Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmä, 13.12.2017Aika: 13.12.2017 klo 10.00 Paikka: Leipätehdas, V520 Kaneli, Kaikukatu 4, 5. krs ja AC-etäyhteys Sihteeri: Tanja Vienonen Läsnä: Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto, klo 10.40 lähtien), Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Lassi Lager (Kansalliskirjasto), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Mikko Pennanen (Turun yliopisto, puheenjohtaja), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto) Etänä: Leena Byholm (Luonnonvarakeskus), Minna Liikala (THL), Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto) Poissa: Teemu Makkonen (AMKIT-konsortio) 1. Kokouksen avaus2. Versiopäivitykset, uudet palvelut ja uudet asiakkaat- Valto ja TamPub päivitetty uuteen versioon loka-marraskuussa
- Julkari vielä päivittämättä
- THL järjestää kokouksen metadataan liittyen vielä ennen päivitystä tammikuun aikana
- Jukurissa ei vielä mobiilikäyttöliittymää
- Myös Kansalliskirjaston omia palveluita vielä päivittämättä
- Fenno-Ugrica, Fragmenta Membranea ja OAI-harava
- Varia on käytännössä päivitetty, mutta aineistonsiirto etenee julkaisuarkiston suuren koon (2TB) vuoksi hitaasti
- Uusia julkaisuarkistoja työn alla
- Vaasan yliopisto
- Lappeenrannan teknillinen yliopisto
- Projekti omaan instanssiin siirtymisessä on alkamassa, minkä yhteydessä suunnitellaan metadatan muokkausta ja yhtenäistämistä suosituksen kanssa
- Uusia asiakkaita
- VATT lisätään Doriaan aivan lähiaikoina
- Tärkeimpiä uudistuksia aiempaan käytössä olleeseen DSpace-versioon:
- Käyttöliittymä on mobiilioptimoitu
- PDF-tiedostoista poimittujen kuvien näyttämistä käyttöliittymässä on parannettu vaihtamalla käytettyä ohjelmaa
- Julkaisuarkiston indeksointi tehdään Solrilla
- Discovery-moduuli tarjoaa uusia rajausvaihtoehtoja aineiston haussa ja näyttämisessä etusivulla
3. Vuoden 2018 toiminta- Julkaisuarkistopalveluiden tilannekatsaus Tiedonhallinnan ohjausryhmässä 29.11.2017
- Valitettavasti ohjausryhmässä ei tällä kertaa ollut osallistujia yliopistokirjastoista
- Ohjausryhmässä sovittiin, että kysymys Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmän toimikaudesta otetaan käsittelyyn ensi vuonna
- Osallistumiskausi asiantuntijaryhmissä on useimmiten kolme vuotta, mikä on osalla tämän ryhmän jäsenistä tullut täyteen syksyllä 2017
- Vuoden 2018 tavoitteita:
- Viedään versiopäivityskierros loppuun (Julkari jäljellä)
- Julkarin päivitys helmikuussa sopii THL:lle
- Seuraava versiopäivitys tehdään todennäköisesti DSpacen versioon 7 tai 8, riippuen siitä miten ne valmistuvat
- DSpace 7:ssä uusi käyttöliittymä, DSpace 8:ssa mahdollisesti myös uusi datamalli
- Asiakaskohtaisia projekteja vanhoille ja uusille asiakkaille
- Theseuksessa toiveita käyttää opiskelijaresurssia järjestelmän/apuohjelmien/etusivun kehitystyössä
- Metadatan ja rajapintojen kehittämistä jatketaan
- Tavoitteena saada aineistot nykyistä paremmin esille Finnan ja muidenkin metadataa haravoivien palveluiden kautta
- Kytkentöjä muiden järjestelmien kanssa kehitetään
- Kokotekstien tallennus julkaisuarkistoon CSC:n kehittämän Justus-palvelun kautta
- Theseus-rukkaset keskustelleet CSC:n kanssa Justus-tallennuksesta
- Helmikuulle on sovittu yhteinen kokous Kansalliskirjaston, CSC:n ja Theseus-rukkasten kanssa
- Kokous on olennainen erityisesti metatiedon muokkauksen kannalta, sillä tavoitteena on, että suurin osa ammattikorkeakouluista tallentaa julkaisunsa Theseukseen Justus-lomakkeen kautta (opinnäytteet tallennetaan edelleen omalla erillisellä lomakkeella)
- Kokotekstien tallentaminen julkaisuarkistoon Converis-tutkimustietojärjestelmästä (TY, ÅA, LUT)
- Converis-kytkennästä on keskusteltu, mutta tarkkaa suunnitelmaa ei ole vielä tehty
- Converiksen ylläpito ja kehitystyö ovat useimmiten organisaatioiden IT-palvelujen vastuulla, minkä vuoksi prioriteettitasot vaihtelevat
- Seurataan kansainvälistä kehitystyötä (mm. DSpace 7)
- Selkiytetään pitkäaikaissäilytykseen, pysyvään saatavuuteen ja pimeään arkistointiin liittyviä palvelukonsepteja
4. Metadatasuositus- Metadatasuosituksen päivittäminen
- Kokemuksia suosituksen soveltamisesta on alkanut vähitellen kertyä, mistä on seurannut kenttien selvennys- ja muutostarpeita
- Kiwiin luotu sivu muutoksia kaipaavista kentistä ja mahdollisista lisättävistä kentistä: https://www.kiwi.fi/x/YCEvBQ
- Suosituksen päivittämisestä on hyvä keskustella laajemmin, mukana voisi mahdollisuuksien mukaan olla ainakin tämä asiantuntijaryhmä ja suosituksen kokoamisessa mukana olleet asiantuntijat
- Tapaamista suunniteltu suosituksen julkaisun vuosipäiväksi 28.2.2018
- Tapaamiselle kannattaa varata aikaa aamupäiväksi jo nyt, kutsu tulee myöhemmin
- Etäyhteyskin on mahdollinen osallistumistapa, mutta toivotaan että suurin osa osallistuisi tapaamiseen paikan päällä
- Metadatasuositukseen ja Dublin Coreen liittyvissä kysymyksissä voi lähettää sähköpostia uuteen palveluosoitteeseen: [email protected] tai suoraan Tanja Vienoselle
5. EU:n tietosuoja-asetus ja julkaisuarkistojen tietosuojaselosteet- Selvitetään Kansalliskirjaston ja asiakkaiden roolit selosteiden laatimisessa
- Prosessi on käynnissä Kansalliskirjaston järjestelmien osalta, vastuuyksikkönä kirjastoverkkopalvelujen Tietojärjestelmät-yksikkö
- Tietosuojaan liittyvät asiat selvityksen alla, käsittely on vielä kesken
- Helsingin yliopiston tietosuojavastaavana toimiva juristi Jarkko Reittu mukana asiantuntijana
- Kansalliskirjaston palvelimilla sijaitsevien julkaisuarkistojen osalta tietosuojaselosteet tehdään yhdessä organisaatioiden kanssa
- Kansalliskirjastosta ollaan yhteydessä sopimusasiakkaisiin (Nina Hyvönen)
- Asioiden käsittely on vielä kesken, vastuita pohditaan
- Järjestelmät käsitellään kokonaisuuksina, ei yksittäisinä julkaisuarkistoina
- Todennäköisesti organisaatioiden omat juristit ottavat yhteyttä, jos näkevät että siihen on aihetta
- Kirjastojen tulee tietää mitä järjestelmiä heillä on käytössä, koska organisaatioiden IT-palvelut eivät välttämättä ole näistä tietoisia
- Organisaatioiden omilla palvelimilla sijaitsevien julkaisuarkistojen tietosuojaselosteiden teko on organisaation omalla vastuulla
- Selosteiden tulee olla valmiita viimeistään 25.5.2018
- Suunnitelmissa on tehdä tietosuojaselosteelle pohjalomake, jotta julkaisuarkistojen selosteet ovat yhtenäisiä
- Sovittiin, että pidetään tietosuoja-asia esillä asiantuntijaryhmässä kevään ajan, kunnes asia on selvä
- Lassi Lager vie julkaisuarkistojen asiaa eteenpäin Tietojärjestelmät-yksikölle
6. Sähköisten opinnäytteiden arkistointiohje korkeakouluille- Arkistointiohje löytyy Julkaisuarkistopalvelujen asiakaswikistä: https://www.kiwi.fi/x/cRgvBQ
- Aihetta käsiteltiin myös Kirjastoverkkopäivien yhdessä työpajassa
- Mirja Nojonen Jyväskylän ammattikorkeakoulusta on kommentoinut ohjetta, tarvittavat muutokset tehdään asiakaswikiin
- Tietosuojaan liittyvät asiat lisätään ohjeeseen myöhemmin, kun asiat selviävät
- Ohjeessa on huomioitu turvaluokitettuihin opinnäytteisiin liittyvät rajoitukset
- Jos opinnäyte on salassa pidettävä tietyn ajan, sen julkaisemiseen pitää saada lupa tekijältä jo opinnäytteen tallennusvaiheessa (myöhemmin tekijää voi olla vaikea tavoittaa)
- Ei-julkaistujen opinnäytteiden vienti PAS:iin on vielä selvitettävä yhdessä Kansallisarkiston kanssa
- Tutkimus-PAS voi olla kevyempi ratkaisu, mutta koko prosessi vaatii laajemman keskustelun
- PAS on tärkeä asia ja vastuut tulee siksi selvittää tarkkaan
- Huomioitavaa: opinnäytteestä tulisi aina olla tallennettuna kokonaan julkinen versio
- Opinnäytteessä oleva salassa pidettävä aineisto on erotettava luotettavasti julkisesta versiosta
- Laureassa turva-alan opinnäytetöissä jonkin verran osittain salassa pidettäviä töitä, ei ole tarkempaa tietoa kuinka paljon niistä jätetään pois
- Lassi Lager päivittää asiakaswikissä olevan ohjeen 1.1-versioon
- PDF-tiedostojen konvertoimista PDF/A-muotoon on testattu PAS-palvelussa ja näyttäisi siltä, että valtaosassa tapauksista konversio onnistuu julkaisuarkistoon tallentamisen jälkeenkin ilman, että tietoa katoaa
- Poikkeuksena multimedia- tai interaktiiviset tiedostot, joista tietoa saattaa kadota paljonkin (tallentuu vain yksi tiedoston taso eikä kaikki)
- Paras ratkaisu PAS:in kannalta on tallentaa tiedostot alun perin PDF/A-muodossa, jotta kaikki informaatio säilyy tiedostossa
- Hyvien ja yksinkertaisten tallennusohjeiden teko opiskelijoille/opinnäytteiden tallentajille on tärkeää, jos päädytään suosittelemaan PDF/A-tallennusta
- Jos organisaatiossa tunnistetaan mahdollisia hankalia tapauksia, niiden PDF/A-konversiota kannattaa testata pistokokein
- Opinnäytteiden arkistoinnista puhuttaessa selvennettiin vielä, että PAS-palvelu on ensisijaisesti säilytyspaikka, julkaisuarkistoissa on käyttökopiot
- PAS:in hakumahdollisuudet ovat toistaiseksi hyvin rajatut, vaikka niitä kehitetään jatkuvasti
- Julkaisuarkistoissa olevaa aineistoa ei kannata poistaa, vaikka paineita siihen olisi aineiston iän vuoksi
- Opinnäytteiden PAS-arkistointia ei ole vielä varmistettu, minkä vuoksi organisaatioiden on tärkeää huolehtia aineiston lyhyen aikavälin säilytyksestä
7. Muut asiat8. Seuraava kokousSeuraava kokous järjestetään 21.3.2018 klo 10-12 Leipätehtaalla ja etäyhteydellä |