Standardit
UKJ:n on toteutettava vähintään seuraavat standardit.
- lista standardeista tulossa
Ei-standardit rajapinnat
UKJ:n on toteutettava joukko ei-standardeja rajapintoja, jotka mahdollistavat alla listattujen tietojen siirron UKJ:n ja useiden eri ulkoisten järjestelmien välillä.
- asiakastiedot
- taloushallinnon tiedot
- hankintatiedot
- opintohallintoon ja opetuksen tukeen liittyvät tiedot
- tilastointitiedot
- sosiaalinen metadata.
Asiakastietojen siirto
| Versio | |
|---|---|
| 1 | Asiakastietojen siirtoon liittyvät vaatimukset luotu (10.7.2013 PK) |
Asiakastietoja on voitava siirtää UKJ:hin muista järjestelmistä asiakastietojen oikeellisuuden parantamiseksi sekä tietojen päällekäisten ylläpitovastuiden karsimiseksi. Siirtojen avulla on voitava lisätä uusien asiakkaiden tietoja sekä päivittää jo entuudestaan järjestelmässä olevien asiakkaiden tietoja. Asiakastietoja on voitava siirtää sekä koko järjestelmän tasolla yhteisten tietojen sekä kirjastokohtaisten tietojen osalta. Asiakastietojen siirron lähteenä käytettäviä järjestelmiä ovat mm.:
- väestötietojärjestelmä
- LDAP-protokollaa hyödyntävät hakemistopalvelut
- henkilöstöhallinnon järjestelmät
- opetus- ja opitontohallinnon järjestelmät.
Alla olevassa taulukossa on listattu asiakastietojen siirtämiseen muista järjestelmistä kohdistuvia vaatimuksia.
| Id | Vaatimus |
|---|---|
| AS-1 | Asiakastietoja on voitava lisätä ja päivittää eräajoina muista järjestelmistä. |
| AS-2 | Järjestelmään tuotavien asiakastietojen oikeellisuus on tarkistettava ennen järjestelmään tallentamista. |
| AS-3 | Asiakastietojen oikeellisuuden tarkistamiseen liittyviä sääntöjä on pystyttävä lisäämään ja muokkaamaan. |
| AS-4 | Osa järjestelmään tuotavista asiakastiedoista voi olla kirjastokohtaisia ja osa koko järjestelmän tasolla yhteisiä. |
| AS-5 | Asiakkaan tietojen automaattinen päivittäminen on voitava tarvittaessa estää. |
| AS-6 | Asiakastietojen päivittäminen on pystyttävä määrittelemään kenttäkohtaisesti. |
| AS-7 | Yksittäisen asiakkaan tiedot on pystyttävä hakemaan ja päivittämään ulkoisesta järjestelmästä reaaliajassa. |
| AS-8 | Asiakastietojen siirto järjestelmään ei saa aiheuttaa uuden asiakastietueen syntymistä, jos järjestelmässä on jo ennestään asiakasta vastaava asiakastietue. |
| AS-9 | Asiakastietoja on voitava siirtää väestötietojärjestelmästä eräajoina sekä yksittäisen asiakkaan tietoja hakea reaaliajassa. |
| AS-10 | Asiakastietojen siirtoja on pystyttävä seuraamaan ja niistä on pysyttävä luomaan raportteja. |
| AS-11 | Yksittäisen kirjaston tekemä siirto ei saa vaikuttaa muiden kirjastojen kirjastokohtaisiin asiakastietoihin. |
| AS-12 | Asiakastietojen siirto on voitava suorittaa ajastetusti säännöllisesti sekä kertaluontoisesti. |
| AS-13 | Asiakastietojen siirto on oltava mahdollista funetEduPerson-skeeman version 2 määrittelemässä formaatissa. |
| AS-14 | Asiakastietojen siirto on oltava mahdollista LDAP-protokollaa käyttäen. |
| AS-15 | Tietojen siirtäminen on oltava mahdollista useissa eri formaateissa ja uusia formaatteja on voitava lisätä järjestelmään. |
Taloushallinnon tietojen siirto
| Versio | |
|---|---|
| 1 | Taloushallinnon tietojen siirtoon liittyvät vaatimukset luotu (2.8.2013 PK) |
Taloushallintoon liittyviä tietoja on tallennettu useisiin eri järjestelmiin, jonka seurauksena tietojen ajantasalla pitäminen vaatii useiden eri järjestelmien sisältämien tietojen ylläpitoa ja päivittämistä. Taloushallinnon tietoja on voitava siirtää UKJ:hin muista järjestelmistä ja muiden järjestelmien on pystyttävä lukemaan ja päivittämään UKJ:hin tallennettuja tietoja.Taloushallintoon liittyviä tietoja sisältäviä järjestelmiä ovat mm.:
- pankkien maksujärjestelmät
- kirjanpito- ja taloushallintojärjestelmät
- kustantajien, toimittajien, välittäjien ja kirjakauppojen järjestelmät.
Alla olevaan taulukkoon on listattu taloushallintoon liittyvien tietojen siirtämiseen kohdistuvia vaatimuksia.
| Id | Vaatimus |
|---|---|
| TTS-1 | Aineiston käytön hallintaan liittyvien maksujen hallinta on voitava tehdä yhdellä tietojärjestelmällä. |
| TTS-2 | Asiakkaiden maksamiin maksuihin liittyvien tietojen on siirryttävä automaattisesti kehysorganisaation taloushallintojärjestelmään. |
| TTS-3 | Aineiston käytönhallintaan liiittyvien maksutietojen on siirryttävä automaattisesti UKJ:n ja pankkien maksujärjestelmien välillä. |
| TTS-4 | Kirjastoaineiston hankintaan liittyvien maksujen käsittely on voitava tehdä yhdellä tietojärjestelmällä. |
| TTS-5 | Hankintaan liittyvien maksutietojen on siirryttävä automaattisesti UKJ:n ja ulkoisten sidosryhmien järjestelmien välillä. |
| TTS-6 | Kehysorganisaation taloushallintojärjestelmän tulee saada tarvittava henkilöihin, organisaatioihin ja taloustapahtumiin liittyvä ajantasainen tieto suoraan UKJ:sta. |
| TTS-7 | Taloushallinnon tietoja on voitava hakea ja päivittää ulkoisesta järjestelmästä reaaliajassa sekä ajastetusti säännöllisesti ja kertaluontoisesti. |
| TTS-8 | Taloushallinnon tietoja on voitava hakea ja päivittää ulkoisesta järjestelmästä sekä yksitellen että eräajona. |
| TTS-9 | Järjestelmään tuotavat tiedot on voitava määritellä tarkastettaviksi ja/tai hyväksyttäviksi ennen järjestelmään tallentamista. |
| TTS-10 | Järjestelmään tuotavat maksut on voitava kohdistaa kirjastoittain/kehysorganisaatioittain. |
| TTS-11 | Tietojen siirtäminen on oltava mahdollista useissa eri formaateissa ja uusia formaatteja on voitava lisätä järjestelmään. |
| TTS-12 | Tietojen tuominen järjestelmään ei saa aiheuttaa jo olemassa olevien tietojen tuplaantumista. |
Hankintatietojen siirto
| Versio | |
|---|---|
| 1 | Hankintatietojen siirtoon liittyvät vaatimukset luotu (2.8.2013 PK) |
Hankintaan liittyviä tietoja on voitava siirtää ja hakea muista järjestelmistä käsin tehtävän työn vähentämiseksi ja jo olemassa olevan tiedon uudelleenkäytön tehostamiseksi. Siirtojen avulla on voitava hakea ja lisätä uusia hankintaan liittyviä tietoja sekä päivittää järjestelmässä jo entuudestaan olevia hankintatietoja. Hankintatiedoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä laajasti kaikkiin hankintaprosessin eri vaiheisiin liittyviä tietoja, joihin sisältyvät myös mm. hankittavan aineiston metatiedot. Hankintatietojen siirron lähteenä käytettäviä järjestelmiä ovat mm.:
- aineistojen tarjoajien järjestelmät (kustantajat, toimittajat, välittäjät, kirjakaupat)
- tietämyskannat
- hankintakonsortioiden järjestelmät
- ERM-järjestelmät
- www-palvelut
- muut kirjastojärjestelmät.
Alla olevaan taulukkoon on listattu hankintatietojen siirtämiseen kohdistuvia vaatimuksia.
| Id | Vaatimus |
|---|---|
| HS-1 |