UKJ-hanke on Suomen kirjastokentän yhteinen pyrkimys määritellä kaikille kirjastosektoreille soveltuva järjestelmäkokonaisuus. Kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään useita erillisiä kirjastojärjestelmiä. Opetus- ja kulttuuriministeriön alaisilla korkeakoulukirjastoilla on kaikilla käytössä sama kirjastojärjestelmä yhteisellä palvelimella. Erikoiskirjastoissa kirjastojärjestelmät vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Useat kirjastot joutuvat vaihtamaan järjestelmiään lähitulevaisuudessa erilaisista syistä, mm. järjestelmän ikääntymisestä ja formaattimuutoksesta johtuen.
Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat olleet kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. Järjestelmäkokonaisuuden toteuttamisessa on pyritty huomioimaan kokonaisuuden yleinen kustannustehokkuus ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuus olemassaolevien järjestelmien kanssa. Suunnittelussa on otettu huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri.
Valmisteluvaihe 2011-2012
Ajatus uuden kirjastojärjestelmän hankkimisesta siten, että kirjastot itse määrittelisivät tarpeensa, sai alkunsa kevättalvella 2011 AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden asiantuntijoiden tapaamisessa. Mainittujen kirjastokonsortioiden yleiskokoukset päättivät huhtikuussa 2011 perustaa hanketta varten valmisteluryhmän, johon kutsuttiin mukaan myös yleiset ja erikoiskirjastot. Valmisteluryhmä aloitti työnsä 15.6.2011. Syksyn 2011 aikana valmisteluryhmä nimesi työnsä tueksi seitsemän työryhmää, joissa oli yli 50 kirjastojen asiantuntijaa eri kirjastoista eri puolelta Suomea.
Valmisteluvaiheessa esiin nostetut keskeiset linjaukset määrittelylle ovat tarkentuneet työn edetessä, mutta pysyneet mukana kaiken aikaa:
- Avoin lähdekoodi - modulaarisen uusiutumiskyvyn ja tarpeiden mukaisen toiminnallisuuden kehittämisen perusta
- Integroituminen muuhun kehitteillä olevaan kirjastojen palvelukokonaisuuteen – Finna, Melinda, ulkoiset tietovarannot
- Olemassa olevan tiedon hyödyntäminen Tietohallintolain mukaisesti
- Moduulirakenne
- Kirjastojen yhteistyö
- järjestelmän määrittämisessä ja jatkokehittämisessä
- aineistojen yhteiskäytön ja asiakkaiden helpon liikkuvuuden takaamisessa eri kirjastojen palveluitten välillä
Valmisteluvaiheen alkuperäisenä tavoitteena oli määritellä kaikille kirjastosektoreille soveltuva järjestelmäkokonaisuus ja laatia hankkeelle projektisuunnitelma. Syksyllä 2012 jouduttiin toteamaan, että kun työ tehdään kokonaisuudessaan oman toimen ohella, se ei suuresta osanottajajoukosta huolimatta valmistu järkevässä ajassa. Kaikki kirjastosektorit valtuuttivat Kansalliskirjaston hakemaan erityisavustusta Opetus- ja kultturiministeriöltä, jotta voitaisiin palkata hankkeelle omaa henkilökuntaa viemään sitä eteenpäin.
Vaikka valmisteluvaihe ei päässyt tavoitteisiinsa, tuotti se silti jatkotyön pohjaksi laajan valmisteluasiakirjan, jossa mainittujen linjausten lisäksi oli määritelty haluttua järjestelmää lähinnä toiminta-arkkitehtuurin osalta.
Suunnitteluvaihe 2013
Suunnitteluvaiheeseen siirryttäessä UKJ-valmisteluryhmän tilalle koottiin UKJ-ohjausryhmä, jossa olivat edustettuna kaikki kirjastosektorit, sektoreiden IT-johtajat, OKM ja Kansalliskirjasto. Opetus- ja kulttuuriministeriön joulukuussa 2012 myöntämän 500 000 € erityisavustuksen turvin palkattiin hankkeeseen projektipäällikkö ja viisi tietojärjestelmäasiantuntijaa. Rekrytoinnit veivät aikaa ja tehtävät saatiin täytettyä kesäkuun alkuun mennessä.
Suunnitteluvaiheen tehtävänä oli projektisuunnitelman ja vaatimusmäärittelyn laatiminen. Pohjana olivat edelleen valmisteluvaiheen työ ja linjaukset. Vaatimusmäärittelyä tehtiin edelleen kokonaisarkkitetuurimallin pohjalta. Toimintoarkkitehtuurin osalta käytettiin pohjana käyttäjätarinamallia. Kirjastokentän 55:stä asiantuntijasta kootut ryhmät olivat mukana toiminto- ja tietoarkkitehtuurin laadinnassa. Ryhmien erityisenä vastuuna oli varmistaa, että suunnitelmat vastaavat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeita.
Suunnitteluprojektin työaika jäi paljon suunniteltua lyhyemmäksi, mutta vuoden loppuun mennessä saatiin vaatimusmäärittely laadittua varsin pitkälle ja hankkeelle oli tehty myös roadmap. Lisäksi oli tuotettu runsaasti hahmotelmia järjestelmän toteuttamismalleista. Tuossa vaiheessa oli päädytty siihen, että amerikkalaisen Kuali -säätiön Kuali Open Library Environment hanke parhaiten vastaisi UKJ-hankkeen alkuperäisiä tavoitteita.
Suunnitteluvaiheen merkittäviä ratkaisuja oli UKJ-ohjausryhmän päätös vuoden 2013 lopussa siitä, että uuden järjestelmän alkuvaiheessa voidaan jatkaa MARC 21 formaatin pohjalta. Valmisteluvaiheessa oli asetettu ehdottomaksi vaatimukseksi sen pohjautuminen linkitettyyn dataan ja RDA-säännöstöön. Suunnittelun aikana asiaa selvitettiin hyvin paljon, ja lopulta jouduttiin toteamaan, että uuteen säännöstöön pohjaavat käytännön toteutukset eivät ehdi UKJ:n hankesuunnitelman mukaisen käyttöönoton alkuvaiheeseen.
Uudelleenarvioinnin aika
Suunnitteluvaiheen erityisavustushakemusta jätettäessä näytti luonnolliselta, että myös UKJ:n toteutusvaiheelle voitaisiin saada tukea. Mutta ajat muuttuivat: vuoden 2013 lopussa kävi selväksi, että toivottua rahoitusta ei saada. OKM myönsi vain 50 000 € vuodelle 2014. Tämän avustuksen, vuonna 2013 rekrytointiongelmien takia säästöön jääneen edellisen avustuksen osan ja osin myös Kansalliskirjaston rahoituksen turvin hanketta voitiin kuitenkin jatkaa vuoden 2014 loppuun. Aluksi oli tarkoitus jatkaa kolmen hengen voimin, mutta muihin tehtäviin siirtymisen takia projektiryhmä pieneni syksyyn mennessä yhteen.
Hankkeen rahoituspohjan vaihtuessa ulkoisesta omarahoitukseen asetti ohjausryhmä kustannustenjako- ja rahoitusmallia valmistelevan työryhmän. Työ valmistui alkukesästä, mutta toteuttamisvaiheeseen ei ole enää päästy.
UKJ-hankkeen projektisuunnitelma vuodelle 2014 laadittiin muuttuneiden olosuhteiden mukaan, mutta vuoden mittaan projektiryhmän supistuessa siitäkin on jouduttu tinkimään. Lopputuloksena on tämä siistitty ja käyttöönottovaiheen vähimmäisvaatimukset erittelevä vaatimusmäärittely. Lisäksi on selvitelty uuden järjestelmän toteutusvaihtoehtoja kirjastojärjestelmäesittelyin sekä tekemällä tutustumismatka uuden sukupolven kirjastojärjestelmää käyttävään kirjastoon (Ex Libris Alma / KU Leuven).
Tästä eteenpäin
UKJ-hanke päättyy 31.12.2014 UKJ-ohjausryhmän toimikauden päättyessä. Mutta työ kirjastojärjestelmien uusimiseksi jatkuu sekä kirjastoissa, kirjastojen kimpoissa että kirjastosektoreitten tasolla, ja luonnollisesti Kansalliskirjastossa sen omilla vastuualueilla. UKJ:n aikana on syntynyt paljon verkostoja kirjastojen kesken yli sektorirajojen, ja hankkeessa tehty työ on kaikkien hyödynnettävissä. UKJ-ohjausryhmä suosittaa konsortion tai vastaavan järjestäytyneen yhteistyöorganisaation perustamista niille kirjastoille, jotka haluavat tehdä tiivistä työtä uuden kirjastojärjestelmän ympärillä. Jatkohankkeille opittu kokemus on, että järjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon on hyvä olla kirjallinen ja taloudellinen sitoutuminen jo suunnitteluvaiheessa.