Hankintayhteistyön ohjausryhmä
Aika: 2.12.2016
Paikka: Kansalliskirjaston kokoushuone, Yliopistonkatu 1, Helsinki. Etäyhteysosoite on https://connect.funet.fi/kk_kokous
Kokouksen osallistujat:
Cecilia af Forselles, SKS:n kirjasto
Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskola
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Hanna Lahtinen, Laurea-ammattikorkeakoulu - etänä
Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulu - etänä
Matti Raatikainen, Aalto-yliopisto
Irma Reijonen, Kansalliskirjasto
Kimmo Tuominen, Helsingin yliopisto
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskola (Fucio)
Jussi Piipponen, Helsingin yliopiston kirjasto, SYN
Esittelijät
Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto (projektipäällikkö)
Jukka Katainen, Aalto-yliopisto (hankinta-asiantuntija)
Muistio
1. Ohjausryhmän järjestäytyminen
Ohjausryhmän jäsenten esittäytyminen. Valitaan ohjausryhmälle puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri.
Esitys: Ohjausryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä nimittää ohjausryhmälle sihteerin.
Päätös: Kokouksen osallistujat esittäytyivät. Valittiin Matti Raatikainen ohjausryhmän puheenjohtajaksi ja Hanna Lahtinen varapuheenjohtajaksi. Nimitettiin Jussi Piipponen ohjausryhmän sihteeriksi.
2. Hankintayhteistyö
Minna-Liisa Kivinen esittelee hankinnan kohteen ja hankinnan organisaation sekä alustavan aikataulun. Jukka Katainen käy läpi hankintayhteistyöhön ja hankinnan onnistumiseen liittyviä asioita.
Esitys: Hyväksytään hankinnan kohteen kuvaus ja alustava aikataulu.
Päätös: Lisättiin hankinnan kohteen kuvaukseen maininta asiakasrekistereistä, ja hyväksyttiin kuvaus. Hyväksyttiin alustava aikataulu. Projektiryhmä voi lähteä laatimaan projektisuunnitelmaa alustavan aikataulun pohjalta. Suunnittelussa huomioidaan yleiset loma-ajat.
Päätettiin lisäksi, että konsortioiden osallistumista käsitellään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. Kokousta varten Kansalliskirjasto tekee Linnea2-konsortion kuvauksen ja Helsingin yliopiston kirjasto Helka-konsortion kuvauksen. Sinikka Luokkanen ja Hanna Lahtinen huolehtivat, että kokoukseen saadaan AMKIT-konsortion kuvaus. Konsortioiden kuvauksissa oleellista on konsortion sopimusrakenteen ja järjestelmän loogiseen rakenteen kuvaus.
Keskustelussa tuotiin esille seuraavia asioita:
- Viestintä on erittäin tärkeä osa hanketta. Viestintäsuunnitelma tulee osaksi projektisuunnitelmaa.
- Todettiin, että ohjausryhmän ja projektiryhmän olisi hyvä kokoontua myös yhdessä.
- Kilpailutus tehdään verraten pienellä organisaatiolla, ja projektiryhmän rooli korostuu. Projektipäällikön on tuotava ohjausryhmän tietoon, jos projektiryhmä ei toimi toivotulla tavalla.
- Kysymys siitä, onko kyse myös Melindan järjestelmän kilpailutuksesta, ratkaistaan myöhemmin.
- Markkinakartoituksen myötä saadaan tietoa uuteen järjestelmään liittyvistä kustannuksista.
- On tärkeää viestiä osallistuville organisaatiolle hankintaan sitoutumisen aikataulusta ja tähän liittyvistä vaatimuksista.
3. Yhteishankintasopimus
Minna-Liisa Kivinen ja Jukka Katainen esittelevät hankintayhteistyösopimuksen luonnoksen. Hankintayhteistyösopimus on ollut kommentoitavana mukana olevissa organisaatioissa ja sopimusta on muokattu kommentointikierroksen jälkeen. Sopimus vaatii vielä viimeistelyä: Aalto-yliopiston ja Museoviraston juristi sopimassa palaveria, jotta viimeiset asiat saataisiin viilattua. Hankintayhteistyösopimus lähetetään organisaatioihin allekirjoitettavaksi, kun valmis.
Esitys: Hyväksytään hankintayhteistyösopimus luonnos. Ellei sopimukseen tule radikaaleja muutoksia, voidaan edetä.
Päätös: Hyväksyttiin hankintayhteistyösopimuksen luonnos. Ellei sopimukseen tule radikaaleja muutoksia, se voidaan laittaa osallistuviin organisaatioihin allekirjoitettavaksi.
Päätettiin, että jos sopimukseen tulee radikaaleja muutoksia, se tuodaan käsiteltäväksi seuraavan ohjausryhmän kokoukseen.
4. Projektin riskianalyysi
Minna-Liisa Kivinen esittelee projektin riskianalyysin https://www.kiwi.fi/x/VgFVB. Keskustellaan riskeistä ja niihin varautumisesta.
Esitys: Keskusteltavaksi.
Päätös: Täydennettiin riskianalyysiä. Riskien listalle lisätään seuraavat: kustannustason sopivuus, osallistujien ymmärrys sitoutumisen tarpeesta, tuote ei vastaa todellisuudessa sen kuvausta. Lisäksi muutettiin riskianalyysissa jo olevien riskien arvioita. Projektiryhmän vähäinen työaika on tasoltaan suuri riski. Jos hankintadokumenteista ei päästä yhteisymmärrykseen, vaikutus on suuri.
5. Ennakkotietoilmoitus
Hankinnan ennakkotietoilmoituksen tarkoituksena on saada potentiaaliset tarjoajat ilmoittautumaan, mikä helpottaa hankinnan etenemistä ja toimittajien tasapuolista kohtelua. Jukka Katainen esittelee ennakkotietoilmoituksen sisällön (Ennakkotietoilmoitus_draft.pdf). Ensi vaiheessa ennakkoilmoitus julkaistaan vain Aalto-yliopiston ja Kansalliskirjaston nimissä (ja viitataan että mukana on lukuinen määrä muita), koska vielä ei tiedetä ketkä on mukana hankintayhteistyössä. Myöhemmin voidaan julkaista toinen, jossa on kaikki osallistujat mukana.
Esitys: Käydään läpi ennakkotietoilmoitus ja päätetään sen julkaisemisesta.
Päätös: Tehtiin pieniä tarkennuksia ja korjauksia ilmoitukseen, ja päätettiin, että ilmoitus julkaistaan välittömästi. Jukka Katainen lähetti ilmoituksen julkaistavaksi HILMAssa ja EU:n virallisessa lehdessä.
6. Markkinakartoitus
Hankinnan esiselvittelyyn kuuluu olennaisena osana markkinakartoitus, jossa tutustutaan olemassa oleviin järjestelmiin ja niiden tarjontamalleihin. Kansalliskirjasto on järjestänyt vuoden 2016 aikana esittelyjä ja tutustumiskäyntejä. Minna-Liisa Kivinen esittelee tämän hetkisen markkinakartoituksen tilanteen Kirjastojärjestelmähankinta - markkinakartoitus 2016.pptx.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Hankinnan valmistelua varten kootaan yhteen raportteja, joissa esitellään eri järjestelmiä. Raportteja on jo kertynyt muun muassa järjestelmätoimittajien esityksistä ja kirjastovierailujen myötä.
Lisäksi sovittiin, että Kuno Örhman esittelee eDuunin käyttöä seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa.
7. Tiedotusasiat
Sovittiin, että Minna-Liisa Kivinen lähettää lyhyen tiedotteen ohjausryhmän kokouksesta Linnea2-sähköpostilistalle, AMKIT-listalle ja muille mukana oleville organisaatioille.
8. Muut asiat
9. Seuraavat kokoukset
Ohjausryhmä valmistautuu pitämään kokouksia kerran kuukaudessa. Sovittiin seuraavat kokousajat: 13.1. klo 14, 15.2. klo 12 ja 16.3. klo 13.
Loput kevään kokoukset sovitaan myöhemmin.
Kokoukset pidetään Kansalliskirjaston tiloissa Helsingin keskustassa ja kokouksiin voi osallistua myös etäyhteyden avulla.
10. Kokouksen päättäminen
Päätettiin kokous klo 14.30.