UKJ:n kaikille yhteiset hankinnan säännöt koskevat kirjastojen hankintaa tekevää henkilökuntaa. Niiden tavoitteena on maksimoida yhteisestä järjestelmästä saatavat hyödyt ja minimoida siitä mahdollisesti aiheutuvat ongelmat
- yhdenmukaiset käytännöt, tasapuolinen kohtelu, avoimuus
- hankittavina olevien aineistojen näkyminen asiakkaille
- työnkulkujen joustavuus
- hankintavastuut, profiloituminen
- omien tietojen oikeellisuudesta vastaaminen
- käyttöoikeuksien kirjaaminen
Näiden sääntöjen lisäksi voi olla hankintayksikkökohtaisia sääntöjä, jotka liittyvät esim. aineistomäärärahan seurantaan.
E-aineistojen hankintaan liittyvät säännöt?
Ehdotus säännöksi | Jotta... (perustelut, syyt säännölle) | Katselmoinnin kommentit |
---|---|---|
kaikki tilaukset tallennetaan kirjastojärjestelmään |
| |
kukin tilaus kytketään
|
| |
että kullekin hankittavalle kappaleelle ja käyttöoikeudelle märitellään ja tallennetaan niiden käyttöön liittyvät ehdot |
| |
- Tilauksen tiedot kytketään oikeaan teos - ekspressio - manifestaatio -kokonaisuuteen, jotta tilaushistoria tallentuu mahdollisimman oikein.
- Jos tilattavan aineiston tiedot puuttuvat kirjastojärjestelmästä, ne lisätään sinne tilauksen tekemistä varten.
- Ennen tilaukseen liittyvän uuden teoksen / ekspression / manifestaation lisäämistä tarkistetaan, ettei sitä jo ole kirjastojärjestelmässä (tuplatietueiden välttäminen)
- Kukin kirjasto tallentaa kunkin käyttämänsä aineistotoimittajan tietoihin oman kirjastonsa tiedot, esim. osoite, yhteystiedot
- Kaikki tilauslomakkeen kentät on täytettävä mahdollisuuksien mukaan.
- Kirjastot vastaavat yhteisessä järjestelmässä niille osoitetuista hankintaehdotuksista ja Open Access -aineistojen viitetiedoista.
- Hankintatietojen osalta pyritään kirjastojen kesken mahdollisimman suureen avoimuuteen, jotta kirjastot voivat helpommin profiloitua ja jakaa hankintavastuita.