Finnaan voidaan tallentaa tietoja käyttäjän Finnassa tekemistä toimenpiteistä. Tällaisia ovat mm. käyttökieli, eräpäivämuistusten käyttöönotto, uutuusvahdit, omiin listoihin tallennetut tietueet, itse lisätyt kirjastokortit ja sosiaalinen metadata (kommentit, arvostelut, tagit).
Käyttäjätietojen käsittelystä Finnassa on laadittu rekisteriseloste: http://www.kdk.fi/fi/finna-rekisteriseloste
Kun käyttäjä kirjautuu Finnaan käyttäen kirjastokorttia tai sähköpostiosoitetta, tarkistetaan käyttäjätunnus käyttäen kirjastojärjestelmän palvelurajapintaa. Onnistuneen kirjautumisen seurauksena tallennetaan Finnaan seuraavat käyttäjätiedot:
| Tieto | Tarkoitus |
|---|---|
| Kirjastokortin tunnus (kirjastokorttikirjautuminen) | Käyttäjän identifiointi |
| Käyttäjän tunnus (sähköpostikirjautuminen) | Käyttäjän identifiointi |
| PIN-koodi (kirjastokorttikirjautuminen) | Käyttäjän identifiointi palvelurajapintoja varten |
| Etunimi | Käyttäjän identifiointi ja tiedon näyttäminen |
| Sukunimi | Käyttäjän identifiointi ja tiedon näyttäminen |
| Sähköpostiosoite | Oletusosoite sähköpostin lähetystä varten, käyttäjän muokattavissa Finnassa |
| Kotikirjasto | Oletusnoutopiste varauksia varten, käyttäjän muokattavissa Finnassa |
Muissa käyttäjän tietoja käsittelevissa toiminnoissa, kuten lainojen, varausten ja maksujen selauksessa sekä varausten teossa ja lainojen uusimisessa käytetään kirjastojärjestelmän palvelurajapintoja, eikä näitä tietoja tallenneta Finnaan lukuunottamatta valinnaisia eräpäivämuistutuksia. Eräpäivämuistutusten lähetyksen yhteydessä tallennetaan lainan ID ja eräpäivä, joiden avulla voidaan varmistua siitä, että kukin eräpäivämuistutus lähetetään vain kerran.
Shibboleth-kirjautumisessa tallennetaan Finnaan automaattisesti vain käyttäjätunnus, nimi ja sähköpostiosoite, ja valinnaisena käyttäjätunnus kirjastojärjestelmässä automaattista yhdistämistä varten.