Aika: 20.12.2016 klo 13-16
Paikka: klo 13-16 Metsätalolla sali 9 (3. Krs). Unioninkatu 40, etäyhteysosoite https://connect.funet.fi/kk_kokous.
Jäsenet:
Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto, projektipäällikkö
Jukka Katainen, Aalto-yliopisto, hankinta-asiantuntija
Päivikki Karhula, Eduskunnan kirjasto, sihteeri
Jussi Kärki Satakunnan ammattikorkeakoulu, etäyhteydellä
Pertti Föhr Lahden ammattikorkeakoulu
Eero Koivula, Tampereen teknillinen yliopisto (TTY)
Nicola Nykopp, Helsingin yliopisto
Anu Karsisto, Aalto yliopisto
Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto
Marja-Liisa Seppälä, Kansalliskirjasto
Pöytäkirja
Projektiryhmän sihteeri
Projektiryhmälle ei valittu sihteeriä edellisellä kerralla. Sovittiin, että sihteeriys on kiertävä. Päivikki Karhula aloittaa ensimmäisessä kokouksessa sihteerinä.
Projektiryhmän edellinen kokous https://www.kiwi.fi/x/VolFB
Pöytäkirjat ovat avoimia kaikille, joten osallistujia pyydetään tarkistamaan heitä koskevien tietojen oikeellisuus.
Edellisen kokouksen pöytäkirjasta ei ollut huomautettavaa.
Hankintayhteistyön ohjausryhmän kokous 1.12.2016
Minna-Liisa Kivinen esitteli ohjausryhmän kokouksessa käytyjä asioita. https://www.kiwi.fi/x/FIxFB
Ohjausryhmä hyväksyi hankinnan kohteen kuvauksen.
Hankittavasta järjestelmästä puhutaan tästä eteenpäin kirjastojen taustajärjestelmänä, mikä tarkoittaa myös, että tiedonhaun käyttöliittymä ei kuulu hankinnan piiriin lukuun ottamatta rajapintoja.
Melindan tulo mukaan kilpailutukseen ei ole vielä selvä asia.
Ohjausryhmä tulee selvittämään hankintakonsortioiden liitännät hankintaan.
Ennakkotietoilmoitus julkaistu jo Hilmassa ja EU:n hankintailmoitusportaalissa ja ilmoittautumisia on jo tullut. Ilmoittautumiset löytyvät ns. markkinatutkimussivulta.
Hankintayhteistyösopimus ja ennakkotietoilmoitus. Jukka Katainen esitteli hankintaan liittyvien sopimusten tilanteen.
Hankintayhteistyösopimuksessa on vielä joitakin asioita, jotka ovat neuvoteltavana. Museoviraston ja Aalto-yliopiston välillä. Avoinna oleviin teemoihin kuuluvat mm. salassapito ja mahdollisten markkinaoikeuskulujen jakoperusteet.
Uusi hankintalaki tulossa voimaan vuodenvaihteen jälkeen, ja se pyritään myös huomioimaan jo tässä vaiheessa.
Markkinatutkimus
Ennakkotietoilmoituksen perusteella kiinnostuksensa ilmoittaneiden yrityksien joukossa ovat jo keskeiset kirjastojärjestelmien tuottajat: BibLibre, Systematic, ExLibris (ALMA), OCLC, EBSCO (Folio), Innovative (Sierra), Tind (Tind library system) ja Axiell. Näiden lisäksi kiinnostuksestaan osallistua tarjouskilpailuun on ilmoittanut kaksi konsulttitaloa: Affecto ja Gofore.
Tammikuussa ilmoittautuneille organisaatioille lähetetään tarkempia tiedusteluja tarjolla olevista järjestelmistä sekä pyyntöjä hintatiedoista. Luotettavat hintatiedot pyydetään järjestelmien tarjoajilta.
Markkinatutkimussivulle voidaan liittää omia raportteja, koska sivut eivät ole julkiset verkkosivut. Esittelyihin liittyviä videoita ei saa laittaa avoimille verkkosivuille, mutta nämä materiaalit voidaan pitää projektin intrassa.
Esittelyt ja tutustumiskäynnit. Kirjastojärjestelmiin pyritään tutustumaan kirjastoissa, joissa ko. järjestelmät ovat käytössä. Vierailukohteet määritettävä joulun jälkeen ja osallistujia pyydetään esittämään ehdotuksia. Vierailukohteen olisi oltava osallistujien budjettiin nähden kohtuullisella matkustusetäisyydellä (Euroopassa) ja sen olisi mielellään oltava samaa kokoluokkaa kuin hankintakonsortio.
Ex Libriksen kanssa pidettiin tekninen palaveri marraskuun lopussa. Neuvottelussa tuli esille muutamia keskeisiä ongelmakohtia, jotka jäivät ratkaisematta.
1) Saatavuustiedot. ALMAssa on ongelmia saatavuustietojen esittämisessä ja haravoinnissa. Haravointi tapahtuu ALMAssa kahdesti päivässä. Vaatimusmäärittelyihin on liitettävä rajapinta saatavuustietoihin.
2) Melinda ja yhteisluettelon toimivuus. Ehdotuksena oli, että Alephia käytettäisiin ALMAn ja muun järjestelmän välissä (ehdotus). Dokumentointi ei tue väitettä olemassaolevista rajapinnoista ns. network zonen kautta.
Web-palaveri Innovativen kanssa sovittu, 25.1.2017, klo 15-17. Palaverista kiinnostuneita projektiryhmäläisiä pyydettiin ilmoittautumaan.
Hankinnan projektisuunnitelma
Käytiin läpi projektisuunnitelma https://www.kiwi.fi/x/HQNhB ja sovittiin työnjaosta vaatimusmäärittelyn eri osiin perehtymisen osalta. Työnjako merkittiin projektisuunnitelman päivitettyyn versioon.
Viestintäsuunnitelma puuttuu vielä projektisuunnitelmasta, ja on tulossa siihen täydennyksenä.
Tietoturva- ja tietosuojavaatimuksissa pyritään siihen, että järjestelmä täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Erityiskysymyksenä nostettiin esille mahdollinen osallistuvien organisaatioiden yhdistyminen hankkeen aikana.
Sovittiin, että jaetaan projektiryhmäläisten lomakalenterit outlook-kalenterin kautta.
Vaatimusmäärittelyn rakenne ja muoto
Sovittiin, että vaatimusmäärittelyt tehdään SYNin vaatimusmäärittelyn tapaan excel-taulukkona.
Käyttötapausten tarkoituksena on kuvata prosesseja ja antaa vaatimusmäärittelyssä esitetyille vaatimuksille konteksti, mutta niitä ei voida käyttää pisteytyksessä samaan tapaan kuin yksittäisiä vaatimuksia. Käyttötapauksia tehdään säästeliäästi, mutta niitä tarvitaan erityisesti seuraavissa tapauksissa: 1) osakohteiden käsittely (poikkeuksellinen järjestely kirjastojärjestelmien tuottajille), 2) e-aineistojen käsittely, 3) varaukset, 4) auktoriteettitiedot
Vaatimusmäärittelyt ja käyttötapaukset pyritään tuottamaan jo lähtökohtaisesti samassa muodossa. Minna-Liisa tekee mallipohjan käyttötapausten esittämiselle ja vaatimusmäärittelyille. Minna-Liisa Kivinen valmistelee pohjat kuluvan viikon aikana.
Työskentelyalustasta
Ehdotetaan, että käytetään projektin kokousasiakirjoihin Kansalliskirjaston wiki-alustaa.
Yhteistyövälineenä päätettiin käyttää Sharepointin OneDrivea.
Ohjausryhmälle vietäviä asioita
Ei tullut esille ohjausryhmän päätettäväksi vietäviä asioita.
Seuraava kokous
Sovittiin, että seuraava kokous pidetään 13.1.2017 klo 13 Kansalliskirjaston Fabianian kokoushuoneessa ja 13.30-16.00 kokous on yhteinen ohjausryhmän kanssa. Yhteisen kokouksen asialistalla on ryhmien esittäytyminen toisilleen ja projektisuunnitelma.
Tiedotusasiat
Ei tiedotettavaa.
Muut asiat
Ei muita asioita.