Hankinnan säännöt (luonnos)

Versio

1

Kirjoitettu alustavat säännöt kertaalleen. Ei kommentoitu tai käsitelty projekti- tai asiantuntijaryhmässä. 22.11.13 (KH)

2

Jatkotoimenpiteet:

määriteltävä ne säännöt, jotka välttämättömiä hankintaohjelman kannalta
määriteltävä yhteistyöhön liittyvät toimintapoliittiset linjaukset
linjattava muiden toimintasääntöjen kanssa, esim. aineistojen käytön hallinnan säännöt

UKJ:n kaikille yhteiset hankinnan säännöt koskevat kirjastojen hankintaa tekevää henkilökuntaa. Niiden tavoitteena on maksimoida yhteisestä järjestelmästä saatavat hyödyt ja minimoida siitä mahdollisesti aiheutuvat ongelmat

yhdenmukaiset käytännöt, tasapuolinen kohtelu, avoimuus
hankittavina olevien aineistojen näkyminen asiakkaille
työnkulkujen joustavuus
hankintavastuut, profiloituminen
omien tietojen oikeellisuudesta vastaaminen
käyttöoikeuksien kirjaaminen

Näiden sääntöjen lisäksi voi olla hankintayksikkökohtaisia sääntöjä, jotka liittyvät esim. aineistomäärärahan seurantaan.

Roolien kannalta?

E-aineistojen hankintaan liittyvät säännöt?

Ehdotus säännöksi	Jotta... (perustelut, syyt säännölle)	Kommentteja
kaikki tilaukset tallennetaan kirjastojärjestelmään	jotta muiden kirjastojen henkilökunta voi ottaa tilauksen huomioon omassa hankinnassaan jotta kirjastojärjestelmästä nähdään ajantasaiset kokoelmiin liittyvät tiedot jotta saadaan hankintoihin liittyviä raportteja ja tilastoja
kuhunkin tilaukseen liitetään kappale tai käyttöoikeus kirjasto, osasto, kokoelma, sijainti	jotta nähdään, missä aineisto on jatkossa käytettävissä jotta hankinnoista voidaan ottaa tilastoja ja raportteja osastoon jne. liittyvien kriteerien mukaan
kullekin hankittavalle kappaleelle ja käyttöoikeudelle määritellään ja tallennetaan niiden käyttöön liittyvät ehdot.	jotta nähdään, millä ehdoin aineisto on käytettävissä, ks. RDA luku 4 Aineiston hankintaan ja saatavuuteen liittyvät tiedot	määrittely voidaan tehdä myös automaattisesti kirjastojärjestelmään ennakkoon tallennettujen ehtojen mukaisesti (esim. aineistolaji + osastokoodi > kappaleen laina-aika)
tiedot näkyvät asiakasliittymässä mahdollisimman pian ja mahdollisimman laajasti
kukin tilaus kytketään oikeaan teos - ekspressio - manifestaatio -kokonaisuuteen	jotta kunkin tason tilaushistoria tallentuu järjestelmään jotta tilaus kohdistuu juuri haluttuun aineistoon
ennen tilauksen tekemistä tarkistetaan kirjastojärjestelmästä, ovatko hankittavan aineiston tiedot jo metatietovarannossa	jotta voidaan käyttää kirjastojärjestelmässä jo olevia kuvailutietoja jotta kunkin tason tilaushistoria tallentuu järjestelmään jotta metatietovarantoon ei luoda tuplatietueita
jos tilattavan aineiston kuvailutiedot puuttuvat kirjastojärjestelmästä, ne lisätään sinne tilauksen tekemistä varten	jotta tilaus voidaan kytkeä tilattavan aineiston tietoihin jotta tieto hankittavasta aineistosta välittyy aineistotoimittajalle jotta nähdään, mitä aineistoa kirjastoihin on tilattu
kuvailutietojen lisäämisessä noudatetaan kuvailusääntöjä ja -formaattia	jotta tiedot tallennetaan oikein jotta metatietovarantoon ei tallenneta virheellisiä tietoja / tietoja virheellisessä muodossa	pitääkö määritellä, mitkä aineiston kuvailutiedot vähintään on tallennettava hankintavaiheessa? "Tallennetaan aineiston identifoinnin kannalta olennaiset ja riittävät tiedot"?
kaikki tilauslomakkeen kentät täytetään mahdollisuuksien mukaan	jotta aineiston toimituksen kannalta tarpeelliset tiedot välittyvät aineistotoimittajalle jotta kirjastojärjestelmän toiminnallisuuksien (esim. aineistomäärärahan seuranta) kannalta tarpeelliset tiedot tallennetaan jotta hankinnan tilastojen ja raporttien kannalta tarpeelliset tiedot tallennetaan
hankintayksikkö pitää yksikkökohtaiset tietonsa kirjastojärjestelmässä ajantasaisina	jotta tilaukset, toimitukset ja laskut ohjautuvat oikein
hankintayksiköt vastaavat niille osoitetuista hankintaehdotuksista ja päättävät aineiston tilauksesta / tilaavat aineiston mahdollisimman pian	jotta hankintaehdotuksia tehneet asiakkaat ja henkilökunta saavat tiedon aineiston hankinnasta mahdollisimman pian

Kirjastot vastaavat yhteisessä järjestelmässä niille osoitetuista hankintaehdotuksista ja Open Access -aineistojen viitetiedoista.
Hankintatietojen osalta pyritään kirjastojen kesken mahdollisimman suureen avoimuuteen, jotta kirjastot voivat helpommin profiloitua ja jakaa hankintavastuita.

Content

Space Tools