Melindan hakukäytöstä ei tarvita sopimusta. Poimintaluettelointi sen sijaan on toistaiseksi maksullista ja sen käyttö edellyttää sopimusta.
Yleisillä kirjastoilla ja ammattikorkeakoulukirjastoilla on poimintaluettelointiin oikeuttava lisenssi yhteistietokantoihin. Lisäksi yhteistietokantojen tiedontuottajina toimivilla kirjastoilla on tiedontuottajasopimukseen perustuvia poimintaluettelointioikeuksia. Myös SVUC-sopimuksen piiriin kuuluvilla kirjastoilla on poimintaluettelointioikeus Melinda-yhteistietokantaan; käytännössä tämä tarkoittaa Melindan tiedontuottajakirjastoja. Muut tarvitsevat erillisen käyttöoikeussopimuksen poimintaluettelointia varten.
Vuodesta 2012 lähtien sopimus on voimassa toistaiseksi kalenterivuoden kerrallaan, ellei sitä erikseen irtisanota. Eri sopimusvaihtoehdoista ja niiden hinnoista kerrotaan käyttöoikeussopimuksessa ja sen liitteissä, jotka ovat tulostettavissa tästä.
Sopimuspaperin voi täyttää myös sähköisesti, mutta se on kuitenkin lähetettävä Kansalliskirjastoon käsin allekirjoitettuna paperiversiona. Tallentakaa siis täytetty versio itsellenne.
Poimintaluetteloinnin hinnat eivät nouse vuonna 2014.
Linnea-sopimus ja hinnasto 2014 (pdf)
HUOM! Vuoden 2012 alusta Elektran käyttö on erotettu erikseen omaksi sopimuksekseen.
Poiminta Melindasta tapahtuu Z39.50-yhteydellä. Fennicasta, Violasta ja ARTOsta taas suomalaiset Voyager-kirjastot poimivat tietueita Voyager-yhteydellä, muille kirjastoille tarjotaan poimintaluettelointia Z39.50-yhteyden kautta. Poimintaluettelointi on maksullista ja edellyttää sopimusta.
Näistä syistä tarvitaan formaatti- ja merkistömuunnos, kun tietueita poimitaan Voyagerista johonkin muuhun järjestelmään. Kirjastojen on syytä neuvotella oman järjestelmätoimittajansa kanssa kunkin kirjastojärjestelmän antamista tietuepoiminnan mahdollisuuksista.
1) Mikäli asiakkaan kirjastojärjestelmässä on Z39.50-asiakasohjelmisto, tietueita voidaan poimia Voyager- ja Aleph-tietokannoista suoraan ja oma järjestelmä hoitaa tarvittavat muunnokset TAI Voyager- ja Aleph-tietokannoista voidaan suoraan pyytää haluttua MARC-formaattia ja merkistöä. Tarkemmat tiedot Z39.50-yhteyksien määrittelystä (englanniksi).
2) Kansalliskirjaston kautta voi ostaa BookWhere-ohjelmiston poimintaluettelointia varten (hinta n. 150 e + vuosittainen tukimaksu n. 30 e) . BookWhere on WebClarity-yhtiön Z39.50-asiakasohjelma, jossa on esim. FINMARC- ja Unicode-tuki, ja jolla voi poimia tietueita sadoista muistakin maailman Z39.50-yhteensopivista tietokannoista kuin puheena olevista. Poiminnassa on aina huomioitava sopimusasiat ja tarjolla olevat formaatit/merkistöt sekä tarvittavat konversiot. BookWhere-tilaukset voi lähettää osoitteeseen linnea-posti(at)helsinki.fi.
3) Z39.50-yhteydellä tapahtuneen poiminnan jälkeen tietueiden konvertoimiseen voidaan tarvittaessa käyttää ilmaista USEMARCON-ohjelmaa. Kansalliskirjaston ylläpitämät muunnostaulukot ovat vapaasti käytettävissä: USEMARCON-konversio-ohjelma ja muunnostaulukot
Kun poimintaan oikeuttavat lisenssit tai sopimukset ovat kunnossa, poimintaluettelointiin käytettävien koneiden IP-osoitteet määritellään Kansalliskirjaston Z39.50-palvelimen palomuuriin ja poimintaluettelointi voi alkaa.
Jos poiminta tapahtuu paikalliselta työasemalta, on syytä varmistaa myös, että paikalliset palomuurit ja virustorjunta sallivat liikenteen tietokantoihin ja niiden Z39.50-portteihin.