Aika: 18.8.2017 klo 13-14

Paikka: Etäkokous. Etäyhteysosoite on https://connect.funet.fi/kk_ukj

Jäsenet:

Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto, projektipäällikkö

Jyrki Koski, Aalto-yliopisto, Aalto yliopiston IT-yhdyshenkilönä

Mikko Matilainen, Aalto-yliopisto, hankinta-asiantuntija

Päivikki Karhula, Eduskunnan kirjasto

Jussi Kärki Satakunnan ammattikorkeakoulu

Pertti Föhr Lahden ammattikorkeakoulu

Eero Koivula, Tampereen teknillinen yliopisto (TTY)

Nicola Nykopp, Helsingin yliopisto

Anu Karsisto, Aalto yliopisto

Marja-Liisa Seppälä, Kansalliskirjasto, poissa

Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto, poissa

Minttu Hurme, Kansalliskirjasto

Asialista

Projektiryhmän sihteeri

Sihteerinä tässä kokouksessa

Projektiryhmän edellinen kokous

Edellisen kokouksen muistio:

Projektin eteneminen

• Projektin aikataulu, löytyy gant-kaaviona eDuunista https://tt.eduuni.fi/sites/aalto-Kirjastouudistus/Taustaaineistot%20ja%20kyselyt/projekti/Taustaj%C3%A4rjestelm%C3%A4hankinta.pod

  Tehtävä	Kesto	Alkaa	Päättyy
  Tehtävä	Kesto	Alkaa	Päättyy
  Ennakkoilmoitus			2.12.2016
  Markkinakartoitus 1. vaihe		16.12.2016	5.6.2017
  Markkinakartoitus 2. vaihe	75 pv	19.6.2017	29.9.2017
  Määritysten 1. versio	45 pv	2.10.2017	1.12.2017
  Määrityksen kommentointi, osallistujat	25 pv	1.12.2017	4.1.2018
  Hankinta-asiakirjat	14 pv	8.1.2018	25.1.2018
  Vuoropuhelut toimittajien kanssa	15 pv	29.1.2018	16.2.2017
  Dokumenttien viimeistely toimittajakommenttien jälkeen	10 pv	19.2.2018	2.3.2018
  Materiaalin hyväksyntä osallistujilla ja allekirjoitukset osallistuvilta	15 pv	5.3.2018	23.3.2018
  Tarjousaika	25 pv	26.3.2018	27.4.2018
  Tarjousten arviointi ja hankintapäätös	40 pv	2.5.2018	26.6.2018
  Odotusaika ja sopimusneuvottelut	35 pv	16.7.2018	31.8.2018
  Organisaatiokohtaiset sopimukset	20 pv	3.9.2018	28.9.2018
  Pilotointi ja testausjakso	48 pv	4.10.2018	10.12.2018
  Käyttöönotot (erillinen projekti)	480 pv	7.5.2018	20.1.2020

Projektin työskentelyalue eDuunissa

• Projektilla on uusi työalue eDuunissa ja siihen on jaettu projektiryhmän lisäksi tarvittavia oikeuksia kirjastojen edustajille https://tt.eduuni.fi/sites/aalto-Kirjastouudistus/_layouts/15/start.aspx#/

Markkinatutkimus

Markkinatutkimukseen liittyvät sivut eDuunissa ovat avoimina vain projektiryhmälle ja ohjausryhmälle.

Markkinatutkimusta jatketaan erillisen suunnitelman mukaisesti:  https://www.kiwi.fi/x/cxjHB

• Tietämyskanta-työryhmä on kokoontunut. Työryhmä päätti kysellä tietämyskantoja koekäyttöön. Toimittajille laaditaan kysely tietämyskannoista.

Projektiryhmän työpaja vaatimusmäärittelystä

Pidetään työpaja vaatimusmäärittelystä 7.9. klo 9-14.

• Vaatimusmäärittelytyön ohjaamisessa avustaa Esa Haataja Neliapila Ohjelmistot Oy:stä

• Alustava työpajan ohjelma:
  • Käydään läpi ja sovitaan vaatimusmäärittelyn laatimisen ohjeet ja prosessit, dokumentti löytyy eDuunista
  • Kukin osa-alueen ryhmä esittelee muille tärkeimmät asiat omasta osa-alueestaan
• Tuodaan vaatimusmäärittelyyn tärkeimmät asiat kustakin osa-alueesta
  

Tiedotusasiat

Ohjausryhmän kokousajat syksyllä 2017

• 8.9. klo 14-16
• 5.10. klo 10.30-12.30 Markkinatutkimuksen raportin läpikäynti
• 23.10. klo 9-11 Ohjausryhmän kokous - päätös etenemisestä
• Marraskuun ja joulukuun kokouksille etsitään vielä sopivaa aikaa

Ohjausryhmään vietäviä asioita projektiryhmältä

Muut asiat

Kokous päättyi

Seuraava kokous

• Seuraava kokous 25.8.2017. Mukana myös Esa Haataja Neliapila Ohjelmistot Oy:stä