Kokousaika: keskiviikko 1.11.2017 kello 12–15. Kokouspaikka: Kansalliskirjasto, Leipätehdas (kokoushuone Kaneli).
Läsnä: Tiina Eklund (pj.), Jyrki Ilva, Jaana Latvanen, Sami Niinimäki, Pekka Nygren, Emilia Palonen ja Lea Ryynänen-Karjalainen sekä Riitta Koikkalainen (siht.).
Poissa: Jyrki Hakapää, Nina Hyvönen, Tiina Koskimäki ja Johanna Lilja.
1§ Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Tiina Eklund avasi kokouksen, totesi läsnäolijat ja esitteli vieraan, Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden johtajan Kristiina Hormia-Poutasen.
2§ Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi seuraavin lisäyksin: kohdaksi 7.1. keskustelu uudesta ohjausryhmästä; kohdaksi 7.2. terveiset Munin-konferenssista; kohdaksi 7.3. Helsinki University Press; kohdaksi 7.4. Susanna Nykyriltä tullut palaute Kotilavan rahoitusmallista.
3§ Konsortion hallintomalli
Hallintomallissa listattuihin koordinaattorin töihin lisättiin ”Kotilavan ohjausryhmän sihteerinä toimiminen” ja sovittiin, että myös ohjausryhmän tehtävät kirjoitetaan auki. Sovittiin myös, että tarvittavat sopimustekstit laaditaan yhdessä lakimiesten kanssa.
Kokouskutsun liitteenä 1 ohjausryhmän jäsenille oli jaettu edellisessä kokouksessa saatujen kommenttien perusteella uudelleen piirretty hallintomalli. Sami Niinimäen pyynnöstä koordinaattorin töiden listaukseen lisättiin ”Kotilavan ohjausryhmän sihteerinä toimiminen”. Jyrki Hakapää oli pyytänyt kirjoittamaan auki myös ohjausryhmän tehtävät. Keskusteluissa sivuttiin myös sopimustekstejä. Sovittiin, että sopimustekstiluonnokset laaditaan yhdessä lakimiesten kanssa.
4§ Tilannekatsaus; kuulumiset Suomen yliopistokirjastojen neuvoston kokouksesta 13.10.2017; muut
Tilannekatsauksen (kohdat 4.1, 4.2, 4.3 ja 4.4) jälkeen pohdittiin, mitä tehdään seuraavaksi. Keskustelussa päädyttiin toteamaan, että rahoitusmallia ei voi tämän enempää valmistella. Päätettiin, että lähetetään ajatelluille rahoittajatahoille kirje, jossa kysytään, olisivatko ne lähdössä konsortion rahoittajiksi. Vastaus päätettiin pyytää viimeistään 24.11.
4.1. Riitta Koikkalainen oli käynyt esittelemässä Kotilavan rahoitusmallia Suomen yliopistokirjastojen neuvostolle 13.10. Oulussa. Vastaanotto oli ollut suopea, ja kaikki SYN:in hallituksen jäsenet olivat ilmaisseet hankkeelle periaatteellisen tukensa. Kirjastoissa vallitsee kuitenkin edelleen suuri huoli siitä, että Kotilavan konsortiorahoitus otettaisiin kirjastojen budjetista. SYN ehdotti, että jos Kotilava käy uudemman kerran UNIFI:ssa, mukaan voitaisiin ottaa myös SYN:in edustaja. Koikkalainen lupasi tuoda viestin Kotilavan ohjausryhmälle ja piti ideaa SYN:in mukaan tulosta seuraavalle käynnille hyvänä. SYN:in oma muistio, jossa kuvailtu myös Kotilavan osuus, löytyy linkin takaa: http://yliopistokirjastot.fi/wp-content/uploads/2017/11/SYN_3_2017_muistio.pdf.
4.2. Edistyksellisen Tiedeliiton hallitus tutustui hankkeeseen maanantaina 23.10. kokouksessaan Riitta Koikkalaisen esityksen myötä. Vastaanotto oli hyvin myönteinen. Liiton kustantama lehti Tiedepolitiikka lähtee konsortiolehdeksi jo tässä ensimmäisessä ryhmässä, jos konsortio syntyy. Liiton hallituksen jäsenistä moni kuuluu yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen ylempiin hallintoelimiin, ja he lupasivat viedä viestiä eteenpäin omissa toimintaympäristöissään.
4.3. Lena Lönngren ja Riitta Koikkalainen kävivät esittelemässä Kotilavan kokonaisuutta eli Journal.fi-palvelua ja Kotilavan rahoitusmallia Kansanvalistusseurassa 6.10. Seuran kustantamat julkaisut liittyvät konsortiojulkaisuiksi viimeistään vuonna 2019.
4.3. UNIFI:n keväisestä käynnistä ei Kotilavan arkistoihin ole vielä saatu virallista pöytäkirjan otetta. Koikkalainen pyytää uudelleen. Valtionapua hakeneiden lehtien kannalta on tärkeää saada tieto konsortion synnystä/syntymättä jäämisestä mahdollisimman pian.
5§ Vastaukset saatuihin lausuntoihin
SYN:in lausuntoon laadittu vastaus oli toimitettu ohjausryhmän jäsenille kokouskutsun liitteenä 2. Vastaus oli toimitettu SYN:in hallitukselle jo ennen heidän kokoustaan 13.10. Sovittiin, että sihteeri luonnostelee vastaukset muihin lausuntoihin heti kun ehtii ja myös viimeistelee ne kuntoon yhdessä puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan kanssa.
6§ Mitä tapahtuu, jos konsortiota ei synny?
Lea Ryynänen-Karjalainen kysyi, mitä tehdään, jos konsortiota ei synny. Todetaanko tilanne ja jätetään sikseen, vai kokoonnutaanko vielä ja organisoidutaanko uudestaan? Päädyttiin siihen, kokoonnutaan ja organisoidutaan uudestaan. Hankkeen sikseen jättäminen ei ole viisas liike, sillä tiedejulkaisemisen rahoittamiseen liittyvät pulmat eivät katoa tulevaisuudessa ainakaan niin, että niitä ei edes yritetä ratkaista.
7§ Muut esille tulleet asiat
7.1. Keskusteltiin uuden ohjausryhmän kokoamisesta. Se tulee ajankohtaiseksi viimeistään keväällä 2018, ja siihen on hyvä saada edustus myös yliopisto- ja amk-kirjastojen emo-organisaatioista eli yliopistoista ja ammattikorkeakouluista sekä erikoistutkimuslaitoksista.
7.2. Jyrki Ilva kertoi käynnistään Munin-konferenssissa, joka pidettiin Tromsassa 22.–23.11.2017. Omassa esityksessään
(http://dx.doi.org/10.7557/5.4246) sekä posterissaan (DOI: http://dx.doi.org/10.7557/5.4276) hän esitti päivityksen Kotilavan ja yleisemminkin avoimen julkaisemisen tilasta Suomessa.
7.3. Riitta Koikkalainen kertoi, että Helsingin yliopiston omistama Gaudeamus on elvyttänyt Helsinki University Pressin. Uuden elämän saanut HUP on open access -kustantamo, ja se tähtää kansainvälisille markkinoille.
7.4. Susanna Nykyrin palaute
Kotilava sai palautetta Kirjastoverkkopäivillä 26.10.2017 pidetyn esityksen jälkeen Informaatiotutkimuksen päätoimittajalta, Susanna Nykyriltä:
”[…] En pidä mielekkäänä, että heikentäisimme mielenkiintoisten ulkomaisten kirjoittajien houkuttelemis-edellytyksiä sillä, että perisimme heiltä artikkelimaksun. On muutoinkin haastavaa kehittää lehteä huomioimaan myös kansainvälisempi potentiaali, mutta mielestäni sitä(kin) on syytä tehdä esim. Suomessa järjestettävien kansainvälisten konferenssien yhteydessä julkaistavien teemanumeroiden muodossa. Toivon siis, että tätä seikkaa vielä pohditaan ja löydettäisiin ratkaisu, joka olisi omiaan parantamaan kotimaisten tiedelehtien kansainvälistäkin vaikuttavuutta.”
Ohjausryhmä keskusteli palautteesta ja totesi, että Nykyrin esiin nostama teema otetaan mallia kehitettäessä huomioon.
7.5. Kokouksen kuluessa esiin nousivat myös kotimaisten lehtien pitkäaikaissaatavuudesta ja -säilytyksestä. Teemat liittyvät Kotilavaan, mutta eivät kuulu suoraan projektin tehtäviin. Sovittiin, että seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen pyydetään Esa Pekka Keskitalo kertomaan Kansalliskirjaston ja Suomen tiedekustantajien liiton välisistä aiheeseen liittyvistä keskusteluista.
8§ Seuraava kokous
Seuraava kokous päätettiin pitää 11.12.2017 Kansalliskirjaston auditoriossa.
9§ Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja Tiina Eklund päätti kokouksen kello 14.