KOHA ryhmän yleiskokous ACP-yhteydellä 20.06.2018
Osallistujat:
Maria von Hertzen, Arcada
Anki Åvall, Arcada
Susanna Kinnari, Diak
Eeva Klinga Hyöty, Haaga-Helia
Sinikka Luokkanen, Hamk
Minna Kivinen, Hamk
Pirjo Kangas Humak
Hanna Lahtinen, Laurea
Hannu Jokiranta, Laurea
Hellevi Hakala, Metropolia
Saija Pyhtilä, Metropolia
Pekka Uotila, Xamk,
Katariina Hanhisalo, Xamk,
Tua Hinderson-Söderholm, Hanken
Ari Muhonen, JYK
Anne Lehto Tritonia
Marjut Nuikka, Kansallisarkisto
Sari Palen Tilastokirjasto,
Sirpa Janhonen (Johanna Vesterisen sijalla) Varastokirjasto,
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Ari Ahlqvist Kansalliskirjasto
Mia Kujala, Kansalliskirjasto
MUISTIO
1. Kokouksen avaus
Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.
Ari Muhonen Jyväskylän yliopiston avoimen tiedon keskuksesta valittiin kokouksen puheenjohtajaksi ja sihteeriksi Sirpa Janhonen Varastokirjastosta.
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.10.
2. Asialista
Puheenjohtaja esitteli kokouksen asialistan.
Päätös: Hyväksyttiin
3. Edellisen kokouksen muistio
Puheenjohtaja tiedusteli voidaanko hyväksyä edellisen kokouksen muistio, joka löytyy sivulta https://www.kiwi.fi/display/KK/Yleiskokous+1.6.2018.
Päätös: Hyväksyttiin muutoksitta.
4. Pääkäyttäjäryhmän tilannekatsaus
Minna Kivinen esitteli pääkäyttäjäryhmän kokouksessa 14.06.2018 käsiteltyjä asioita.
Tänne saakka pääkäyttäjät ovat tutustuneet Kohaan Kansalliskirjaston rakentaman testiympäristön ja Koha Suomen materiaalin avulla. Aitoa testausympäristöä kaivataan, että todellinen toimintojen testaus olisi mahdollista. Testiympäristönä voisi olla vaikkapa HAMK:n anonymisoitu aineisto.
On pohdittu kirjastojen erilaisia tarpeita ja osaamista tietokanta- ja ohjelmointityössä. Yhtenä vaihtoehtona olisi se, että 2 henkilöä tekisi tiiviissä yhteistyössä kaikkien kirjastojen asentamisen ja jälkityöt yhdessä Kansalliskirjaston asiantuntijoiden kanssa. Kirjastoissa tulisi miettiä, mitä osataan, kyetään tekemään itse ja mihin tarvitaan tukea. Niinpä kirjastoille on tulossa kysely asiasta, johon halutaan vastaukset elokuun aikana. Kyselyn tulosten myötä voidaan miettiä ulkopuolisen osaamisen tarvetta ja mistä/miten se hankitaan.
Kehittäjätyöryhmä on vielä muodostamatta. Kehitystyötä tarvitaan ennen käyttöönottoa näitä ovat esim. varastotietueiden käsittely, elastic search –käyttöönotto, hyllyvaraukset sekä varastonoutojen toiminnallisuus. Nämä ovat kriittisiä asioita, jotka on ennen yhdenkään kirjaston käyttöönottoa selvitettävä.
Migraation aikataulu: KK valmistelee migraatioputkea, jossa käytetään HAMK:n aineistoa. Jos HAMK:n siirtymisen aikataulussa aiotaan pysyä, olisi tietokannan konversio oltava testattuna syyskuun alussa. Syyskuun lopussa on toinen tarkistuspiste, jolloin olisi ohjelmointia vaativat työt on oltava valmiina. Jyväskylän yliopistossa tehdään myös migraatio valmistelua, josta saadaan kokemuksia.
Päätös: Keskusteltiin aiheesta. Kyselyn tekemisen jälkeen ohjausryhmä voi tarkastella tuen tarvetta eri kirjastoissa ja lisäresurssien tarve selkeytyy. Hankkeen edetessä tulee varmistua, että päällekkäistä työtä esimerkiksi migraatioputken valmistelemisessa ei tehdä. Todettiin myös, että resurssitarve tulee katsoa pidemmälle ajalle, sillä kehitystyötä tullaan tarvitsemaan myös käyttöönoton jälkeen. Toiminnallinen yhteys Finnaan ja Melindaan sekä muihin mahdollisiin järjestelmiin tulee varmistaa. Kehittäjäryhmä perustetaan lomien jälkeen, tarvetta sille on.
5. Palvelinympäristön hankintaryhmä
19.6. on saatu CSC:ltä ensimmäinen tarjous, jossa CSC tarjoaa palvelinpalvelua pilvipalveluna virtuaalikoneessa. Tarjous vaikuttaa edulliselta, mutta sitä pitää tarkastella vielä lähemmin. Käyttöönotto tällä mallilla on hallinnollisesti helpompi kuin, jos palvelin ostettaisiin omaksi CSC:n konesaliin. Fyysinen palvelin voidaan ostaa myöhemmin, jos niin hyväksi katsotaan. Tilauksia palvelinhankinnasta ei tarvitse tehdä kesäkuussa.
Päätös: Keskusteltiin saadusta tarjouksesta. Sisältyykö virtuaalipalvelimen hintaan tarvittava työ esimerkiksi käyttöjärjestelmän asennus? Ylläpitotyö ei ole hinnassa mukana. Sinikka Luokkanen lähettää kaikille kirjastoille saamansa tarjouksen. Todettiin, että tarjousta pitää tarkentaa.
Sinikka Luokkasta kiitettiin tähän mennessä tehdystä työstä. Tästä on hyvä jatkaa yhdessä keskustellen.
6. AAPA-kokouksen kuulumiset
Ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkoston (AAPA) kesäseminaarissa 12.6. kirjasto- ja IT-johtajat keskustelivat Koha-projektista. Mukaan oli kutsuttu myös muut Koha-projektiin osallistujat.
Sinikka Luokkanen totesi, että Aapa-kokouksen osallistujat ovat kiittäneet tiedottamisesta ja ovat tyytyväisiä kirjastojärjestelmän muutoksen informaatioon.
Päätös: Keskusteltiin aiheesta. Tulisiko yliopistopuolella käydä vastaavanlainen keskustelu? Yliopistojen it-johtajat eivät yleisesti ole tietoisia kirjastojen järjestelmätilanteesta, avoimen lähdekoodin onnistumisesta ja esimerkiksi sen e-aineistojen käsittelemisestä ei ole riittävää tietoa. Fuciossa ollaan tietoisia kirjastojen järjestelmähankkeesta, mutta tietoisuutta olisi hyvä syventää. Tua Hindersson- Söderholm ja Kuno Öhrman edistävät asiaa Koha hankkeen osalta.
7. Kysely kirjastoille
Minna Kivinen esitteli kirjastoille lähetettävää kyselyä. Siinä on kaksi kysymystä: kirjaston valmius migraatioiden tekemiseen ja oman testiympäristön toivottu aikataulu.
Kysymysten lisäksi mukana tulee saateteksti.
Päätös: Keskusteltiin aiheesta. Todettiin, että kirjastojen voi olla vaikea määrittää testiympäristön aikataulutusta. Nyt jokaisen mukana olevan kirjaston on mietittävä esimerkiksi omat Voyager-virityksensä ja niiden siirtämisen tarve Kohaan. Tuleeko tästä ohjelmointitarvetta? Kirjastoilla tulee olla tieto oman tietokantansa datan laadusta, että ehditään tehdä riittävä määrä testikonversioita ennen varsinaista siirtoa. Tieto kirjastojen itse tekemästä työstä ja tarvittavasta ulkopuolisesta työstä on tärkeää etenkin, jos kirjastoilla ei ole valmiuksia tehdä itse siirtoon liittyviä töitä. Tällöin käyttöönoton henkilöstö joutuu tekemään töitä suunniteltua enemmän. Todettiin, että kyselyyn vastaamiseen voi pyytää tukea toisilta, jos kirjasto kokee vastaamisen vaikeaksi.
Minna Kivinen laatii kysymyksiä selkeyttävän ja avaavan saatetekstin, että kirjastoissa on helpompi hahmottaa kyselyn kysymysten merkitys.
8. Viestintä
Ohjausryhmä on pohtinut, olisiko tarpeen visualisoida Kohan käyttöönoton kokonaisuutta. Kansalliskirjastolla on valmis pohja, johon on kytketty myös muut Kohaan liittyvät järjestelmät esim. Finna, Melinda, SFX.
Kokouksessa nousi esille, tarvitaanko erillistä Koha logoa? Koha on vain virkailijakäytössä ja Finna asiakkaiden liittymänä. Onko Kohan tarpeen näkyä kirjastojen Finnoissa?
Päätös: Keskusteltiin Koha käyttöönoton visualisoinnista, jonka tekeminen sai kannatusta. Kansalliskirjasto tekee visualisoivan kuvan aiemmin tekemänsä suunnitelman pohjalta. Lopputulos keskustelusta logon tarpeellisuudesta oli, että se ei ole tärkeimpiä asioita työlistalla tällä hetkellä. Todettiin kuitenkin, että Koha-henkisyyttä voisi nostaa, jos sen logo näkyisi virkailijoille.
9. Aikataulu
Käytiin läpi suunniteltu migraatioaikataulu.
Aikataulu löytyy osoitteesta: https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=93198925
Päätös: Keskusteltiin aikataulusta, joka on varsin tiukka, joten siirtymien tulee tapahtua sujuvasti. Kirjastot voivat kommentoida omaa aikatauluaan ja esittää muutoksia.
10. Muut asiat
Muita asioita ei ollut.
11. Seuraava kokous
Seuraava yleiskokous on 05.09. klo 13-15 etäyhteydellä.
12. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.34.