Tietopaketti Kantosta (työn alla)

*muista: milloin toimija/henkilö
Tapahtumat ja koulutukset 2021 esitys toimijoiden kuvailusta (lisäykset dioista turkoosilla)

Missä Mennään -webinaari 16.2.2021 esitys Kantosta

Tietosuoja - Asteri, KANTO, ISNI ja Melindan kuvailutiedot

tästä voidaan saada jonkin verran perusteluja näihin perusteluihin, miksi tätä tehdään/miksi on tärkeätä erottaa ihmisiä toisistaan: https://finlex.fi/fi/viranomaiset/ftie/2007/20070001

tietosuojaan liittyvät kysymykset, tähän voisi viitata jossain vastauksissaan tai ottaa mallia: https://tietosuoja.fi/gdpr

(Reeta otti tämän värin käyttöön.)

Yleistä

• Mikä Kanto on?
  • KANTO  - Kansallinen toimijatiedot on tietovaranto, joka sisältää kansallisbibliografian kuvailun yhteydessä tuottamat ohjeelliset nimenmuodot Suomessa julkaistujen aineistojen tekijänä ja kohteena olevista toimijoista. Kotimaiseen julkaisutuotantoon liittyvien henkilöiden ja yhteisöjen kuvailujen lisäksi Kanto sisältää jonkin verran tietoja ulkomaalaisista henkilöistä ja yhteisöistä.
  • Kanto on verkossa julkaistu versio Kansalliskirjaston ylläpitämästä Asteri-nimitietokannasta. Kantossa julkaistujen tietojen määrä pohjautuu arvioon siitä, mitä tietoa tarvitaan aineistojen tunnistamisen ja valinnan kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittelyyn.
  • Asterin toimijatiedot julkaistaan avoimena datana Kansalliskirjaston ylläpitämässä Finto-palvelussa.
• Milloin tekijä kuvaillaan kirjaston nimitietokantaan?
  
  • Kuvailu laaditaan yleensä Suomessa julkaistuissa aineistoihin liittyvistä henkilöistä ja yhteisöistä. Ulkomaalaisista toimijoista kuvailu tehdään, jos se on tiedonhaun kannalta tarpeellista.
  • Kansalliskirjaston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu tallentaa, kerätä ja saattaa saataville aineistoihin ja kokoelmiin liittyvää tietoa. Aineistoihin liittyvät tekijät kuvaillaan aineiston kuvailun yhteydessä.
  • Uusia kuvailuja toimijoista tehdään:
    • kun kansalliskokoelmaan kuuluva julkaisu tulee kuvailuun
    • pyydettäessä
    • jos nimi on vaihtunut tai henkilöllä on useita identiteettejä
    • jos nimi esiintyy useissa eri muodoissa
    • jos on useita samannimisiä
    • jos on käytettävissä julkaisu tai muu tiedonlähde, joka sisältää tietoa tekijästä (ja tämän tiedon avulla tekijä voidaan myöhemmin tarvittaessa erotella muista samannimisistä).
• Mikä on toimija, toimijakuvailu ja nimitietokanta?
  • Toimijalla tarkoitetaan henkilöä tai yhteisöä, joka liittyy julkaistuun tieteelliseen tai taiteelliseen aineistoon tai esimerkiksi käsikirjoitusaineistoon tai arkistomateriaaliin. Henkilö tarkoittaa todellista henkilöä tai todellisen henkilön (yksin tai yhdessä yhden tai useamman muun henkilön kanssa) luomaa identiteettiä. Yhteisö viittaa organisaatioon tai ryhmään henkilöitä, jotka tunnetaan tietyllä nimellä ja jotka toimivat tai voivat toimia yhtenä kokonaisuutena. Toimija voi olla esimerkiksi kirjailija, säveltäjä, yhtye tai kustantaja. Toimija voi olla myös kirjan aiheena oleva henkilö tai yhteisö, esimerkiksi kuninkaallinen henkilö, poliittinen aktivisti, sotien aikainen pataljoona tai paikallinen yritys.
  • Toimijakuvailulla tarkoitetaan henkilöiden ja yhteisöjen kuvailua kirjaston nimitietokantaan.
    
  • Nimitietokanta Asteri on Kansalliskirjaston ylläpitämä tietokanta, jossa kuvataan julkaisutietojen sisältämiä toimijoita (luonnolliset henkilöt, yhteisöt, suvut). Asterin auktorisoidut eli ohjeelliset nimenmuodot toisaalta sitovat yhteen erilaiset nimenmuodot (esim. erikieliset tai eri kirjoitusasut) ja toisaalta auttavat erottelemaan toisistaan samannimiset henkilöt tai yhteisöt. Asterissa olevat toimijatiedot on julkaistu Fintossa avoimena datana Kanto-nimisenä kokonaisuutena.
    
• Miksi toimijakuvailua tehdään?
  • Toimijoiden kuvailun tarkoitus on esimerkiksi auttaa tiedonhakijaa tunnistamaan toimija ja löytämään toimijoita, jotka vastaavat tiedonhakijan esittämiä hakukriteerejä sekä löytämään toimijaan liittyviä muita toimijoita. Kuvailutietojen tulisi erottaa kuvailtava toimija muista toimijoista, joilla on sama tai samankaltainen nimi.
    
  • Kansalliskokoelman aineistoon liittyvien toimijoiden kuvailua tehdään, jotta tiedonhaku helpottuisi ja kirjaston tietokannoissa olevan tiedon laatu varmistuisi. Toimijoiden kuvailulla myös varmistetaan, että kulttuuriperintö säilyy. Toimijoita on erotettava toisistaan ja aineistot tunnistettava.
    
  • Aineiston kuvailu helpottuu... (koska aineistoissa nimestä useita variaatioita ja kirjoitusasuja, eri translitterointteja, käytettävä nimenmuoto on valittuna ja muilla nimen muodoilla on mahdosta hakea)
  • Tiedonhaku helpottuu (yhteen identiteettiin liittyvät aineistot löytyvät yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla)
• Minkä kokoinen nimitietokanta on?
  • Tietokannassa on henkilöitä lähes 155 000 ja yhteisöjä noin 49 500 (tammikuu 2021).
• Mitä tiedonlähteitä käytetään toimijoiden kuvailussa? Mistä henkilötiedot on peräisin?
  • "Suomalaisten toimijoiden kuvailussa yleisinä tiedonlähteinä käytetään Fennica- ja Viola-tietokantoja (=itse aineisto). Sen lisäksi tiedonlähteinä voidaan käyttää suomalaisia hakuteoksia, verkossa olevia sanakirjoja ja tietosanakirjoja, tekijöiden omia kotisivuja, sanomalehtiä tms. erikoislehtiä. Tiedot otetaan mahdollisimman ajantasaisesta lähteestä."
    
    "Ulkomaisten toimijoiden kuvailussa käytetään tiedonlähteinä muiden maiden kansallisbibliografioita ja VIAF-tietokantaa (http://viaf.org/). Jos toimijalla on suomalainen nimenmuoto, tiedonlähteenä voidaan käyttää suomalaisia hakuteoksia, suomenkielistä Wikipediaa tai muita suomenkielisiä, ajan tasalla olevia verkkoresursseja." 
  • Verkossa olevien luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
• Mitä hyötyä toimijoiden kuvailusta on?
  • "Yksittäisen tekijän kannalta on olennaista, että hänen julkaisutuotantonsa erottuu mahdollisimman selkeästi muiden, mahdollisesti samannimisten tekijöiden julkaisuista." (muotoile toisin).
  • yhteen kuvailuun kerätään eri aineistoissa olevat nimen muodot, translitteraatiot ....
  • Yhdenmukaiset nimenmuodot helpottavat aineiston kuvailijan työtä ja hyödyttävät asiakasta, joka löytää yhteen identiteettiin liittyvät aineistot yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla. Ne parantavat kirjastotietokantojen laatua ja helpottavat niiden ylläpitoa.
• Kenelle tiedot toimijoista on tarkoitettu?
  • kirjastot, arkistot, museot, kustantajat, itse tekijät
  • kuka muu? kansainvälinen kirjastoyhteisö
• tietojen ajantasaisuus jollain tavalla (yleisellä tasolla)
  • tavoitteena laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa

  • MUTTA…

    • tiekannasta löytyy eri aikakausien ja käytäntöjen kerrostumia
    • joskus tekijä julkaisee yhden julkaisun, eikä tietoja päivitetä muuten kuin pyynnöstä
    • erityisesti vanhoissa auktoriteettitietueissa tietoa on niukasti
    • tietoja päivitetään kyllä, mutta sattumanvaraisesti
    • resurssit
      
    • uusien nimien auktorisointi- ja kannassa olevien korjauspyyntöjä voi lähettää toimijakuvailupalveluun [email protected]
• Mitä tietoja tarvitaan henkilön yksiselitteiseen identifiointiin?
  • Toimijoiden kuvailussa noudatetaan kansainvälisiä standardeja ja kansallisia ohjeita.
    
  • Kuvailusääntöjen mukaan samannimisiä henkilöitä erotetaan 1) syntymävuodella, 2) täydellisellä nimenmuodolla tai 3) ammatilla. Siksi on tärkeätä merkitä kaikki kuvailun hetkellä tiedossa olevat tiedot.
    
  • Aineiston kuvailun hetkellä saattaa identifiointiin riittää pelkkä nimi, mutta koska samannimisiä saattaa ilmestyä myöhemmin, tekijää pitää identifioida niin hyvin kuin mahdollista....
  • Jotta Kansalliskirjasto voisi saada toimijalle ISNI-tunnuksen, nimi ei riitä. Yksiselitteiseen identifiointiin vaaditaan muitakin tietoja.
• Miten saan yhteyden Kanton ylläpitäjiin?

  • Jos on jotain kysyttävää, tarkennettavaa tai muuten haluat antaa meille palautetta, ota meihin yhteyttä: [email protected]

• miten ammatti ja toimiala määrittyvät?
  • tiedot henkilön ammatista ja häneen liittyväst toimialasta määrittyvät kuvailuhetkellä oleviin tietoihin ja pohjautuvat käsillä olevaan kuvailtavaan aineistoon tai muun hakutiedoissa, matrikkeleissa tai muissa tiedonlähteistä oleviin tietoihin.
  • ammattitermejä poimitaan metatietosanastosta (linkit), toimialaa kuvaavia termejä puolestaan YSOsta (linkki).

Tietojen käsittelystä

• Mitä tietoa tallennetaan toimijakuvailuihin?
  •  Kansaliskirjaston kansalliskokoelmaan liityvien toimijoiden kuvailussa nähdään tarpeelisena välittää seuraavat tiedot:
    
    • nimet (todellinen nimi, täydellinen nimi, eri nimenmuodot, eri kirjoitusasut, pseudonyymi(t))
    • toimijaan liittyvät ajankohdat ja paikat
    • henkilön ammatti ja toimiala(t), jo(i)lla henkilö tai yhteisö toimii tai on toiminut
    • suhteet/viittaukset muihin toimijoihin
    • toimijaa identifioivat standarditunnukset
    • tiedonlähteenä itse aineisto, verkossa olevat lähteet, matrikkelit, kustantaja, tekijä, sanomalehdet/artikkelit, muiden kansalliskirjastojen tietokannat (verkossa olevien tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti)
  • miksi: näin pystytään varmistamaan....
• Miksi toimijakuvailuja jaetaan avoimesti? / Julkaisemisen hyödyt
  • Henkilöihin liittyvän nimitiedon julkaisemisella mm. varmistetaan, että toimijoihin liittyvät eri identiteetit pystytään erottamaan yksiselitteisesti toisistaan kansallisissa ja kansainvälisissä tietokannoissa. Lisäksi hyöty nähdään siinä, että riittävään yksilöintiin tarvittavat tiedot auttavat yhdistämään tekijät heidän teoksiinsa, mikä puolestaan edesauttaa tekijänoikeuksien toteutumista.
  • Kirjaston tuottaman datan avoimuus on meillä tavoitteena aina kun mahdollista.
    • Datan avaamisella varmistetaan, että kansalliseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijoiden tiedot ovat avoimesti käytettävissä ja hyödynnettävissä kaikissa kirjastoissa, myös Melinda-kirjastoverkoston ulkopuolella. Avattu tieto olisi jatkossa myös muiden KAM-sektorin organisaatioiden sekä julkishallinnon organisaatioiden käytettävissä. Nimitietojen avaaminen toimii ensimmäisenä askeleena kohti KAM-sektorin yhteistä nimitietopalvelua.
    • Kirjastossa tehdyllä laadukkaalla työllä saadaan hyvää näkyvyyttä ja työn läpinäkyvyys paranee.
    • Asettamalla nimitiedot avoimeksi vähennetään kirjastojen tekemää päällekkäistä työtä ja mahdollistetaan tietojen yhtenäistäminen ja linkittyminen muihin tietokantoihin. Yhtenäisillä nimitiedoilla ja avoimuudella pyritään varmistamaan, että tiedot suomalaisista toimijoista ovat oikeat paitsi kotimaisissa myös ulkomaisissa tietokannoissa.
    • Datan avaaminen mahdollistaa mm. Wikidatan ja ISNI-tietokannassa olevan tiedon linkittämisen ja toimijakuvailun rikastamisen. Myös ORCID-tutkijatunnisteiden mahdollisesta linkittämisestä voisi olla hyötyä.
    • Suomalaiseen julkaisutuotannon liittyvien toimijoiden avaamisella osallistutaan kansainvälisen metatiedon verkoston rakentamiseen ja näin tehostetaan avoimena olevan metadatan tuotantoa ja tiedonhakua kansainvälisesti.

• Mikä on juridinen perusta tietojen käsittelyyn?

  • Henkilötietojen käsittely KANTOssa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:

    • käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
    • henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden. (Lähde: tietosuojaseloste)
• Suomesta ei löydy toista samannimistä. Miksi syntymävuosi liitetään nimeeni?
• Kuinka pitkään tietojani säilytetään?
  • Toimijoita yksiselitteisesti identifioivia tietoja säilytetään pysyvästi.

    Toimijoiden kuvailutietoja ei poisteta, sillä Kansalliskirjastolla on kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttämisestä pysyvä vastuu, ja aineistojen hävittäminen on Kulttuuriaineistolaissa kielletty. Aineistojen säilyttäminen edellyttää myös kuvailutietojen säilyttämistä.

  • Henkilön pyynnöstä voidaan häntä koskevia yksittäisiä tietoja muokata siten että yksiselitteisen identifioimisen periaatteet täyttyy.
• Missä ja kuka ylläpitää tietojani?
  • Tiedot toimijoista kuvaillaan kansalliseen Melinda-metatietovarannossa ylläpidettävään Asteri-tietokantaan, joka on Knaslliskirjaston ylläpitämä.
  • Toimijakuvailun asiantuntijat ylläpitävät Asterissa olevia tietoja. Kansalliskirjaston lisäksi Asterin tiedontoimittajina toimii muutama yliopistokirjasto, joka ylläpitää omaan yliopistoon liittyvien väitöskirjatekijöiden tiedot.

Tunnisteista

• Mitä tunnisteita merkitään kuvailuun?
  • ISNI, ORCID
  • myös muiden kirjastojen tunnukset (esim. VIAF)
  • tunnisteet tärkeässä asemassa: Asterissa oleville toimijoille on haettu ISNI-tunnukset, ORCIDit lisätään satunnaisesti
    • ISNI-tunnus (International Standard Name Identifier) identifioi globaalisti, ainutkertaisesti ja pysyvästi henkilöiden ja yhteisöjen julkiset identiteetit.
    • ISNIstä lisää tietopaketin sivuilla
• Miksi orcid- tai isni-tunniste ei yksin riitä?

Tietojen korjaamisesta ja täydentämisestä

• Minua koskevat tiedot Kantossa ovat vanhentuneet tai virheelliset. Mitä teen? / Miten voin täydentää vanhentuneet ja virheelliset tiedot?

  • Jos Kantossa olevat tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai epätarkkoja, ota yhteyttä meihin: [email protected].
    

  • Jos otsikkona jälkimmäinen kysymys, sitten voidaan lisätä myös tämä (hieman muokatuna):
    • tuttavien syntymävuosia ei voida täydentää Asteriin ilman asianomaisten lupaa
    • myöskään epämääräisiä tiedonlähteitä voida käyttää (voisi jotenkin muokata näin: mainitse, mistä tiedonlähteestä olet tiedot ottanut.)
  • Komm: Luulin, että vain omia tietojaan saa muokkailla. Jos muidenkin saa, niin se pitäisi sanoa selvemmin / suoraan.
• Kuinka usein toimijoiden tietoja tarkistetaan? / Ovatko tiedot toimijoista ajan tasalla?
  • Tietoja toimijoista tarkistetaan aina välillä. Useimmiten siinä vaiheessa, kun uusi julkaisu tulee kuvailtavaksi. Tietoja päivitetään myös pyynnöstä. Komm: "aina välillä" on kovin epämääräinen ilmaus. 'Satunnaisesti' olisiko parempi? Voisiko kertoa, missä tilanteissa, jotta se aukeaisi?
• Miksi nimeni yhteydessä on julkaisu, jossa en ole ollut mukana?
  • Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään. Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: [email protected]. Jotta asiat saadaan kerrallaan kuntoon, pyydämme sinua antamaan mahdollisimman tarkkoja tietoja. (/tai jotain sellaista) Komm: Tämä kuulostaa vähän siltä, että me emme ota teihin missään tapauksessa yhteyttä, vaikka meillä on sähköpostiosoite. Ehkä ottaisin pois tuon 'kerralla kuntoon'-kohdan, sillä voidaanhan me kysyä, jos on jotain epäselvää (vaikka tietenkin olisi huippua, ettei tarttisi kysellä.)
    
• Miksi julkaisu, jossa olen ollut mukana, on kirjattu toisen henkilön nimiin?
  • Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään. Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: [email protected]. Kerro meille samalla perustietoja sinusta, niin voimme identifioida sinut varmasti. (Komm: lause loppui kesken, joten arvasin).
    
• miksi aineiston joukossa puuttuu useita julkaisuja, joissa olen ollut mukana? (muotoile paremmin)
• Olen ollut mukana tekemässä useita julkaisuja, joita ei ole merkitty nimiini Kantossa. Miksi näin on? (Ehdotuksena uudelleenmuotoiuksi)
  
  • (kaipaa tekstin sujuvoittamista, laitoin tähän vain ajatukset) Aineiston listaus ei ole täydellinen (eikä ole tarkoituskaan). Kantossa olevat tiedot perustuvat kansallisbibliografian aineistoon. Jos joku julkaisu ei kuulu kansalliskokoelmaan, se myös puuttuu Kantossa näkyvästä (aineisto)listauksesta. Myöskään artikkelit eivät näy tässä yhtyedessä.

Muuta

• Etkö ole löytänyt vastausta kysymykseesi? Komm: Tähän asti kysymykset ovat olleen minä-muodossa, mutta tämä on sinä-muodossa. Kysyjä siis vaihtuu lennosta. En tiedä, haittaako se ainostaan minua
  
  • Jos et ole löytänyt tältä sivulta vastausta omaan kysymykseesi, ota meihin yhteyttä: [email protected].