UKJ-ohjausryhmän kokous 6/2014 9.6.2014
Aika: Maanantai 9.6.2014, klo 14 – 16.
Paikka: Kansalliskirjasto, Teollisuuskatu 23 (kokoushuone Hemuli D326, 3. krs.), etäyhteysosoite https://connectpro.helsinki.fi/kk_ukj/
Jäsenet:
Sinikka Luokkanen, puheenjohtaja, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut (etänä)
Jarmo Saarti, varapuheenjohtaja, Itä-Suomen yliopiston kirjasto (poissa)
Tuula Haapamäki, Kansalliskirjasto/Tutkimuskirjasto (läsnä)
Risto Heikkinen, Jyväskylän yliopiston kirjasto (etänä)
Jyri Helakangas, Jyväskylän ammattikorkeakoulun tietohallinto (etänä)
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto/Kansalliset kirjastoverkkopalvelut (läsnä)
Ilmari Hyvönen, OKM/Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto (etänä 14.15 lähtien)
Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto (etänä)
Ari Mäkiranta, Joensuun seutukirjasto, Liperin kunnankirjasto (etänä)
Ritva Nurminoro, Kaarinan kaupunginkirjasto (poissa)
Iris Tahvanainen, Lappeenrannan tiedekirjasto (läsnä)
Petri Tonteri, Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto (poissa)
Eila Vainikka, Suomen Kuntaliitto (läsnä)
Sami Varjo, Vaasan kaupunginkirjasto (etänä)
Pentti Vattulainen, Varastokirjasto (läsnä)
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (läsnä)
Esittelijät: Ari Ahlqvist, kehittämispäällikkö, UKJ-hanke
Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja
Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke
Ari Muhonen, kirjastonjohtaja, Jyväskylän yliopisto
Sihteeri: Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke
Pöytäkirja
1 Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.08. Todettiin osallistujat ja hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
2 Projektisuunnitelma
Esittely: UKJ-hankkeen projektisuunnitelmaa on muokattu UKJ ohjausryhmän edellisessä kokouksessa sovitun mukaisesti. Ari Ahlqvist esittelee projektisuunnitelman muutetut kohdat ja työpakettijaon muutettuna edellisen ohjausryhmän päätösten mukaisesti.
Esitys: Hyväksytään UKJ-projektisuunnitelma 2014 muutettuna.
Päätös: Hyväksyttiin UKJ-projektisuunnitelma 2014 esityksen mukaisesti.
3 Kustannustenjako- ja hallintomalli
Esittely: Kustannustenjakoa- ja hallintomallia valmisteleva työryhmä on laatinut esityksen kustannustenjaosta ja hallintomallista. Ari Muhonen esittelee.
Keskustelua: Keskusteltiin siitä, miten yhteiskirjastot huomioidaan laskelmissa. Mikä on sopimuskumppani siinä tapauksessa? Yleisperiaate hallintomallissa on se, että sopimuksen allekirjoittaja on mukana päätöksenteossa ja vastaa kustannuksista. Ohjausryhmä esittää, että yhteiskirjastot voisivat laatia itse esityksen siitä, miten haluavat toimittavan. Yhteiskirjastot voivat halutessaan itse sopia siitä, miten kustannukset jaetaan organisaatioiden kesken.
Keskusteltiin yhteistyösopimuksen laatimisesta ja sen aikataulusta. Yhteistyösopimus voisi olla hyvin yleisluontoinen sopimus, jossa on kerrottu, miten konsortioon voi liittyä, miten siitä voi irtautua ja miten konsortiosta voidaan erottaa jäsen. Laajemmat sopimusehdot voidaan kuvata sopimuksen liitteissä. Aiesopimuksessa kirjastot voivat ilmaista halukkuutensa yhteistyönä toteutettavaan järjestelmään kuitenkaan sitoutumatta tarkemmin järjestelmän toteuttamiseen eikä kustannuksiin. Yhteistyösopimusta käsitellään myös kohdassa 5.
Kustannustenjakoa suunnittelevassa työryhmässä on keskitytty siihen, että kootaan kaikki oleelliset tekijät, joita on käytettävissä ja muodostetaan niiden perusteella ehdotus kustannustenjakomallista kolmen vuoden kehittämistyön ajaksi. Eri toiminnoille on nyt etsitty keskustelemalla painokertoimet ja mittarit, joiden perusteella kustannuksia jaetaan. Painot voivat muuttua ja prosenttiosuuksista voidaan muuttaa, jos ne osoittautuvat epäsopiviksi. On pyritty löytämään mahdollisimman tasapuolinen ja läpinäkyvä malli. Kaikille kirjastoille optimaalisen ratkaisun löytäminen on mahdotonta, ei ole selvää että nykyinenkään konsortioiden kustannustenjako olisi sellainen.
Kustannustenjaon suunnittelua varten on laadittu Excel-taulukko, jonka avulla voi laskea miten eri kriteerit vaikuttavat kustannusten jakaantumiseen. On huomioitava, että järjestelmän todellisia kustannuksia ei ole saatavilla vaan taulukossa käytetyt kustannukset on määritelty esimerkinomaista tarkastelua varten.
Esitys: Päätetään, miten kustannustenjakomallin suhteen edetään.
Päätös: Ohjausryhmä päätti, että kustannustenjakomalli viedään keskusteluun kirjastoverkolle ja työ jatkuu sen jälkeen, kun saadaan kommentteja kirjastokentältä. Kustannustenjaon suunnittelu varten laadittu taulukko laitetaan saataville KIWIin ohjausryhmän työalueelle, joka on avoinna kaikille.
4 Rehtorineuvostojen kokousten materiaalit
Esittely: UKJ ohjausryhmän kokouksessa 19.5. päätettiin, että rehtorineuvostojen esittelijöinä ovat Kristiina Hormia-Poutanen sekä sektoria edustava kirjastonjohtaja. Unifin kokouksessa asiaa esittelevät Kristiina ja SYNin edustaja. Arenen kokouksessa asiaa esittelevät Kristiina Hormia ja AMKIT konsortion edustaja. Kristiina Hormia laatii luonnoksen powerpnt esityksestä. Ari Muhonen ja Jarmo Saarti laativat A4 etukäteismateriaalin, jota Kristiina Hormia kommentoi ennen kokousta. Kristiina Hormia ja Ari Muhonen esittelevät.
Esitys: Käsitellään esityksiä ja keskustellaan niistä.
Päätös: Käytiin läpi esitykset ja muokattiin powerpoint –esitystä kokouksen kuluessa. Päätettiin, että ohjausryhmän puheenjohtaja käy vielä läpi esitykset projektiryhmän kanssa ennen esitysten lähtemistä eteenpäin Areneen. Ohjausryhmän sihteeri jakelee esitykset sähköpostitse ohjausryhmälle tehtyjen muokkausten jälkeen. Nämä esitykset on laadittu nimenomaan Arenan ja Unifin kokouksia varten ja siksi sisältö on muokattu erityisesti korkeakoulujen näkökulmaan sopivaksi.
5 Yhteistyösopimusta valmistelevan työryhmän kokoaminen ja sopimuksen valmistelun suunnittelu
Esittely: UKJ-ohjausryhmän kokouksessa 19.5. päätettiin, että uuden kirjastojärjestelmän hankintaa jatketaan yhteistyösopimukseen perustuvalla mallilla. Yhteistyösopimuksen valmistelua varten kootaan työryhmä. Ryhmän koko olisi 3-6 henkilöä ja juristin tulisi olla mukana prosessissa alusta lähtien. Kentän kuuntelu ja markkinointi ovat oleellinen osa työryhmän työtä. Sinikka Luokkanen esittelee.
Esitys: Nimetään työryhmä.
Päätös: Päätettiin, että työryhmää ei tässä kokouksessa nimetä.
6 Strategiatyöpajat
Esittely: Strategiatyöpajat, joissa pohditaan kirjastojen järjestelmästrategiaa sekä UKJ-hankkeen tulevaisuuden linjauksia järjestetään Kokkolassa Centria ammattikorkeakoululla 28.8.-29.8. Strategiatyöpajojen alustava ohjelma liitteenä Strategiatyöpajat ja päivien ohjelma_2014_06_09.docx. Minna Kivinen esittelee.
Esitys:
Päätös: Muokattiin strategiatyöpajojen ohjelma kokouksen kuluessa. Sovittiin, että pidetään 3 työpajaa. Päätettiin, että työpajoja vetävät työparit, joissa toinen henkilö on kirjastokentältä ja toinen kirjastoverkkopalveluiden asiantuntija. Ohjausryhmän sihteeri tiedustelee ehdotetuilta kirjastokentän edustajilta halukkuutta työpajojen vetämiseen.
7 UKJ sopimusmalliseminaari 8.10 Oulussa
Yhteistyösopimuksen valmistelussa on tärkeää käydä valmistelun aikana yhteistä keskustelua kaikkien kirjastosektoreiden kanssa. Syksyn valtakunnalliset kirjastonjohtajien neuvottelupäivät järjestetään Oulussa 9.-10.10. Niiden yhteydessä voisi järjestää sopimusseminaarin kaikille kirjastonjohtajille (esim. 8.10.). Sinikka Luokkanen esittelee.
Esitys: Varataan 8.10 alustavasti UKJ-yhteistyösopimuksen seminaariajaksi ja sovitaan valmisteluvastuista (tiedotus ja tila).
Päätös: Päätettiin, että sopimusmalliseminaaria ei järjestetä 8.10.
8 Tiedotusasiat
Palautteet SYNin ja AMKIT-konsortion kokouksista. Kokouksessa ei käsitelty palautteita SYNin ja AMKIT –konsortion kokouksista.
9 Muut asiat
Kokouksessa ei ollut muita asioita.
10 Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista
Seuraava kokous pidetään syyskuussa. Ohjausryhmän sihteeri lähdettää Doodle-kyselyn, jossa kokousaikaehdotuksia syyskuun ensimmäiselle viikolla.
11 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen 16.48