KOHA-käyttöönottoprojektin yleiskokous järjestetään etäyhteydellä 1.6. klo 9-11.
Osallistujat:
Ari Muhonen, Jyväskylän yliopisto
Eeva Klinga-Hyöty, Haaga-Helia
Sinikka Luokkanen, HAMK
Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto
Marketta Lukkari, Tilastokirjasto (Sari Palénin sijalla)
Susanna Kinnari, Diak
Saija Pyhtilä, Metropolia (Hellevi Hakalan sijalla)
Tua Hindersson-Söderholm, Hanken
Hanna Lahtinen, Laurea
Hanna-Riina Aho, Centria
Pekka Uotila, Xamk
Maria von Hertzen, Arcada
Anne Lehto, Tritonia
Hilla Mäkelä, Humak (Pirjo Kankaan sijalla)
Johanna Vesterinen, Varastokirjasto
Tomas Rönn, Arcada
Marjut Nuikka, Kansallisarkisto
Johanna Miettunen, Haaga-Helia
Olli-Antti Kivinen, Kansalliskirjasto
Poissa:
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Minna Kivinen, HAMK
Asialista
1. Kokouksen avaus
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Ari Muhonen ja sihteeriksi Sinikka Luokkanen.
2. Asialista
Hyväksytiin asialista.
3. Edellisen kokouksen muistio
Edellisen kokouksen 9.4. muistio https://www.kiwi.fi/x/WA2OBQ.
Päätös: Hyväksytiin edellisen kokouksen muistio.
4. Koha-käyttöönottoprojektin tilannekatsaus ja viestintä
KOHA-projekti on edennyt suunnitellusti ja projekti on järjestäytynyt yleiskokouksessa 9.4. sovitun mukaisesti.
Viestintää varten on otettu käyttöön wiki-sivusto https://www.kiwi.fi/x/CQGOBQ ja keskustelufoorumi https://www.kiwi.fi/x/CQGOBQ. Wiki-sivusto on avoin lukuunottamatta sellaisia dokumentteja, jotka liittyvät neuvotteluhin kolmansien osapuolien kanssa. KOHAn liittyvien aineistojen linkkejä löytyy kootusti sivulta https://www.kiwi.fi/x/0SGOBQ. Wiki-sivuille on kirjoitusoikeudet projetin ryhmien jäsenille. Jos joku tarvitsee kirjoitusoikeuksia, niin niitä voi pyytää Ari Ahlqvistilta.
Etusivulle on päivitetty roadmap kuva. Etusivu on myös erityisesti ulkopuolisille tarkoitettua viestintää.
Sähköpostilistat [email protected], [email protected] ja [email protected] on perustettu. Listan ylläpito-ohjelmisto lähettää listalle lisätyille ilmoituksen listan jäsenyydestä. Listoille voivat lähettää sähköposteja vain listan jäsenet, joten ulkopuoliset eivät voi lähettää sinne sähköposteja.
Ohjausryhmä on muodostettu ja sen tehtävät on määritelty. Ohjausryhmän kokousmuistiot on koottu wiki sivulle https://www.kiwi.fi/x/PYKyBQ. Palvelinympäristön hankinnan neuvotteluryhmä on käynyt keskuteluja palvelinympäristön hankinnasta CSC:n kanssa. Pääkäyttäjäryhmä on organisoitunut ja kokoontuu säännöllisesti viikottain. Pääkäyttäjäryhmän kokousmuistiot on koottu wiki-sivulle https://www.kiwi.fi/x/ixSOBQ.
Päätös: Keskusteltiin.
5. Testiympäristön tilanne Kansalliskirjastossa
Kansalliskirjaston asiantuntijat esittelevät testiympäristön tilannekatsaukset.
Kolme uutta testaukseen tarvittavaa palvelinta, joista yhteen on nyt viety HAMKin bibtietueet (kohahame.lib.helsinki.fi), mutta parametrointia ei ole tehty. Tarkoitus on, jokaiselle tulee oma testiympäristö hyvissä ajoin (muutama kuukausi) ennen omaa tuotantoon siirtymistä. Testiympäristöt tulevat todennäköisesti CSC:lle, jos sinne tulee myös tuotantoympäristöt. Ennen CSC:n ympäristöä testaukset tehdään Kansalliskirjaston palvelimilla.
Haaga-Helia, Laura ja Metropolia yhdistävät tietokantansa. Sen osalta on vielä mietittävää, keskusteltavaa ja päätettävää.
Päätös: Keskusteltiin.
6. Konversiot
Pääkäyttäjäryhmän osana toiminut migraatioryhmä ja Kansalliskirjaston asiantuntijat ovat suunnitelleet konversioita. Kansalliskirjaston asiantuntijat esittelevät konversiosuunnitelman tilannnekatsauksen.
28.5. pidettiin migraatio(konversio)työpaja Hämeenlinnassa, johon osallistui Kansalliskirjaston, HAMKin ja Jyväskylän yliopiston kirjaston asiantuntijoita. Kansalliskirjastossa on tehty testikonversiota. Tässä vaiheessa näyttää, että testikonversioiden kanssa pystytään etenemään hyvää vauhtia. Testikonversioita tehdään useampia ja välissä korjataan sekä dataa Voyager-tietokannassa että konversiosriptejä. Konversioiden onnistumisen varmistaminen on kunkin kirjaston omalla vastuulla. Pääkäyttäjillä on iso rooli ja vastuu asiassa.
Päätös: Keskusteltiin.
7. Palvelinympäristön hankinta
Palvelinympäristön hankinnan neuvotteluryhmä on keskustellut konesalipalveluista CSC:n kanssa. Kansalliskirjaston asiantuntijat esittelevät tällä hetkellä potentiaalisemmaksi vaihtoehdoksi todetun palvelutavan ja sen mukaisen ensimmäisen esimerkkilaskelman kustannuksista.
Nyt selvitetään CSC:n ePouta-palveluun (ohjelmistot) ja VMWareen-virtualisoitiin (tietokanta) perustuvaa kokonaisuutta. Jokaisella kirjastolla olisi oma instanssi Kohasta, jolloin CSC pystyy kohdentamaan palvelinkustannukset kunkin organisaation totetutuneen käytön mukaisesti.
Alustavia laskelmia: Halvimmillaan "otetaan vain ehdottoman välttämätön"-vaihtoehdot voisivat olla HAMKille pelkällä ePouta-palvelulla noin 1.500 €/vuosi ja JYK noin 8.000 €/vuosi. Jos siis tietokanta otetaan VMWareen, niin hinnat nousevat. Voyager-Koha muutoksessa palvelinkuluissa on sekä hintaa laskevia että nostavia elementtejä. Hyvä arvio lienee nyt, että palvelinkulut voisivat säilyä nykyisillä tasoilla.
Päätös: Keskusteltiin.
8. Pilotit ja alustavat aikataulut
Pilottikirjastoina KOHA käyttöönotossa ovat Hämeen ammattikorkeakoulu ja Jyväskylän yliopisto. Kirjastojen käyttöönottojen alustavat aikataulut ovat sivulla https://www.kiwi.fi/x/TRqOBQ. Koska pilottikirjastojen käyttöönotot ovat vasta loppusyksystä, esitetään että niiden jälkeinen ensimmäinen käyttöönotto olisi Hanken tammikuussa.
Päätös: Vuodenvaihteeseen 2018-2019 ei suunnitella käyttöönottoja vaan ensimmäinen pilottien jälkeinen käyttöönotto olisi Hanken tammikuussa. Vuodenvaihteeseen alustavasti aikataulutettujen Tilastonkirjaston ja DIAKin aikataulut muuttuvat. Kesän jälkeen palataan aikatauluun, kun konversioista on enemmän kokemusta.
9. Kustannukset
Monet kirjastot joutuvat tekemään vuoden 2019 budjetit jo elokuussa 2018. Tässä vaiheessa on vaikea arvioida vuoden 2019 kokonaiskustannuksia.
Palvelinkustannuksista on alustava esimerkkilaskelma käyty läpi tässä kokouksessa. Käyttöönotossa ja konversiossa tarvittavasta henkilötyöstä voidaan tehdä arvioita pilottikirjastojen käyttöönoton myötä syksyn 2018 aikana. Tuotantokäytön aikaisia ylläpitotöitä päästään arvioimaan vasta myöhemmin.
Vuodelle 2018 on hyvä varautua jo testiympäristön kustannuksiin. Kustannustaso lienee keskimäärin muutama tuhat euroa.
Päätös: Keskusteltavaksi
10. Muut asiat
10.1. KOHA keskustelutilaisuus 12.6.
KOHA- käyttöönottoprojektissa mukana olevien kirjasto- ja IT-johtajien yhteinen keskustelutilaisuus 12.6. klo 9-10.30 HAMKissa Hämeenlinnassa. Tilaisuuteen järjestetään myös etäyhteys.
10.2. Varastokirjaston johtokunnan päätös
31.5.2018 Varastokirjaston johtokunta on tehnyt päätöksen, että Varastokirjasto liitty Kohan käyttöönottaviin kirjastoihin.
11. Seuraava kokous
Seuraava kokous 20.6. klo 9-11 etäyhteydellä.
Syksyn ensimmäinen yleiskokous pidetään 12.9. klo 9-11 etäyhteydellä.
12. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.05