UKJ-toteutushankkeen rahoitushakemus

LUONNOS

Hankkeen rahoitushakemus tulee sisältämään seuraavat osat

Hankkeen rahoitushakemus
Liite: Hankesuunnitelma 2014-
Liite: UKJ:n merkitys kirjastotoiminnassa
Liite: Nykyisten järjestelmien kustannukset ja niistä vapautuminen
Liite: Suunnitteluvaiheen 2013 kuvaus

Hankesuunnitelma 2014-

Uuden kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma

Vaatimusmäärittely

Tausta

Uuden kirjastojärjestelmän suunnittelu alkoi keväällä 2011 kirjastojen asiantuntijoiden aloitteesta. Perustettu ad hoc –työryhmä esitti maaliskuussa korkeakolukirjastojen konsortioille AMKIT ja Linnea2 että ne perustaisivat valmisteluryhmän viemään asiaa eteenpäin, ja että valmisteluun kutsuttaisiin mukaan myös Yleisten kirjastojen ja Erikoiskirjastojen neuvostot.

Huhtikuussa 2011 AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden vuosikokouksissa molemmat konsortiot hyväksyivät esityksen ja nimesivät edustajansa valmisteluryhmään. Sen jälkeen valmisteluryhmään kutsuttiin Erikoiskirjastojen ja Yleisten kirjastojen neuvoston edustajat.

Valmisteluryhmän työ käynnistyi järjestäytymiskokouksella 15.6.2011. Valmisteluryhmän ohjausryhmäksi kutsuttiin AMKIT-konsortion johtoryhmä, Erikoiskirjastojen neuvoston työvaliokunta, Linnea2-konsortion ohjausryhmä ja Yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta.

Valmistelutyön ytimen muodostivat kirjastojen asiantuntijoista koostuneet työryhmät, joihin kutsumalla pyrittiin saamaan riittävä asiantuntemus kaikilta kirjastosektoreilta samalla kun osallistumismahdollisuudet olivat avoinna kaikille kiinnostuneille. Syksyn 2011 aikana nimettiin seitsemän työryhmää, joissa oli yhteensä yli 50 asiantuntijaa eri kirjastoista eri puolilta Suomea.

Valmistelutyö lähti kirjastojen toimintaympäristöjen ja kehysorganisaatioiden keskeisten strategioiden pohjalta. Työn tuloksena oli kokonaisarkkitehtuuri-malliin nojautuva valmisteluasiakirja.

UKJ-hankkeen valmisteluvaihe toteutettiin ilman eri rahoitusta. Syksyllä 2012 valmisteluryhmä totesi, että projektin jatko edellyttää henkilöresursseja. Valmistelutyötä ei enää voitu jatkaa mallilla, jossa kukin osallistuja on tekisi UKJ-töitä oman työn ohella. Oman työn ohella tehtäessä projektiin otetaan työaikaa pääsääntöisesti kun muilla töiltä ehditään suunnittelemattomasti ja satunnaisesti, jolloin ei voida luottaa siihen että itse tai muut saavat tehtyä asioita suunnitellussa aikataulussa.

Kansalliskirjasto haki kaikkien kirjastosektoreitten valtuuttamana Opetus- ja kulttuuriministeriöltä 500 000 euron erityisrahoitusta vuodelle 2013 kirjastojärjestelmän  vaatimusmäärittelyn  ja  projektisuunnitelman  toteuttamiseksi 4.12.2012. OKM myönsi haetun erityisavustuksen 17.12.2013?.

 

 

Yleistä

Uusi kirjastojärjestelmä (UKJ) on palveluväylän ympärille koostuva modulaarinen kirjastojen palvelualusta?. Modulaarisuus ja palveluväylän käyttäminen järjestelmän moduulien välillä tekee järjestelmästä joustavan: osia voidaan vaihtaa, uusia ja lisätä moduuli kerrallaan. Kirjastojen näkökulmasta kyseessä on keskitetysti ylläpidettävä verkkopalvelu, jota kirjastot käyttävät tarvitsemiltaan osilta.

Avoin lähdekoodi

UKJ koostetaan avoimen lähdekoodin sovelluksista. Avoimen lähdekoodin käyttö takaa moduulien kehitettävyyden ja liitettävyyden palveluväylään suljettuja ratkaisuja varmemmin. Avoin lähdekoodi edesauttaa myös rajapintojen kehitystä ulkoisiin järjestelmiin liittymistä varten siinä tapauksessa, että ulkoinen järjestelmä ei tarjoa standardeja rajapintoja. Avoimen lähdekoodin käytössä noudatetaan Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjä Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteita sekä JHS 169 -suositusta "Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa".

Integroituminen muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen

UKJ on myös osa laajempaa kirjastopalveluitten kokonaisuutta. Se tukeutuu Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymä Finnaan ja kirjastojen kansalliseen metatietovaranto Melindaan. Rakenteilla oleva kansallinen ontologiapalvelu ONKI liittyy myös kansalliseen palvelukokonaisuuteen. palveluväylä, liittyminen kansalliseen palveluväylän.

Tiedon yhteiskäyttöisyys

Uusi kirjastojärjestelmä -hanke hyödyntää Tietohallintolain mukaisesti olemassa olevaa tietoa. Järjestelmässä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan väestörekisterin ja yhteisötietojärjestelmän tietoja, kirjastojen kehysorganisaatioiden tietojärjestelmiä (esimerkiksi taloushallinto, henkilöstötietojärjestelmät, opiskelijatietojärjestelmät, opinto- ja tutkimushallinnon järjestelmät), kirjastojen muita tietojärjestelmiä (esim. julkaisuarkistot ja rekisterit), ulkoisia kirjasto- ja auktoriteettitietokantoja sekä kustantajien ja aineiston välittäjien järjestelmiä. Yhteinen metatietovaranto tulee tarjoamaan avointa linkitettyä dataa myös muille toimijoille.

Moduulirakenne

Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä on rakenteeltaan modulaarinen. Se muodostuu useista itsenäisistä toiminnallisista kokonaisuuksista, jotka toimivat yhdessä rajapintojen kautta. Tämän vuoksi järjestelmää voidaan kehittää ja uusia osittain. Kirjastojärjestelmän tehtäväalueen yhä laajentuessa koko järjestelmän uusiminen kerralla olisi aina vain hankalampaa ja kalliimpaa. Modulaarisuus merkitsee myös sitä, että kirjastojen ei ole pakko käyttää järjestelmän niitä osia, joita se ei tarvitse. Myös kehitystyö voi olla jakautunut eri organisaatioihin joustavasti osa kerrallaan.

Kirjastojen yhteistyö

Uuden järjestelmän määritteleminen ja jatkokehittäminen yhteistyössä laajassa asiantuntijaverkostossa tuo hankkeeseen merkittävän määrän osaamista ja asiantuntemusta erilaisista kirjastoista, asiakasryhmistä, palvelutarpeista ja toimintakulttuureista. Yhteisesti niistä voidaan tunnistaa ja kehittää parhaita käytäntöjä tukemaan kaikkien kirjastojen perustehtäviä.

Eri kirjastoilla on erilaiset perustehtävät, siksi usein yksi henkilö on monen eri kirjaston asiakas. Asiakkaiden helppo liikkuvuus eri kirjastojen palveluitten välillä tuo huomattavaa etua asiakkaille nykyiseen tilanteeseen nähden. Aineiston tehokas yhteiskäyttö parantaa asiakkaiden saamaa palvelua ja tuo kustannustehokkuutta turhien päällekkäishankintojen poistuessa.

Rajaukset

Asiakasliittymä

UKJ ei sisällä omaa asiakaskäyttöliittymää vaan tukeutuu standardinmukaisten rajapintojen kautta ulkoisiin asiakaskäyttöliittymiin. Asiakaskäyttöliittymä toteutetaan Finna-hankkeessa. Erillisistä kirjastojärjestelmien asiakaskäyttöliittymistä luopuminen pienentää palvelukokonaisuuden ylläpitoon tarvittavaa työaikaa merkittävästi sekä kirjastoissa että Kansalliskirjastossa.

Tilastot ja raportit

Uusi kirjastojärjestelmä tukeutuu tilastojen ja laajempien raporttien tuottamisessa ulkoiseen kirjastojen tietovarastoon, joka on esiselvitys-vaiheessa. Kirjastot tarvitsevat tilastoihin ja laajempiin raportteihin dataa, joka on muissa järjestelmissä. Ei ole mielekästä tuoda sitä kirjasto-järjestelmään, vaan parempi vaihtoehto on erillinen tietovarasto omine käyttöliittymineen ja avoimine rajapintoineen. Uuden kirjastojärjestelmän virkailijaliittymät sisältävät vain juuri kussakin tehtävässä päivittäin tarvittavat raporttien tuottamis-välineet.

Toimintokokonaisuudet

Hankinta

Uuden kirjastojärjestelmän suunnittelussa on tavoitteena, että kirjastot voivat hankkia kaiken aineistonsa – yksittäiset monografiat, sarjajulkaisut, elektroniset aineistot – järjestelmään sisältyvällä hankintatyökalulla.  Työkalulla katetaan tilausten koko elinkaari niiden lähettämisestä, hallinnasta, seurannasta ja reklamoinnista saapumisvalvontaan ja aineiston vastaanottoon sekä tilausten arkistointiin.

Tavoitteena on myös, että tilauksiin liittyvät rutiinit hoidetaan mahdollisimman pitkälle automatisoidusti kirjaston ja aineistotoimittajan järjestelmien välillä rajapintojen kautta. Toteutuessaan nämä toiminnallisuudet tehostavat aineistomäärärahan käyttöä: tilausten ja aineistomäärärahan seuranta on reaaliaikaista, eikä järjestelmässä ole vanhentuneita tilauksia. Hankinnat voidaan hoitaa perinteiseen tapaan niissä tapauksissa, että järjestelmät eivät ole yhteensopivia.

Hankinnassa hyödynnetään uuden kirjastojärjestelmän sisältöjä ja toiminnallisuuksia monipuolisesti. Metatietovarantoon tallennettuja/tallen-nettavia kuvailutietoja käytetään tilattavan aineiston identifioinnissa. Aineistonkäytön hallinta ilmoittaa, jos esimerkiksi varausten määrä ja aineistoon liittyvät odotusaikaennusteet ylittävät määritellyn. Käyttöön voidaan reagoida hankkimalla kysytyn aineiston lisäkappaleita.

Hankintatyökalun dynaamisuutta voidaan lisätä ja toiminnallisuuksia monipuolistaa sekä manuaalisesti tehtävää työtä vähentää rajapintoja edelleen kehittämällä. Esimerkiksi yhteydet kehysorganisaatioiden opetuksenhallintajärjestelmiin nopeuttavat kurssi- ja pääsykoekirjojen hankintaa ja auttavat ennakoimaan aineiston kysyntää. Suoraostot aineistotoimittajien verkkopalveluista tuovat joustavuutta hankintaan. Kirjastojärjestelmän aineistomäärärahanseurannan ja kehysorganisaation taloudenhallintajärjestelmien parempi yhteentoimivuus vähentää päällekkäistä työtä aineistomäärärahan käytön seurannassa.

Asiakkaat voivat vaikuttaa kokoelmien muodostamiseen tekemällä sähköisiä hankintaehdotuksia kirjaston asiakaskäyttöliittymässä. Kehittyneiden rajapintojen kautta kirjasto voi tarjota asiakkaille mahdollisuuksia vaikuttaa suoremmin kokoelmien sisältöön asiakaslähtöisen hankinnan (PDA, patron driven acquisition) kautta. Kehysorganisaatioiden edustajille voidaan myöntää eriasteisia oikeuksia hankintojen tekemiseen ja kokoelmien kehittämiseen hankintatyökalun kautta.

Kirjastojärjestelmään karttuu monipuolisesti tietoa hankintoihin liittyen. Niistä voidaan koostaa erilaisia raportteja ja tilastoja hankinnan analysointiin ja kokoelmien jatkuvaan kehittämiseen. Myös aineistotoimittajista kerätään esimerkiksi toimitusvarmuuteen ja hintatasoon liittyvää tietoa, jota voidaan hyödyntää mm. kilpailutuksissa.

Hankintatyökalun toiminnallisuudet tukevat ajatusta aineistojen yhteiskäyttöisyydestä jo kokoelmien muodostusvaiheessa. Esimerkiksi valintalistatoiminnon ja hankintojen läpinäkyvyyden avulla on mahdollista välttää tarpeettomat päällekkäishankinnat. Työkalun avulla kirjastot voivat sopia hankintalinjauksista ja kokoelmien painopisteistä sekä jakaa hankintaan liittyvää asiantuntemusta.

Elektronisten aineistojen hallinta

Kirjastot tarjoavat asiakkaidensa käyttöön elektronisia aineistoja, joiden hankinta, käytön seuranta ja muu hallinta poikkeavat fyysisen aineiston vastaavista. Nykyiset kirjastojärjestelmät eivät tarjoa mitään tukea tai välineitä näiden aineistojen käsittelylle, vaan niihin liittyvä tietoa joudutaan etsimään aineistotoimittajien järjestelmistä. Tästä johtuen e-aineistoihin liittyvän erilaisen tiedon hallinta on kirjastoissa nykyisin työlästä, osittain puutteellista ja kustannustehotonta.

Jatkossa näiden aineistojen tarjonta kirjastoissa kasvaa ja se asettaa haasteita myös uudelle kirjastojärjestelmälle, johon tarvitaan ns. ERM (Electronic Resources Management) –työkalu. Se mahdollistaa ja tukee mm. näitä toimintoja:

• e-aineiston arviointi, hankinta ja käyttöön saattaminen
• e-aineistojen käyttöön liittyvien teknisten ongelmien kirjaaminen
• e-aineistopakettien sisältöjen ja niiden muutosten hallinta, valmiin kuvailutiedon hyödyntäminen
• e-aineistoihin liittyvien sopimus- ja lisensiointiehtojen arviointi, aineistotoimittajiin liittyvän tiedon tallennus
• e-aineistojen käyttöehtojen hallinta ja niiden ohjelmallinen seuranta
• e-aineistojen käytön ja määrärahan seuranta, erilaiset laskutusmallit, kuten kertaosto ja käyttöön perustuva maksu

Työkalun on oltava räätälöitävissä niin yksittäisten kirjastojen kuin e-aineistoja hankkivien konsortioiden tarpeisiin. E-aineistoja hallinnoivan työkalun avulla aineistojen käyttöä voidaan tehostaa ja kokoelmaa kohdentaa paremmin. Uuteen kirjastojärjestelmään kuuluvan asiakasrekisterin kautta voidaan valvoa e-aineistojen käyttöoikeuksia aiempaa joustavammin ja tehokkaammin.

Kuvailu ja kokoelmien hallinta

Kirjastot kuvailevat kaiken aineistonsa yhteiseen kansalliseen metatietovarantoon Melindaan, jolloin metatiedot tallennetaan vain kerran riippumatta siitä, monessako paikassa ko. aineistoa on. Nykytilanteeseen verrattuna tällä voidaan säästää rutiininomaiseen kuvailutyöhön käytettäviä resursseja ja keskittää kuvailuun käytettävät resurssit tukemaan FRBR-tietomallin mukaista entistä laadukkaampaa ja asiakkaiden tiedontarpeita paremmin palvelevaa kuvailua.

Kuvailutyökalu sisältää käyttöliittymän ja työprosessin hallintaan liittyviä toimintoja ja asetuksia, jolla käyttäjä voi määritellä työkalunsa toimimaan kussakin prosessissa mahdollisimman tehokkaasti. Perustoimintojen lisäksi kuvailun ja kokoelmien hallinnan toiminnot sisältävät auktoriteettivalvontatyökalut sekä välineitä erikoisaineistojen käsittelyyn. Kuvailuprosessissa tarvittavat säännöt, standardit ja muut ohjeistukset kytketään järjestelmään sekä tehostamaan kuvailuprosessia sekä parantamaan metatietojen laatua.

Kuvailun ja kokoelmien hallinnan toiminnot ja tietorakenteet suunnitellaan ja  toteutetaan yhteistyössä kansallisten Melinda-, RDA-, ISNI-, URN- ja Finna-hankkeiden kanssa. Vaikka järjestelmä rakennetaan kirjastoverkon tarpeisiin, kuvailun tietorakenteen toteuttamisessa pyritään huomioimaan kaikkia kirjastoja koskevan kirjastometatiedon tuottamisen ja ylläpidon lisäksi myös erikoisvaatimukset (esim. digitointi,  pitkäaikaissäilytys).

Kuvailun ja kokoelmien hallinnan toiminnot

Kuvailun tärkeimmät toiminnot tulevat olemaan metatietojen poiminta muista tietovarannoista (kotimaiset, ulkomaiset, kansainväliset), päivitys ja deaktivointi. Myös linkitysten määrittäminen kuvailun kohteiden (entiteettien) ja (tieto)elementtien välillä tulee olemaan järjestelmän perustoimintoja linkitettyyn dataan siirryttäessä. Nykyiset kirjastojärjestelmät eivät tue käyttöönotettavaa RDA-kuvailusäännöstöä, jonka käyttöönottoa valmistelee Kansalliskirjaston tutkimuskirjasto. Uusi kirjastojärjestelmä onkin välttämätön osa kansainvälisessä ja kansallisessa kuvailun muutoksen toteutuksessa. Linkitetyn datan suunnittelussa ja toteutuksessa tehdään yhteistyötä mm. Tutkimuskirjaston Nimien tunnusten käyttöönotto Suomessa – kansallinen ISNI-keskus –hankkeen kanssa.

Asteri-tietokannassa toteutettavaa auktoriteettivalvontaa (mm. henkilöt ja yhteisöt) varten järjestelmään luodaan oma kuvailutyökaluun kytkettävä auktoriteettivalvontatyökalu. Auktoriteettitietokannan kytkeminen järjestelmään tukee laadukkaan metatiedon tuotantoa ja varmistaa näin asiakkaille tuotettavan tiedon oikeellisuuden ja löydettävyyden. Auktoriteettivalvonnan merkitys korostuu linkitettyyn dataan siirryttäessä.

Kokoelmaan tehokasta hallintaa varteen järjestelmään pyritään luomaan uudenlaisia automaattisia toimintoja, joita nykyisin käytössä olevissa järjestelmissä ei juurikaan ole. Näitä ovat mm. jatkuvien julkaisujen (esim. lehtivuosikerrat) automaattiset poistot ja siirrot (esim. kunnankirjastosta Varastokirjastoon), uusiin painoksiin liittyvät toiminnot ja esim. aineiston ikään liittyvät toiminnot, joilla aineistoa voidaan siirtää, päivittää tai poistaa käyttäjän määritysten mukaisesti. Näillä voidaan turvata mm. asiakkaille tarjottavan aineiston ajanmukaisuus.

Metatietojen ylläpitoa varten luodaan tarkoituksenmukaiset työkalut mm. tietoelementtikohtaisiin kyselyihin, erilaisiin massamuutoksiin (metatietojen muutokset kuten poistot, kokoelmasiirrot jne.) ja siirtoihin mm. kirjastotietokantojen ja kustantajien metatietopakettien (kuten e-aineistot) välille, jotta metatietojen ajantasaistaminen on tehokasta ja asiakkaille voidaan turvata laadukkaan metatiedon avulla luotettava tiedonsaantimahdollisuus.

Järjestelmä tulee sisältämään tallennusalustat erilaisille aineistoille ja käyttäjille. Tallennusalustojen muokkausvälineet luodaan, jotta käyttäjät voivat myös itse muokata tarvitsemiaan tallennusalustoja erilaisiin käyttötarkoituksiin. Tarkoituksenmukaiset tallennusalustat mahdollistavat aineiston kuvailun tehokkaasti kunkin kirjaston erikoistarpeet huomioiden.

Kuvailijoiden tuottaman metatiedon lisäksi järjestelmään luodaan työvälineet mm. kirjastojen taustaorganisaatioiden henkilöstön metatiedon (kirjavinkkaus, arviointi, lisätiedot) tuottoon. Asiakkaiden sosiaalisen metatiedon tuottamisen ja keräämisen toteutuksessa tehdään yhteistyössä Finna-hankkeen kanssa.

Metatietojen tarkistusta ja ylläpitoa palvelevat kyselyt sisältyvät kuvailun ja kokoelmien hallinnan työkaluun joustavan työskentelyn varmistamiseksi. Tilastointitiedot ja laajat järjestelmään kohdistuvat kyselyt toteutetaan erillisen tietovaraston kautta, jotta järjestelmän suorituskyky voidaan turvata.

Kuvailun ja kokoelmien hallinnan tietoarkkitehtuuri

Kansallinen metatietovaranto Melinda tulee toimimaan kirjastojärjestelmän yhteisenä metatietovarantona. Nykyisten tiedontuottajien (yliopistokirjastot ja piakkoin myös kaikki AMK-kirjastot) lisäksi Melindaan on tulossa runsaasti uusia tiedontuottajia erityisesti yleisistä ja erikoiskirjastoista. Asteri-auktoriteettitietokanta tulee olemaan olennainen osa Melinda-tietovarantoa. Melindaan liitetään myös Kansalliskirjaston muita tietovarantoja (kuten Arto, Viola). Kirjastojärjestelmään tullaan integroimaan myös muita kansallisia ja kansainvälisiä tietovarantoja. Näiden määrittelyssä tehdään yhteistyötä Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden Melinda-projektin sekä erikoisasiantuntijoiden ja tutkimuskirjaston RDA-projektin kanssa.

Kuvailun apuvälineeksi järjestelmään integroidaan mm. Onki-ontologiat, RDA-kuvailusäännöt, kansallisia suosituksia, kansallinen ISNI-tietokanta jne. Kansallisten tietovarantojen lisäksi järjestelmään luodaan yhteydet poimia ja linkittää kuvailutietoja tärkeimpiin kansainvälisiin tietovarantoihin. Tietovarantojen pohjana käytetään ruotsalaista Libris XL –yhteistietokantaa.

Kuvailutiedot tullaan tallentamaan FRBR-tietomallin ja RDA-kuvailustandardin mukaisesti teokset, ekspressiot, manifestaatiot ja kappaleet -rakenteella. Järjestelmä tulee tukemaan RDAn kaikkien kuvailuelementtien tallennusta ja hierarkkista kuvailua. Tietomallin muutos mahdollistaa kansainvälisen yhteistyön ja kuvailutietojen vaihdon ja linkityksen myös tulevaisuudessa toisin kuin nykyisin käytössä olevat järjestelmät.

Kuvailun tietoelementtien lisäksi järjestelmään tallennetaan erityisesti kokoelmienhallintaan liittyviä tietoelementtejä. Hallinnollista ja teknistä metadataa tullaan tuottamaan myös automaattisesti kuvailu- ja muista prosesseista kuten digitointi.

Metatietovarannon linkitetyn datan entiteettien ja elementtien tunnisteina identifioinnissa ja linkityksessä käytetään kirjastoalan globaaleja standardoituja tunnisteita (kuten ISBN, ISSN, ISNI jne URN-tunnisteita, RDAn elementtien tunnisteet). Tunnisteiden käytössä tehdään yhteistyötä Kansalliskirjaston tutkimuskirjaston sisältö- ja kirjastoverkkopalveluiden standardiasiantuntijoiden kanssa. Järjestelmä mahdollistaa myös organisaatiokohtaisten tietojen linkityksen ja tallennuksen. Asteri-auktoritietokanta integroidaan kokonaisuuteen. Asterissa tekijöiden tunnisteina käytetään ISNI-tunnuksia.

Metatietovaranto tulee olemaan formaattiriippumaton, mutta se tulee tukemaan tarvittavia - lähinnä kirjastoalan - metatietoformaatteja. Tärkeimmät tuettavat formaatit ovat kansainvälinen MARC 21 –formaatti ja Dublin Core, tulevaisuudessa mahdollisesti myös valmisteilla oleva Bibframe-formaatti. Muille tarvittaville metatietoformaateille taataan vähintään osittainen tuki. Formaattikysymyksissä tehdään yhteistyötä Kansalliskirjaston formaatti- ja metatietoasiantuntijoiden kanssa.

Formaattiriippumaton sisäinen tallennusmuoto pohjautuu RDA-kuvailusäännöstön sisältämille tietoelementeille, jota tarkennetaan muilla kuvailun tietoelementeillä, ja johon lisätään tarvittavat hallinnolliset ja tekniset metatiedot. Näitä ovat mm. kokoelmien hallintaan liittyvät varastotiedot, erilaiset tilastointiin liittyvät tiedot sekä pitkäaikaissäilytyksessä tarvittavat tiedot. RDA-kuvailusäännöstön mukaisen funktionaalisen tietomallin toteuttamisessa tehdään tiivistä yhteistyötä Kansalliskirjaston RDA-projektin kanssa. Yhteisten metatietoelementtien lisäksi järjestelmä tukee myös organisaatiokohtaisten tietojen tallennusta.

Aineistojen käytönhallinta ja logistiikka

Aineistojen käytönhallinta ja logistiikka -toimintokokonaisuus sisältää asiakastietojen käsittelyn sekä painetun ja sähköisen aineiston käytönhallinnan. Hankkeen valmisteluvaiheen linjausten mukaisesti järjestelmän suunnittelun lähtökohtana on yhteinen asiakasrekisteri ja aineistojen yhteiskäyttö. Yksittäinen asiakas voi olla useamman kirjaston asiakas ja lainata aineistoa joustavasti eri kirjastoista.  Mitä aineistoa ja millaisin ehdoin asiakas voi käyttää, riippuu asiakkaan rooleista eri kirjastoissa. Aineiston yhteiskäyttö parantaa kansalaisten tasavertaisuutta ja tiedonsaantia sekä mahdollistaa esteettömien palveluiden rakentamisen koko Suomen laajuisesti. Sähköisen rekisteröitymisen avulla asiakas saa kirjaston palveluita käyttöön verkossa jopa saman tien. Aineiston yhteiskäytön avulla kirjastot saavat tarjottua asiakkailleen entistä kattavampi aineiston käyttöön samoilla resursseilla kuin aiemmin. Aineiston yhteiskäytön lisäksi järjestelmään toteutetaan perinteinen kaukopalvelu järjestelmän ulkopuolisten kirjastojen aineistoja varten. Kaukopalvelussa noudatetaan uutta ISO 18626 "Interlibrary Loan Transactions" –standardia.

Yhteisessä asiakasrekisterissä asiakkaan tiedot tallennetaan vain kertaalleen ja perustietojen, kuten henkilö- ja osoitetiedot, päivittämiseen käytetään väestötietojärjestelmää. Yhteisten perustietojen lisäksi asiakasrekisteriin liittyvät kirjastokohtaiset asiointitavat sekä asiakkaan rooli tietyssä kirjastossa. Kirjastokohtaisten tietojen päivittämiseen voidaan käyttää oppilas- ja henkilöstötietojärjestelmiä. Käsin syötettävät tiedot tarvitsee syöttää vain kerran. Yhteinen asiakasrekisteri ja tietojen päivittyminen eri rekistereistä pitävät asiakastiedot ajantasaisina vähentäen kirjaston henkilökunnan työtä ja parantaen asiakkaan oikeusturvaa. Asiakkaan tunnistamiseen ja tunnistautumiseen käytetään nykyaikaisia menetelmiä ja eri tunnistamismenetelmiä voidaan käyttää rinnakkain.  Asiakastietojen käsittelyn suunnittelussa otetaan huomioon kansalliset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät hankkeet, kuten kansallinen perustietovarantojen palveluväylä ja kansallinen tunnistautumisratkaisu. Asiakastiedot suojataan tarpeenmukaisin suojauksin siten, että kullekin järjestelmän käyttäjälle näytetään vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeen hänen työtehtäviensä kannalta. Asiakastietojen katsominen ja niiden muokkaaminen ovat jäljitettävissä.

Painetun aineiston kuljettamiseen liittyvää logistiikkaa hallinnoidaan kirjastojärjestelmässä. Aineiston kuljetuksesta voidaan periä asiakkaalta maksu ja erilaisista kuljetustavoista voidaan periä erisuuruisia maksuja. Kirjastot voivat keskenään sopia erilaisia yhteistyötapoja kuten kuljetusrinkejä, jolloin kuljetukset voidaan hoitaa mahdollisimman kustannustehokkaasti. Aineistojen yhteiskäyttömahdollisuus ulotetaan myös asiakkaan itsepalveluun: asiakas voi varata aineistoa niistä kirjastoista joihin hänellä on käyttöoikeus ja saa aineiston haluamaan toimitusosoitteeseen niissä rajoissa, jotka kirjastot ovat keskenään sopineet.

Järjestelmä tukee asiakkaan itsepalvelua sekä automaateilla että verkossa. Järjestelmä toimii myös 24/7 ratkaisuissa.

Järjestelmä tarjoaa mahdollisimman helpot keinot sähköisen aineiston käyttämiseen ja käytönhallintaan. Sähköisen aineiston käytönhallinta nivoutuu aineiston hankintaan siten, että sopimustietoja voidaan hyödyntää määriteltäessä asiakkaan käyttöoikeuksia sähköiseen aineistoon.

Tilastointi ja raportit

Järjestelmästä voidaan tuottaa erilaisia raportteja, jotka liittyvät kirjastojen toimintoihin ja joihin liittyvät tiedot saadaan suoraan järjestelmän omista tietovarannoista. Tällaisia raportteja ovat esimerkiksi listat varatuista aineistosta, hankinnan määrärahaseurannan raportit ja listat tiedonhaulla löydetystä aineistosta.

Tilastointia ja monipuolisempaa raportointia varten järjestelmän tapahtumatiedot tallennetaan suunnitellusti siten, että niiden avulla voidaan muodostaa tietovarasto. Tapahtumatietojen tallennuksessa asiakkaaseen liittyvät tiedot anonymisoidaan siten, että yksittäistä asiakasta ei voi tiedoista tunnistaa. Tietovaraston kokonaisuuden suunnittelu ja toteuttaminen on rajattu tämän hankkeen ulkopuolelle, koska tietovarastoon tarvitaan tietoja myös muista tietovarannoista kuin kirjastojärjestelmän tietovarannoista. UKJ-hanke tulee osallistumaan tietovaraston kehittämiseen yhteistyössä muiden hankkeiden kanssa ja UKJ-hankkeen suunnittelussa varmistetaan se, että tallennetut tapahtumatiedot ovat riittävän kattavia tarvittavien raporttien ja tilastojen muodostamiseen.

 

Rajapinnat ulkoisiin järjestelmiin

UKJ-hankkeen keskeisiä tavoitteita ovat tiedon yhteiskäytön lisääminen ja tiedon jakaminen sekä eri tietojärjestelmien yhteistoiminnan kehittäminen UKJ:n kanssa. Tämän mahdollistamiseksi järjestelmän on tarjottava kattava joukko erilaisia rajapintoja, jotka mahdollistavat järjestelmään tallennetun tiedon hakemisen sekä myös tietojen lisäämisen ja päivittämisen ulkoisista järjestelmistä käsin. Ensisijaisena tavoitteena on tarjota avoimet standardin mukaiset rajapinnat mahdollisimman kattavan eri järjestelmien välisen yhteensopivuuden varmistamiseksi.

Järjestelmän tukemia standardeja ovat sekä nykyjärjestelmien tukemat standardit että standardit, joiden osalta nykyjärjestelmien tuki on puutteellinen tai puuttuu kokonaan. Joitakin nykyjärjestelmien tukemia standardeja on kuitenkin jätetty pois vaatimuksista standardien vanhentumisen vuoksi. Osa tuettavista standardeista on yleisesti monien eri alojen sovellusten käytössä, kun osa taas on erityisesti kirjastoalaan liittyviä. Tuettavat standardit voidaan karkeasti jakaa seuraaviin kokonaisuuksiin:

• yleiset standardit
• metatiedot
• rajapinnat
• linkityspalvelut ja tunnisteet
• autentikointi ja auktorisointi
• pitkäaikaissäilytys ja aineistojen siirto.

Monien toimintokohtaisissa vaatimuksissa esille nousseiden ominaisuuksien toteuttamiseen ei ole olemassa standardeja rajapintoja, jonka vuoksi toteutetaan myös joukko ei-standardeja rajapintoja. Järjestelmään toteutettavien ei-standardien rajapintojen kautta on kyettävä käsittelemään seuraavia tietoja:

• asiakastiedot
• taloushallinnon tiedot
• hankintatiedot
• opintohallintoon ja opetuksen tukeen liittyvät tiedot
• tilastointitiedot.

Toteutuksessa käytettävät OSS-ratkaisut

Projektin toteutuksessa käytetään pohjana avoimen lähdekoodin Libris XL ja Kuali Open Library Environment (Kuali OLE) –järjestelmiä. Libris XL –järjestelmä toimii pohjana UKJ:n metatietovarannon toteutukselle. Kuali OLE –järjestelmä tai sen osat toimivat puolestaan pohjana hankintaan, elektronisen aineiston hallintaan sekä aineiston käytön hallintaan liittyvän toiminnallisuuden toteuttamisessa. Monien toimintojen osalta järjestelmät täydentävät toisiaan ja tarjoavat näin ollen varsin laajan pohjan UKJ:n toteutukselle.

Edellä mainittujen järjestelmien lisäksi UKJ:n toteutuksessa tullaan hyödyntämään myös Kuali Rice, Apache ServiceMix tai Mule ESB -ohjelmistoa. Kaikki ovat avoimen lähdekoodin palveluväyläohjelmistoja, joita käytetään eri moduuleita yhdistävänä integraatioalustana. Toteutusprojektin aluksi tehdään ohjelmistojen perusteellinen vertailu ja ratkaistaan mikä ohjelmistoista vastaa parhaiten UKJ:n tarpeisiin.

Kuali Ole

Kuali OLE on Kuali-säätiön kehittämä avoimen lähdekoodin kirjastojärjes-telmä, jonka rakenne pohjautuu palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin. OLE:n tarjoamat toimintakokonaisuudet on jaettu useaksi erilliseksi moduuliksi, jotka on liitetty toisiinsa Kuali-säätion omaa integraatioalustaa käyttäen. OLE:n toimintokokonaisuuksia ovat kuvailu, hankinta ja aineiston käytön hallinta. Moduulit pitävät sisällään sekä taustajärjestelmässä tapahtuvan tietojen käsittelyn että kirjastovirkailijoille suunnatun käyttöliittymän. OLE on oma itsenäinen järjestelmänsä, mutta sen toteutuksessa on hyödynnetty myös muiden Kuali-säätiön kehittämien ja ylläpitämien järjestelmien toiminnallisuutta, kuten esimerkiksi käyttäjätietojen hallintaa sekä työprosessien ja toimintojen suorittamiseen liittyvien ehtojen määrittelyä ja hallintaa.

OLE:n kuvailumoduuli ei sellaisenaan sovellu UKJ:n metatietovarannon pohjaksi, koska se perustuu MARC-formaatin käyttöön kuvailutietojen käsittelyssä ja tallennuksessa. Hankintaan, elektronisen aineiston hallintaan sekä aineiston käytön hallintaan liittyvät moduulit sen sijaan sisältävät UKJ:n vaatimusmäärittelyssä listattuja toiminnallisuuksia, ja niitä voidaan hyödyntää UKJ:n toteutuksen pohjana. Myös muiden Kuali-säätiön kehittämien järjestelmien toiminnallisuutta voidaan hyödyntää UKJ:ssa mm. käyttäjätietojen hallinnan osalta.

OLE on vielä kehitysvaiheessa oleva järjestelmä ja sen versio 1.0 julkaistaan vuoden 2013 viimeisellä neljänneksellä. Version 1.5 alustava julkaisuaika on sen sijaan vuoden 2014 ensimmäisellä neljänneksellä. OLE:n tiekartan perusteella UKJ:n kannalta tärkeiden ominaisuuksien määrä tulee lisääntymään järjestelmän kehittyessä, joka palvelee UKJ:n etuja vähentämällä projektissa tehtävien muutosten ja jatkokehityksen määrää. OLE:n moduulien tarjoamien ominaisuuksien integraatio on UKJ:n tiekartalla sijoitettu vuodesta 2015 eteenpäin, jonka vuoksi tarvittavien muutosten tarkan määrän arvioiminen tässä vaiheessa on käytännössä mahdotonta.

Libris XL

Libris XL on Ruotsin kansalliskirjaston kehittämä formaattiriippumaton metatietovaranto, jonka suunnitteluun on haettu vaikutteita UKJ:n peruslinjauksiin kuuluvasta RDA-kuvailusäännöstöstä. Libris XL koostuu kuvailutietojen tallennusalustasta, joukosta avoimia rajapintoja sekä kirjaston henkilökunnan käyttöön tarkoitetusta web-pohjaisesta kuvailutyökalusta. Tallennusalusta ei ole sidottu mihinkään tiettyyn tallennusformaattiin, vaan se mahdollistaa kuvailutietojen viemisen järjestelmään ja tuomisen järjestelmästä useissa eri formaateissa. Uusien formaattien lisääminen järjestelmään on vaivatonta järjestelmän tarjoaman plugin-arkkitehtuurin ansiosta, joka mahdollistaa järjestelmän toiminnallisuuden joustavan laajentamisen liittännäisten avulla. Tallennusalusta tukee myös UKJ:n keskeisiin tavoitteisiin kuuluvan linkitetyn datan tallentamista ja julkaisemista. Tallennusalustan tarjoamat avoimet rajapinnat helpottavat sen integroimista muihin järjestelmiin, ja myös kuvailutyökalun kommunikaatio tallennus-alustan kanssa perustuu niiden käyttöön.

Rakenteensa ja ominaisuuksiensa ansiosta Libris XL soveltuu hyvin käytettäväksi UKJ:n metatietovarannon pohjana. Sellaisenaan se ei kuitenkaan täysin vastaa kaikkia UKJ:n metatietovarannolle asetettuja vaatimuksia, vaan sen käyttäminen edellyttää muutoksia mm. tallennusalustan sisäiseen tallennusformaattiin sekä Suomen kansalliseen toimintaympäristöön liittyvien erityispiirteiden, kuten esimerkiksi replikointirajapinnan toteuttamista. Libris XL ei toteuta myöskään nidetietojen käsittelyyn tarvittavaa toiminnallisuutta, mutta Kuali OLE:sta kyseinen toiminnallisuus sen sijaan löytyy.

Palveluväyläratkaisut

Määritelty UKJ:n teknologia-arkkitehtuuri perustuu palveluväylään, joka toteutetaan Java Enterprise Edition 7-alustalle hyödyntäen Apache-ohjelmistosäätiön komponentteja, kuten Apache Camel. Tämä teknologiaympäristö tarjoaa parhaat mahdollisuudet hyödyntää eri toimittajien avoimen lähdekoodin ratkaisuja (kuten Apache ServiceMix, JBoss SwitchYard, WSO2 Carbon) palveluväylän toteutuksessa.

Palveluväylän sisällä voidaan hyödyntää Java EE:n omia standardeja, mikä lisää sekä toteutuksen kustannustehokkuutta että suorituskykyä. Palveluväylän integroimisessa ulkoisiin järjestelmiin ja käyttöliittymiin puolestaan hyödynnetään teknologianeutraaleja rajapintoja  (kuten JSON RESTful, AMQP ja WebSocket), mikä puolestaan takaa palvelujen yhteiskäyttöisyyden. PERA-määritykset otetaan huomioon rajapintojen suunnittelussa ja toteutuksessa.

Toteutusvaiheessa palveluväylä tullaan koostamaan ketterästi sitä mukaa, kun palveluita tarvitaan. Keskeinen kriteeri avoimen lähdekoodin komponentteja valittaessa on, että ratkaisu on helposti skaalattavissa, kun asiakaskunta ja aineiston määrä järjestelmässä kasvavat.

Hankintamallit

Hankintamenettelyä on hahmoteltu JHS 169 pohjalta. JHS 169 keskittyy ennen kaikkea ohjelmiston hankintaprosessiin, joten sitä on hyödynnetty niiltä osin, jotka soveltuvat avoimen lähdekoodin järjestelmän kehitysprojektiin.

Käytännössä avoimen lähdekoodin ohjelmistoja harkitsevalla on yleisten hankintaperiaatteiden ja hankintalain mukaan kaksi mahdollisuutta.

1. Valitaan avoimen lähdekoodin ohjelmisto itse ja otetaan se käyttöön omin toimin. Tällöin ohjelmisto ja sen käyttöönotto ei itsessään ole hankintalain tarkoittama hankinta. Hankinnan kohteeksi voi kuitenkin muodostua avoimeen ohjelmistoon kohdistuva työ, esimerkiksi ohjelmistoon hankittavat tukipalvelut. Hankintayksikkö voi tehdä päätöksen maksuttoman ohjelmiston käyttöönotosta ja sen jälkeen kilpailuttaa esimerkiksi käyttöönottoon liittyvät asennus­ ja tukipalvelut. Näin on menetelty esimerkiksi oikeusministeriössä, jossa kaikki yli 10 000 työasemaa varustettiin avoimen lähdekoodin toimisto-ohjelmistolla.

2. Tehdään julkinen tarjouspyyntö, jossa hankinnan kohde on ohjelmiston, käyttöönoton ja integroinnin muodostama kokonaisuus. Tällöin hankitaan ohjelmiston lisäksi myös käyttöönottoon liittyvät toimet ja esimerkiksi integrointi jo olemassa olevaan tietojärjestelmään. Tarjouspyyntö laaditaan siten, että siihen voidaan vastata myös avoimilla ohjelmistoilla. Tällöin hankinta tehdään yleisten hankintaperiaatteiden mukaan.

UKJ-hankkeessa sovelletaan molempia edellä kuvattuja toimintamalleja. Suurin osa uudesta kirjastojärjestelmästä tullaan kehittämään itse UKJ-hankkeessa avoimen lähdekoodin pohjalta kohdan 1 mukaisesti, jolloin siihen ei tarvita hankintaprosessia. Ulkoisilta toimijoilta tilattavat ohjelmiston yksittäisten osien kehitys- ja tukipalvelut hankitaan sen sijaan yleisten hankintaperiaatteiden mukaan. Ohjelmistolta edellytetään avointa lähdekoodia.

Hankkeessa hyödynnettävien avoimen lähdekoodin ohjelmistojen käyttö ja muokkaaminen on maksutonta, eikä se edellytä liittymistä ohjelmistojen kehittäjäyhteisöihin. Kuali-ohjelmistoja lukuun ottamatta myös kehittäjäyhteisöön liittyminen on maksutonta. Kuali-ohjelmistojen tapauksessa kehittäjäyhteisöön mukaan pääseminen edellyttää sen sijaan ohjelmistojen kehitystä koordinoivan Kuali-säätiön jäseneksi liittymistä. Vain jäsenyyden kautta pääsee vaikuttamaan yhteisön tekemään Kuali-ohjelmistojen kehitykseen ja ohjelmiston kehityssuuntaan liittyviin päätöksiin. Yhteisön jäseneksi liittyminen edellyttää alussa sitoutumista kolmen vuoden jäsenyyteen, jonka jälkeen jäsenmaksu maksetaan vuosittain. Jäsenmaksun suuruus on sidottu jäsenorganisaatioiden vuotuisiin määrärahoihin. Jäsenmaksujen suuruudet on esitetty alla nähtävässä taulukossa.

 

Yllä olevassa taulukossa esitetyn hinnoittelumallin perusteella UKJ-hankkeen jäsenyyden hinnaksi tulisi 4,500 $ vuodessa. Koska liittyminen edellyttää vähintään kolmen vuoden sitoutumista, saadaan kokonaiskustannukseksi vuosien 2014-2016 ajalta 13, 500 $. Jäseneksi liittyminen on UKJ-hankkeen tapauksessa erittäin perusteltua, koska ainoastaan jäsenyyden kautta on mahdollista vaikuttaa kehittäjäyhteisön tekemän kehitystyön suuntaan ja toisaalta saada UKJ-hankkeessa tehty kehitystyö osaksi ohjelmiston pääkehityshaaraa. Lisäksi kehittäjäyhteisöön kuuluminen avaa uusia yhteistyömahdollisuuksia muiden jäsenorganisaatioiden kanssa.

Toteutuksen vaiheistus Petterin kuva

Toimintokokonaisuudet

Metatietovaranto...

Organisaatiot (tietokannat)

Melinda, Arto...

Muut hankkeet

Finna, RDA, Melinda, Asteri, Onki, Artiva, PAS, Avoin kirjasto 2013, URN ja ISNI

Nykyisten järjestelmien kustannukset ja niistä vapautuminen

UKJ:n valmisteluvaiheessa toteutettiin IT-kustannuskysely, jonka tavoitteena oli kerätä tietoa kirjastojärjestelmien kustannustasoista kirjastosektoreittain. Kattavimmat vastaukset saatiin Voyager- ja Aleph-järjestelmiä käyttävistä korkeakoulukirjastoista. Alla nähtävässä taulukossa on esitetty Voyager- ja Aleph-järjestelmistä aiheutuvat vuotuiset kustannukset.

 

Kaikki järjestelmistä aiheutuvat kustannukset huomioitaessa vuotuiset kokonaiskustannukset ovat 2,9 miljoonaa euroa. Suurimpia kustannuseriä ovat kirjastojen henkilötyökulut sekä ohjelmiston ja laitteiston ylläpitokustannukset. Kirjastojen henkilötyökulut kattavat järjestelmien ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvät tehtävät, eivätkä ne sisällä järjestelmän normaalia käyttöä. Voyagerin ja Alephin väliset suuret erot puolestaan selittyvät sillä, että Voyager-järjestelmä on kirjastokohtainen ja Aleph taas kirjastojen kesken yhteinen.

Voyager- ja Aleph-järjestelmistä aiheutuvia kustannuksia pystytään leikkaamaan tuntuvasti uuden kirjastojärjestelmän käyttöön siirryttäessä. Suurin säästö kohdistuu kirjastojen henkilötyökuluihin, sillä paikallisen ylläpidon määrä vähenee ratkaisevasti siirryttäessä keskitetysti ylläpidetyn web-pohjaisen järjestelmän käyttöön.

Toinen merkittävä säästö saadaan ohjelmiston vuotuisista ylläpitokustannuksista, sillä käytettäessä avoimen lähdekoodin järjestelmää ei ohjelmiston vuotuisia lisenssimaksuja ole. Selvää kuitenkin on, että keskitetystä ylläpidosta aiheutuu kustannuksia, joita nykyiset Kansalliskirjaston Voyagerin ja Alephin ylläpitoon liittyvät henkilötyökulut eivät riitä kattamaan. Osa ohjelmiston vuotuisista ylläpitokustannuksista siirtyy siis keskitetyn ylläpidon tuottamiseen.

Myös laitteiston vuotuisista ylläpitokustannuksista pystytään säästämään valitsemalla palvelinalustaksi nyt käytössä olevan Sun Solaris –käyttöjärjestelmän sijaan avoimen lähdekoodin Linux-käyttöjärjestelmä. Alla nähtävässä taulukossa on esitetty arvio UKJ:n vuotuisista ylläpitovaiheen kustannuksista sekä vertailu nykytilanteeseen. Kansalliskirjaston tämän hetkiset Voyagerin ja Alephin ylläpitoon liittyvät henkilötyökulut on laskelmassa yhdistetty ja siirretty ohjelmiston vuotuisen ylläpitokustannuksen alle.

 

Kuten yllä olevasta taulukosta käy ilmi, niin UKJ:n käyttöön siirtymällä pystytään saavuttamaan jo pelkästään Voyagersita ja Alephista luopumalla noin 1,5 miljoonan euron vuotuiset säästöt. Nykytilanteeseen verrattuna säästöä saavutetaan ohjelmiston ylläpitokustannusta lukuun ottamatta kaikilla muilla osa-alueilla. Ohjelmiston ylläpitokustannusten säilyminen nykyisellä tasolla selittyy tällä hetkellä ohjelmistotoimittaja Ex Libriksen vastuulla olevien ohjelmiston kehitys-, ylläpito- ja tukipalveluiden tuottamisesta aiheutuvilla kustannuksilla. Ohjelmiston kehityksestä ja ylläpidosta vastaaminen mahdollistavat kuitenkin nykyistä ripeämmän kehitystahdin sekä ohjelmiston kehittämisen juuri suomalaisten kirjastojen tarpeiden mukaisesti. Käytännössä UKJ mahdollistaa siis kirjastojen tarpeita entistä paremmin vastaavan ohjelmiston tuottamisen nykyisen suuruisilla kustannuksilla

Edellä esitetyt säästöt toteutuvat vaiheittaan sitä mukaa, kun Voyagerin ja Alpehin toiminnot siityvät UKJ:hin. Kokonaisuudessaan säästöt saavutetaan, kun Voyagerin ja Alephin käytöstä voidaan kokonaan luopua. Lisäksi on muistettava, että laskelmissa on huomioitu vain korkeakoulukirjastojen järjestelmäkustannukset ja niissä saavutettavat säästöt. Otettaessa huomioon myös yleiset kirjastot ja erikoiskirjastot, ovat saavutettavat säästöt todellisuudessa vielä huomattavasti suuremmat. Yleisten kirjastojen osalta tarkkojen laskemien tekeminen on kuitenkin lähes mahdotonta, koska kirjastojen ja järjestelmätoimittajien välisten sopimusten arvot eivät ole julkisesti saatavilla. UKJ-valmisteluvaiheen IT-kustannuskyselyn mukaan yleisten kirjastojen järjestelmäkustannukset ovat kuitenkin huomattavat : vuonna 2011 laitteistokustannukset olivat yli 1 milj euroa ja ohjelmistokustannukset yli 2 milj euroa.

 

 

UKJ-hankkeen IT-kustannuskysely. Kyselyn tulokset löytyvät täältä

http://wiki.helsinki.fi/download/attachments/78624226/2012.12.25_UKJ_IT-kustannuskyselyn_tulokset_ja_kylselylomake.pdf?version=1&modificationDate=1351170731711&api=v2

Yhteistyö

Yhteistyö kirjastoverkon kanssa

UKJ-hanke on lähtenyt liikkeelle kirjastokentän edustajien aloitteesta. Hankkeen valmisteluvaihe 2011 – 2012 on tehty pitkälle kirjastoverkon voimin yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa oman toimen ohella, ilman eri rahoitusta. Suunnitteluprojektissa kirjastojen asiantuntijoiden ryhmät laativat omalta alaltaan toiminta-arkkitehtuurin kuvauksen, joissakin tapauksissa myös tietoarkkitehtuurin. Näistä koottiin valmisteluasiakirja, johon UKJ-hankkeen suunnittelu- ja toteutusprojektit pohjaavat.

Siirryttäessä valmistelusta hankeen suunnitteluprojektiin on hankkeelle asetettu ohjausryhmä, joka on koottu  edustus eri kirjastosektoreilta ja kehysorganisaatioiden tietohallinnosta sen mukaan, mitä valmisteluvaiheessa sektoreitten edustajien välillä on sovittu. Ohjausryhmä seuraa tiiviisti Kansalliskirjastossa olevan, suunnittelu- ja toteutusvaihetta läpivievän projektiryhmän toimintaa.

UKJ-hankkeen tavoitteena on kirjastojärjestelmä, joka soveltuu kaikkien kirjastosektorien käyttöön. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi UKJ-ohjausryhmä on asettanut kirjastojen asiantuntijoista muodostuvat asiantuntijaryhmät, jotka ovat vahvasti mukana  ja Kansalliskirjastossa olevan projektiryhmän tukena järjestelmän suunnittelussa ja toteuttamisessa. Toteuttamistavaksi valitut ketterät menetelmät sekä suunnittelun asiakaslähtöiset periaatteet varmistavat sen, että asiantuntijat voivat osallistua järjestelmän rakentamiseen ja heidän antamansa palautteet tulevat huomioon otetuiksi järjestelmän toteuttamisessa.  Asiantuntijaryhmät katselmoivat ja validoivat suunnitelmia sekä osallistuvat tehtävien priorisointiin. Ketterän kehittämistavan avulla järjestelmästä saadaan kokeiltavia ja toimivia versioita läpi kehittämistyön. Tämä mahdollistaa sen, että asiantuntijaryhmät voivat todentaa järjestelmän soveltuvuuden kirjastonsa tarpeisiin ja käytäntöihin ennen kuin koko järjestelmä on valmis sekä vaikuttaa kehittämiseen antamalla palautetta järjestelmästä. Vaikka UKJ tulee olemaan kirjaston henkilökunnan työkalu, otetaan myös kirjaston asiakkaiden tarpeet ja näkökulmat järjestelmän suunnittelussa huomioon. 

Yhteistyö muiden kirjastojärjestelmähankkeiden kanssa

Kirjastojärjestelmien kehittyminen modulaariseen suuntaan, avoimen lähdekoodin hyödyntäminen ja kuvailustandardien muuttuminen ovat kansainvälisesti yleisiä kehitystrendejä. UKJ-hankkeen suunnitteluvaiheessa on tutkittu avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmien lisäksi myös kotimaisia ja kansainvälisiä hankkeita, jotka liittyvät kirjastojärjestelmien uudistamiseen ja uusien kuvailumenetelmien käyttöönottoon.

Avoin kirjasto 2013 –hankkeessa tutkitaan avoimen lähdekoodin Evergreen –järjestelmän soveltuvuutta yleisen kirjaston järjestelmäksi. Joensuun kaupunginkirjasto pyrkii ottamaan Evergreen –järjestelmän tuotantokäyttöön maaliskuussa 2014. UKJ-hanke ja avoin kirjasto 2013 –hanke käyvät keskenään avointa vuoropuhelua ja etsivät yhteistyömahdollisuuksia.

Ruotsin kansalliskirjaston LibrisXL –projektissa korvataan nykyinen Voyager-järjestelmällä toimiva yhteisluettelo uudenaikaisella avoimen lähdekoodin ratkaisulla. UKJ-hankkeen kannalta LibrisXL-ratkaisu on varteenotettava vaihtoehto metatietovarannon pohjaksi, koska tietovaranto on formaattiriippumaton ja mahdollistaa uusien kuvailumallien käyttämisen. Hankkeessa kehitetään myös kuvailutyökalua. LibrisXL-yhteisluettelo ja siihen liittyvä kuvailutyökalu on suunniteltu käyttöönotettavaksi vuoden 2014 alusta, joten projektin aikataulu on UKJ-hankkeen kannalta erittäin hyvä. UKJ-projektiryhmä on solminut kontakteja LibrisXL –kehitystiimiin syyskuussa 2013 tehdyn tutustumisvierailunsa  aikana. Järjestelmäyhteistyön lisäksi pohjoismaista yhteistyötä tehdään uusien kuvailustandardien ja kuvailun tietomallien käyttöönoton suunnittelussa.

Kuali OLE on avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, jota kehittää Kuali säätiö (http://www.kuali.org/ole). Samaan säätiön kehittämään tuoteperheeseen kuuluu myös muita avoimen lähdekoodin järjestelmiä. Kuali –järjestelmien kehitystyö on lähtenyt liikkeelle yliopistokirjastoista, joten tuotteet sopivat erityisesti yliopistomaailmaan. UKJ-hankkeen kannalta on erityisen mielenkiintoista se, että Lontoon Bloomsbury-konsortio (Lontoon yliopiston viisi Bloomsbury-college –kirjasto sekä Senate House -kirjasto) on vuoden 2012 marraskuussa päättäneet ottaa käyttöön Kuali OLE-järjestelmän (http://www.blms.ac.uk/). Järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2014 puolivälissä. UKJ-hankkeen kannalta eurooppalaisen suuren konsortion käyttöönotto on erityisen tärkeää ja hankkeessa tullaan tekemään tiivistä yhteistyötä Bloomsbury konsortion kanssa.

Kirjastojen kehysorganisaatioiden IT-johtajien edustajat ovat kirjastosektorin ohella mukana UKJ-hankkeen ohjausryhmässä. UKJ-hanke pitää tiivistä yhteyttä yliopistojen IT-johtajien verkostoon FUCIOon sekä Ammattikorkeakoulujen IT-johtajien verkostoon AAPAN. Yleisten kirjastojen ja erikoiskirjastojen kehysorganisaatioilta vastaavat IT-johtajien yhteistyöelimet puuttuvat.

Yhteistyön muodot ovat verkostojen kokouksiin osallistuminen, yhteisten seminaarien ja työpajakokousten järjestäminen. Näissä selvitetään UKJ:n ja korkeakoulujen muiden järjestelmien välisiä kohtaamispintoja ja koetetaan löytää yhteistä etua toteuttavia ratkaisuja. Syksyllä 2013 järjestettävä autentikointiseminaari kokoaa korkeakoulujen IT-asiantuntijoita pohtimaan miten nykyaikaisia mahdollisuuksia käyttäjien hallintaan voidaan hyödyntää UKJ-hankkeessa.

Hankkeen resurssit

Jotta hanke voitaisiin toteuttaa sellaisessa aikataulussa, että se ehtisi vastaamaan ympäristön asettamiin vaatimuksiin,

Tavoite 900 000 € (1 + 10)

• 1 kehityspäällikkö, product owner
• 10 asiantuntijaa
  • 3 sisältöasiantuntijaa
  • 7 ohjelmoijaa, joista yksi toimii scrum masterina
  • metatietovarannon toteutus
    • 2 sisältöasiantuntijaa
      • 1 määrittelyjen tarkennukseen
      • 1 testaukseen
      • kanssakäyminen kirjastoverkon edustajien kanssa kehityspäällikön ohella
• 3 ohjelmoijaa
  • 1 luettelointityökalun kehitykseen
  • 2 Libris XL -taustajärjestelmän muokkaukseen
  • palveluväylän pystytys ja konfigurointi
    • 1 ohjelmoijaa
    • autentikointi, käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta
      • 1 ohjelmoija
      • Kuali OLE:n sovittaminen UKJ:hin
        • 1 sisältöasiantuntija
          • OLE:n ominaisuuksien ja vaatimusten vertailu
          • kanssakäyminen kirjastoverkon edustajien kanssa projektipäällikön ohella
• 2 ohjelmoijaa
  • 1 käyttöliittymien muokkaukseen/toteutukseen
  • 1 taustajärjestelmän kehitykseen

Projektin riskit ja niihin varautuminen

Tarkistettava erityisesti merkinnällä <TARK> merkityt riskit

Asteikko

1 = erittäin pieni

2 = pieni

3 = huomattava

4 = suuri

5 = erittäin suuri

 

 

 

puuttuu: liitteistä vuoden 2014 painopisteet (projektisuunnitelma), jos UKJ ei toteudu