UKJ-ohjausryhmän kokous 4/2014 14.4.2014
Aika Maanantai 14.4.2014, klo 14 – 16.
Paikka Kansalliskirjasto, Teollisuuskatu 23 (kokoushuone Muumipeikko B438, 4 krs.), etäyhteysosoite https://connectpro.helsinki.fi/kk_ukj/
Jäsenet
Sinikka Luokkanen, puheenjohtaja, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut (etänä)
Jarmo Saarti, varapuheenjohtaja, Itä-Suomen yliopiston kirjasto (poissa)
Tuula Haapamäki, Kansalliskirjasto/Tutkimuskirjasto (läsnä)
Risto Heikkinen, Jyväskylän yliopiston kirjasto (poissa)
Jyri Helakangas, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut (etänä)
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto/Kansalliset kirjastoverkkopalvelut (läsnä klo 14.10 -15.45)
Ilmari Hyvönen, OKM/Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto (poissa)
Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto (etänä klo 16 asti)
Ari Mäkiranta, Joensuun seutukirjasto, Liperin kunnankirjasto (etänä klo 14.56 asti)
Ritva Nurminoro, Kaarinan kaupunginkirjasto (poissa)
Iris Tahvanainen, Lappeenrannan tiedekirjasto (etänä)
Petri Tonteri, Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto (läsnä)
Eila Vainikka, Suomen Kuntaliitto (poissa)
Sami Varjo, Vaasan kaupunginkirjasto (etänä)
Pentti Vattulainen, Varastokirjasto (etänä 15.49 asti)
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (läsnä)
Esittelijät: Ari Ahlqvist., kehittämispäällikkö, UKJ-hanke, Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke
Sihteeri: Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke
Asiantuntijana läsnä myös Petteri Kivimäki, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke
Pöytäkirja
1 Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.04. Todettiin osallistujat. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi seuraavin muutoksin:
- Käsitellään kohta 5 (UKJ-viestintä ja verkkokeskusteluryhmät) ennen kohtaa 4 (Strategiatyöpajat Linnea2 ja AMKIT –konsortioille elokuussa)
- Muihin asioihin:
- UKJ:n esitteleminen rehtorineuvostoille.
- UKJ:n kesäkuun kokouksen siirtäminen ennen rehtorineuvostojen tilaisuuksia
2 Projektin tilannekatsaus
Esittely: Käydään läpi UKJ-hankkeen tilanne. Ari Ahlqvist esittelee.
Kiwi sivuille pääsyssä on ollut ongelmia, projektiryhmä tutkii tilannetta ja tekee lähiaikoina korjaukset sivuille siten, että ohjausryhmä pääsisi sivuille mahdollisimman joustavasti.
Keskusteltiin, mistä on kysymys Melindan alustan vaihtamisesta. Melindan alustan vaihtaminen on osa UKJ-projektia. Siirtyminen uuteen järjestelmään aloitetaan siirtämällä Melinda Alephista uuteen järjestelmään. Muut toiminnot, kuten lainaus siirretään tämän jälkeen.
Keskusteltiin, miten saadaan kartoitettua vaatimusmäärittelyistä käyttöönoton vähimmäisvaatimukset. Aikatauluksi ei riitä se, että elokuun strategiatyöpaja käsittelee vähimmäisvaatimuksia vaan vähimmäisvaatimukset tulisi olla valmiina jo kesäkuun lopussa.
Esitys: Tiedoksi.
Päätös: Päätettiin laatia toimeksianto vähimmäisvaatimusten kartoittamisesta. UKJ-ohjausryhmä hyväksyy toimeksiannon sähköpostimenettelyllä. KVP laatii ehdotuksen toimeksiannosta. Kirjastoja pyydetään nimeämään työhön asiantuntijoita ja mahdollisesti kirjastonjohtajia, joilla on mahdollisuus osallistua 2-3 työkokoukseen touko-kesäkuun aikana. Mukana pyynnössä lähetetään viime vuotisten asiantuntijaryhmien kokoonpanotiedot. UKJ-projektiryhmä valmistelee vähimmäisvaatimusten kartoittamisen ja tekee ehdotukset karsittavista asioista.
3 Kustannus- ja hallintomallin valmistelu
Esittely: Käydään läpi kustannus- ja hallintomallia valmisteleva työryhmä työn eteneminen. Kristiina Hormia-Poutanen esittelee.
Kustannus- ja hallintomallia valmistelevan työryhmän työ etenee suunnitellusti. Ryhmässä pohditaan hallintomalliin liittyviä juridisia kysymyksiä ja kustannustenjakokriteereitä.
Juristilta odotetaan vaihtoehtoja hallintomallikysymyksiin huhtikuun lopussa.
Kustannustenjakokriteerit on alustavasti sovittu ja niiden pohjalta tehdään esimerkkilaskelmia.
Esitys: Tiedoksi.
Päätös:
4 Strategiatyöpajat Linnea2 ja AMKIT –konsortioille elokuussa
Esittely: Linnea2 ja AMKIT –konsortioiden yhteiskokouksessa 3.4. päätettiin järjestää yhteiskokous ja strategiatyöpajat 28.-29.8.2014. Torstaina 28.8. kokopäivän strategiatyöpaja on tarkoitettua asiantuntijoille ja johtajille, 29.8. puolen päivän työpapaja vain johtajille. UKJ-ohjausryhmä vastaa työpajojen järjestämisestä. Työpajoissa on tarkoitus käsitellä kirjastojen tietojärjestelmästrategiaa ja erityisesti uuden kirjastojärjestelmän käyttöönoton edellyttämiä vähimmäisvaatimuksia.
Esitys: Sovitaan jatkotoimista strategiatyöpajojen järjestämiseksi.
Päätös: Päätettiin, että UKJ-projektiryhmä laatii ja lähettää konsortioille kutsun kokoukseen. Kutsussa tiedot kokouksen ajankohdasta ja kokouspaikasta sekä maininta että ohjelmaa valmistellaan. Ohjausryhmän toukokuun kokouksessa käsitellään tarkempi ohjelma kokoukselle.
5 UKJ viestintä ja verkkokeskusteluryhmät
Esittely: Osana UKJ-viestintäsuunnitelmaa on hahmoteltu ydinviestejä, joita on tarkoitus käyttää kaikessa UKJ-viestinnässä. Keskustelujen tueksi on suunniteltu perustettavan verkkokeskustelufoorumi. UKJ-viestintä ohjausryhmä 2014_04_14.pptx. Minna Kivinen esittelee.
Esitys: Keskustellaan viestinnästä, ydinviesteistä, keskusteluryhmien aiheista ja ehdotuksista ryhmien keskustelujen avaajiksi.
Päätös: Päätettiin avata keskusteluryhmät aluksi ohjausryhmälle ja kirjastojen johdolle (johtajat ja apulaisjohtajat).
6 Muut asiat
6.1 UKJ:n esitteleminen rehtorineuvostoille
Arenen kokous on kesäkuussa ja UNIFI:n kokous elokuussa. Näihin kokouksiin on tarkoitus mennä esittelemään UKJ:iin liittyviä kysymyksiä.
Päätös: Päätettiin, että ohjausryhmän toukokuun kokouksessa sovitaan Rehtorineuvostoille lähtevästä viestistä ja sovitaan ketkä edustavat UKJ:tä kokouksissa.
6.2 UKJ:n kesäkuun kokouksen siirtäminen ennen Arenen kokousta 12.-13.6.
Päätös: Ohjausryhmän sihteeri lähettää Doodle-kyselyn ohjausryhmän kesäkuun kokouksen ajankohdasta.
7 Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista
Loppukevään kokousajat ovat:
ti 20.5. klo 13-15 (Viuhti, C477)
- Hankkeen tilanne
- Käyttöönoton vähimmäisvaatimusten määrittelyn tilanne
- Kustannustenjako- ja hallintomallin tilanne
- Strategiatyöpaja
- Viestintä
- Rehtorineuvostojen kokoukset
ma 16.6. klo 13-15 (Muumi, B438), uusi kokousaika sovitaan Doodle-kyselyllä.
8 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.04.