Hankintayhteistyön ohjausryhmä
Aika: 12.5.2017 klo 12-14.
Paikka: Kansalliskirjaston auditorio, Yliopistonkatu 1, Helsinki. Etäyhteysosoite on https://connect.funet.fi/kk_kokous
Kokouksen osallistujat:
Cecilia af Forselles, SKS:n kirjasto
Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskola
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Hanna Lahtinen, Laurea-ammattikorkeakoulu
Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulu
Matti Raatikainen, Aalto-yliopisto
Irma Reijonen Harri Ahonen (sijaisena), Kansalliskirjasto
Kimmo Tuominen, Helsingin yliopisto
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskola (Fucio)
Jussi Piipponen, Helsingin yliopiston kirjasto, SYN
Esittelijät
Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto (projektipäällikkö)
Nicola Nykopp, Helsingin yliopiston kirjasto
Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto
Päivikki Karhula, Eduskunnan kirjasto
Jyrki Koski, Aalto yliopisto
Jukka Katainen, Aalto-yliopisto (hankinta-asiantuntija), poissa
Mikko Matilainen, Aalto-yliopisto (hankinta-asiantuntija)
Pöytäkirja
1 Kokouksen avaaminen
Kokous avattiin klo 12.05.
Mikko Matilainen esittäytyi.
2. Ohjausryhmän edellisen kokouksen muistio
Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio https://www.kiwi.fi/x/7QasB
Päätös: Muistio hyväksyttiin.
3. Hankintayhteistyösopimuksen tilanne
Hankintayhteistyösopimus on allekirjoitettavana mukana olevissa organisaatioissa.
Esitys: Tiedoksi
Päätös: Sopimus on edelleen allekirjoituskierroksella. Saatujen tietojen mukaan kaikki organisaatiot ovat allekirjoittamassa sopimuksen.
4. Projektin eteneminen
Minna-Liisa Kivinen esittelee projektin etenemisen tilanteen.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli projektin etenemistä.
Projekti etenee pääosin suunnitellusti. Markkinatutkimuksen tekeminen on kuitenkin venynyt, ja tutkimus on joiltain kohdin kesken. Tästä johtuen myös vaatimusmäärittely on kesken.
Jukka Katainen on siirtymässä kokonaan pois säännöllisestä työstä projektissa. Hankintaosaamisen ostamista valmistellaan.
5. Markkinatutkimuksen tilannekatsaus
Projektiryhmä esittelee markkinatutkimuksen tilanteen.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli projektiryhmän raporttia aiheesta.
Hankkeessa ollaan hakemassa taustajärjestelmää. Hankittava järjestelmä todennäköisesti korvaa nykyisen kirjastojärjestelmän lisäksi myös muita nyt käytössä olevia järjestelmiä.
Yksi keskeinen tavoite on, että hankittava järjestelmä tarjoaisi ratkaisun sähköisen aineiston hallintaan. Kuvailutyön uudistamista haetaan myös. Rajapinnat nykyiseen ympäristöön on oltava mukana. Asiakasliittymä ei ole osa kilpailutusta, mutta rajapinnat asiakasliittymään ovat mukana.
Ennakkotietokysely lähetettiin järjestelmätoimittajille. Kuusi toimittajaa vastasi kyselyyn, ja lisäksi yksi toimittaja on lähettänyt jälkikäteen tietoja.
Käytiin läpi toimittajien tarjoamia vaihtoehtoja.
Keskustelussa markkinatutkimuksesta nousi esille seuraavia näkökulmia:
- Kysyttiin, miten esim. lehtipakettien käsittely tapahtuu eri järjestelmissä. Konkreettinen tätä valottava esimerkki olisi hyvä tapa perehtyä järjestelmiin.
- Hinnoittelumalli on yksi keskeisistä kysymyksistä. Eri vaihtoehtojen kokonaiskustannuksia olisi hyvä laskea. Kaupallisten ja avoimen lähdekoodin järjestelmien vertailu ei aina ole helppoa.
- Hankintaa on hyvä miettiä myös strategisena kysymyksenä. On kysymys siitä, mihin seikkoihin kirjaston kannattaa panostaa tulevaisuutta silmällä pitäen.
Päätettiin perustaa sähköisten aineistojen hallinnan määrittelyä tekevä ad hoc -ryhmä. Ryhmän kokoonkutsuja on Tommi Jauhiainen ja muut osallistujat Eero Koivula, Jussi Kärki, Tua Hindersson-Söderholm sekä edustaja Helsingin yliopiston kirjastosta.
Päätettiin perustaa riskianalyysin ja riskiskenaarioiden valmistelun työryhmä. Ryhmässä ovat Minna-Liisa Kivinen (koollekutsuja), Kimmo Tuominen ja Hanna Lahtinen.
6. Hankintaprojektin seminaarin 5.6. ohjelman suunnittelu
Käydään läpi hankintaprojektin seminaarin ohjelman luonnosta https://www.kiwi.fi/x/fYK6B ja ideoidaan ohjelmaa.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Keskusteltiin ohjelmasta. Seminaarin työryhmien aiheiksi valittiin seuraavat kolme: riskianalyysi, vaatimusmäärittely sekä uuteen järjestelmään liittyvät tavoitteet ja toivotut uudet ominaisuudet.
Seminaaria valmistelee työryhmä, johon kuuluvat Minna-Liisa Kivinen, Matti Raatikainen ja Päivikki Karhula. Ohjausryhmälle lähetään ryhmän valmistelema seminaariohjelman luonnos.
7. Tiedotusasiat
8. Muut asiat
Uuden hankintalain myötä on tullut mahdolliseksi Tekesin innovaatiokumppanuus, joka mahdollistaa rahoituksen hakemisen uusien ratkaisujen kehittämiseen. Innovaatiokumppanuus edellyttää kuitenkin suurta valmistelutyötä, eikä se välttämättä ole mahdollista tässä hankinnassa. Asiaa käsitellään tarkemmin mahdollisesti myöhemmin.
9. Seuraavat kokoukset
Seuraava sovittu kokous on pe 9.6.klo 12-14.
Mahdollisesti pidettävä vielä kokous etäyhteydellä ennen seminaaria 5.6.
Kokoukset pidetään Kansalliskirjaston tiloissa Helsingin keskustassa ja kokouksiin voi osallistua myös etäyhteyden avulla.
10. Kokouksen päättäminen
Päätettiin kokous klo 14.05.