Koha-käyttöönottoprojektin yleiskokous 31.10.2018 kello 14.15-15.30
Paikka: C205, HAMK, Vankanlähde 9, Hämeenlinna
Kutsutut:
Kohan käyttöön ottavien kirjastojen johtajat
Avoin osallistumisoikeus kokoukseen
Osallistujat:
Anne Lehto (Tritonia)
Ari Ahlqvist (Kansalliskirjasto)
Ari Muhonen (JYK)
Ari Mäkiranta (Koha-Suomi Oy)
Bjarne Beckmann (Kansalliskirjasto)
Eeva Klinga-Hyöty (Haaga-Helia)
Ere Maijala (Kansalliskirjasto)
Hanna Lahtinen (Laurea)
Johanna Vesterinen (Varastokirjasto)
Juha Hakala (Kansalliskirjasto)
Kari Helenius (Hamk)
Kristiina Hormia-Poutanen (Kansalliskirjasto)
Kuno Öhrman (Hanken)
Lassi Lager (Kansalliskirjasto)
Mari Simola (Kansalliskirjasto)
Maria von Hertzen (Arcada)
Miikka Kallberg (CSC)
Olli-Antti Kivilahti (Kansalliskirjasto)
Pekka Uotila (Xamk)
Pirjo Kangas (Humak)
Sari Palen (Tilastokeskus)
Sinikka Luokkanen (Hamk)
Susanna Kinnari (Diak)
Tua Hinderson-Söderholm (Hanken)
1. Kokouksen avaus
Ohjausryhmän puheenjohtaja Ari Muhonen avasi kokouksen. Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Ari Muhonen ja sihteeriksi Hanna Lahtinen. Sihteeri kierrätti osallistujalistan.
2. Asialistan hyväksyminen
Käsitellään ohjausryhmän laatima asialista.
Päätös: Hyväksyttiin asialista.
3. Edellisen kokouksen muistio
Hyväksytään muistio, joka löytyy osoitteesta https://www.kiwi.fi/display/KK/Yleiskokous+20.06.2018
Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio.
4. Hamkin käyttöönoton tilannekatsaus
Sinikka Luokkanen kertoi käyttöönoton kokemuksista ja osallistujat saivat esittää kysymyksiä. Luokkasen mukaan KOHAn käyttöönotto onnistui hyvin ja pysyi aikataulussa. Asiakaspalvelun käyttöönottokoulutus oli noin yhden päivän mittainen. Järjestelmä on käytettävissä eri kieliversioilla (translate.org). Todettiin, että ruotsin kieli tulee tarkistaa paikallisten räätälöintien osalta. Käytössä ovat kaikki keskeiset rajapintatoiminnot, kuten viestien lähettäminen, replikointi Melindan ja tietokannan välillä ja verkkomaksut (Finnan kautta virtuaalikassa CPU Vericon). Työn alla ovat tekstiviesti-ilmoitusten ja hankinnan toimintojen käyttöönottaminen. Haastavinta oli toimia pilottina ja tehdä päätöksiä ilman, että oli varmuutta päätöksen taustalla olevan tiedon riittävyydestä. Järjestelmässä on havaittu myös hidastelua. Luokkanen kiitteli Kansalliskirjaston tukea koko käyttöönottoprojektin aikana ja erityisesti hienosäädöstä viime hetkellä, mm varastotietueiden kanssa. Tietokannan siivous ja testaaminen koettiin tärkeäksi.
Päätös: Tilannekatsaus merkittiin tiedoksi.
5. JY käyttöönoton tilannekatsaus
Ari Muhonen kertoi JY:n tilanteesta. Käyttöönottoa on siirretty vuoden 2019 alkuun, mistä Hannu Markkanen lähettikin jo aiemmin viestiä postituslistalla. JYssä on tehty omia työkaluja, joilla kokoelmaa on testattu. Pääkäyttäjäryhmän vetovastuu siirtyy JYn Hannu Markkaselle.
Päätös: Tilannekatsaus merkittiin tiedoksi.
6. Kansalliskirjaston käyttöönottopalvelu
Kristiina Hormia-Poutanen kertoi Kansalliskirjaston ja CSC:n yhteistyöstä sekä minkälaista palvelua ja hinnoittelua ovat tarjoamassa.
CSC tuottaa palvelinympäristöpalvelut ja Kansalliskirjasto käyttöönottopalvelua ja ylläpitopalvelua. Kirjastot solmivat sopimukset CSC:n kanssa, jolloin ne tulevat osaksi jo olemassa olevaa puitesopimusta
Kansalliskirjastolla on roolia suunnittelussa, testauksessa, toteutuksessa sekä käyttöönoton jälkitöissä. Hormia-Poutanen esitteli selkeyttävän taulukon päävastuista Kansalliskirjaston ja käyttöönottavan organisaation osalta. Vastuunjaot on hahmoteltu kansallisista käyttöönottoprojekteista saaduista kokemuksista ja niitä testattiin ja hiottiin edelleen Hamkin käyttöönottoprojektissa.
Hormia-Poutanen esitteli Kansalliskirjaston tarjoamien käyttöönottopalveluiden, ylläpitopalveluiden ja systeeminhoitopalveluiden hinnoittelua ja hinnoittelumallia. Hinnoittelun perustana on Kansalliskirjaston arvioima työmäärä, 2 htv. Hinnoittelumallin osalta todettiin, että Kansalliskirjaston työmäärä on sama, onko kyseessä pieni tai iso organisaatio. 3amkin osuus on alustavissa laskelmissa määritetty yhdeksi organisaatioksi.
Käytiin keskustelua, onko hinnoittelun perusteena organisaatio vai tietokanta. Esim. Tritoniassa maksu on eri, jos se perustuu yhteiseen tietokantaan tai mukana olevien organisaatioiden lukumäärään.
Todettiin, että Kasalliskirjaston tarjoamien palveluiden lisäksi tulevat CSC:n palvelimen käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvät palvelukustannukset.
Miikka Kallberg kertoi, että CSC:n roolina on auttaa ja mahdollistaa korkeakoulutuksen ja tutkimuksen asemaa Suomessa sekä varmistaa, että näihin löytyy kapasiteettia ja osaamista. CSC:n tavoitteena KOHA-projektissa on omalta osaltaan edesauttaa, että päästän jouhevasti liikkeelle. Ensimmäiset hintanäkymät ja kustannusvaikutukset ovat tarkentumassa. Hinnoittelumalli tulee olemaan resurssipohjainen. Kallberg uskoi, että virtuaalipalvelin on onnistunut ratkaisu, vaikka niiden käytöstä ei ole toistaiseksi vielä riittävästi kokemuksia. Todettiin, että isoilla kirjastoilla tarvitaan enemmän virtuaalista palvelintilaa.
Keskustelussa todettiin, että yhteistyö sekä KOHA-Suomen että KOHAn kansainvälisessä päähaarassa toimiminen ja vaikuttaminen on tärkeää. Ere Maijalan Portlandissa esittelemät muutokset ovat herättäneet kiinnostusta. Ereä pyydettiin edelleen katselmoimaan uusien versioiden mahdollisuuksia. Myös Koha-Suomi tekee kansainvälistä yhteistyötä.
Päätös: Kansalliskirjasto lähettää kirjastoille ensin alustavan ja sitten sitovan ilmoittautumispyynnön palveluihin. Kansalliskirjasto tarkentaa hintaa alustavan ilmoittautumisen ja osallistujamäärän perusteella.
7. Aikataulu
Organisaatioiden alustavat käyttöönottojen aikataulut ovat KOHA-sivustolla https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=93198925
Kansalliskirjasto toivoi tarkennusta käyttöönottojen aikatauluihin sekä porrastusta, noin kaksi kirjastoa kuukaudessa. Erityisesti loppukevään ja kesän käyttöönottoja toivottiin aikaistettavan alkukevääseen.
Päätös: Organisaatiot tarkentavat aikataulujaan keskustelemalla Kansalliskirjaston kanssa marraskuun aikana.
8. Muut asiat
Muita asioita ei tullut esille.
9. Seuraava kokous
Seuraava yleiskokous sovittiin pidettäväksi ti 12.2. klo 13 etäkokouksena.