YHTEENVETO TULOKSISTA

 1. Kirjastoyksiköt

 Kirjastoyksiköt:

• 1 yksikkö, Arcada, Tilastokeskus, Hanken
• 2 yksikköä, Centria, Tritonia (saattaa vähentyä yhteen)
• 3 yksikköä, DIAK
• 4 yksikköä tai enemmän, Arkistolaitos, Haaga-Helia, HAMK, HUMAK, JYK, Laurea, Metropolia, XAMK

Kirjastoyksiköiden määrä vaihteli yhdestä enimmillään kahdeksaan.  Kolmea yhden toimipisteen kirjastoa lukuun ottamatta muilla oli toimipisteitä usealla eri paikkakunnalla (enimmillään 6 eri paikkakuntaa). Kahdella kirjastolla oli lisäksi yhteiskirjastoja muiden toimijoiden kanssa ja yhdellä yhden yksikön aineistot toisen kirjaston aineistorekisterissä.

2. Varaaminen

HUMAKissa asiakkaat eivät varaa itse, Arkistolaitos ei käyttää vain luettelointimoduulia

Varausjonot:

Yksi varausjono

• Arcada, Hanken, Tilastokeskus joilla vain yksi yksikkö.
•  XAMK, Metropolia, HAMK

Useita jonoja.

• Centria, Haaga-Helia, DIAK, Laurea, Tritonia, JYK

3. Ylläpitoresurssit

• Voyager –ylläpito ostopalveluna, 3 kpl (HUMAK, Laurea, Tilastokeskus)
• Nykyisen tasoinen onnistuu, 8 kpl (Arkistolaitos, Arcada, Centria, DIAK, Haaga-Helia, HAMK, Metropolia, XAMK) Tritonia tässä vai ostopalveluissa?
• Koha-ylläpito itse, 2 kpl (Hanken, JYK)
• Omaa teknistä osaamista, 8 kpl.  (Arkistolaitos, Arcada, Centria,,DIAK, Haaga-Helia, Hanken, HAMK, Laurea, Tritonia, XAMK). Käytössä 0,2 htv:stä pariin htv:hen, osalla tekninen osaaminen tulee kehysorganisaation kautta.

4. Milloin haluaisitte päivittää Kohaan? (uudempi kysely tehty 9.4. yleiskokouksessa)

• Syksy 2018, 1 kpl HAMK
• Vuodenvaihde 2018/2019, 6 kpl DIAK, Haaga-Helia, Hanken, JYK, Laurea, Tilastokeskus
• Hiihto/Pääsiäisloma 2019, 1 kpl Arkistolaitos
• Kesä 2019, 4 kpl Arcada, Centria, Tritonia, XAMK

 HUMAK valmis siirtymään vuodenvaihteessa 2018/2019 tai alkukesästä 2019, riippue esim. AMK-konsortion päätöksistä

Metropolialla päätökseen vaikuttaa oman kampusrakenteen muutos, joka voi tapahtua kesällä 2019 sekä heidän, Haaga-Helian ja Laurean muodostumassa oleva kirjastokimppa

5. Yhteislainaus Varastokirjastosta

• UB-lainat Varastokirjaston kanssa 3 kpl (Hanken, Tritonia ja JYK)
• artikkelikopiot 2 kpl (DIAK ja JYK)

6. Verkkomaksaminen

• käytössä 7 kirjastossa, kolmeen tulossa
  • yhdellä maksamisratkaisuna Verifone & CPU, muilla Paytrail
  • 4 org. ei käytä

7. Uudet opiskelijat

• uudet opiskelijat automaattisesti, 1 kpl (Laurea)
• muuttuneet asiakastiedot automaattisesti, 1 kpl (Laurea)
• uudet opiskelijat eräajona, 8 kpl (Arcada, Haaga-Helia, HAMK, Hanken, HUMAK, JYK, Metropolia, XAMK)
• uudet asiakkaat ja asiakkaiden muuttuneet tiedot päivitetään manuaalisesti/puoliautomaattisesti, 5 kpl (Arcada, Centria, DIAK, Tilastokeskus, Tritonia)
• ei asiakastietoja, 1 kpl (Arkistolaitos)

8. Mitä Voyagerin moduuleja kirjastossanne käytetään

• Cataloging, kaikki käyttävät
• Circulation, 13 kpl (ei Arkistolaitos)
• Access -kyselyt, 13 kpl (ei Arkistolaitos)
• Acquisitions, 9 kpl (Centria, DIAK, Haaga-Helia, HAMK, JYK, Metropolia, Tilastokeskus, Tritonia, XAMK)
• Reporter, 7 kpl (HAMK, JYK, Laurea, Metropolia, Tilastokeskus, Tritonia, XAMK)
• Call Slip, 5 kpl (Centria, HAMK, JYK, Metropolia, XAMK)
• Circulation Self Check, 2 kpl (HUMAK, Centria?)

9. Recall -varaus

• 3 kirjastoa käyttää (Arcada, Hanken, JYK)
• laajinta JYKissä, vuositasolla n. 200 Recall -pyyntöä vapaakappaleiden laitoslainoihin kohdistuen.
• muissa n. 20 pyyntöä vuodessa.

10. Hyllyvaraus

• ei käytössä, 8 kpl
• Call Slip, 2 kpl (HAMK?, XAMK)
• Sallimalla Voyagerissa hyllyvaraus, 3 kpl (Centria, Haaga-Helia, Metropolia)
• pyynnöt s-postilla max. 2 niteeseen, 1 kpl (DIAK?)

11. Lainauskäytänteet

• omat laina-ajat hlökunnalle
  • ei, 9 kpl (Arkistolaitos, Centria, HUMAK, JYK, Laurea, Metropolia, Tilastokeskus, Tritonia, XAMK)
  • on, 5 kpl (HAMK ei yksilöi)
    • Arcada, hlökunnalla 8 kk laina-aika, ei koske kurssikirjoja
    • DIAK, 3 kk hlökuntakokoelman niteille
    • Haaga-Helia, 6 kk
    • Hanken, 1 vuosi
    • lyhyt lainat käytössä
      • ei, 7 kpl (Arkistolaitos, Centria, HAMK, HUMAK, Laurea, Metropolia, XAMK)
      • Tilastokeskus lyhentää tarvittaessa laina-aikaa
      • on, 4 kpl (Arcada, Haaga-Helia, JYK, Tritonia
      • on, Short Time loan  2 kpl (DIAK, Hanken)
      • lainakielto käytössä
        • ei, 2 kpl (Arkistolaitos, HUMAK,
        • on, 12 kpl  
          • Arcada, Kun sakot ovat yli 10 €. Henkilökunta ei maksa sakkoja.
          • Centria, kirjat laskutukseen, kun eräpäivästä 60 vrk. Palautus/maksu purkaa
          • DIAK 10 € tai lainoja liikaa myöhässä. Palauttaminen/maksu. Ei hlökunta
          • Haaga-Helia, 15 €/kirja lost -tilassa. Palautus/Maksu. Ei hlökunta
          • HAMK, 10 €. Maksaminen. Ei hlökunta
          • Hanken, 10 €. Maksaminen
          • JYK, 10 €. Maksettava sakkosaldo alle kymppiin
          • Laurea, 10 €. Maksaminen. Ei kirjastoasiakkaat
          • Metropolia, 10 € ja lainoja. Maksaminen. Ei hlökunta
          • Tilastokeskus satunnaisesti yksittäisiä asikkaita, ei automaattista
          • Tritonia, opiskelijat/ulkopuoliset 10 €, hlökunta 100 €. Maksaminen
          • XAMK, 5 €. Maksaminen. Ei hlökunta.
          • lainojen automaattinen uusinta
            • ei, 11 kpl (Arkistolaitos, Arcada, Centria, DIAK, Haaga-Helia, HAMK, Hanken, HUMAK, JYK, Metropolia, Tilastokeskus)
            • kyllä, 3 kpl
              • Laurea, hlökunnan lainat päivittäisellä ajolla
              • Tritonia, Access -kysely + offline -lainaus
              • XAMK
              • samat sakot kaikille
                • kyllä, 2 kpl (Laurea paitsi kirjastoasiakkaat, Tritonia)
                • ei, 9 kpl (Arcada, Centria, DIAK, Haaga-Helia, HAMK, Hanken, JYK, Metropolia, XAMK)
                • Arkistolaitos, HUMAK, Tilastokeskus ei peri sakkoja
                • maksimisakkomäärä
                  • ei sakkoja, 3 kpl (Arkistolaitos, HUMAK, Tilastokeskus
                  • Voikkarissa näkyvä, 6 kpl (Arcada, Centria, Haaga-Helia, HAMK, Hanken, XAMK)
                  • jokin määritetty arvo, 5 kpl
                    • DIAK, 50 €
                    • JYK, 50 €
                    • Laurea, 50 €
                    • Metropolia, 50 € myöhästymissakkojen osalta
                    • Tritonia, max. 100 €
                    • Accrued fines lisätään asiakkaan lainasaldoon
                      • ei, 6 kpl (Arkistolaitos, Arcada, Centria, HAMK, HUMAK, Tilastokeskus
                      • kyllä, 8 kpl (DIAK, Haaga-Helia, Hanken, JYK, Laurea, Metropolia, Tritonia, XAMK)

12. Aineiston lainaaminen

• RFID-tarrat, 1 kpl (Centria,
• Viivakooditarrat, 4 kpl (Arkistolaitos, HUMAK, JYK, Tilastokeskus
• Molemmat, 9 kpl (Arcada, DIAK, Haaga-Helia, HAMK, Hanken, Laurea, Metropolia, Tritonia, XAMK)
• ei RFID-kirjastokortteja käytössä
• Hyväksytään sähköinen kirjastokortti, 10 kpl (Arcada, Centria, DIAK, Haaga-Helia, Hanken, HUMAK, Laurea, Metropolia, Tritonia, XAMK)
• Käytössä hälytinportit, 11 kpl (Arcada, Centria, DIAK, Haaga-Helia, HAMK, Hanken, JYK, Laurea, Metropolia, Tritonia, XAMK)

13. Varastokokoelmat

• ei varastokokoelmia, 4 kpl (Centria, DIAK, HUMAK, XAMK)
• Call Slip, 2 kpl (HAMK, JYK)
• Voyagerin varaustoiminto, 1 kpl (Haaga-Helia)
• pyyntö asiakaspalvelun kautta tai jotenkin muuten, 7 kpl (Arkistolaitos, Arcada, Hanken, Laurea, Metropolia, Tilastokeskus, Tritonia)

14. Hankinta

• ei käytä ollenkaan hankintamoduulia, 5 kpl (Arkistolaitos, Arcada, Hanken, HUMAK, Laurea)

Kirjat

• monografiahankinnat hankintamoduulin kautta, 6 kpl (Centria, Haaga-Helia, HAMK, JYK, Tritonia, XAMK)
• tieto tilatuista hankintamoduulissa, 1 kpl (DIAK)
• minitiedot Cat-moduulissa, 1 kpl (Metropolia)
• Ei käytä ollenkaan, 1 kpl (Tilastokeskus)

Lehdet

• Lehtien saapumisvalvonta hankinnan kautta, 8 kpl (Centria, DIAK, Haaga-Helia, HAMK, JYK, Metropolia, Tilastokeskus, XAMK)
• ei käytä ollenkaan, 1 kpl (Tritonia)

15. SQL -toiminnallisuudet (Access ym.)

• Arkistolaitosta lukuun ottamatta kaikki organisaatiot käyttää Access-kyselyjä
• 2 kirjastoa tehnyt ohjelmointeja Accesin päälle (selkätarratulostus ym.)
• 8 organisaatiota tekee kyselyjä myös suoraan palvelimella SQL+:an ja SQL Developerin avulla.

16. Kommentteja kyselystä puuttuneista toiminnallisuuksista tai kertoa meille asioita/yksityiskohtia, joita meidän tässä vaiheessa tulisi huomioida

HUMAK

• Me olemme hyvin joustavia erilaisten systeemien kanssa ja toisaalta meillä on melko yksinkertaiset toiminnallisuudet nytkin käytössä monin osin.
• Toivomme, että on mahdollista ottaa Kohastakin käyttöön paketti, joka sopii pienelle organisaatiolle, mutta toki olemme valmiita esim. ottamaan hankintatoiminnot käyttöön jos se on arkityön kannalta mielekästä ja muutenkin muuttamaan nykykäytäntöjämme.

Centria

• Miten tietosuoja on otettu huomioon uudessa järjestelmässä? Pystyykö järjestelmästä saamaan tarvittaessa lokitietoja esim. siitä, kuka on katsellut tai käsitellyt asiakastietoja?
• Jyväskylän yliopiston kirjasto on yhteistyökumppanimme, jonka kanssa tehdään tulevaisuudessa järjestelmäyhteistyötä.

Arcada

• Mitä tarkoitatte sähköisellä kirjastokortilla? Finnan virtuaalikoodilla lainaus kyllä toimii. Tuota ja Frank-korttia
• Haluamme hoitaa Kohan laajemman ylläpidon muiden kanssa, esim. Hankenin kanssa

HAMK.

• Verkkomaksaminen hoituu Finnan kautta. Ei pitäisi siis vaikuttaa Koha. Vai?
• Mikä merkitys on RFID-kysymyksillä? Voyager ei suoraan luen eikä kirjoita mitään RFID-tunnisteelle
• Mikä ero on hyllyvarauksella ja varastonoudolla? Hyllyvaraus avokokoelmassa saatavilla olevan kirjan hakua hyllystä, varastonouto kirjan tilaamista suljetusta varastosta lainattavaksi

Haaga-Helia

• Viestien lähetys asiakkaille

Metropolia

• Meillä on erityispiirteenä ilmeisen liberaali varaus-ja palautuspolitiikka: asiakas voi tehdä itse hyllyvarauksia (maksutta) mistä tahansa toimipisteestä ja palauttaa lainansa mihin tahansa Metropolian toimipisteeseen.
• Hyllyvaraukset haluaisimme säilyttää.
• Reporterista: käytämme sitä silloin tällöin (missing in transit yms.) ajamiseen. Muistutukset asiakkaille ajamme Noteshandlerilla ja asiakkaiden laskutukseen käytämme Laureassa (Toni Valden) kehittämää Henkkaa.
• Hankinta: Acq:ssa käytämme vain saapumisvalvontaa, meillä ei ole esim. budjetin seurantaa hankintamoduulin kautta.

 Hanken

• Käytämme Noteshandler sähköpostiviestien lähettämiseen.
• Meillä on käytössä PV-Supan itsepalveluautomaatit.
• Meillä on "aina" ollut kurssikirjoissa 7 päivän laina-aika ja jatkaisimme mielellään niin :-)

DIAK

• Kohta 3: "Voimme hoitaa Kohan vaatiman laajemman ylläpidon itse" - vaikea vastata, kun tarvitusta ajasta ja osaamisesta ei ole vielä tarkkaa tietoa. Periaatteessa voimme opetella lisää ja varata hieman enemmän aikaakin ylläpitoon. Voyager ei vakiintuneena ole vaatinut suuria resursseja.
• RFID käytössä 2 toimipisteessä, yhdessä viivakoodilainaus. Näiden lisäksi on 2 kampusta, joiden kirjastojen kokoelmat ovat yhteistyökumppaneiden järjestelmissä. Porissa Samkin kanssa ja Turussa Turun amk:n.
• Siirtymisessä Kohaan on huomioitava kustannusten ajoittuminen: v. 2018 budjetista ei ole mahdollista maksaa kovin isoja summia. Mutta muuten pikainen järjestelmän vaihto olisi hyvä ja olemme varautuneet resursoimaan työaikaa siihen.

Tilastokirjasto

• Jatkossa e-aineistojen käsittely olisi tärkeä osa järjestelmää

Laurea

• Suunnittelemme yhdistävämme tietokannan Haaga-Helian ja Metropolian kanssa

Tritonia

• Muita tarvittavia integraatioita ainakin: hyllykarttatoiminto, Ellibs- ja Elib-kirjautuminen

Varastokirjasto

• Varsinainen luettelointi (ehkä kirjastot luetteloivat e-aineistoa suoraan omaan kantaan) tehdään Melindassa, joten siirtoskripti Alephin ja Kohan välille tarvitaan.

• Kohan on tuettava Marc21 –formaattia. Bib-tietueita editoidaan/täydennetään ja tehdään varasto- ja nidetietueet (-tiedot)

• Voyagerissa ainakin meillä Varastokirjastossa on käytössä ajastetut Crontab-ajot, joilla käynnistetään karhuajo, joka sitten viimeistellään Reportterissa. Crontab-ajoilla myös poistetaan ns. stub-tietueet (syntyvät ub-lainauksessa), poistetaan erääntyneet varaukset jne.