UKJ:n kaikille yhteiset hankinnan säännöt koskevat kirjastojen hankintaa tekevää henkilökuntaa. Niiden tavoitteena on maksimoida yhteisestä järjestelmästä saatavat hyödyt ja minimoida siitä mahdollisesti aiheutuvat ongelmat
- yhdenmukaiset käytännöt, tasapuolinen kohtelu, avoimuus
- hankittavina olevien aineistojen näkyminen asiakkaille
- työnkulkujen joustavuus
- hankintavastuut, profiloituminen
- omien tietojen oikeellisuudesta vastaaminen
- käyttöoikeuksien kirjaaminen
Näiden sääntöjen lisäksi voi olla hankintayksikkökohtaisia sääntöjä, jotka liittyvät esim. aineistomäärärahan seurantaan.
E-aineistojen hankintaan liittyvät säännöt?
| Ehdotus säännöksi | Jotta... (perustelut, syyt säännölle) | Kommentteja |
|---|---|---|
| kaikki tilaukset tallennetaan kirjastojärjestelmään |
| |
kuhunkin tilaukseen liitetään
|
| |
| kullekin hankittavalle kappaleelle ja käyttöoikeudelle määritellään ja tallennetaan niiden käyttöön liittyvät ehdot. |
| määrittely voidaan tehdä myös automaattisesti kirjastojärjestelmään ennakkoon tallennettujen ehtojen mukaisesti (esim. aineistolaji + osastokoodi > kappaleen laina-aika) |
| kukin tilaus kytketään oikeaan teos - ekspressio - manifestaatio -kokonaisuuteen |
| |
| ennen tilauksen tekemistä tarkistetaan kirjastojärjestelmästä, ovatko hankittavan aineiston tiedot jo metatietovarannossa |
| |
| jos tilattavan aineiston kuvailutiedot puuttuvat kirjastojärjestelmästä, ne lisätään sinne tilauksen tekemistä varten |
| |
- Kukin kirjasto tallentaa kunkin käyttämänsä aineistotoimittajan tietoihin oman kirjastonsa tiedot, esim. osoite, yhteystiedot
- Kaikki tilauslomakkeen kentät on täytettävä mahdollisuuksien mukaan.
- Kirjastot vastaavat yhteisessä järjestelmässä niille osoitetuista hankintaehdotuksista ja Open Access -aineistojen viitetiedoista.
- Hankintatietojen osalta pyritään kirjastojen kesken mahdollisimman suureen avoimuuteen, jotta kirjastot voivat helpommin profiloitua ja jakaa hankintavastuita.