Ohjeita yhdistyville korkeakouluille ja tutkimuslaitoksille
Mitä tietoja FinELib-toimistolle tulee yhdistymistilanteessa toimittaa?
Voidakseen neuvotella yhdistyvien organisaatioiden lisenssisopimusten siirrosta uudelle organisaatiolle FinELib-toimisto tarvitsee tiedon
- uuden organisaation käyttäjämäärästä (henkilökunta, opiskelijat)
- uuden organisaation hallintomallista.
Lisenssisopimuksia varten FinELib-toimisto tarvitsee lisäksi seuraavat tiedot:
- uuden organisaation erikieliset viralliset nimet
- yhteyshenkilöiden tiedot
- posti- ja laskutusosoitteet
- ip-osoitteet: kustantaja/välittäjä ei voi asettaa aineistoja organisaation käyttöön ennen kun ip-ositteet on päivitetty
FinELib-toimisto huolehtii käytännön yksityiskohdista kuten uuden organisaation lisäämisestä Halti-tietokantaan, neuvotteluista kustantajien kanssa jne. Kun organisaatio on lisätty Haltiin, FinELib-toimisto toimittaa yhteyshenkilöille käyttäjätunnukset.
Palvelusopimus
Miten voimassaoleva palvelusopimus irtisanotaan?
Palvelusopimuksen voi irtisanoa sähköpostitse.
Miten uusi palvelusopimus solmitaan, kun organisaatiot yhdistyvät?
Kun uusi organisaatio on perustettu, uusi palvelusopimus on hyvä solmia mahdollisimman nopeasti, koska se helpottaa lisenssineuvotteluja. Ilman palvelusopimusta FinELib-toimisto ei voi allekirjoittaa lisenssisopimuksia organisaation puolesta eikä se saa aineistoja käyttöönsä, ennen kuin palvelusopimus on solmittu.
Aineistoihin ilmoittautuminen
Uusi organisaatio voi ilmoittautua aineistoihin jo ennen palvelusopimuksen allekirjoittamista, jos uudelle organisaatiolle on saatu hintatarjous. Ennen lisenssisopimusten allekirjoitusta FinELib-toimistolla tulee kuitenkin olla kappale allekirjoitetusta palvelusopimuksesta.
Aineistojen hinnat
Jatkuvatko tilaukset sopimuskauden loppuun samalla hinnalla?
FinELib-toimisto neuvottelee uudesta tilanteesta kustantajien kanssa ja pyytää tarjoukset uudelle organisaatiolle.
FinELib-toimisto pyrkii neuvotteluissa siihen, etteivät hinnat nouse, mutta kunkin aineiston hinta riippuu sen hinnoittelumallista.
Yhdistyville organisaatioille toimitetaan taulukko, josta selviää niiden sen hetkisten tilausten hinnat.
Voiko FinELib-toimisto laskea etukäteen yhdistyville organisaatioille mallilaskelmia yhdistymisen vaikutuksista lisenssihintoihin?
Mallilaskelmia on vaikea tarjota etukäteen. Vaihtoehtoja ja hinnoittelumalleja on monenlaisia ja vaikka tuloksina FinELib-toimiston arvioista olisi a, b tai c, voi kustantajan kanssa neuvoteltua lopputulos kuitenkin olla d. Tämä on myös resurssikysymys: laskelmien tekeminen voi viedä yhtä paljon aikaa kuin varsinaiset hintaneuvottelut.
Sopimuksesta irtautuminen
Onko yhdistymistilanteessa mahdollista irtautua lisenssisopimuksesta kesken sopimuskauden?
FinELib-lisenssisopimuksista on mahdollista irtautua yhdistymistilanteessa. Määräaika irtautumisesta ilmoittamiselle vaihtelee sopimuksittain.
Laskutus
Miten laskutus hoidetaan, kun organisaatiot yhdistyvät kesken kalenterivuoden?
FinELib-toimisto pyrkii saaman vuoden alussa kustantajalta koko konsortion aineistolaskun, johon sisältyy yhdistyvien organisaatioiden osuudet yhdistymiseen saakka. Myöhemmin keväällä tai kesällä kustantajalta pyydetään lasku yhdistyneen organisaation maksuosuudesta loppuajalta. Tämä edellyttää sitä, että kustantaja suostuu tällaiseen järjestelyyn. FinELib-toimisto ei pysty takaamaan, että laskut saadaan erikseen ’vanhoille’ ja ’uudelle’ organisaatiolle.
Yhteisten kirjastopalveluiden perustaminen
Jos kirjasto yhdistyy toisen kirjaston kanssa, miten sopimuksiin ja aineistojen käyttöoikeuksiin vaikuttaa se, että vain kirjastopalvelut yhdistetään, mutta taustaorganisaatiot säilyvät itsenäisinä?
Mikäli ainoastaan kirjastopalvelut yhdistyvät, tilanne ei vaikuta FinELib-sopimuksiin, koska aineistot hankitaan aina taustaorganisaation henkilöstön ja opiskelijoiden käyttöön ja lisenssisopimukset ovat organisaatiokohtaisia.
Kysymyksen tilanteessa uusi yhdistynyt A:n ja B:n kirjastopalvelu hankkisi FinELib-aineistot konsortion jäsenelle A ja hankitut aineistot olisivat sen käytössä kuten tähänkin saakka. Mikäli yhteinen kirjasto hankkisi aineistot myös organisaation B käyttöön, sitä ei voisi tehdä FinELibin kautta, ellei B ole konsortion jäsen.
Mikäli kirjastopalveluista muodostetaan juridisesti erillinen organisaatio, ei se enää kuulu automaattisesti taustaorganisaation lisenssien piiriin. Tällöin lisenssisopimuksiin on neuvoteltava muutoksia.
Ohjeita yhdistyvien kuntien yleisille kirjastoille
Mitä tietoja FinELib-toimistolle tulee toimittaa?
Heti kun uusi kunta on selvillä, FinELib-toimisto tarvitsee seuraavat tiedot:
- uuden kunnan nimi
- miten uusi kunta perustetaan (lakkauttamalla vanhat ja perustamalla niiden tilalle uusi vai liittämällä yksi tai useampia kuntia toiseen kuntaan)
- uuden kunnan asukasluku
- yhteyshenkilöt
- postiosoite
- laskutusosoite sekä
- IP-avaruus: yhdistetäänkö entiset vai onko 'uusi IP-avaruus'
FinELib-toimisto huolehtii käytännön yksityiskohdista kuten uuden kunnan lisäämisestä Halti-tietokantaan, neuvotteluista kustantajien kanssa jne.
Kun organisaatio on lisätty Haltiin, FinELib-toimisto toimittaa yhteyshenkilöille käyttäjätunnukset.
Palvelusopimukset
Miten voimassaoleva palvelusopimus irtisanotaan?
Palvelusopimuksen voi irtisanoa sähköpostitse.
Miten uusi palvelusopimus solmitaan, kun kunnat yhdistyvät?
Jos perustetaan kokonaan uusi kunta:
- Uudelle kunnalle tulee solmia uusi FinELib-palvelusopimus. Maakuntakirjaston tulee hankkia valtuutus kyseiseltä uudelta kunnalta palvelusopimuksen allekirjoittamiseen tämän nimissä ja lukuun. Tämän jälkeen päivitetään voimassaolevan palvelusopimuksen liite poistamalla siitä lakkautetut kunnat ja lisäämällä uusi. Valtuutukset [FinELibin verkkosivuilla]
Jos maakuntakirjasto mukana kuntaliitoksessa:
- Jos maakuntakirjasto mukana kuntaliitoksessa, jossa perustetaan kokonaan uusi kunta, maakuntakirjasto voi irtisanoa voimassaolevan palvelusopimuksen sähköpostitse ja uusi palvelusopimus solmitaan perustettavan uuden kunnan maakuntakirjaston kanssa.
Jos olemassa olevaan kuntaan liitetään yksi tai useampia muita kuntia:
- Mikäli olemassa olevaan kuntaan liitetään toisia kuntia, päivitetään voimassaolevan palvelusopimuksen liite poistamalla lakkautettu kunta/kunnat.
Aineistoihin ilmoittautuminen
Uusi kunta voi ilmoittautua aineistoihin jo ennen palvelusopimuksen allekirjoittamista/liitteen päivittämistä, jos uudelle organisaatiolle on saatu hintatarjous. Ennen lisenssisopimusten allekirjoitusta FinELib-toimistolla tulee kuitenkin olla kappale allekirjoitetusta palvelusopimuksesta/päivitetystä liitteestä.
Sopimuksesta irtautuminen
Onko yhdistymistilanteessa mahdollista irtautua lisenssisopimuksesta kesken sopimuskauden?
FinELib-lisenssisopimuksista on mahdollista irtautua yhdistymistilanteessa. Määräaika irtautumisesta ilmoittamiselle vaihtelee sopimuksittain.
Aineistojen hinnat
Muuttuvatko aineistojen hinnat kuntaliitosten yhteydessä?
FinELib-toimisto neuvottelee uudesta tilanteesta kustantajien kanssa ja pyytää tarjoukset uudelle organisaatiolle. FinELib pyrkii neuvotteluissa siihen, etteivät hinnat nouse, mutta kunkin aineiston hinta riippuu sen hinnoittelumallista.
Yhdistyville kunnankirjastoille toimitetaan taulukko, josta selviää sen hetkisten tilausten hinnat.
Hallinnollisesti yhteiset kirjastolaitokset / seutukirjastot
Mitä tietoja FinELib-toimisto tarvitsee, kun kaksi tai useampia kirjastoja liittyy hallinnollisesti yhdeksi kirjastolaitokseksi?
FinELib-toimisto tarvitsee heti päätösten varmistuttua seuraavat tiedot:
- uuden kirjastolaitoksen nimi
- kunnat, jotka mukana kirjastolaitoksessa
- kuntien asukasluvut
- yhteyshenkilöt
- postiosoite
- laskutusosoite sekä
- IP-avaruus
Miten kuntien liittyminen seutukirjastoon / yhteiseen kirjastolaitokseen vaikuttaa FinELib-aineistoihin?
Elektroniset aineistot lisensioidaan koko kirjastolaitokselle, mikä tarkoittaa, että kaikkien mukana olevien kuntien tulee hankkia lisenssit samoihin aineistoihin.
Ilmoittautumiset hoitaa edelleen oman maakuntakirjastoalueen maakuntakirjasto. Mikäli seutukirjasto ylittää maakuntarajat, tarvitaan uusi palvelusopimus.
Muuttuvatko aineistojen hinnat seutukirjaston perustamisen yhteydessä?
FinELib-toimisto neuvottelee uudesta tilanteesta kustantajien kanssa. Kirjaston ei tarvitse itse pyytää uutta tarjousta aineistoista.
FinELib pyrkii neuvotteluissa siihen, etteivät hinnat nouse, mutta kunkin aineiston hinta riippuu sen hinnoittelumallista.
Kirjastokimpat
Miten FinELib-aineistojen kanssa menetellään, kun kirjastoilla on yhteinen asiakasrekisteri ja kirjastokortti, mutta erilaisia lisenssisopimuksia?
Jos kimpassa mukana olevien kirjastojen kaikki aineistot halutaan koko kimpan ja sen asiakaskunnan käyttöön, kunkin kunnankirjaston tulee hankkia aineisto ja maksaa siitä.
