Kun otat uutta taustajärjestelmää käyttöön, huomioi nämä

• Varmista, että vanhan järjestelmän kuvapalvelimen sopimus on voimassa aina siihen asti, että tietolähde on onnistuneesti vaihdettu Finnassa. Jos vanha kuvapalvelin lakkaa vastaamasta ennen vaihtoa, aineiston kuvat eivät näy Finnassa eikä muilla alustoilla, jotka hakevat kuvia esim Finna APIn kautta.
• Pyri varmistamaan uuden järjestelmän toimittajan kanssa, että tietueiden tunnisteet joko pysyvät samoina tai vanhojen tietueiden tunnisteet tulevat migraatiossa mukaan ja uusien tietueiden mukana Finnaan. Tämä mahdollistaa Finnan puolella vanhoihin tietueisiin viittaavien linkkien uudelleenohjauksen ja esimerkiksi suosikkilistoilla ja Luokkahuoneen aineistopakettien linkkien automaattisen päivittämisen. (HUOM. Tietueen tunniste on eri asia kuin kuvailun kohteena olevan objektin tunniste.)
• Jos tiedät, että organisaatiosi aineistoja käytetään Finna APIn kautta muilla alustoilla, viesti hyvissä ajoin vaihdoksesta sovelluksen toteuttajalle/ylläpitäjälle, jotta aineistojen toimivuus voidaan varmistaa vaihdon yhteydessä.

Mihin kaikkeen muutos vaikuttaa ja miten?

Tietueiden tunnisteet

Taustajärjestelmän vaihdossa on yleisesti ottaen kaksi erilaista tilannetta:

1. Tietueiden ID:t ja sisältö säilyvät ennallaan
   
2. Tietueiden ID:t muuttuvat

Tietueiden tunnisteiden muuttuminen riippuu siitä, miten uusi järjestelmä muodostaa tunnisteen.

Tapaus 1: tunnisteet säilyvät

Kun tietueiden ID:t säilyvät, voidaan muutos tehdä Finnassa käyttäjille huomaamattomasti. Vanhat linkit tietueisiin säilyvät samoina, eli käyttäjien tekemät suosikkilistat ja tallennetut haut toimivat muutoksen jälkeen normaalisti. Halutulla hetkellä Finna vaihdetaan käyttämään uutta järjestelmää (samalla tunnuksella kuin vanhaa) ja haravoimaan tietueet siitä. Muutoksia Finnan päässä tarvitaan yleensä vain, jos järjestelmän vaihdossa tulee muutoksia Finnaan haravoituun tietoon.

Tapaus 2: tunnisteet eivät säily

Jos Finnassa olevien tietueiden ID:t muuttuvat, linkit niihin katkeavat. Tämä vaikuttaa muun muassa Finna Luokkahuoneen aineistopaketteihin, käyttäjien suosikkilistoihin, tallennettuihin hakuihin ja mahdollisesti joihinkin Finnan avoimen rajapinnan päällä toimiviin sovelluksiin, jotka eivät enää löydä tarvitsemaansa aineistoa samasta sijainnista kuin ennen.

Finnan puolella on mahdollista tehdä väliaikainen uudelleenohjaus vanhoista tietueista uusiin. Tämän edellytyksenä on, että vanha tunniste löytyy hakuelementtinä uudesta tietueesta tai että uusi tunniste pystytään päättelemään loogisesti vanhasta tunnisteesta.

Esimerkiksi LIDO-aineistojen uudelleenojauksessa uuden tietueen metadatasta haetaan vanha tunniste kohdasta administrativeMetadata > recordWrap > recordInfoSet > recordInfoID. Vanha tunniste indeksoidaan Finnan  'ctrlnum' kenttään. Kun käyttäjä pyytää vanhaa tietuetta, uusi tietue haetaan ctrlnum-kentän avulla. Uudelleenohjauksen myötä vanhoihin tietueisiin viittaavat linkit eivät muutoksen yhteydessä mene rikki, vaan käyttäjä löytää edelleen oikeiden aineistojen äärelle. Uudelleenohjaus on kuitenkin väliaikainen, joten aineistojen käyttäjiä on syytä tiedottaa muuttuvista linkeistä.

On täysin mahdollista testata rajapinnan toimimista ja mahdollista uudelleenohjausta ensin pienellä määrällä aineistoa, jolloin vanha ja uusi tietolähde ovat hetken aikaa käytössä Finnassa samaan aikaan. Vanha tietolähde poistetaan vasta kun varsinainen aineistomassa haravoidaan uudesta järjestelmästä Finnaan.

Vaihtamisen prosessi

Tunnisteiden muuttuessa uuden järjestelmän käyttöönottoa käsitellään tekniseltä kannalta Finnassa samaan tapaan kuin kokonaan uuden museon liittymistä. Ota tässä tapauksessa yhteyttä palveluosoitteeseemme finna-posti [at] helsinki.fi.

Uuteen järjestelmään on toteutettava uusi LIDO- tai EAD3-mappaus, joten tässä yhteydessä on hyvä tilaisuus huomioida Finnan kannalta parhaat käytänteet soveltaa LIDO/EAD3-skeemaa. Museoille löytyy Museoviraston sivuilta valmis LIDO-mallipohja, josta on järjestelmäntoimittajalle apua. Aineistotyyppimappauksesta kannattaa olla yhteydessä Finna-tiimiin.

Kun rajapinta on valmis, aineistot haravoidaan Finnan testipuolelle ja niiden näkyminen oikein tarkistetaan, kuten liittymisvaiheessa. Tarvitsemme tätä varten haravointiosoitteen ja OAI-PMH -haravointisetin nimen.

Finnan testiympäristö eroaa hieman tuotantoympäristöstä, joten yksittäisiä tietueita kannattaa tarkastella myös  Finnan esikatselutoiminnolla.

Kun aineistot näyttävät testiympäristössä valmiilta, voimme siirtää ne Finnan tuotantopuolelle. Uuden tietolähteen siirtämisestä tuotantoon on ilmoitettava palveluosoitteeseemme finna-posti(at)helsinki.fi vähintään viikko ennen toivottua siirtopäivää.

Muutoksesta viestiminen

• Europeana: Jos aineistot menevät vanhasta järjestelmästä myös Europeanaan, on muutoksesta tiedotettava myös Europeanan ylläpitoa jo varhaisessa vaiheessa. Jos aineistot on viety Europeanaan Kansalliskirjaston ylläpitämän Formula-palvelun kautta, hoitaa Kansalliskirjasto yhteydenpidon Europeanaan. Asiasta voi ilmoittaa yhteydenotolla Finna-postiin.
• Finnan avoimen rajapinnan käyttäjät, Luokkahuone, suosikkilistat: Jos tiedätte, että aineistojanne hyödynnetään Finna Luokkahuoneessa tai Finnan avoimen rajapinnan kautta jossain tietyssä sovelluksessa tai tietyllä alustalla, näiden ylläpitäjille on syytä tiedottaa muuttuvista linkeistä hyvissä ajoin.
• Omat Finna-näkymät/museot.finna.fi: Näkymissä uusi tietolähde on käytävä valitsemassa näytettävien joukkoon. Ole yhteydessä näkymän ylläpitäjään.

Tietolähteen tunnus

Finnassa jokaisella tietolähteellä, josta tietueita haravoidaan, on oma tunnus. Ensimmäisessä tapauksessa olemassaoleva tietokannan tunnus voidaan aina säilyttää. Toisessa tapauksessa tunnus voidaan säilyttää, kunhan uuden järjestelmän tietueiden tunnisteet eivät mene päällekkäin vanhojen kanssa. Vanhan järjestelmän tietueet eivät kuitenkaan säily, vaan ne poistetaan, kun tietueiden haravointi uudesta järjestelmästä aloitetaan. Jos tietueiden ID:issä on päällekkäisyyksiä vanhan ja uuden järjestelmän välillä, tarvitaan uudelle järjestelmälle uusi tunnus.