UKJ-ohjausryhmän kokous 3/2014 25.2.2014

Jäsenet

Sinikka Luokkanen, puheenjohtaja, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut (läsnä)
Jarmo Saarti, varapuheenjohtaja, Itä-Suomen yliopiston kirjasto (etänä 10.50 asti)
Tuula Haapamäki, Kansalliskirjasto/Tutkimuskirjasto (läsnä)
Risto Heikkinen, Jyväskylän yliopiston kirjasto (poissa)
Jyri Helakangas, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut (etänä)
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto/Kansalliset kirjastoverkkopalvelut (läsnä)
Ilmari Hyvönen, OKM/Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto (etänä)
Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto (poissa)
Ari Mäkiranta, Joensuun seutukirjasto, Liperin kunnankirjasto (etänä 10.25 lähtien)
Ritva Nurminoro, Kaarinan kaupunginkirjasto (poissa)
Iris Tahvanainen, Lappeenrannan tiedekirjasto (poissa)
Petri Tonteri, Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto (poissa)
Eila Vainikka, Suomen Kuntaliitto (läsnä)
Sami Varjo, Vaasan kaupunginkirjasto (etänä)
Pentti Vattulainen, Varastokirjasto (läsnä)
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (läsnä)

Esittelijät:        Ari Ahlqvist., kehittämispäällikkö, UKJ-hanke. Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke. Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja.

Asiantuntijana läsnä myös Petteri Kivimäki, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke.

Sihteeri:          Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke.

Pöytäkirja

1 Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.02. Todettiin osallistujat ja hyväksyttiin esityslista sillä lisäyksellä, että muissa asioissa käsitellään yliopistokirjastojen neuvoston FUM ryhmän esitys. Kokous nauhoitetaan ja nauhoitus jaetaan poissaolijoille.

2 UKJ-rahoitushakemukseen liittyneen rahoitustarvelaskelman läpikäyminen

Esittely: Käydään läpi UKJ-toteutusvaiheen rahoitushakemukseen laadittu rahoitustarvelaskelma. Mistä lasketut kustannukset muodostuvat?  Kristiina Hormia-Poutanen esittelee.

Kululaskelmat on tehty yliopiston yleisten ohjeiden mukaisesti. Suurin kustannuserä on palkat ja niihin liittyvät kulut kuten tilakustannukset. Yleiskustannuksena täydennysrahoituksesta perii Helsingin yliopisto 5% ja Kansalliskirjasto 10%.  Ostetuissa palveluissa on epätarkkuutta, koska esimerkiksi Kuali OLEn kehittäjäyhteisön osallistumismaksu ei ollut tiedossa laskelmaa tehtäessä. Työtekijöiksi projektiin on laskettu 1 projektipäällikkö ja 9 suunnittelijaa. Palkkaluokkana on käytetty samaa palkkaluokkaa kuin vuonna 2013, jolloin työsuhteet olivat lyhyitä määräaikaisia työsuhteita.

Esitys: Tiedoksi.

Keskustelua: Käytiin keskustelua yleiskustannuksista ja todettiin, että yhteisessä hankkeessa olisi syytä hakea vapautusta yleisistä kustannuksista. Kansalliskirjasto ja Helsingin yliopisto ovat mukana toimijoina yhteisessä hankkeessa ja silloin saisivat järjestelmän muita edullisemmin, koska saavat myös yleiskustannukset. Keskusteltiin myös palkkakuluista, Hormian mukaan palkat ovat linjassa Kansalliskirjaston muuhun palkkatasoon.

Päätös: Päätettiin, että Sinikka Luokkanen ja Jarmo Saarti laativat ohjausryhmän puolesta Helsingin yliopistolle/Kansalliskirjastolle pyynnön yleiskustannusten kohtuullistamisesta tai poistamisesta tällaisessa yhteishankkeessa.

3 Projektisuunnitelma 2014

Esittely: Käydään läpi UKJ-hankkeen projektisuunnitelma vuodelle 2014. Vuoden 2014 työn painopistealueet ja työmääräarviot. Ari Ahlqvist esittelee. UKJ-toteutusvaihtoehtojen tutkiminen. Minna Kivinen esittelee.

Edellisessä kokouksessa käsiteltyä taulukkoa vuoden 2014 painopistealueista on tarkennettu ja sellaiset kohdat on korostettu, joista halutaan tarkemmin keskustella. Erityisesti projektiryhmä haluaa ohjausryhmän kannanottoa siihen, hyväksytäänkö kiireisten töiden aikataulut.

Esitys: Keskusteltavaksi.

Keskustelua: Ohjausryhmä hyväksyi kiireisten töiden aikataulut esityksen mukaisesti. Kiireiset työt ovat UKJ:n käyttöönoton vähimmäisvaatimusten määrittely kesäkuuhun mennessä sekä UKJ:n toteutusvaihtoehtojen tutkiminen kesäkuuhun mennessä.
Keskusteltiin siitä, tuleeko UKJ käyttöönoton vähimmäisvaatimukset hyväksyttää asiantuntijoiden lisäksi myös ohjausryhmällä. Todettiin, että kokonaisuus ja suuret muutokset kokonaisuudessa on hyväksytettävä ohjausryhmällä.
Keskusteltiin siitä, onko tarpeen käydä läpi myös kaupalliset vaihtoehdot, kun valmisteluvaiheessa on kuitenkin tehty päätös avoimen lähdekoodin ratkaisusta. Todettiin, että kaupallisetkin vaihtoehdot on syytä käydä läpi ja perustella tehdyt valinnat ja ratkaisut. Kaupallisten järjestelmien kustannuksista on vaikea saada tietoa ilman kilpailutusta UKJ-kokonaisuuden osalta.
Avoimen lähdekoodin ratkaisuista tutkitaan edelleen Kuali OLEa ja lisäksi Koha –järjestelmää. Joensuu on menossa tuotantokäyttöön Kohalla toukokuun loppuun mennessä. Kaikki toiminnot eivät välttämättä ole mukana siinä vaiheessa, kun tuotantokäyttö aloitetaan.

Kustannuslaskelmat tulee olla koossa huhti-toukokuussa, jotta ne ehtivät budjetteihin.  Keskusteltiin siitä, voisiko esittää kaksi vaihtoehtoista skenaariota ensi vuodelle: UKJ-projektin eteneminen alkuperäisen suunnitelman mukaan tai supistettuna hankinnan valmisteluksi. Todettiin, että rehtoreille voidaan esittää kaksikin skenaariota, kunhan kustannukset ja niiden muodostuminen sekä kustannustenjako ovat läpinäkyviä ja ymmärrettäviä.

Päätös: Päätettiin, että projektiryhmä ja KVP:n asiantuntijat laativat kaupallisten järjestelmien tutkimista varten kysymyslistan, jossa on UKJ:n kannalta välttämättömät asiat. Konsultoidaan tarvittaessa UKJ:n rajapinnat asiantuntijaryhmää.  Päätettiin, että kustannuslaskelmien tulee olla koossa huhti-toukokuussa ja että kustannuslaskelmia voidaan tarvittaessa laskea kahden eri skenaarion mukaisesti.

4 Kustannus- ja hallintomallin valmistelu

Esittely: Kustannus- ja hallintomallia valmisteleva työryhmä kokoontui ensimmäisen kerran 4.2. Käydään läpi työryhmän kokoonpano ja työn eteneminen. Kristiina Hormia-Poutanen esittelee.

Ensimmäinen kokous 4.2. oli tunnusteleva kokous. Toinen kokous on 25.2. ja tämän kokouksen jälkeen päätetään ollaanko jo siinä vaiheessa, että voidaan kääntyä juristin puoleen omistajuus- ja kilpailutusasioissa. Tehdään ensin kustannustenjakomalli ja sen jälkeen harjoituksena jaetaan kustannuksia mallin avulla, ottaen harjoitukseen alustavan helposti jaettavan summan.

Esitys: Tiedoksi.

Päätös:

5 Tiedotusasiat

6 Muut asiat

Yliopistokirjastojen neuvoston FUM-ryhmän esitys järjestelmäasioista.

Päätös: Päätettiin ottaa dokumentti käsiteltäväksi seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen, Jarmo Saarti esittelee. Sovitaan, mitkä asiat otetaan ohjausryhmään ja mitkä kustannustenjakotyöryhmän käsiteltäväksi.

7 Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista

Loppukevään kokousajat ovat:
ti 18.3. klo 13-15 (Muumipeikko, B438)
ma 14.4. klo 14-16 (Muumipeikko, B438)
ma 19.5. klo 12-14 (Hemuli, D326)
ma 16.6. klo 13-15 (Muumi, B438)

8 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.42.

Liitteet