Asiakastietojen siirto
Asiakastietoja on voitava siirtää UKJ:hin muista järjestelmistä asiakastietojen oikeellisuuden parantamiseksi sekä tietojen päällekäisten ylläpitovastuiden karsimiseksi. Siirtojen avulla on voitava lisätä uusien asiakkaiden tietoja sekä päivittää jo entuudestaan järjestelmässä olevien asiakkaiden tietoja. Asiakastietoja on voitava siirtää sekä koko järjestelmän tasolla yhteisten tietojen sekä kirjastokohtaisten tietojen osalta. Asiakastietojen siirron lähteenä käytettäviä järjestelmiä ovat mm.:
- väestötietojärjestelmä
- LDAP-protokollaa hyödyntävät hakemistopalvelut
- henkilöstöhallinnon järjestelmät
- opetus- ja opitontohallinnon järjestelmät.
Alla olevassa taulukossa on listattu asiakastietojen siirtämiseen muista järjestelmistä kohdistuvia vaatimuksia.
| Id | Vaatimus |
|---|---|
| AS-1 | Asiakastietoja on voitava lisätä ja päivittää eräajoina muista järjestelmistä. |
| AS-2 | Järjestelmään tuotavien asiakastietojen oikeellisuus on tarkistettava ennen järjestelmään tallentamista. |
| AS-3 | Asiakastietojen oikeellisuuden tarkistamiseen liittyviä sääntöjä on pystyttävä lisäämään ja muokkaamaan. |
| AS-4 | Osa järjestelmään tuotavista asiakastiedoista voi olla kirjastokohtaisia ja osa koko järjestelmän tasolla yhteisiä. |
| AS-5 | Asiakkaan tietojen automaattinen päivittäminen on voitava tarvittaessa estää. |
| AS-6 | Asiakastietojen päivittäminen on pystyttävä määrittelemään kenttäkohtaisesti. |
| AS-7 | Yksittäisen asiakkaan tiedot on pystyttävä hakemaan ja päivittämään ulkoisesta järjestelmästä reaaliajassa. |
| AS-8 | Asiakastietojen siirto järjestelmään ei saa aiheuttaa uuden asiakastietueen syntymistä, jos järjestelmässä on jo ennestään asiakasta vastaava asiakastietue. |
| AS-9 | Asiakastietoja on voitava siirtää väestötietojärjestelmästä eräajoina sekä yksittäisen asiakkaan tietoja hakea reaaliajassa. |
| AS-10 | Asiakastietojen siirtoja on pystyttävä seuraamaan ja niistä on pysyttävä luomaan raportteja. |
| AS-11 | Yksittäisen kirjaston tekemä siirto ei saa vaikuttaa muiden kirjastojen kirjastokohtaisiin asiakastietoihin. |
| AS-12 | Asiakastietojen siirto on voitava suorittaa ajastetusti säännöllisesti sekä kertaluontoisesti. |
| AS-13 | Asiakastietojen siirto on oltava mahdollista funetEduPerson-skeeman version 2 määrittelemässä formaatissa. |
| AS-14 | Asiakastietojen siirto on oltava mahdollista LDAP-protokollaa käyttäen. |
Taloushallinnon tiedot
Taloushallintoon liittyviä tietoja on tallennettu useisiin eri järjestelmiin, jonka seurauksena tietojen ajantasalla pitäminen vaatii useiden eri järjestelmien sisältämien tietojen ylläpitoa ja päivittämistä. Taloushallinnon tietoja on voitava siirtää UKJ:hin muista järjestelmistä ja muiden järjestelmien on pystyttävä lukemaan ja päivittämään UKJ:hin tallennettuja tietoja.Taloushallintoon liittyviä tietoja sisältäviä järjestelmiä ovat mm.:
- pankkien maksujärjestelmät
- kirjanpito- ja taloushallintojärjestelmät
- kustantajien, toimittajien ja välittäjien järjestelmät.
Alla olevaan taulukkoon on listattu taloushallintoon liittyvien tietojen siirtämiseen kohdistuvia vaatimuksia.
| Id | Vaatimus |
|---|---|
| TT-01 | Aineiston käytön hallintaan liittyvien maksujen hallinta on voitava tehdä yhdellä tietojärjestelmällä. |
| TT-02 | Asiakkaiden maksamiin maksuihin liittyvien tietojen on siirryttävä automaattisesti kehysorganisaation taloushallintojärjestelmään. |
| TT-03 | Maksujen tulee siirtyä automaattisesti UKJ:n ja pankkien maksujärjestelmien välillä. |
| TT-04 | Kirjastoaineiston hankinta on voitava tehdä yhdellä tietojärjestelmällä. |
| TT-05 | Hankintaan liittyviin maksuihin liittyvien tietojen on siirryttävä automaattisesti UKJ:n ja kustantajien, toimittajien ja välittäjien järjestelmien välillä. |
| TT-06 | Kehysorganisaation taloushallintojärjestelmän tulee saada tarvittava henkilöihin, organisaatioihin ja taloustapahtumiin liittyvä ajantasainen tieto suoraan UKJ:sta. |
| TT-07 | Laskutukseen, reskontraan ja budjetointiin liittyviä tietoja on voitava siirtää muihin järjestelmiin sekä reaaliajassa että eräajona. |
| TT-08 | Laskutukseen, reskontraan ja budjetointiin liittyviä tietoja on voitava lisätä ja pävittää muista järjestelmistä sekä reaaliajassa että eräajona. |
| TT-09 | Budjetointiin ja talouden seurantaan liittyviä tietoja on voitava siirtää muihin järjestelmiin sekä reaaliajassa että eräajona. |
| TT-10 | Taloushallinnon tietojen siirtäminen muihin järjestelmiin on voitava suorittaa ajastetusti säännöllisesti sekä kertaluontoisesti. |
| TT-11 | Taloushallinnon tietoja on voitava hakea ja päivittää ulkoisesta järjestelmästä reaaliajassa. |
| TT-12 | Järjestelmään tuotavat tiedot on voitava määritellä tarkastettaviksi ennen järjestelmään tallentamista. |