Kotilava-hankkeen rahoituskokeilun toimintakertomus 12/2016 saakka
Konsortiorahoitusmallin hahmottelun vaiheessa (3–9/2016) on tutustuttu kansainvälisiin avoimen julkaisemisen rahoittamisen ratkaisuihin ja pohdittu niiden soveltuvuutta suomalaiseen tiedeyhteisöön. Keskusteluja julkaisijoiden ja rahoittajien kesken on pohjustettu toukokuun lopusta 2016 alkaen. Rahoituksen tarpeita on arvioitu vuosien 2014 ja 2015 valtionapua saaneiden lehtien julkaisukulujen pohjalta. Myös tulevaisuuden tarpeita on otettu huomioon niin pitkälle kuin se on ollut mahdollista. Pilotointia varten koottiin touko–kesäkuussa 2016 kahdentoista lehden ryhmä sekä ohjausryhmä; syksyn tullen yksi lehdistä joutui jättäytymään tekemisestä pois resurssipulan takia. Ohjausryhmä ja lehdet ovat sittemmin pohtineet yhdessä, miten ja millä perusteilla pilottirahoitusta haetaan, miten mahdollisesti saatavan rahoituksen käyttöä raportoidaan sekä koko prosessiin liittyviä laatuvaatimuksia. Ohjausryhmä ja lehdet toimivat tiiviisti yhdessä ja tukevat konsortiomallia työstävän tietoasiantuntijan työskentelyä koko projektin ajan.
2015 – huhtikuu 2016 käytettiin kokeilun pohjustamiseen. Vuoden 2015 aikana oli luodattu avoimen julkaisemisen rahoittamiseen liittyviä kansainvälisiä kehityskulkuja ja aloitettu hankkeesta tiedottaminen. Maaliskuun 2016 alussa hankkeelle rekrytoitiin tietoasiantuntija. Maalis- ja huhtikuun aikana tämä perehtyi tehtäväkenttäänsä ja käytettävissä oleviin aineistoihin sekä laati työskentelyään varten työsuunnitelman yhdessä Kansalliskirjaston ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan edustajien kanssa. Sama joukko alkoi hahmotella alustavaa pilotointisuunnitelmaa. Hankkeelle koottiin ohjausryhmä, ja kokeiluun halukkaiden lehtien etsintä käynnistyi. Kotilavan tietoasiantuntija valmisteli toukokuun seminaaria Publishers and funders for Open Access in Finland.
Huhtikuussa Kotilava-hanke kävi Tukholmassa esittäytymässä pohjoismaisille kollegoille Nordic Open Access Forumissa (25.4.) ja osallistui Kungliga Bibliotekin järjestämään yhteispohjoismaiseen Mötesplats Open Access -tapahtumaan (26.–27.4.).
Toukokuussa 2016 hanke oli esillä Tieteellisten seurain valtuuskunnan Ajankohtaista julkaisemisesta -päivässä (13.5.) sekä järjesti kansainvälisen seminaarin Publishers and funders for Open Access in Finland (24.5.). Siinä pääpuhujana oli toimitusjohtaja Sven Fund Knowdelge Unlatched -hankkeesta. Muut puhujat olivat opetus-ja kulttuuriministeriön ylitarkastaja Sami Niinimäki, Kotilava-hankkeen rahoituskokeilun tietoasiantuntija Riitta Koikkalainen, Koneen Säätiön tiedeasiamies Kalle Korhonen, Suomen tiedekustantajien liiton hallituksen jäsen Pekka Nygren, Helsingin yliopiston kirjaston palvelupäällikkö Annikki Roos sekä Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran Projektikoordinaattori Niklas Alén. Seminaariin osallistui 120 ihmistä, joista osa etäyhteydellä. Sittemmin hanketta on esitelty kohdennetummin sekä julkaisijoille että rahoittajille.
Ohjausryhmä järjestäytyi toukokuun lopussa (26.5.). Kesäkuussa sitä täydennettiin rahoituskokeiluun osallistuvien lehtien edustajalla. Ohjausryhmän jäsenet ovat hankintapäällikkö Tiina Eklund (Turun yliopiston kirjasto Suomen yliopistokirjastojen neuvoston edustaja; ohjausryhmän puheenjohtaja); tiedeasiantuntija Jyrki Hakapää (Suomen Akatemia/strategisen tutkimuksen yksikkö), tietojärjestelmäpäällikkö Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto/kirjastoverkkopalvelut); tietojärjestelmäasiantuntija Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto/kirjastoverkkopalvelut); informaatikko Jaana Latvanen (Seinäjoen korkeakoulukirjasto, AMKIT-konsortion edustaja); julkaisupäällikkö Johanna Lilja (Tieteellisten seurain valtuuskunta); ylitarkastaja Sami Niinimäki (opetus- ja kulttuuriministeriö); toiminnanjohtaja Pekka Nygren (Suomen Metsätieteellinen Seura, Suomen tiedekustantajien liiton edustaja); yliopistonlehtori Emilia Palonen (Helsingin yliopisto, yleinen valtio-oppi; Tieteellisten seurain valtuuskunnan edustaja) ja projektitutkija Elisa Tiilikainen (Itä-Suomen yliopisto, yhteiskuntatieteiden laitos, rahoituspilottiin osallistuvien lehtien edustaja).
Kesä 2016. Kokeiluun osallistuvat lehdet kokoontuivat ensimmäisen kerran 15.6. Tieteellisten seurain valtuuskunnassa. Ensimmäisessä kokouksessa keskusteltiin hankkeesta hyvin yleisellä tasolla. Kokeiluun lähti 12 lehteä: Alue & Ympäristö, Fennia, Fennoscandia Archaeologica , Gerontologia, Janus, Kasvatus ja aika, Media ja viestintä, Research on Finnish Society, Silva Fennica, Suomen Antropologi, Uskonnontotukija – Religionsforskaren sekä Virittäjä. Syksyn tullen Research on Finnish Society joutui jättäytymään pois resurssipulan takia. Kesäkuukausien aikana joukko valmisteli syksyn apurahahakemuksia Koneen Säätiölle ja Suomen tiedekustantajien liitolle.
Syys–lokakuu 2016. Alkusyksyllä 2016 joukko viimeisteli apurahahakemuksia ja pohti samalla erilaisia rahoitusmalleja. Tuotettuja alustavia rahoitustarvelaskelmia ja arvioita artikkelikohtaisista maksuista käytettiin apurahahakemusten liitteinä. Niitä täsmennetään tekemisten edetessä saadun palautteen perusteella. Hakemus Koneen Säätiölle lähti 30.9. ja Suomen tiedekustantajien liitolle 31.10. Jäljempänä mainittua pyydettiin täydentämään.
Syksyllä keskusteltiin erityisesti kolmesta suuresta kysymyksestä: miten organisaatioiden ulkopuoliset kirjoittajat voitaisiin ottaa laskelmissa huomioon; miten hahmotelmissa kohdellaan muita kuin vertaisarvioinnin läpi käyneitä tekstejä ja kuinka tulevaisuuteen suuntautuvissa laskelmissa saataisiin esiin tällä hetkellä näkymättömiin jäävä työ. Esiin nousi myös ajatus, että konsortion rahoitus järjestyisi ainakin osittain perusmaksun kautta.
Johanna Lilja ja Riitta Koikkalainen vierailivat kesän ja syksyn 2016 kuluessa seurojen kokouksissa tai tapaamisissa kertomassa Kotilavasta. Tämän lisäksi hankkeesta tiedotettiin seminaareissa, konferensseissa ja yleisötapahtumissa:
Ohjausryhmä kokoontui vuoden 2016 aikana kolme kertaa (26.5.; 17.8. ja 8.11.); myös lehtijoukko kokoontui kolme kertaa (15.6.; 6.9; 17.11.).
Julkaisualusta ja rahoitusmalli
Kotilavan ohjausryhmä 2016–2017
Kotilava-rahoituspilotin lehdet
Tutkimusrahoittaja ja Kotilava
Työtila 1. Ohjausryhmän muistiot
Työtila 2. Kotilavan rahoitusmallin työsuunnitelma
Työtila 3. Pilotointiin osallistuvat lehdet (rajattu vain lehdille)
Työtila 4. Rahoitushakemukset (rajattu ohjausryhmälle)
Työtila 5. Avoimen julkaisemisen parhaat käytänteet – koulutus lehdentekijöille 30.–31.1.2017
Työtila 6. Kotilavan rahoituskokeilun toimintakertomus 3–12/2016