Koha-yhteenliittymän työjärjestys

Versio: 1.3

1. Nimi ja tarkoitus

Koha-yhteenliittymä on Koha-kirjastojärjestelmän käyttöön pohjautuva vapaa yhteenliittymä, joka toimii tämän työjärjestyksen mukaisesti.

Koha-järjestelmän käytöstä, ylläpidosta ja kehittämisestä sovitaan Koha-yhteenliittymän kokouksessa.

Tämän työjärjestyksen tarkoituksena on sopia noudatettavasta menettelystä, erityisesti päätöksentekojärjestyksestä ja kustannusten jakamisesta.

2. Yhteenliittymän jäsenyys

Yhteenliittymän perustajajäseninä ovat ne kirjastot, jotka ovat vuosina 2018-2019 ottaneet käyttöön Koha-kirjastojärjestelmän yhteisellä palvelinalustalla ja palveluntuottajalla.

Yhteenliittymä on avoin kaikille kirjastoille, jotka sitoutuvat noudattamaan tätä työjärjestystä ja täyttävät kohdassa 8. määritellyt kriteerit.

3. Yhteistyökumppanit

Koha-yhteenliittymä tekee yhteistyötä eri toimijatahojen kanssa. Näitä ovat muun muassa Kansalliskirjasto, Koha-Suomi, Kohan kansainvälinen kehittäjäyhteisö sekä palvelinympäristön tarjoaja.

4. Organisaatio

• Koha-yhteenliittymän kokous

Koha-yhteenliittymän kokous käyttää ylintä päätösvaltaa. Kutakin yhteenliittymän jäsentä edustaa yksi (1) henkilö tai hänen sijaisensa.

Koha-yhteenliittymän kokous pidetään 2 kertaa vuodessa, tarvittaessa useammin. Kokouksen kutsuu koolle ohjausryhmän puheenjohtaja. Ylimääräinen kokous on kutsuttava koolle, jos vähintään kolmasosa jäsenistä näin esittää. Kokous on kutsuttava koolle vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta; asiakirjojen tulee olla saatavilla viikkoa ennen kokousta.

• Ohjausryhmä

Ohjausryhmä toimii Koha-yhteenliittymän operatiivisena elimenä. Koha-yhteenliittymän kokous nimeää keskuudestaan jäsenet ja puheenjohtajan ohjausryhmään. Ohjausryhmä nimeää keskuudestaan varapuheenjohtajan. Jäseniä nimetään 4 – 6, joista yksi (1) on puheenjohtaja. Ohjausryhmä kokoontuu tarvittaessa. Koollekutsujana toimii puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.

Ohjausryhmän tehtävänä on valmistella Koha-yhteenliittymän kokoukset. Ohjausryhmä voi kutsua kokouksiinsa asiantuntijajäseniä. Ohjausryhmän toimikausi on kaksivuotinen.

• Asiantuntijaryhmä

Yhteenliittymän kokous nimeää asiantuntijaryhmään 4 – 8 jäsentä, joista yksi (1) on puheenjohtaja. Asiantuntijaryhmä kokoontuu tarvittaessa. Koollekutsujana toimii ryhmän puheenjohtaja. Asiantuntijaryhmän tehtävänä on tehdä esityksiä Koha-järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä. Päätöstä vaativat esitykset tuodaan ohjausryhmään. Asiantuntijaryhmän toimikausi on kaksivuotinen.

• Pääkäyttäjäverkosto

Pääkäyttäjäverkosto koostuu kirjastojen Koha-pääkäyttäjistä sekä Kansalliskirjaston edustajista. Pääkäyttäjäverkosto kokoontuu tarvittaessa. Pääkäyttäjäverkosto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, joka toimii kokousten koollekutsujana.

Pääkäyttäjäverkosto toimii keskinäisenä tukena päivittäisissä Kohaan liittyvissä asioissa sekä toimii asiantuntijaryhmän tukena.

• Puheenjohtajien ja sihteerien toimikaudet

Puheenjohtajien ja sihteerien toimikaudet ohjausryhmässä, asiantuntijaryhmässä ja pääkäyttäjäverkostossa on kaksivuotinen. Puheenjohtaja ja sihteeri valitaan vuorotellen yhteenliittymän yliopisto-, ammattikorkeakoulu- ja erikoiskirjastojäsenten keskuudesta.

5. Päätösvalta

Kunkin Koha-yhteenliittymän jäsenen äänimäärä on sama kuin sen viimeksi määritelty ylläpitomaksu. Tullakseen yleiskokouksen päätökseksi tulee esityksen saada vähintään kolme neljäsosaa läsnäolevien jäsenten yhteenlasketusta äänimäärästä sekä äänestävistä jäsenistä vähintään kolmen neljäsosan äänet.

Vaalissa on kuitenkin kullakin edustajalla yksi ääni, ja valituksi tulee eniten ääniä saanut ehdokas.

6. Kustannustenjako

Kustannusten jakamisesta päättää Koha-yhteenliittymän kokous.

7. Viestintä

Yhteydenpito hoidetaan yhteenliittymän ryhmien sähköpostien jakelulistoilla.

Kukin jäsen vastaa siitä, että sen yhteystiedot ovat ajantasaiset. Yhteystietojen muutokset ilmoitetaan ohjausryhmälle.

Koha-yhteenliittymän dokumentit, mukaan lukien kokousasiakirjat, säilytetään Kiwi-työskentelyalustalla.

8. Yhteenliittymään liittyminen

Koha-yhteenliittymään voi liittyä ilmoittamalla kiinnostuksesta kirjallisesti ohjausryhmälle viimeistään toukokuun loppuun mennessä.  Koha-yhteenliittymän kokous päättää uuden jäsenen  liittymisestä sen jälkeen, kun palveluntuottaja on omalta puoleltaan hyväksynyt uuden jäsenen asiakkuuden. Jäsenyys astuu voimaan seuraavan vuoden alusta. 

 9. Yhteenliittymästä eroaminen

Koha-yhteenliittymästä voi erota ilmoittamalla siitä kirjallisesti ohjausryhmälle viimeistään toukokuun loppuun mennessä. Ohjausryhmä on velvollinen ilmoittamaan eroamisesta muille yhteenliitymän jäsenille. Ero astuu voimaan seuraavan vuoden alusta.  

10. Yhteenliittymästä erottaminen

Koha-yhteenliittymän kokous voi erottaa jäsenen yhteenliittymästä, jos jäsen on menettelyllään yhteenliittymässä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhteenliittymän toimintaa. Jäsentä on kuultava ennen erottamispäätöstä.

11. Työjärjestyksen muuttaminen

Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa Koha-yhteenliittymän kokouksessa.

12. Työjärjestyksen voimassaolo

Tämä työjärjestys on hyväksytty Koha-yhteenliittymän kokouksessa 11.02.2020 ja se on voimassa toistaiseksi.