Helsingin yliopiston Kansalliskirjasto käsittelee organisaatioasiakkaiden ja sidosryhmien (Asiakkaiden) tietoja, jotta voidaan järjestää:
Tässä ilmoituksessa kerromme, miten sinun tietojasi käsitellään.
Jotta voimme tarjota sinulle Kirjastoihin, Arkistoihin ja Museoihin liittyviä palveluja, meidän on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa eli henkilötietoja. Tämä tekee meistä rekisterinpitäjän eli tahon, joka kontrolloi henkilötietojesi käsittelyä tätä tarkoitusta varten.
Yhteystietomme ovat:
Kansalliskirjasto
Kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Kaikukatu 4)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 09 1911
Tietopyynnöt: [email protected]
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on tarkoituksen osalta: Bjarne Beckmann
Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Tuomas Tähtinen. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta [email protected].
Kansalliskirjasto käsittelee näiden mainittujen Asiakkaiden nimettyjen yhteyshenkilöiden tietoja näihin tarkoituksiin:
Henkilötietojen käyttömme perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa oikeutettuun etuun.
Pääasialliset säädökset:
Yliopistolaki (558/2009 )
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
Tietosuojalaki (XXX/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
Helsingin yliopiston johtosääntö
Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset
Kultturiaineistolaki (1433/2007)
Käsittelemme sekä sellaisia henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti.
Suoraan tunnistettavia tietoja ovat nimi ja sähköpostiosoite.
Lisäksi käsittelemme muita tietoja, joita yhdistelemällä sinut on ulkopuolisen mahdollista tunnistaa. Nämä tiedot ovat järjestelmästä riippuen:
Tallennamme järjestelmästä riippuen seuraavat tiedot:
Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.
Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.
Monissa sovelluksissamme voit nähdä omat tietosi itse kirjautumalla palveluun (esim. foorumi.kiwi.fi, kiwi.fi).
Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi ei enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota yhteyttä palveluosoitteeseen: [email protected]
Mikäli haluat tietää vielä tarkemmin, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, ota yhteyttä tähän palveluosoitteeseen: [email protected]
Henkilötietojen käyttömme perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa oikeutettuun etuun. Lähtökohtaisesti emme käsittele tietoa suostumuksen perusteella.
Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi ei enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota yhteyttä palveluosoitteisiin.
Sinulla on oikeus saattaa yliopiston Kansalliskirjaston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi (tietosuoja@om.fi)6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?
Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi, jolloin vastaat niiden oikeellisuudesta. Jotkut tiedot on saatu suoraan organisaatioltasi.
Jos kirjaudut Haka-tunnuksella käyttäjätunnus, kirjautujan nimi, sähköpostiosoite sekä organisaatioon liittyvät lisätiedot tallennetaan järjestelmiin.
Säilytämme tietojasi niin kauan kuin tehtäviesi kannalta on tarpeellista. Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi ei enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota yhteyttä palveluosoitteisiin. Huomioithan, että sinun tuottamasi sisällöt säilyvät palvelussa myös sen jälkeen kun käyttäjätunnuksesi on poistettu.
Poistamme Crowd- tunnistautumispalvelun inaktivoidut käyttäjät , kun inaktivoinnista on kulunut enintään 18 kuukautta.
Kansalliskirjasto ei siirrä käytössä olevissa sovelluksissaan henkilötietoa EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.
Kansalliskirjasto ei käytä päätöksenteossa automaattista profilointia.
CROWD
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kirjastojen, arkistojen ja museoiden henkilökunnan tunnistautumispalvelu
JIRA
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Asiakkaiden tukipyyntöjen käsittely sekä kehitystehtävien hallintaan.
FOORUMI.KIWI.FI
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kansalliskirjaston ylläpitämä keskustelufoorumi viestintään ja keskusteluun.
KIWI
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kansalliskirjaston ja Asiakkaiden yhteinen työskentelyalusta.
Lisätiedot yllämainituista järjestelmistä: [email protected]