6 Järjestelmän hallinta

Järjestelmän hallinta voidaan karkeasti ottaen jakaa neljään alla listattuun osa-alueeseen. Järjestelmän toiminnalliset kokonaisuudet muodostavat järjestelmän hallinnan näkökulmasta omat osa-alueensa, joiden lisäksi käyttöoikeudet voidaan katso omaksi järjestelmän kaikkiin muihin osiin liittyväksi osa-alueekseen.

• kuvailun ja kokoelmien hallinnan säännöt
• hankinnan säännöt
• aineiston käytön hallinnan ja logistiikan säännöt
• käyttöoikeudet.

Järjestelmän hallinnan kautta ylläpidetään toiminnallisiin kokonaisuuksiin liittyviä sääntöjä, jotka ohjaavat järjestelmän yksittäisten toimintojen suorittamista. Säännöt on voitava määritellä koko järjestelmän, kirjastoryhmän/-kimpan, yksittäisen kirjaston tai kirjaston yksittäisen palvelupisteen tasolla. Käytännössä säännöt on voitava määritellä hierarkisesti siten, että alemmilla tasoilla on mahdollista ylikirjoittaa ylemmillä tasoilla tehtyjä määrityksiä. Tällöin yksittäisen kirjaston käyttämät säännöt voivat koostua monilla eri tasoilla tehdyistä määrityksistä. Käytännössä käyttöoikeuksien tarkistus etenee alhaalta ylöspäin eli yksityiskohtaisemmalta tasolta yleisemmälle tasolle.

Järjestelmä- tai oletustaso määrittelee järjestelmän perusasetukset, joita kaikki järjestelmän kirjastot käyttävät, mikäli alemmilla tasoilla ei ole muita määrityksiä. Ryhmätaso puolestaan määrittelee kirjastokimppaan kuuluvien kirjastojen yhteiset asetukset, mikäli alemmilla tasoilla ei ole muita määrityksitä. Kirjastotaso puolestaan määrittää yksittäisen kirjaston asetukset, joita kaikki kyseisen kirjaston toimipisteet käyttävät, mikäli alimmalla tasolla ei ole muita määrityksiä. Alimpana oleva toimipistetaso määrittää yksittäisessä toimipisteessä käytettävät asetukset. Toteutustavan etuna on, että kirjastojen tarvitsee tehdät omat määrityksensä vain sellaisissa tapauksissa, joissa ne haluavat poiketa järjestelmään määritellyistä yleisen tason säännöistä. Alla esitetty yksinkertaistettu esimerkki havainnollistaa edellä esitettyä ajatusta käytännön tasolla. Todellisuudessa yksittäisten asetusten arvot määräytyvät monien eri muuttujien yhdistelmien perusteella, kuten esimerkiksi niteen laina-aika, johon vaikuttavat ainakin lainattavan aineiston tyyppi ja kokoelma, asiakastyyppi ja asiakkaan organisaatio, niteen omistava kirjasto sekä toimipiste.

Alla nähtävä kuva esittää tilannetta kirjastokimppaan kuuluvasta kirjastosta, jolla on järjestelmässä neljä asetusta. Kirjaston on itse määritellyt asetuksen 1, jonka arvo on voimassa kaikissa kirjaston toimipisteissä. Asetuksen 2 tapauksessa yhtä toimipistettä lukuunottamatta kirjasto käyttää järjestelmän oletusasetusta, yksi toimipiste käyttää juuri sille määriteltyä arvoa. Asetuksen 3 tapauksessa kirjasto käyttää puolestaan ryhmätasolla määriteltyä kirjastokimppaan kuuluvien kirjastojen yhteistä arvoa. Asetuksen 4 tapauksessa kirjasto käyttää järjestelmän oletusasetusta.

Tarkasteltaessa asiaa tarkemmin yksittäisen asetuksen, kuten esimerkiksi niteen laina-ajan kannalta, voisi asetuksen arvon määräytyminen tapahtua alla olevassa taulukossa esitettyjen arvojen perusteella. Taulukon mukaan laina-aika määräytyy kuuden muuttujan (kirjasto, toimipiste, aineistotyyppi, kokoelma, asiakkaan organisaatio, asiakastyyppi) muodostaman yhdistelmän perusteella.  Lainaustapahtuman yhteydessä laina-ajan määräytyminen tapahtuu hierarkisesti alhaata ylöspäin eli ensin tarkistetaan onko järjestelmässä lainaustapahtuman kuutta muuttujaa vastaavaa laina-aikaa, sitten viittä, seuraavaksi neljää muuttujaa, sitten kolmea, kahta ja yhtä muuttujaa. Jos eri yhdistelmiä vastaavia arvoja ei löydy, käytetään rivillä 1 nähtävää koko järjestelmän tasoista oletusasetusta, joka on voimassa kaikille muuttujien yhdistelmille. Malli mahdollistaa koko järjestelmän tasoisten perusasetusten luonnin, jotka yksittäiset kirjastot tai kirjastokimpat voivat halutessaan ylikirjoittaa. Käytännön toteutuksessa on syytä hyödyntää välimuistia asetuksen tallentamiseen, sillä jokaisen eri yhdistelmän tarkistaminen erillisenä tietokantakyselynä jokaisen tapahtuman yhteydessä tekisi toiminnallisuudesta helposti koko järjestelmän pullonkaulan.