuno Öhrman, FUCIO (Svenska handelshögskola)
Poissa
Jyri Helakangas, AAPA (Jyväskylän ammattikorkeakoulu)
Ilmari Hyvönen, OKM (Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto)
Ritva Nurminoro, Yleiset kirjastot (Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto)
Petri Tonteri, Yleiset kirjastot (Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto)
Esittelijä: Ari Ahlqvist., kehittämispäällikkö, UKJ-hanke
Asiantuntijat: Maarit Tuomisto, Olli Niinivaara
Sihteeri: Minna Rouhiainen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke
Pöytäkirja
1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen
Puheenjohtaja avasi kokouksen 14.20 ja todettiin osallistujat.
Esitys: Hyväksytään esityslista.
Päätös: Esityslista hyväksyttiin.
Päivikki Karhula on virkavapaalla 21.5.2013- 15.11.2014. Eila Vainikka pyytää erikoiskirjastojen neuvostoa nimeämään uuden jäsenen ohjausryhmään. Ohjausryhmän uuden kokoonpanoon vahvistaa Kai Ekholm.
2. UKJ-projektiryhmän esittely ja projektityöntekijöiden esittäytyminen
Kansalliskirjaston projektiryhmän uudet tietojärjestelmäasiantuntijat Olli Niinivaara, Minna Rouhiainen ja Maarit Tuomisto esittäytyvät.
Minna Rouhiainen aloitti 18.3. vastuullaan aineistojen käytön hallinnan suunnittelu. Hän on aikaisemmin työskennellyt yleisten kirjastojen järjestelmien parissa Akateeminen Tietopalvelu ATP Oy:ssä ja Axiell Oy:ssä. Minna toimii sihteerinä UKJ-ohjausryhmässä.
Maarit Tuomisto toimii projektissa tietojärjestelmäasiantuntijana vastuullaan aineiston kuvailu ja kokoelmien hallinta. Hän aloitti työnsä projektissa 1.4. Maarit on aikaisemmin toiminut mm. Mikkeli AMK:n kirjastossa luettelointivastaavana henkilönä yli 10 vuotta luetteloinnin parissa toiminut. Hän on osallistunut myös Voyager- ja AMKIT –työryhmiin.
Olli Niinivaara aloitti 1.5.2013 ja vastaa projektissa tietojärjestelmän suunnittelusta. Hän valmistelee väitöskirjaa metatietoperustaisista tiedonhakumenetelmistä ja on aiemmin toiminut mm. ohjelmistosuunnittelijana.
Lisäksi projektissa työskentelevät Ari Ahlqvist kehittämispäällikkönä sekä Petteri Kivimäki tietojärjestelmäasiantuntijana. 1.6. aloittaa Kaisa Hypén tietojärjestelmäasiantuntijana vastuullaan hankinta -toiminnot. Kaisa toimii Turun kaupunginkirjastossa palvelupäällikkönä.
Esitys: Tiedoksi.
Päätös: Sovittiin, että Maarit Tuomisto ja Olli Niinivaara voivat olla läsnä myös kokouksen loppuosan.
3. Edellisen kokouksen 1/2013 28.2.2013 pöytäkirjan läpikäyminen ja hyväksyminen
Esittely: Edellisen kokouksen 1/2013 28.2.2013 pöytäkirja on wikissä osoitteessa https://www.kiwi.fi/download/attachments/16752980/UKJ_poytakirja_20130228.pdf. Jatkossa toimitaan ohjausryhmän sääntöjen mukaisesti siten, että pöytäkirja hyväksytään sähköpostimenettelyssä.
Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen 1/2013 28.2.2013 pöytäkirja.
Päätös: Edellisen kokouksen 1/2013 pöytäkirja hyväksyttiin. Jatkossa pöytäkirja hyväksytään sähköpostimenettelyssä.
4. UKJ-hanke tilanne ja projektityöskentely
Esittely: Projektisuunnitelman ja vaatimusmäärittelyn eteneminen. UKJ-hankkeen suunnittelua tekee Kansalliskirjaston projektiryhmä. Suunnittelun tuloksena syntyvät dokumentit ovat avoimina nähtävillä ja kommentoitavissa UKJ -suunnittelu –wikissä https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu.
Ari Ahlqvist esitteli UKJ-hankkeen tilannetta ja kertoi projektin työskentelystä. Esitys on liitteenä wiki-sivulla osoitteessa https://www.kiwi.fi/download/attachments/16763753/UKJ-hankkeen+tilanteesta+ja+projektity%C3%B6skentelyst%C3%A4.pdf.
Esitys: Keskusteltavaksi.
Päätös: Keskusteltiin esittelyn pohjalta.
5. Projektisuunnitelman käsittely
Esittely: Käydään läpi projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma on wikissä osoitteessa https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/UKJ-suunnittelun+projektisuunnitelma+2013.
Kokouskutsun myötä projektisuunnitelmasta jäädytettiin versio 0.1 kommentointia varten. Ari Ahlqvist esitteli projektisuunnitelman versiota 0.2, johon on tullut hieman muutoksia kutsussa lähetetyn version 1 jälkeen. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi, että Kansalliskirjastossa käytetään samaa projektisuunnitelman kehikkoa eri projekteissa. Projektikehikkoa käytetään, jotta eri projekteja olisi helppo seurata ja nähdä niiden välisiä rajapintoja.
Projektisuunnitelmassa on vielä jonkin verran keskeneräisiä kohtia, jotka näkyvät tekstissä punaisella. Arkkitehtuuri-kuvauksia muokataan hieman siistimmäksi. Työpaketit eivät ole vielä valmiina, sillä kaikki työntekijät eivät ole vielä aloittaneet. Työpaketit tuodaan ohjausryhmään, kun ne ovat valmiina. Projektin työtavat ja menetelmät vakiintuvat, kun projektiryhmä on kokonaisuudessaan aloittanut. Hankkeen Roadmap ja hankkeen toteutuksen projektisuunnitelma laaditaan syksyllä.
Esitys: Keskusteltavaksi.
Keskustelua: Projektisuunnitelma kannattaa pitää kompaktina. Suunnitteluvaiheen projektisuunnitelma ja toteutusvaiheen suunnitelma tulee nimetä selkeästi siten, että ne on helppo erottaa toisistaan.
Keskusteltiin, että projektisuunnitelman työversioita ei tarvitse tehdä eri sivuiksi, koska wikissä on versionhallinta, josta näkee versioiden eron. Kokouskutsu ja esityslistan lähtiessä ollutta versiota ei tarvitse jatkossa jäädyttää, mutta hyväksytty projektisuunnitelma voidaan jäädyttää tarvittaessa esimerkiksi .pdf versiona.
Keskusteltiin projektisuunnitelman versionumeroista. Projektisuunnitelma saa numeron 1.0 sen jälkeen, kun se on hyväksytty.
Työpaketteja ja niiden vaihetta halutaan seurata tarkemmin ja projektisuunnitelmaan toivotaan pikalinkkiä työpakettien aikatauluihin. Projektiryhmän tulisi aikatauluttaa työpaketit jaksottaen ja välttää koko projektin ajan jatkuvia aikatauluja.
Keskusteltiin siitä, miten wikin seurantaa voisi helpottaa. Mietittiin UKJ-postituslistan käyttämistä siten, että sen avulla tiedotetaan uusista dokumenteista. Haluttaisiin toisaalta siirtyä siihen, että seurattaisiin wikiä. Postituslistojen käytössä on se vaara, että keskustelu siirtyy sinne, eikä sitten olekaan wikissä asian yhteydessä. RSS-syötteitä ehdotettiin käytettäväksi. Jätettiin projektiryhmälle mietittäväksi, miten seurantaa voisi helpottaa.
Ohjausryhmältä toivotaan kommentteja projektisuunnitelmaan. Projektisuunnitelman kommentit voi lähettää palveluosoitteeseen [email protected] tai ne voi kirjoittaa suoraan wikin keskustelu-mahdollisuudella (keskustelu löytyy wiki-sivun Keskustelu-välilehdeltä). Wikin kommentoinnin etuna on se, että kommentit näkyvät kaikille.
Päätös: Päätettiin, että projektisuunnitelman versio 1.0 käydään läpi ja tuodaan hyväksyttäväksi seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa.
6. Asiantuntijatyöryhmien nimeäminen UKJ-suunnittelun tueksi
Esittely: Kirjastokentän näkemystä ja kirjastojen asiantuntijoiden tietämystä tarvitaan kehittämispäällikön ja tietojärjestelmäasiantuntijoiden tueksi. Kansalliskirjasto on ohjausryhmän kokouksessa 1/2013 saamansa valtuutuksen mukaisesti pyytänyt kirjastosektoreilta asiantuntijoita perustettaviin ryhmiin. Ryhmät kootaan 6.6.2013 järjestettävässä UKJ-seminaarissa. Lisätietoa seminaarista on wikissä osoitteessa https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/UKJ-suunnittelun+seminaari.
Valmisteluvaiheen asiantuntijoilta on kysytty halukkuutta osallistua uusiin asiantuntijaryhmiin. Tämän lisäksi kutsu asiantuntijaryhmiin on lähetetty myös koko kirjastosektorille.
UKJ -suunnitelmat ovat avoimia eikä niiden kommentoiminen ja suunnitteluun osallistuminen edellytä ryhmiin liittymistä. Ohjausryhmän vastuulla on kuitenkin se, että suunnittelun tukena on riittävä vähimmäismäärä asiantuntemusta. Asiantuntijaryhmien vastuulla on varmistaa, että Kansalliskirjastossa tuotetut suunnitelmat ovat sellaisia, että niiden mukainen tulos on kirjastokentän hyväksyttävissä.
Ilmoittautumisaika seminaariin päättyy 28.5. Katsottiin tähän mennessä ilmoittautuneiden listaa. Ilmoittautuneiden yhteenveto löytyy wikisivulta osoitteesta https://www.kiwi.fi/download/attachments/16763753/Asiantuntijat_2013_05_21_ilmoittautuneet_Yhteenveto.pdf.
Seminaarin lopullinen ohjelma varmistuu viikolla 22. Seminaarissa on yhteinen osuus alussa ja iltapäivällä jakaannutaan ryhmiin. Etäyhteydellä voi seurata yhteistä osuutta, ryhmätiloihin ei saada etäyhteyttä.
Esitys: Keskusteltavaksi.
Keskustelua: Todettiin, että osallistuminen asiantuntijaryhmiin on korkeakoulupainotteinen. AMK kirjastoista, erikoiskirjastoista ja yleisistä kirjastoista on ilmoittautunut vähän edustajia. Laitetaan viesti yleisten kirjastojen neuvostolle ja erikoiskirjastojen neuvostolle, jotta saataisiin houkuteltua lisää jäseniä. Yhteiskirjastoista kysytään vielä edustajia. Neuvostojen ei tarvitse nimittää jäseniä, vaan vahvistetaan pyyntöjä neuvostojen avulla. Seminaarin jälkeenkin voi vielä osallistua asiantuntijaryhmiin. Minimioptimi olisi, että jokaisessa ryhmässä olisi vähintään 2 henkilöä joka sektorilta.
Kysyttiin, kuinka paljon asiantuntijoiden aikaa työryhmätyöskentely vie. Aikaa on vaikea arvioida, asiantuntijoiden rooli on tutustua suunnitelmiin ja kommentoida niitä. Tutustuminen vie aikaa, mutta sen lomittaminen on helpompaa kuin varsinaisen työn suunnittelu. Käytännössä asiantuntijaryhmien työ alkaa elokuun lopussa, jolloin suunnitelmia on arvioitavissa.
Vaikka projektiryhmän tehtävänä on tehdä suunnittelutyö, asiantuntijoilla on mahdollisuus vaikuttaa suunnitelmiin. Asiantuntijaryhmien työnä on varmistaa, että projektin lopputuloksena saadaan jotain parempaa kuin valmiina ostetusta järjestelmästä saataisiin.
Ohjausryhmän puheenjohtaja pitää ohjausryhmän puheenvuoron UKJ-seminaarissa etänä iltapäivällä.
Päätös: Ohjausryhmä nimittää asiantuntijaryhmiin kaikki ryhmiin ilmoittautuneet. Myös jälki-ilmoittautuneet hyväksytään ryhmiin.
7. Muut asiat
Ei ollut muita asioita.
8. Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista
Seuraavan kokouksen asialistalle sovittiin tässä vaiheessa laitettavaksi seuraavat asiat:
Projektisuunnitelman hyväksyminen
Työpakettien tilanne
Yleisemmän seurantamallin läpikäyminen
Seuraavan kokouksen ajankohdaksi sovittiin syyskuun alku viikko 36, perjantai 6.9. aamupäivä 10 – 13.
9. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen 15.50.
LIITTEET