Versio | |
---|---|
1 | Kirjoitettu alustavat säännöt kertaalleen 22.11.13. Ei kommentoitu tai käsitelty projekti- tai asiantuntijaryhmässä. (KH) |
2 | Jatkotoimenpiteet:
|
UKJ:n kaikille yhteiset hankinnan säännöt koskevat kirjastojen hankintaa tekevää henkilökuntaa. Niiden tavoitteena on maksimoida yhteisestä järjestelmästä saatavat hyödyt ja minimoida siitä mahdollisesti aiheutuvat ongelmat.
Pääperiaatteita ja tavoitteita
- yhdenmukaiset käytännöt: varmistetaan asiakkaiden tasapuolinen kohtelu, esim. hankintaehdotusten käsittelyssä
- avoimuus: hankittavina olevien aineistojen näkyminen asiakkaille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa
- tietoturva: säädellään järjestelmän käyttäjähallinnan kautta, että henkilökunnalla on tehtävien mukaiset oikeudet hankinnassa käsiteltävien tietojen katseluun ja muokkaukseen
- tarkkuus: pyritään mahdollisimman suureen tarkkuuteen tilausten tietojen tallennuksessa
- yhteistyö: kirjastot jakavat keskenään hankintavastuita, ja voivat profiloitua tarvittaessa
- tarkoituksenmukaisuus: aineistoa voidaan hankkia yksiköiden yhteistilauksina, kun se on järkevää (esim. kustannussäästöt)
Näiden sääntöjen lisäksi voi olla hankintayksikkökohtaisia sääntöjä, jotka liittyvät esim. yksikön tai kirjaston aineistomäärärahan seurantaan ja sen tarkkuuteen.
Ehdotus säännöksi | Jotta... (perustelut, syyt säännölle) | Kommentteja | |
---|---|---|---|
1 | hankintaan liittyviä katselu- ja muokkausoikeuksia myönnetään työtehtävien perusteella |
| |
2 | kaikki tilaukset tallennetaan kirjastojärjestelmään |
| |
3 | kuhunkin tilaukseen liitetään
|
| |
4 | kullekin hankittavalle kappaleelle tai käyttöoikeudelle määritellään ja tallennetaan niiden käyttöön liittyvät ehdot |
| määrittely voidaan tehdä myös automaattisesti kirjastojärjestelmään ennakkoon tallennettujen ehtojen mukaisesti (esim. aineistotyyppi + osastokoodi > kappaleen laina-aika) |
5 | tiedot näkyvät asiakasliittymässä mahdollisimman pian ja mahdollisimman laajasti |
| |
6 | kukin tilaus kytketään oikeaan teos - ekspressio - manifestaatio -kokonaisuuteen |
| |
7 | ennen tilauksen tekemistä tarkistetaan kirjastojärjestelmästä, ovatko hankittavan aineiston tiedot jo metatietovarannossa |
| |
8 | jos tilattavan aineiston kuvailutiedot puuttuvat kirjastojärjestelmästä, ne lisätään sinne tilauksen tekemistä varten |
| |
9 | kuvailutietojen lisäämisessä noudatetaan kuvailusääntöjä ja -formaattia |
| pitääkö määritellä, mitkä aineiston kuvailutiedot vähintään on tallennettava hankintavaiheessa? "Tallennetaan aineiston identifoinnin kannalta olennaiset ja riittävät tiedot"? |
10 | kaikki tilauslomakkeen kentät täytetään mahdollisuuksien mukaan |
| |
11 | hankintayksikkö pitää yksikkökohtaiset tietonsa kirjastojärjestelmässä ajantasaisina |
| |
12 | hankintayksiköt vastaavat niille osoitetuista hankintaehdotuksista ja päättävät aineiston tilauksesta / tilaavat aineiston mahdollisimman pian |
| |
13 | erilaisissa yhteishankinnoissa hankintayksiköt noudattavat annettuja aikatauluja |
|