Hankinnan projektiorganisaation tehtävänä on huolehtia hankinnan valmistelun ja toteuttamisen läpiviennistä kunnes hankinta on saanut lainvoiman. Tavoitteena kuitenkin on, että sama projektiorganisaatio voisi toimia järjestelmän hyväksymiseen asti.

Hankinnan projektiorganisaatio

Projektipäällikkö

  • Johtaa ja organisoi projektin toteutusta
  • Vastaa projektin suunnittelusta, suunnitelmien dokumentoinnista ja ylläpidosta
  • Vastaa projektin edistymisestä
  • Toimii ohjausryhmän esittelijänä
  • Toimii projektiryhmän vetäjänä
  • Raportoi projektin tilanteesta, edistymisestä ja poikkeamista ohjausryhmälle ja hankinnan päävastuulliselle organisaatiolle
  • Viestii projektin tilanteesta projektiryhmälle, ohjausryhmälle ja tarvittaessa muille sidosryhmille

Ohjausryhmä

  • Hyväksyy projektisuunnitelman
  • Hyväksyy hankinnan kohteen ja hankinta-asiakirjat sisällöltään  
  • Linjaa yhteishankinnan rajaukset
  • Varmistaa kilpailutuksen mukanaolijat ja hyväksyy kilpailutuksen käynnistämisen
  • Linjaa hankkeen viestinnän
  • Ohjausryhmän jäsenet huolehtivat yhteystyössä projektipäällikön kanssa hankkeen yhtenäisestä viestinnästä kaikille hankkeeseen osallistuville tahoille

Projektipäällikkö toimii ohjausryhmässä esittelijänä

Jäsenet: 2 edustajaa yliopistokirjastoista, 2 edustajaa ammattikorkeakoulukirjastoista, 1 edustaja erikoiskirjastoista, 1 edustaja Kansalliskirjastosta, 1 edustaja projektipäällikön organisaatiosta, 1 edustaja kilpailutuksesta vastaavasta organisaatiosta, 1 edustaja Fuciosta tai Aapasta.

Ohjausryhmän jäsenet nimittää kukin sektori keskuudestaan ja Fuciosta tai Aapasta pyydetään edustaja ohjausryhmään. Ohjausryhmässä voi olla edustajia vain sellaisista organisaatioista, jotka ovat mukana hankintayhteistyössä. Mikäli ohjausryhmässä mukana oleva organisaatio irrottautuu hankintayhteistyöstä, tulee sektorin nimittää uusi edustaja.

Ohjausryhmä tekee päätökset yksimielisesti tai, mikäli tämä ei ole mahdollista, äänestämällä. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Projektiryhmä

  • Vastaa projektin hallinnasta
  • Tuottaa hankinnan kohteen määrittelyn
    • Toiminnallinen vaatimusmäärittely
    • Palvelumalli ja palvelutaso
    • Sopimusmalli
  • Vastaa teknisen vaatimusmäärittelyn toteutuksesta yhdessä korkeakoulujen IT-asiantuntijoiden kanssa
    • Arkkitehtuuri
    • Standardit
    • Rajapinnat
    • Tietoturva ja -suoja
  • Vastaa valintakriteerien ja pisteytyksen tuottamisesta
  • Kutsuu tarvittaessa asiantuntijoita
  • Perustaa tarvittaessa työryhmiä
  • Osallistuu tarjousten käsittelyyn

Projektipäällikkö vetää projektiryhmää.

Jäsenet: 2 jäsentä yliopistokirjastoista, 2 jäsentä ammattikorkeakoulukirjastoista, 1 jäsen erikoiskirjastoista, 1 jäsentä Kansalliskirjastosta ja 1 jäsen projektipäällikön organisaatiosta, 1 jäsen kilpailutuksesta vastaavasta organisaatiosta, 1 hankinta-asiantuntija.

Projektiryhmän jäsenet nimittää kukin sektori keskuudestaan. Projektiryhmässä voi olla edustajia vain sellaisista organisaatioista, jotka ovat mukana hankintayhteistyössä. Mikäli projektiryhmässä mukana oleva organisaatio irrottautuu hankintayhteistyöstä, tulee sektorin nimittää uusi edustaja.

Kilpailutuksen päävastuullinen organisaatio

Päävastuullisen organisaation vastuut on kuvattu hankintayhteistyösopimuksessa.

Mukana olevien yhteisöjen vastuu

Mukana olevien yhteisöjen vastuut on kuvattu hankintayhteistyösopimuksessa.

 

Hankinta-asiakirjat ja niihin liittyvät roolit on kuvattu alla olevassa taulukossa, alustava:

Liitenro

Dokumentti

Päävastuullisen prosessin ja pohjadokumenttien perusteella

Päävastuullinen

Projektiryhmä

Ohjausryhmä

Osallistujat

0

Tarjouspyyntö (kilpailutusjärjestelmässä)

x

R

I

A

I

1

Tarjoajille asetettavat vaatimukset

x

C

R

A

I

2

Ostettavan palvelun kuvaus

Malli saatavilla

C

R

A

C

3

Palvelutasot

x

C

R

A

C

4

Käyttötapaukset

Malli saatavilla

C

R

A

C

5

Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset

Malli saatavilla

C

R

A

C

6

Tietoturva- ja suojavaatimukset

x

R

C

A

C

7

Järjestelmäarkkitehtuuri ja integraatiot

Malli saatavilla

C

R

A

C

8

Tarjottavat asiantuntijat

Malli saatavilla

C

R

A

I

9

Proof of Consept

Malli saatavilla

C

R

A

I

10

Esteettömyyden auditointi

x

C

R

A

I

11

Tarjousten vertailu- ja valintaperusteet

x

C

R

A

I

12

Käytettävyyden arviointi

x

C

R

A

I

13

Sopimusluonnos liitteineen

x

R

C

A

I

Taulukon roolien määrittelyt:

Role

Abbr.

Task

Responsible

R

Those who do the work to achieve the task. There is at least one role with a participation type of responsible, although others can be delegated to assist in the work required.

Accountable

A

The one ultimately answerable for the correct and thorough completion of the deliverable or task, and the one who delegates the work to those responsible. In other words, an accountable must sign off (approve) work that responsible provides. There must be only one accountable specified for each task or deliverable.

Consulted

C

Those whose opinions are sought, typically subject matter experts; and with whom there is two-way communication.

Informed

I

Those who are kept up-to-date on progress, often only on completion of the task or deliverable; and with whom there is just one-way communication.

Derived from: https://en.wikipedia.org/wiki/Responsibility_assignment_matrix

 

  • No labels