Versio 
1Kirjoitettu alustavat säännöt kertaalleen 22.11.13. Ei kommentoitu tai käsitelty projekti- tai asiantuntijaryhmässä. (KH)
2

Jatkotoimenpiteet:

  • määriteltävä ne säännöt, jotka välttämättömiä hankintaohjelman kannalta
  • määriteltävä yhteistyöhön liittyvät toimintapoliittiset linjaukset
  • linjattava muiden toimintasääntöjen kanssa, esim. aineistojen käytön hallinnan säännöt

 

UKJ:n kaikille yhteiset hankinnan säännöt koskevat kirjastojen hankintaa tekevää henkilökuntaa. Niiden tavoitteena on maksimoida yhteisestä järjestelmästä saatavat hyödyt ja minimoida siitä mahdollisesti aiheutuvat ongelmat.

Pääperiaatteita ja tavoitteita

  • yhdenmukaiset käytännöt: varmistetaan asiakkaiden tasapuolinen kohtelu, esim. hankintaehdotusten käsittelyssä
  • avoimuus: hankittavina olevien aineistojen näkyminen asiakkaille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa
  • tietoturva: säädellään järjestelmän käyttäjähallinnan kautta, että henkilökunnalla on tehtävien mukaiset oikeudet hankinnassa käsiteltävien tietojen katseluun ja muokkaukseen
  • tarkkuus: pyritään mahdollisimman suureen tarkkuuteen tilausten tietojen tallennuksessa
  • yhteistyö: kirjastot jakavat keskenään hankintavastuita, ja voivat profiloitua tarvittaessa
  • tarkoituksenmukaisuus: aineistoa voidaan hankkia yksiköiden yhteistilauksina, kun se on järkevää (esim. kustannussäästöt)

Näiden sääntöjen lisäksi voi olla hankintayksikkökohtaisia sääntöjä, jotka liittyvät esim. yksikön tai kirjaston aineistomäärärahan seurantaan ja sen tarkkuuteen.

 

 Ehdotus säännöksiJotta... (perustelut, syyt säännölle)Kommentteja
1hankintaan liittyviä katselu- ja muokkausoikeuksia myönnetään työtehtävien perusteella
  • jotta salassapidettäviä asioita ei joudu vääriin käsiin
  • jotta voidaan huolehtia hankintoihin liittyvästä tietoturvasta
  • jotta henkilökunnalla on työtehtäviensä kannalta riittävät ja oikeat käyttöoikeudet ja valtuudet
 
2kaikki tilaukset tallennetaan kirjastojärjestelmään
  • jotta muiden kirjastojen henkilökunta voi ottaa tilauksen huomioon omassa hankinnassaan
  • jotta kirjastojärjestelmästä nähdään ajantasaiset kokoelmiin liittyvät tiedot
  • jotta saadaan hankintoihin liittyviä raportteja ja tilastoja
 
3

kuhunkin tilaukseen liitetään

  • kappale tai käyttöoikeus
  • kirjasto, osasto, kokoelma, sijainti
  • jotta nähdään, missä aineisto on jatkossa käytettävissä
  • jotta hankinnoista voidaan ottaa tilastoja ja raportteja osastoon jne. liittyvien kriteerien mukaan
 
4kullekin hankittavalle kappaleelle tai käyttöoikeudelle määritellään ja tallennetaan niiden käyttöön liittyvät ehdot
  • jotta nähdään, millä ehdoin aineisto on käytettävissä, ks. RDA luku 4 Aineiston hankintaan ja saatavuuteen liittyvät tiedot
määrittely voidaan tehdä myös automaattisesti kirjastojärjestelmään ennakkoon tallennettujen ehtojen mukaisesti (esim. aineistotyyppi + osastokoodi > kappaleen laina-aika)
5tiedot näkyvät asiakasliittymässä mahdollisimman pian ja mahdollisimman laajasti
  • jotta asiakkaat näkevät, mitä aineistoa kirjastoihin on tulossa (Finna)
 
6kukin tilaus kytketään oikeaan teos - ekspressio - manifestaatio -kokonaisuuteen
  • jotta kunkin tason tilaushistoria tallentuu järjestelmään
  • jotta tilaus kohdistuu juuri haluttuun aineistoon
 
7ennen tilauksen tekemistä tarkistetaan kirjastojärjestelmästä, ovatko hankittavan aineiston tiedot jo metatietovarannossa
  • jotta voidaan käyttää kirjastojärjestelmässä jo olevia kuvailutietoja
  • jotta kunkin tason tilaushistoria tallentuu järjestelmään
  • jotta metatietovarantoon ei luoda tuplatietueita
 
8jos tilattavan aineiston kuvailutiedot puuttuvat kirjastojärjestelmästä, ne lisätään sinne tilauksen tekemistä varten
  • jotta tilaus voidaan kytkeä tilattavan aineiston tietoihin
  • jotta tieto hankittavasta aineistosta välittyy aineistotoimittajalle
  • jotta nähdään, mitä aineistoa kirjastoihin on tilattu
 
9kuvailutietojen lisäämisessä noudatetaan kuvailusääntöjä ja -formaattia
  • jotta tiedot tallennetaan oikein
  • jotta metatietovarantoon ei tallenneta virheellisiä tietoja / tietoja virheellisessä muodossa
pitääkö määritellä, mitkä aineiston kuvailutiedot vähintään on tallennettava hankintavaiheessa? "Tallennetaan aineiston identifoinnin kannalta olennaiset ja riittävät tiedot"?
10kaikki tilauslomakkeen kentät täytetään mahdollisuuksien mukaan
  • jotta aineiston toimituksen kannalta tarpeelliset tiedot välittyvät aineistotoimittajalle
  • jotta kirjastojärjestelmän toiminnallisuuksien (esim. aineistomäärärahan seuranta) kannalta tarpeelliset tiedot tallennetaan 
  • jotta hankinnan tilastojen ja raporttien kannalta tarpeelliset tiedot tallennetaan
 
11hankintayksikkö pitää yksikkökohtaiset tietonsa kirjastojärjestelmässä ajantasaisina
  • jotta tilaukset, toimitukset ja laskut ohjautuvat oikein
 
12hankintayksiköt vastaavat niille osoitetuista hankintaehdotuksista ja päättävät aineiston tilauksesta / tilaavat aineiston mahdollisimman pian
  • jotta hankintaehdotuksia tehneet asiakkaat ja henkilökunta saavat tiedon aineiston hankinnasta mahdollisimman pian
 
13erilaisissa yhteishankinnoissa hankintayksiköt noudattavat annettuja aikatauluja
  • jotta tilaukset saadaan lähtemään annetun aikataulun puitteissa
 
  • No labels