KANTO – National Agent Data is a data repository containing the standard name forms of agents, who are the authors or subjects of materials published in Finland. These name forms are generated in connection with creating descriptions for the National Bibliography. In addition to the descriptions of persons and organisations related to publications produced in Finland, Kanto contains some data on foreign persons and organisations. Kanto is an online version of the Asteri name database.

Asteri is a name or agent database maintained by the National Library of Finland, which describes agents included in publication data. The authorized or standard name forms in Asteri collect different name forms together (e.g. forms in different languages or different spellings), and they also help to distinguish between persons or organisations with the same name.

The amount of personal data published in Kanto is based on an assessment of what information is necessary for the identification of materials and agents.

An agent refers to a person or organisation related to published scientific or artistic material, or manuscript or archive material, for example. Person means a real person or an identity created by a real person (alone or together with one or more other persons). Organisation refers to an organisation or group of individuals, who are known by a specific name and act or may act as a single entity. An agent may be, for example, a writer, composer, musical group or publisher. It may also be a person or organisation that is the subject of a book, such as a royal person, political activist, wartime battalion or local company.

Agent metadata refers to the descriptions of persons and organisations in the Library’s Name Database.

The statutory duties of the National Library include the storage, collection and making available of information related to its materials and collections. The description of agents in the name database maintained by the National Library is related to the Finnish National Bibliography; in other words, the descriptions usually concern persons and organisations, that are the authors or the subject of materials published in Finland. Foreign agents are described if it is necessary for data search purposes.

Agents will be described in the Name Database:

• when a publication in the National Collection is to be described
• if the agent’s name has several forms
• if there are several agents with the same name
• if the agent’s name has changed or the person has multiple identities
• upon request.

When describing agents, libraries comply with the following international standards and guidelines, for example:

• RDA Resource Description and Access (rdatoolkit.org)
  • application instructions for describing agents can be found on the Agent Metadata Service website (in Finnish)
• ISNI International Standard Name Identifier (isni.org)
• European Commission, ISA Programme eGovernment Core Vocabularies (Person) (http://joinup.ec.europa.eu/site/core_vocabularies/Core_Vocabularies_v1.1/Core_Vocabularies_v1.1.htm).

Descriptions of agents related to materials are created to facilitate data search and to ensure the quality of the data contained in libraries’ databases. The description of agents also facilitates the work of those who describe published material.

• Descriptions make it possible to identify agents unambiguously.
• Agent description data can be used to distinguish between agents with the same name.
• Description data combines the different spellings and language versions of an agent’s name.
• If publications related to one identity include different name forms, one of them is chosen to be used in the description of the material. Uniform name forms facilitate the work of those who describe material and benefit customers, who will find the materials related to one identity with a single author or keyword search.

The Asteri name database maintained by the National Library contains metadata on nearly 155,000 people and around 49,500 organisations (July 2021).

Toimijoita kuvaillaan Kansalliskirjaston ylläpitämään nimitietokantaan kansallisbibliografian näkökulmasta eli kuvailua yleensä tehdään henkilöistä ja yhteisöistä, jotka ovat Suomessa julkaistuissa aineistoissa tekijöinä tai kohteena.

When describing agents related to the National Library’s National Collection, it is considered necessary to include the following information:

• name of the agent (real name, full name, different name forms, different spellings)
• dates and places associated with the agent
• occupation and industry/industries in which the person or organisation is or has been engaged
• relationships between agents and public identities
• standard and other identifiers identifying the agent (e.g. ISNI, ORCID)
• sources of information used in the description.

The general source of information is mainly the material to be included and described in the National Collection. In addition to this material, the sources of information include Finnish reference books, registers, online dictionaries and encyclopaedias, authors’ own websites, publishers’ websites, newspapers, etc. Sometimes information is received from the creators themselves. The sources of information used to describe agents are public.

The sources of information used to describe foreign agents include other countries’ national bibliographies and the VIAF database (http://viaf.org/). The information is retrieved from a source that is as up to date as possible.

The reliability of online sources of information is always assessed on a case-by-case basis.

The National Library aims to make the data it produces open whenever possible.

• Open data ensures that the data of agents related to publications produced in Finland is openly available and usable in all libraries, including those outside the Melinda library network. Open data is also available in other organisations in the library, archive and museum sector and in public administration organisations.
• The high-quality work carried out in the National Library provides visibility and improves the transparency of the work.
• Making name data open helps to reduce the duplication of work done by libraries and makes it possible to harmonise data and link it to other databases. The aim in uniform name data and openness is to ensure that both domestic and foreign databases contain correct data on Finnish agents.
• Open data makes it possible, for example, to link Wikidata with data in the ISNI database and to expand agent metadata. The linking of ORCID researcher identifiers could also be useful.
• By making agent data related to publications produced in Finland open, the National Library contributes to the construction of an international metadata network. This will improve the efficiency of open metadata production and data retrieval internationally.

The language of agent descriptions is Finnish, but texts and titles in the Kanto view in Finto have been translated into English.

The user interface language can be changed from the menu in the upper right corner of the Finto.fi service (suomi/på svenska/in English).

If you have any questions or clarifications, or you want to give feedback, please contact us: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

The controller, i.e., the party responsible for processing your data, is the National Library of Finland. The controller’s contact person is Nina Hyvönen.

Our contact details:

Kansalliskirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto

Service address (requests for supplementing and correcting personal data): toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi

Contact details of the Data Protection Officer: tietosuoja @ helsinki.fi

Kirjaston nimitietokannassa käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• henkilön julkisiin identiteetteihin liittyvät nimet (etunimet ja sukunimi, aikaisemmat nimet, salanimet, nimimerkit)
  
• henkilön ammatti ja toimiala
• henkilöön liittyvä(t) yhteisö(t)
• henkilön tutkinnot ja arvonimet (jos tiedossa)
  
• henkilön syntymävuosi tai elinvuodet
• henkilöön liittyvä/-t paikka/paikat
  
• henkilöön liittyvät tunnisteet (mm. ORCID-, ISNI- ja muut vastaavat tunnisteet)
• julkaisut, joihin henkilö liittyy tekijänä tai kohdehenkilönä.

Emme käsittele henkilöiden henkilötunnuksia tai yhteystietoja.

Kansalliskirjaston nimitietokannassa tarvitaan henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• henkilöiden yksiselitteisen tunnistamiseen
• samannimisten henkilöiden erottamiseen toisistaan
• aineiston kuvailun ja tiedonhaun helpottamiseen
• kirjastojen tietokannassa olevan tiedon laadun varmistamiseen
• ISNI-tunnuksen saamiseen.

Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan tiedonhaun helpottamiseksi, kirjastotietokantojen laadun varmistamiseksi ja kulttuuriperinnön säilyttämiseksi. Kokoelmien hallinta edellyttää, että sekä toimijat että luovan työn tulokset ovat tunnistettavissa ja erotettavissa toisistaan ja että niitä koskeva tieto voidaan säilyttää mahdollisimman kattavana ja ymmärrettävänä tuleville sukupolville.

Henkilötietojen käsittely Kantossa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraavaan kohtaan:

• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.
  

Pääasialliset säädökset:

• Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• Tietosuojalaki (1050/2018)

Asteri-nimitietokannassa olevia (ja Kantossa julkaistuja) tietoja ylläpitävät Kansalliskirjaston toimijakuvailun asiantuntijat. 

Kansalliskirjaston lisäksi Asterin tiedontoimittajina toimii muutama yliopistokirjasto, joka ylläpitää omaan yliopistoonsa liittyvien väitöskirjatekijöiden tietoja.

Kansalliskirjaston lisäksi Asterin tiedontoimittajina toimii muutama yliopistokirjasto, joka ylläpitää omaan yliopistoonsa liittyvien väitöskirjatekijöiden tietoja.

Alla löydät linkkejä Asterin tiedontuottajina toimivien yliopistojen sivuille, joissa kerrotaan tarkemmin henkilötietojen käsittelyn periaatteista:

• Aalto yliopisto (henkilötietojen käsittely yleisellä tasolla): https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tietosuoja-ja-henkilotietojen-kasittely-aalto-yliopistossa
• Turun yliopisto (kohta Väitösilmoituksen tietosuojailmoitus): https://www.utu.fi/fi/ajankohtaista/medialle/viestinnan-tietosuojailmoitukset
• Oulun yliopisto (osio Tietoaineistopalvelut): https://www.oulu.fi/fi/yliopisto/kirjasto/henkilotietojen-kasittely-oulun-yliopiston-kirjastossa

Tietoja aineistoon liittyvistä henkilöistä on kerätty kirjastossa useiden vuosikymmenten ajan. Jokaisen rekisteröidyn informointi ja suostumuksen pyytäminen jälkikäteen vaatisi kohtuuttoman paljon työtä verrattuna asian laatuun ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviin riskeihin.

Rekisterin tiedot tallennetaan aineistojen kuvailun yhteydessä. Tiedot ovat pääosin peräisin kuvailtavasta aineistosta. Elinvuositiedot kootaan julkaistuista lähteistä kuten matrikkeleista, väitösilmoituksista tai saadaan henkilöiltä itseltään.

Toimijan yksiselitteisesti identifioivat tiedot säilytetään pysyvästi (Kansalliskirjaston lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi).

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää toimijakuvailupalvelun postiin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. 

Kansalliskirjaston nimitietokannan sisältämät kuvailutiedot ovat nähtävissä Kantossa Finto-palvelussa. Kuvailutiedot ovat vapaasti poimittavissa ja hyödynnettävissä Kansalliskirjaston tarjoamien avoimien rajapintojen avulla.

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää toimijakuvailupalvelun postiin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. 

Henkilön pyynnöstä voidaan häntä koskevia yksittäisiä tietoja muokata. Muokkaus on kuitenkin tehtävä siten, että yksiselitteisen identifioimisen periaatteet täyttyvät myös nimitietokantaan jäävillä tiedoilla.

Jotta toimijoita pystyttäisiin tunnistamaan yksiselitteisesti myös vuosien kuluessa, seuraavat tiedot on niiden kuvailussa määritelty pakollisiksi (jos ne ovat tiedossa):

• henkilön nimi ja nimeen liittyvät variaatiot (mm. sukunimi ja etunimi/etunimet, lyhennetty nimi, nimen mahdolliset translitteraatiot)
• henkilön syntymäaika/elinvuodet
• toimiala
• ammatti
• henkilöön liittyvä maa ja/tai paikat
• henkilöön liittyvät yhteisöt.

Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita, väitösilmoituksia tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti. On tärkeää tallentaa kaikki kuvailun hetkellä tiedossa olevat tiedot, jotta henkilö voidaan niiden avulla tunnistaa myös myöhemmin, vaikka 50 vuoden päästä.

Kuvailuhetkellä yksiselitteinen nimen muoto voi olla toisella ajanhetkellä moniselitteinen. Voi olla, että pelkkä nimi ei riitä identifiointiin tulevaisuudessa, ja tähän tilanteeseen varaudutaan jo etukäteen syntymävuositiedon avulla.

Toimijoiden kuvailussa käytettyjä ammattitermejä poimitaan metatietosanastosta, toimialaa kuvaavia termejä puolestaan YSO-ontologiasta.

Tiedot henkilön ammatista ja häneen liittyvästä toimialasta perustuvat kuvailuhetkellä saatavilla oleviin tietoihin ja pohjautuvat käsillä olevaan kuvailtavaan aineistoon tai muihin hakuteoksissa, matrikkeleissa tai muissa tiedonlähteissä oleviin tietoihin.

Joskus toimijasta ei kuitenkaan löydy ammattitietoa. Tällöin kirjoittajan toimiala päätellään aineiston aiheen perusteella.

Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Toimijoihin liittyvät tunnisteet ovat kuvailussa tärkeässä asemassa.

Kansalliskirjaston nimitietokannassa oleville toimijoille on hankittu ISNI-tunnukset. ISNI-tunnus (International Standard Name Identifier) identifioi globaalisti, ainutkertaisesti ja pysyvästi henkilöiden ja yhteisöjen julkiset identiteetit. Kansalliskirjasto toimii Suomessa rekisteröintitoimistona. Lisätietoja ISNI-tunnuksista löydät ISNI-tietopaketin sivuilla.

Myös ORCID-tutkijatunnukset lisätään kuvailuun, mutta satunnaisesti. ORCID (Open Researcher and Contributor ID) on kansainvälinen digitaalinen tutkijatunniste.

Kuvailuun merkitään myös yrityksen Y-tunnukset. Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus on yrityksen tai yhteisön yksilöimiseen käytetty, viranomaisten myöntämä tunnus. Y-tunnuksia voi hakea Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).

Erityisesti ulkomaalaisten toimijoiden kohdalla kuvailuun lisätään myös VIAF-tunnisteet. VIAF-tunniste (Virtual International Authority File) on kansainvälisesti sovittu tunnistenumero henkilötietojen kuvailutiedostolle. 

Tietoja toimijoista tarkistetaan ajoittain. Useimmiten tarkistus tehdään siinä vaiheessa, kun uusi julkaisu tulee kuvailtavaksi. Tietoja päivitetään myös pyynnöstä. 

Toimijoiden kuvailun tavoitteena on tuottaa laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa. Kuvailua tehdään kuvailustandardien mukaan, ja periaatteena on, että toimija kuvaillaan kattavasti ja kuvailuun sisällytetään kaikki tunnistamisen kannalta olennaiset asiat. Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita, väitöskirjailmoituksia tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

On kuitenkin huomattava, että nimitietokannasta löytyy eri aikakausien ja kuvailukäytäntöjen kerrostumia. Erityisesti vanhoissa toimijakuvailuissa tietoa on niukasti. Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Jos Kantossa olevat tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai epätarkkoja, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Kerro viestissäsi, mitä tietoja haluat korjata tai täydentää ja mihin tiedonlähteisiin perustat tietosi.

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään.

Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään.

Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. Kerro meille samalla perustietoja itsestäsi, jotta voimme identifioida sinut yksiselitteisesti.

Tietoja tekijään liittyvästä aineistosta haetaan kansallisbibliografiasta, ja sen takia Kanton aineistoluettelo voi vaikuttaa puutteelliselta. Kanton aineistoluettelossa ei myöskään näy artikkeleita.

Jos haluat täydentää tietojasi ORCID-tunnuksella, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.