***tässä vähän toistetaan asioita, eikä sujuvasti siirrytä asiasta toiseen?

KANTO  - Kansalliset toimijatiedot on tietovaranto, joka sisältää kansallisbibliografian kuvailun yhteydessä tuottamat ohjeelliset nimenmuodot Suomessa julkaistujen aineistojen tekijänä ja kohteena olevista toimijoista. Kotimaiseen julkaisutuotantoon liittyvien henkilöiden ja yhteisöjen kuvailujen lisäksi Kanto sisältää jonkin verran tietoja ulkomaalaisista henkilöistä ja yhteisöistä.

Kanto on verkossa julkaistu versio Asteri-nimititokannasta. Asteri on Kansalliskirjaston ylläpitämä tietokanta, jossa kuvataan julkaisutietojen sisältämiä toimijoita. Asterin auktorisoidut eli ohjeelliset nimenmuodot toisaalta sitovat yhteen erilaiset nimenmuodot (esim. erikieliset tai eri kirjoitusasut) ja toisaalta auttavat erottelemaan toisistaan samannimiset henkilöt tai yhteisöt.

Kantossa julkaistujen tietojen määrä pohjautuu arvioon siitä, mitä tietoa tarvitaan aineistojen tunnistamisen ja valinnan kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittelyyn.

Toimijalla tarkoitetaan henkilöä tai yhteisöä, joka liittyy julkaistuun tieteelliseen tai taiteelliseen aineistoon tai esimerkiksi käsikirjoitusaineistoon tai arkistomateriaaliin. Henkilö tarkoittaa todellista henkilöä tai todellisen henkilön (yksin tai yhdessä yhden tai useamman muun henkilön kanssa) luomaa identiteettiä. Yhteisö viittaa organisaatioon tai ryhmään henkilöitä, jotka tunnetaan tietyllä nimellä ja jotka toimivat tai voivat toimia yhtenä kokonaisuutena. Toimija voi olla esimerkiksi kirjailija, säveltäjä, yhtye tai kustantaja. Toimija voi olla myös kirjan aiheena oleva henkilö tai yhteisö, esimerkiksi kuninkaallinen henkilö, poliittinen aktivisti, sotien aikainen pataljoona tai paikallinen yritys.

Toimijakuvailulla tarkoitetaan henkilöiden ja yhteisöjen kuvailua kirjaston nimitietokantaan.

Kuvailu laaditaan yleensä Suomessa julkaistuissa aineistoihin liittyvistä henkilöistä ja yhteisöistä. Ulkomaalaisista toimijoista kuvailu tehdään, jos se on tiedonhaun kannalta tarpeellista.

Kuvailua toimijoista tehdään kansallisbibliografian näkökulmasta.

Kansalliskirjaston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu tallentaa, kerätä ja saattaa saataville aineistoihin ja kokoelmiin liittyvää tietoa. Aineistoihin liittyviä tekijöitä kuvaillaan aineiston kuvailun yhteydessä. 

Uusia kuvailuja toimijoista tehdään:

• kun kansalliskokoelmaan kuuluva julkaisu tulee kuvailuun
  
• jos nimi esiintyy useissa eri muodoissa
• jos on useita samannimisiä
• pyydettäessä
• jos nimi on vaihtunut tai henkilöllä on useita identiteettejä
• jos on käytettävissä julkaisu tai muu tiedonlähde, joka sisältää tietoa tekijästä (ja tämän tiedon avulla tekijä voidaan myöhemmin tarvittaessa erotella muista samannimisistä).
• Reeta_kommentoi: kansallisbibliografia ja kansalliskokoelma esiintyvät. Jos ovat sama asia, niin vain toista olisi syytä käyttää. Lisäksi voisi olla linkki Fennican ( ? ) sivuille.

Henkilötietojen tallennusta kirjastossa ohjaavat mm. seuraavat kansainväliset standardit ja ohjeet:

• RDA Resource Description and Access (www.rdatoolkit.org)
  • suomenkielinen sovellusohje toimijoiden kuvailuun löytyy toimijakuvailupalvelun sivuilta
• ISNI International Standard Name Identifier (www.isni.org)
• European Comission, ISA Programme eGovernment Core Vocabularies (Person) http://joinup.ec.europa.eu/site/core_vocabularies/Core_Vocabularies_v1.1/Core_Vocabularies_v1.1.htm

Toimijoiden kuvailun tarkoitus on esimerkiksi auttaa tiedonhakijaa tunnistamaan toimija ja löytämään toimijoita, jotka vastaavat tiedonhakijan esittämiä hakukriteerejä sekä löytämään toimijaan liittyviä muita toimijoita. Kuvailutiedoilla voidaan mm. erottaa samannimisiä toimijoita toisistaan tai yhdistää samaan toimijaan liittyvät eri kirjoitusasut ja erikieliset versiot.

Kansalliskokoelman aineistoon liittyvien toimijoiden kuvailua tehdään, jotta tiedonhaku helpottuisi ja kirjaston tietokannoissa olevan tiedon laatu varmistuisi. Toimijoiden kuvailulla myös varmistetaan, että kulttuuriperintö säilyy. Toimijat on erotettava toisistaan ja aineistot tunnistettava.

• Aineiston kuvailu helpottuu... (koska aineistoissa nimestä useita variaatioita ja kirjoitusasuja, eri translitterointteja, käytettävä nimenmuoto on valittuna ja muilla nimen muodoilla on mahdollista hakea)
• Tiedonhaku helpottuu (yhteen identiteettiin liittyvät aineistot löytyvät yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla)

Nimitietokannassa on henkilöitä lähes 155 000 ja yhteisöjä noin 49 500 (tammikuu 2021).

• "Suomalaisten toimijoiden kuvailussa yleisinä tiedonlähteinä käytetään Fennica- ja Viola-tietokantoja (=itse aineisto). Sen lisäksi tiedonlähteinä voidaan käyttää suomalaisia hakuteoksia, verkossa olevia sanakirjoja ja tietosanakirjoja, tekijöiden omia kotisivuja, sanomalehtiä tms. erikoislehtiä. Tiedot otetaan mahdollisimman ajantasaisesta lähteestä."
  
  "Ulkomaisten toimijoiden kuvailussa käytetään tiedonlähteinä muiden maiden kansallisbibliografioita ja VIAF-tietokantaa (http://viaf.org/). Jos toimijalla on suomalainen nimenmuoto, tiedonlähteenä voidaan käyttää suomalaisia hakuteoksia, suomenkielistä Wikipediaa tai muita suomenkielisiä, ajan tasalla olevia verkkoresursseja." 
• Verkossa olevien lähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
• tiedonlähteenä itse aineisto, verkossa olevat lähteet, matrikkelit, kustantaja, tekijä, sanomalehdet/artikkelit, muiden kansalliskirjastojen tietokannat (verkossa olevien tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti)

• "Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan tiedonhaun helpottamiseksi, rekistereiden laadun varmistamiseksi ja kulttuuriperinnön säilyttämiseksi. Kokoelmien hallinta edellyttää, että sekä toimijat että luovan työn tulokset  ovat tunnistettavissa ja erotettavissa toisistaan ja että niitä koskeva tieto voidaan säilyttää mahdollisimman kattavana ja ymmärrettävänä tuleville sukupolville. Samannimisten toimijoiden erottamiseksi voidaan tallentaa esimerkiksi syntymä- ja kuolinaika, ja jos nekin ovat samat, henkilön ammatti. Tietoja ei tallenneta enempää kuin yksiselitteisen tunnistamisen kannalta on tarpeen."
  • Reeta_kommentoi: Yllä oleva on itse asiassa ristiriidasa käytännön kanssa, sillä tässä annetaan ymmärtää, että ammatteja laitetaan vain, jos nimi ja syntymäaika ovat samat. Tosi asiassa ammatteja tallennetaan myös muulloin, käytännössä aina 'varmuuden vuoksi'.
• "Yksittäisen tekijän kannalta on olennaista, että hänen julkaisutuotantonsa erottuu mahdollisimman selkeästi muiden, mahdollisesti samannimisten tekijöiden julkaisuista." (muotoile toisin).
• Yhteen kuvailuun kerätään eri aineistoissa olevat nimen muodot, translitteraatiot ....
• Yhdenmukaiset nimenmuodot helpottavat aineiston kuvailijan työtä ja hyödyttävät asiakasta, joka löytää yhteen identiteettiin liittyvät aineistot yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla. Ne parantavat kirjastotietokantojen laatua ja helpottavat niiden ylläpitoa.

• Toimijoiden kuvailussa noudatetaan kansainvälisiä standardeja ja kansallisia ohjeita. Standardit on kerrottu kohdassa Minkä standardien mukaan toimijakuvailua tehdään?
  
• Kuvailusääntöjen mukaan samannimisiä henkilöitä erotetaan 1) syntymävuodella, 2) täydellisellä nimenmuodolla tai 3) ammatilla. Siksi on tärkeää merkitä kaikki kuvailun hetkellä tiedossa olevat tiedot.
  
• Tietoja ei tallenneta enempää kuin yksiselitteisen tunnistamisen kannalta on tarpeen. Reeta_kommentoi: Tämä ei tunnu pitävän paikkaansa (ks. kommentti edellisessä kohdassa, liittyy tähän.)
  
• Aineiston kuvailun hetkellä saattaa identifiointiin riittää pelkkä nimi, mutta koska samannimisiä saattaa ilmestyä myöhemmin, tekijää pitää identifioida tarkemmin käyttäen myös muita tietoja.
  
• Jotta Kansalliskirjasto voisi saada toimijalle ISNI-tunnuksen, nimi ei riitä. Yksiselitteiseen identifiointiin vaaditaan muitakin tietoja.

• Tiedot henkilön ammatista ja häneen liittyvästä toimialasta perustuvat kuvailuhetkellä saatavilla oleviin tietoihin ja pohjautuvat käsillä olevaan kuvailtavaan aineistoon tai muuhun hakutiedoissa, matrikkeleissa tai muissa tiedonlähteissä oleviin tietoihin.
• Ammattitermejä poimitaan metatietosanastosta (linkit), toimialaa kuvaavia termejä puolestaan YSOsta (linkki).

Toimijoiden kuvailun tavoitteena on tuottaa laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa. Kuvailua tehdään kuvailustandardien mukaan, ja siinä noudatetaan tietyt  tasot ja kuvailuelementtien pakollisuudet. Reeta_kommentoi: En osannut korjata tuota, 'noudatetaan tiettyjä tasoja ja kuvailuelementtien pakollisuuksia' olisi kieliopilllisesti oikeat sijamuodot, mutta 'noudatetaan tiettyjä tasoja' kuulostaa kummalliselta. En toki tiedä kuvailusta juuri mitään. Periaatteena on, että toimija kuvaillaan kattavasti ja kuvailuun sisällytetään kaikki tunnistamisen kannalta olennaiset asiat. Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

On kuitenkin huomattava, että näin ei ollut aina ja nimitietokannasta löytyy eri aikakausien ja kuvailukäytäntöjen kerrostumia. Erityisesti vanhoissa toimijakuvailuissa tietoa on niukasti. Tietoja päivitetään kyllä, mutta se tehdään satunnaisesti tai erikseen pyydettäessä.

Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, palautetta voi antaa toimijakuvailupalveluun (toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi).

• kirjastot, arkistot, museot, kustantajat, itse tekijät
• kuka muu? kansainvälinen kirjastoyhteisö
• linkitetyn datan resurssi

Jos on jotain kysyttävää, tarkennettavaa tai muuten haluat antaa meille palautetta, ota meihin yhteyttä: [email protected].

Kansalliskirjaston kansalliskokoelmaan liityvien toimijoiden kuvailussa nähdään tarpeelisena merkitä seuraavat tiedot:

• nimet (todellinen nimi, täydellinen nimi, eri nimenmuodot, eri kirjoitusasut, pseudonyymi(t))
• toimijaan liittyvät ajankohdat ja paikat
• henkilön ammatti ja toimiala(t), jo(i)lla henkilö tai yhteisö toimii tai on toiminut
• suhteet/viittaukset muihin toimijoihin
• toimijaa identifioivat standarditunnukset
• tiedonlähteet, joista tieto on otettu

• miksi: näin pystytään varmistamaan....

ALkuperäinen kysymys: Miksi toimijakuvailuja jaetaan avoimesti? / Julkaisemisen hyödyt

Hyötyä on useita. Henkilöihin liittyvän nimitiedon julkaisemisella mm. varmistetaan, että toimijoihin liittyvät eri identiteetit pystytään erottamaan yksiselitteisesti toisistaan kansallisissa ja kansainvälisissä tietokannoissa. Lisäksi hyöty nähdään siinä, että riittävään yksilöintiin tarvittavat tiedot auttavat yhdistämään tekijät heidän teoksiinsa, mikä puolestaan edesauttaa tekijänoikeuksien toteutumista.
Avoin data, siitä jotain?

Kansalliskirjaston tuottaman datan avoimuus on tavoitteena aina kun mahdollista.

• Datan avaamisella varmistetaan, että kansalliseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijoiden tiedot ovat avoimesti käytettävissä ja hyödynnettävissä kaikissa kirjastoissa, myös Melinda-kirjastoverkoston ulkopuolella. Avattu tieto olisi jatkossa myös muiden KAM-sektorin organisaatioiden sekä julkishallinnon organisaatioiden käytettävissä. Nimitietojen avaaminen toimii ensimmäisenä askeleena kohti KAM-sektorin yhteistä nimitietopalvelua.
• Kirjastossa tehdyllä laadukkaalla työllä saadaan hyvää näkyvyyttä ja työn läpinäkyvyys paranee.
• Asettamalla nimitiedot avoimeksi vähennetään kirjastojen tekemää päällekkäistä työtä ja mahdollistetaan tietojen yhtenäistäminen ja linkittyminen muihin tietokantoihin. Yhtenäisillä nimitiedoilla ja avoimuudella pyritään varmistamaan, että tiedot suomalaisista toimijoista ovat oikeat paitsi kotimaisissa myös ulkomaisissa tietokannoissa.
• Datan avaaminen mahdollistaa mm. Wikidatan ja ISNI-tietokannassa olevan tiedon linkittämisen ja toimijakuvailun rikastamisen. Myös ORCID-tutkijatunnisteiden mahdollisesta linkittämisestä voisi olla hyötyä.
• Suomalaiseen julkaisutuotannon liittyvien toimijoiden avaamisella osallistutaan kansainvälisen metatiedon verkoston rakentamiseen ja näin tehostetaan avoimena olevan metadatan tuotantoa ja tiedonhakua kansainvälisesti.

Henkilötietojen käsittely KANTOssa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden. (Lähde: tietosuojaseloste) Tietosuojaseloste on mielestäni  linkitettävä myös tähä

Kuvailuhetkellä yksiselitteinen nimenmuoto voi olla toisella ajanhetkellä moniselitteinen. Voi olla, että pelkkä nimi ei riitä identifiointiin tulevaisuudessa, ja tähän tilanteeseen varaudutaan jo etukäteen syntymävuositiedon avulla.

Toimijan yksiselitteisesti identifioivat tiedot säilytetään pysyvästi. Toimijoiden kuvailutietoja ei poisteta, sillä Kansalliskirjastolla on kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttämisestä pysyvä vastuu, ja aineistojen hävittäminen on Kulttuuriaineistolaissa kielletty. Aineistojen säilyttäminen edellyttää myös kuvailutietojen säilyttämistä.

Henkilön pyynnöstä voidaan häntä koskevia yksittäisiä tietoja muokata siten, että yksiselitteisen identifioimisen periaatteet täyttyvät myös Asteriin jäävillä tiedoilla.

*** Kansalliskirjaston ylläpitämä Melinda on avoimesti käytettävissä oleva tietokanta ja metatietovaranto, joka sisältää kuvailuja (metatietoja) kirjastojen kokoelmissa olevista julkaisuista. Aineistoon liittyvien toimijoiden kuvailu tapahtuu Asteri-nimitietokannassa, josta ohjeellisia nimimuotoja voi poimia Melindaan.

Asterissa olevia tietoja ylläpitävät toimijakuvailun asiantuntijat. Kansalliskirjaston lisäksi Asterin tiedontoimittajina toimii muutama yliopistokirjasto, joka ylläpitää omaan yliopistoonsa liittyvien väitöskirjatekijöiden tietoja.

ISNI, ORCID

myös muiden kirjastojen tunnukset (esim. VIAF)

tunnisteet tärkeässä asemassa: Asterissa oleville toimijoille on haettu ISNI-tunnukset, ORCIDit lisätään satunnaisesti

• ISNI-tunnus (International Standard Name Identifier) identifioi globaalisti, ainutkertaisesti ja pysyvästi henkilöiden ja yhteisöjen julkiset identiteetit.
• ISNIstä lisää tietopaketin sivuilla

• Jos Kantossa olevat tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai epätarkkoja, ota yhteyttä meihin: [email protected].
  

• Jos otsikkona jälkimmäinen kysymys, sitten voidaan lisätä myös tämä (hieman muokatuna):
  • tuttavien syntymävuosia ei voida täydentää Asteriin ilman asianomaisten lupaa
  • myöskään epämääräisiä tiedonlähteitä voida käyttää (voisi jotenkin muokata näin: mainitse, mistä tiedonlähteestä olet tiedot ottanut.)
• Reeta_kommentoi: Luulin, että vain omia tietojaan saa muokkailla. Jos muidenkin saa, niin se pitäisi sanoa jossain ihan s

Tietoja toimijoista tarkistetaan ajoittain. Useimmiten tarkistus tehdään siinä vaiheessa, kun uusi julkaisu tulee kuvailtavaksi. Tietoja päivitetään myös pyynnöstä. 

• Aiemmin tässä sivuilla, pitäisikö vähän muokata, poistaa jotain, on jo vähän lyhennetty:
  "Toimijoiden kuvailun tavoitteena on tuottaa laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa. Kuvailua tehdään kuvailustandardien mukaan ja siinä noudatetaan tietyt tasot ja kuvailuelementtien pakollisuudet. Periaatteena on, että toimija kuvaillaan kattavasti ja kuvailuun sisällytetään kaikki tunnistamisen kannalta olennaiset asiat. Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai siinä hyödynnetään erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
  

  On kuitenkin huomioittava, että näin ei ollut aina ja nimitietokannasta löytyy eri aikakausien ja kuvailukäytäntöjen kerrostumia. Erityisesti vanhoissa toimijakuvailuissa tietoa on niukasti. Tiedot päivitetään kyllä, mutta satunnaisesti tai pyynnöstä

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään. Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään. Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: [email protected]. Kerro meille samalla perustietoja sinusta, niin voimme identifioida sinut varmasti.

***Tietoja tekijään liittyvästä aineistosta haetaan kansallisbibliografiasta ja sen takia luettelo voi näyttää puutteellisena. Myöskään artikkelit eivät näy tässä yhtyedessä.