Kaisa Hypén – kokoelmien ja kuvailun kehittäjä monessa mukana

Kevään ensimmäisessä Melindan tekijät -haastattelussa on vuorossa Turun kaupunginkirjaston palvelupäällikkö Kaisa Hypén. Kaisan työnkuva on moninainen, ja hän toimii muun muassa Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmän puheenjohtajana sekä Yleisten kirjastojen neuvoston metatietoryhmässä. Tämän haastattelun myötä Kaisa kertoo tarkemmin itsestään ja työstään.

Kerro jotain itsestäsi; kuka olet ja mitä kaikkea toimenkuvaasi kuuluu?

Olen Kaisa Hypén, kokoelmista vastaava palvelupäällikkö Turun kaupunginkirjastossa. Turussa kokoelmapalveluiden vastuualueelle kuuluvat erityisesti aineiston hankinnan ja lainauskuntoon käsittelyn prosessit sekä yleisemmin kokoelmanhallintaan ja kokoelmalinjauksiin liittyvät työt. Tehtävissäni on siis kilpailutuksia ja sopimusasioita, mutta myös työprosessien organisointia ja lähijohtajana toimimista. Tärkeää on pyrkiä varmistamaan työnkulkujen kuten kuvailun sujuvuus ja se, että aineistot olisivat asiakkaiden käytettävissä mahdollisimman pian.

18 kunnan- ja kaupunginkirjaston muodostamalla Vaski-kimpalla on yhteiskäyttöinen kokoelma, joten monia kokoelma-asioita hoidetaan yhteistyössä muiden Vaski-kirjastojen kanssa. Myös kokoelmiin liittyvää kehitystyötä tehdään yhteistyössä, esimerkiksi tammikuun alussa käynnistyi vaskitasoinen musiikin cd-levyjen kellutuskokeilu. Palautuneita levyjä ei lähetetä omistajakirjastoon, vaan ne jäävät palautuskirjastoon monipuolistamaan valikoimaa.

Useimmiten on meneillään isompia tai pienempiä kehittämishankkeita, tällä hetkellä työpöydällä on kaksikin isoa hanketta, yleisten kirjastojen neuvoston asettaman Kohti metatietovisiota -selvitysprojektin läpivienti ja kelluvan kokoelman hallintajärjestelmän hankintaan liittyvä valmistelutyö.

Toimit Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmän puheenjohtajana kuluvalla toimintakaudella. Miten olet kokenut työskentelyn ohjausryhmässä?

On hienoa, että tämän ohjausryhmän puheenjohtajaksi nimettiin yleisten kirjastojen edustaja, ja mielelläni sen tehtävän otin hoitaakseni. Aiemminhan ohjausryhmä oli nimeltään Tiedonhallinnan ohjausryhmä, ja tämän toimintakauden alussa (2021) se nimettiin Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmäksi. Ohjausryhmän fokus on nähdäkseni aiempaa konkreettisemmin Melinda-yhteistyössä, Melindan tulevissa muutoksissa ja niiden vaikutusten arvioinnissa. Arvioinnissa tarvitaan eri kirjastosektoreiden näkökulmia, ja ne ovat ohjausryhmässä hyvin edustettuina. Ohjausryhmässä on käyty myös keskustelua kuvailutilanteesta eri sektoreiden kirjastoissa ja saatu Melindan tilannekatsaus jokaisessa kokouksessa.

Ohjausryhmän työskentely on siis lähtenyt hyvin liikkeelle ja paranee koko ajan. Nyt ollaan ohjausryhmän toimintakauden puolivälissä, ja toisesta puolikkaasta tuleekin varmasti intensiivisempi, kun isot muutokset alkavat olla lähempänä: linkitetyn kirjastodatan tietomalli, uusi formaatti ja Melindan uusi alusta. Yhteinen keskustelu, tulevan metatietoinfrastruktuurin ja sen tavoitteiden pohdinta ovat välttämättömiä muutoksen läpiviemiseksi ja hyvän tuloksen saavuttamiseksi.

Yleisten kirjastojen kate Melindassa alkaa olla hyvä. Miten näet yleisten kirjastojen roolin kehittyvän jatkossa kansallisessa kuvailuyhteistyössä?

Kyllä, 53 % yleisten kirjastojen tietokannoista ja 80 % kirjastoista toimii jo yhteistyössä Melindan kanssa. Suurimmat kimpat ovat liittyneet iso räätäli -mallilla, joten voisi arvioida, että noin 70-80 % kaikesta yleisten kirjastojen metatiedosta löytyy jo Melindasta. Näen tulossa olevat muutokset mahdollisuutena tiivistää yleisten kirjastojen Melinda-yhteistyötä ja organisoida kuvailua uudella tavalla linkitetyn datan ominaisuuksia hyödyntäen. Kaikki aineisto voitaisiin kuvailla kansalliseen metatietovarantoon verkostomaisena yhteistyönä. Tässä mallissa paikallisesti hoidettaisiin kokoelman- ja lainauksenhallinta sekä omat verkkokirjastonäkymät. Tämä säästäisi työtä ja keventäisi kirjastojen tietokantatyötä. Metatietoa ei tarvitsisi tallentaa, ylläpitää ja päivittää päällekkäisesti useissa tietokannoissa.

Yleisten kirjastojen muutoksiin ja tulevaan metatietoinfrastruktuuriin liittyviä näkemyksiä ja tahtotilaa kartoitetaan edellä mainitussa selvitysprojektissa. Projektin aikana on käyty keskustelut kaikkien tietokantaa ylläpitävien 36 kirjaston ja kimpan kanssa ja kuulosteltu niiden odotuksia ja valmiuksia. Projektissa on tutkailtu myös Ruotsin kuvailutilannetta sekä keskusteltu metatietoa tuottavien tahojen ja kirjastojärjestelmätoimittajien kanssa. Väliraportti esiteltiin neuvoston marraskuun kokouksessa ja siellä kannustettiin jatkamaan selvitystyötä. Opetus- ja kulttuuriministeriölle onkin lähtenyt jatkorahoitusanomus. Väliraporttiin kirjataan skenaarioita siitä, millaiseksi yleisten kirjastojen tietokantainfrastruktuuri ja niiden rooli voisivat kansallisessa kuvailuyhteistyössä muodostua. Niiden pohjalta voidaan tarkentaa muutoksen tiekarttaa. Tavoitteena on, että  yleiset kirjastot omalta osaltaan toteuttavat Kansalliskirjaston metatietovisiota.

Olet mukana myös Yleisten kirjastojen neuvoston metatietoryhmässä. Kertoisitko jotain ryhmän toiminnasta?

Metatietoryhmä perustettiin marraskuussa 2020 yleisten kirjastojen neuvoston aloitteesta. Ryhmässä on kymmenen jäsentä, pääasiassa kuvailun asiantuntijoita. Jäsenet edustavat eri kirjastojärjestelmiä ja ryhmän maantieteellinen kattavuus on hyvä. Sille määritellyt tehtävät ovat pitkälle samoja kuin selvitysprojektin – kuvailun ekosysteemin kokonaiskuvan hahmottelu yleisten kirjastojen näkökulmasta, kuvailun tiekartan pohdinta, erilaiset asiantuntijatehtävät ja Melinda-yhteistyö. Metatietoryhmällä onkin merkittävä rooli selvitysprojektissa, se on tärkeä sparraaja ja kommentoija. Ryhmä toteutti vuoden 2021 alussa yleisten kirjastojen kuvailijoille kyselyn, jolla kartoitettiin kuvailutyön sujuvuutta ja haasteita, siihen käytettävää työaikaa ja osallistuvien työntekijöiden määrää. Kyselyn tulokset muodostavat omalta osaltaan yhden keskeisen lähtökohdan projektille.

Metatietoryhmällä on oma verkkosivu, jonne muun muassa kokousmuistiot kerätään ja josta löytyy myös raportti kyselystä: www.kirjastot.fi/metatietoryhma.

Mitä odotat tältä tulevalta keväältä?

Yleisestä tilanteesta johtuen odotan kovia aikoja, toivon tietysti, että selvitään mahdollisimman vähin vaurioin sähköpulasta, korkeista hinnoista, muista käynnissä olevan sodan heijastusvaikutuksista. Oman arkeni osalta ei näköpiirissä ole odotettavissa muutoksia, odotan työntäyteisiä ja innostavia kuukausia, yhteistyötä ja projektien tuloksellisia läpivientejä.

Mitä teet vapaa-ajallasi?

Ei mahda olla iso yllätys, kun kerron että luen paljon monenlaista kirjallisuutta. Viimeksi luin 1990-luvun hienon klassikon, Kerstin Ekmanin Tapahtui veden äärellä. Lähimetsä ja -luonto ovat tärkeitä, kotoa on kävelymatka esimerkiksi Virnamäen muinaismuistoalueelle Aurajoen rantaan. Koira, kooltaan pieni mutta egoltaan suuri englanninkääpiöterrieri, vaatii myös oman osuutensa vapaa-ajasta. Olen lähtökohtaisesti kotona viihtyjä, mutta toki matka silloin tällöin piristää, erityisesti, jos sen voi tehdä junalla.