1a. Rekisterin ylläpitäjä
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Kaikukatu 4)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 09 1911
1b.Tietosuojavastaava
Tuomas Tähtinen, Helsingin yliopiston tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuoja(at)helsinki.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Erkki Tolonen, kehittämispäällikkö
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Kaikukatu 4)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 050 576 2869 Sähköposti: erkki.tolonen(at)helsinki.fi
3. Rekisterin nimi
Finnan hallintaliittymän käyttäjärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään Finnan hallintaliittymään kirjautuvan käyttäjän tunnistamiseksi, jotta käyttäjällä on mahdollisuus Finna-verkkokäyttöliittymien tekemiseen, kehittämiseen ja ylläpitoon. Käyttäjätietoja ylläpitävät hallintaliittymää käyttävät, Finnaan osallistuvat organisaatiot organisaatiokohtaisesti (rekisterinpitäjät) ja niitä käsittelevät hallintaliittymän ylläpitäjä Kansalliskirjasto ja palvelinympäristön ylläpitäjä CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (tietojen käsittelijät).
Käyttäjän toiminnasta hallintaliittymässä kerätään lokia tietoturvasyistä ja jotta virheiden korjaaminen olisi mahdollista. Lokit sijaitsevat CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n palvelimilla. Lokitietoja käsitellään Kansalliskirjastossa (rekisterinpitäjä) ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ssä (tietojen käsittelijä).
Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
5. Rekisterin tietosisältö
Käyttäjän perustiedot
- Käyttäjätunnus
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- IP-osoite
- Käyttäjän organisaatio
- Käyttäjän rooli hallintaliittymässä
Lokiin kerättävät tiedot
- Käyttäjän tekemät toiminnot hallintaliittymässä
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjän perustiedot saadaan käyttäjältä itseltään, kun käyttäjä rekisteröityy Finnan hallintaliittymään. Lokiin kerättävät tiedot syntyvät käyttäjän toiminnasta.
Meneekö näin?
7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
Arkaluonteisia henkilötietoja ei käsitellä.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Käyttäjän henkilötietoja säilytetään hallintaliittymässä, kunnes viimeisestä kirjautumisesta on kulunut 12 kuukautta ja käyttäjätunnukset postuvat automaattisesti. Käyttäjä voi pyytää tunnustensa poistamista oman organisaationsa vastaavalta ylläpitäjältä.
Tunnusten poistamisen jälkeenkin käyttäjätiedot jäävät tietoturvasyistä ja virheiden selvittämiseksi käyttäjälokiin, jonne on pääsy Kansalliskirjaston Finna-palvelun työntekijöillä. Lisätietoa: finna-posti(at)helsinki.fi.
9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
Kansalliskirjasto ei käytä automaattista profilointia. (??)
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta. (??)
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa ja tiedonsiirto on salattua. Organisaatiokohtaisiin käyttäjätietoihin pääsevät käsiksi ko. organisaation vastaavat ylläpitäjät, jotka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoihin pääsevät käsiksi myös Kansalliskirjastossa työskentelevät hallintaliittymän ylläpitäjät, jotka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
13. Tarkastusoikeus
Tarkistaakseen, mitä henkilötietoja käyttäjästä on kerätty palveluun, käyttäjän tulee... tehdä mitä? tulossa toiminto, jolla pääsee katsomaan ns. omia käyttäjän perustietojaan?
14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Käyttäjä voi poistaa tietonsa hallintaliittymästä pyytämällä hallintaliittymän tunnustensa poistoa oman organisaationsa vastaavalta ylläpitäjältä. Lokista tietoja ei voi vaatia poistettaviksi?
15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Käyttäjällä on oikeus saattaa toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi: tietosuoja(at)om.fi
