Miten sääntöjen avulla varmistetaan / otetaan huomioon kokoelmien yhteiskäyttöisyys, kirjastojen hankintavastuut ja profiloituminen jo kokoelmanmuodostamisvaiheessa? Tämä liittyy myös olemassaolevan kokoelman hallinnointiin ja hoitoon.
E-aineistojen hankintaan liittyvät säännöt?
- Kaikki tilaukset tallennetaan kirjastojärjestelmään.
- Tilauksen tiedot kytketään oikeaan teos - ekspressio - manifestaatio -kokonaisuuteen, jotta tilaushistoria tallentuu mahdollisimman oikein.
- Jos tilattavan aineiston tiedot puuttuvat kirjastojärjestelmästä, ne lisätään sinne tilauksen tekemistä varten.
- Ennen tilaukseen liittyvän uuden teoksen / ekspression / manifestaation lisäämistä tarkistetaan, ettei sitä jo ole kirjastojärjestelmässä (tuplatietueiden välttäminen)
- Kaikki tilaukset kytketään johonkin kirjastoon, jollekin osastolle / johonkin kokoelmaan tai sijaintiin
- Kukin kirjasto tallentaa kunkin käyttämänsä aineistotoimittajan tietoihin oman kirjastonsa tiedot, esim. osoite, yhteystiedot
- Kaikki tilauslomakkeen kentät on täytettävä mahdollisuuksien mukaan.
- Kirjastot vastaavat yhteisessä järjestelmässä niille osoitetuista hankintaehdotuksista ja Open Access -aineistojen viitetiedoista.
- Hankintatietojen osalta pyritään kirjastojen kesken mahdollisimman suureen avoimuuteen, jotta kirjastot voivat helpommin profiloitua ja jakaa hankintavastuita.