Page History

Jos sinulla on jotain kysyttävää, tarkennettavaa tai muuten haluat antaa meille palautetta, ota meihin yhteyttä: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Kansalliskirjasto.

Yhteystietomme ovat: Kansalliskirjasto                                                                                                                        
                                    PL 15 (Unioninkatu 36)
                                    00014 Helsingin yliopisto

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää palvelupostiin toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Nina Hyvönen. 

Tietosuojavastaava: Kansalliskirjasto on Helsingin yliopiston erillislaitos. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja @ helsinki.fi. Kansalliskirjastolla on myös oma juristi Pekka Heikkinen (yhteystiedot). SELVITÄ, milloin otetaan yhteyttä Lottaan ja milloin Pekkaan.

Henkilötietoja käsitellään kirjastojen nimitietokannassa Asterissa ja julkaistaan verkossa olevassa versiossa Kantossa henkilöiden yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi julkaisujen kuvailuyhteistyössä ja tiedonhaussa. Lisäksi Kansalliskirjaston toimijoille hankkimat ISNI-tunnukset saadaan näkyviksi ja haettaviksi.

Henkilötietojen käsittely Kantossa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.
  

Melindan selosteessa:

Henkilötietojen käyttö Kansalliskirjastossa perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisöä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä tarkoituksissa oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely Asterissa, KANTOssa ja Melindassa perustuu erityisesti

Henkilötietojen käsittely Kantossa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.

Melindan selosteessa:

Pääasialliset säädökset

• Yliopistolaki (558/2009 )
• Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007)
• Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• Tietosuojalaki (1050/2018)

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden

Pääasialliset säädökset

• Yliopistolaki (558/2009 )
• Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007)
• Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• Tietosuojalaki (1050/2018)

Asterin ohjeellisten nimimuotojen ja ISNI-tunnuksen avulla eri nimimuodoilla

Asterin ohjeellisten nimimuotojen ja ISNI-tunnuksen avulla eri nimimuodoilla esiintyvien toimijoiden julkaisut tai toimijoita koskevat julkaisut voidaan linkittää yhteen. Ohjeelliset nimenmuodot on tarkoitettu käytettäviksi kirjojen, artikkeleiden ja muun aineiston indeksointiin sekä tiedonhakuun. Yhtenäiset nimenmuodot auttavat tietojen tallentajia ja tiedonhakijoita löytämään juuri oikean henkilön tai yhteisön Asterin tietoja hyödyntävissä järjestelmissä, kuten Melindassa.

Asterin pohjana ovat kansallisbibliografia Fennican ja kansallisdiskografia Violan nimiauktoriteetit. Kansainvälisesti edellytetään kansalliskirjastojen ylläpitävän kansallisbibliografioissaan henkilönimitiedostoja oman maansa julkaisujen tekijöistä ja niiden kohdehenkilöistä. Asteri sisältää myös Kansalliskirjaston yhteistyökumppaneiden tuottamia tietoja.

Tietokanta sisältää kaikki nimimuodot, joilla henkilö tai yhteisö identifioi itsensä julkaisuissaan, sekä ne nimimuodot, jota henkilöstä tai toimijasta on muissa julkaisuissa käytetty.

Todellisten nimien lisäksi tietokantaan viedään henkilön käyttämät muut julkiset identiteetit kuten salanimet ja nimimerkit. Mikäli salanimeä käyttävä henkilö on kieltänyt todellisen nimensä paljastamisen, sitä ei esitetä julkisesti.

Samannimiset henkilöt erotetaan toisistaan syntymävuodella. Syntymävuodet liitetään kaikkiin nimiin, mikäli tiedot saadaan julkisista lähteistä selville. Lisäksi nimeen liitetään henkilön kuolinvuosi, jos se tiedetään. Lisäksi rekisteri voi sisältää henkilöiden identifioinnissa auttavia, julkisista lähteistä löytyviä tai henkilöltä itseltään saatuja tietoja ammatista tai toimialasta, mahdollisesti henkilöön liittyvästä yhteisöstä ja tekijän tai kohdehenkilön tunnistamiseen liittyvän ISNI-, ORCID- tai muun vastaavan tunnuksen.

Käsittelemme siis seuraavia julkisista lähteistä löytyviä henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti:

• Etunimet ja sukunimi, aikaisemmat nimet, salanimet, nimimerkit
• Ammatti ja toimiala, mahdollisesti näihin liittyvä yhteisö
• Tutkinnot ja arvonimet
• Syntymävuosi / elinvuodet
• Syntymäpaikka
• ORCID-, ISNI- ja muut vastaavat tunnisteet
• Julkaisut, johon henkilö liittyy tekijänä tai kohdehenkilönähenkilö liittyy tekijänä tai kohdehenkilönä

Rekisterin tiedot tallennetaan aineistojen kuvailun yhteydessä. Tiedot ovat pääosin peräisin kuvailtavasta aineistosta. Elinvuositiedot kootaan yksinomaan julkaistuista lähteistä kuten matrikkeleista tai tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää toimijakuvailupalvelun postiin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston vai Kansalliskirjaston(?) toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi

Kanton sisältämät kuvailutiedot ovat vapaasti poimittavissa ja hyödynnettävissä Kansalliskirjaston tarjoamien avoimien rajapintojen avulla.

Kansalliskirjaston tuottaman datan avoimuus on tavoitteena aina kun mahdollista.

• Datan avaamisella varmistetaan, että kansalliseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijoiden tiedot ovat avoimesti käytettävissä ja hyödynnettävissä kaikissa kirjastoissa, myös Melinda-kirjastoverkoston ulkopuolella. Avattu tieto on käytettävissä myös muissa KAM-sektorin organisaatioissa sekä julkishallinnon organisaatioissa.
• Kirjastossa tehdyllä laadukkaalla työllä saadaan näkyvyyttä ja työn läpinäkyvyys paranee.
• Asettamalla nimitiedot avoimeksi vähennetään kirjastojen tekemää päällekkäistä työtä ja mahdollistetaan tietojen yhtenäistäminen ja linkittyminen muihin tietokantoihin. Yhtenäisillä nimitiedoilla ja avoimuudella pyritään varmistamaan, että tiedot suomalaisista toimijoista ovat oikeat paitsi kotimaisissa myös ulkomaisissa tietokannoissa.
• Datan avaaminen mahdollistaa mm. Wikidatan ja ISNI-tietokannassa olevan tiedon linkittämisen ja toimijakuvailun rikastamisen. Myös ORCID-tutkijatunnisteiden mahdollisesta linkittämisestä voisi olla hyötyä.
• Suomalaiseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijatietojen avaamisella osallistutaan kansainvälisen metatiedon verkoston rakentamiseen ja näin tehostetaan avoimena olevan metadatan tuotantoa ja tiedonhakua kansainvälisesti.

Kansallisbibliografian tarpeita varten on toimijoiden kuvailussa määritelty seuraavat tiedot pakollisiksi (jos ne ovat tiedossa):

• henkilön nimi ja nimeen liittyvät variaatiot (mm. sukunimi ja etunimi/etunimet, lyhennetty nimi, nimen mahdolliset translitteraatiot)
• henkilön syntymäaika/elinvuodet
• toimiala
• ammatti
• henkilöön liittyvä maa ja/tai paikat
• henkilöön liittyvät yhteisöt.

Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti. On tärkeää tallentaa kaikki kuvailun hetkellä tiedossa olevat tiedot, jotta henkilö voidaan niiden avulla tunnistaa myös myöhemmin, vaikka 50 vuoden päästä.

Kuvailuhetkellä yksiselitteinen nimen muoto voi olla toisella ajanhetkellä moniselitteinen. Voi olla, että pelkkä nimi ei riitä identifiointiin tulevaisuudessa, ja tähän tilanteeseen varaudutaan jo etukäteen syntymävuositiedon avulla.

Toimijoiden kuvailussa käytettyjä ammattitermejä poimitaan metatietosanastosta, toimialaa kuvaavia termejä puolestaan YSO-ontologiasta.

Tiedot henkilön ammatista ja häneen liittyvästä toimialasta perustuvat kuvailuhetkellä saatavilla oleviin tietoihin ja pohjautuvat käsillä olevaan kuvailtavaan aineistoon tai muihin hakutiedoissa, matrikkeleissa tai muissa tiedonlähteissä oleviin tietoihin.

Joskus toimijasta ei kuitenkaan löydy tietoa, jolloin esimerkiksi kirjoittajan toimialaa päätellään aineiston aiheen perusteella. TARVIIKO AVATA TÄTÄ ENEMPÄÄN?

Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Kuinka usein toimijoiden tietoja tarkistetaan VAI PÄIVITETÄÄN?
Tietoja toimijoista tarkistetaan ajoittain. Useimmiten tarkistus tehdään siinä vaiheessa, kun uusi julkaisu tulee kuvailtavaksi. Tietoja päivitetään myös pyynnöstä. 

Toimijoiden kuvailun tavoitteena on tuottaa laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa. Kuvailua tehdään kuvailustandardien mukaan, ja periaatteena on, että toimija kuvaillaan kattavasti ja kuvailuun sisällytetään kaikki tunnistamisen kannalta olennaiset asiat. Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

On kuitenkin huomattava, että nimitietokannasta löytyy eri aikakausien ja kuvailukäytäntöjen kerrostumia. Erityisesti vanhoissa toimijakuvailuissa tietoa on niukasti.

Kuinka usein toimijoiden tietoja tarkistetaan VAI PÄIVITETÄÄN?
Tietoja toimijoista tarkistetaan ajoittain. Useimmiten tarkistus tehdään siinä vaiheessa, kun uusi julkaisu tulee kuvailtavaksi. Tietoja päivitetään myös pyynnöstä. 

Toimijoiden kuvailun tavoitteena on tuottaa laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa. Kuvailua tehdään kuvailustandardien mukaan, ja periaatteena on, että toimija kuvaillaan kattavasti ja kuvailuun sisällytetään kaikki tunnistamisen kannalta olennaiset asiat. Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

On kuitenkin huomattava, että nimitietokannasta löytyy eri aikakausien ja kuvailukäytäntöjen kerrostumia. Erityisesti vanhoissa toimijakuvailuissa tietoa on niukasti. Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Toimijoiden kuvailussa käytettyjä ammattitermejä poimitaan metatietosanastosta, toimialaa kuvaavia termejä puolestaan YSO-ontologiasta.

Tiedot henkilön ammatista ja häneen liittyvästä toimialasta perustuvat kuvailuhetkellä saatavilla oleviin tietoihin ja pohjautuvat käsillä olevaan kuvailtavaan aineistoon tai muihin hakutiedoissa, matrikkeleissa tai muissa tiedonlähteissä oleviin tietoihin.

Joskus toimijasta ei kuitenkaan löydy tietoa, jolloin esimerkiksi kirjoittajan toimialaa päätellään aineiston aiheen perusteella. TARVIIKO AVATA TÄTÄ ENEMPÄÄN?

Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.