Kansalliskirjasto on Helsingin yliopiston erillinen laitos, josta säädetään yliopistolaissa (558/2009). Lain mukaan Kansalliskirjasto
(1) vastaa toimialallaan kansallisen kulttuuriperinnön tallettamisesta, ylläpidosta ja saatavuudesta. Tämän lisäksi sen tehtävänä on
(2) kehittää ja tarjota kansallisia palveluja yliopistojen kirjastoille, yleisille kirjastoille, ammattikorkeakoulukirjastoille ja erikoiskirjastoille sekä
(3) edistää kirjastoalan kotimaista ja kansainvälistä yhteistyötä.
Kansalliskirjastolla on johtosääntö, jonka mukaan Kansalliskirjasto yliopistolaissa mainittujen tehtävien lisäksi
(4) toimii tieteellisenä tutkimuskirjastona.
Kirjaston ensimmäisestä tehtävästä, kulttuuriperinnön tallettamisesta, ylläpidosta ja saatavuudesta vastaamisesta, on säädetty tarkemmin nk. kulttuuriainestolaissa (laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä, 1433/2007). Lain tarkoituksena on Suomessa yleisön saataville saatettujen kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttäminen tuleville sukupolville ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Kansalliskirjaston vastuulle kuuluvat painotuotteet, tallenteet (esim. äänitteet) sekä verkkoaineistot. Lain nojalla kirjastolle luovutettuja aineistoja kutsutaan vapaakappaleiksi. Vapaakappaleaineistojen perusteella Kansalliskirjasto, muiden organisaatioiden avulla, päivittää kansallisbibliografiaa ja kansallisdiskografiaa. Tämä työ on tyypillisesti kansalliskirjastojen keskeisin tehtävä.
Vapaakappaleaineiston käyttöön asettamisesta säädetään tekijänoikeuslaissa, joka asettaa varsin tiukat rajat aineistojen käytölle.
Tekijänoikeuslaki säätelee suuresti kirjaston tietoaineistojen avaamista. Lain yleisperiaate on, että sillä, joka on luonut kirjallisen tai taiteellisen teoksen, on tekijänoikeus teokseen. Tekijänoikeus tuottaa oikeuden määrätä teoksesta, sen kappaleiden valmistamisesta ja sen yleisön saataviin saattamisesta. (Julkistetusta teoksesta saa kuitenkin jokainen valmistaa muutaman kappaleen yksityistä käyttöään varten.) Tekijänoikeuden lähioikeudet antavat suojaa esityksille, radio- ja tv-lähetyksille, tallenteille kuten äänitteille ja valokuville sekä luetteloita, taulukoita ja tietokantoja.
Tekijänoikeuden suoja-aika päättyy, kun tekijöiden kuolemasta on kulunut 70 vuotta. Sen jälkeen teoksen kappaleiden valmistaminen ja jakelu on vapaampaa. Digitoidut ainestot, joiden suoja-aika on päättynyt, Kansalliskirjasto on lähtökohtaisesti asettanut avoimesti saataville.
Suoja-ajan voimassa ollessa aineistoa voi asettaa yleisön saataville kahdella tavalla: oikeudenhaltijan kanssa sopimalla tai sopimuslisenssillä. Sopimuslisensseistä säädetään tekijänoikeuslain 26 §:ssä. Kyse on sopimuksesta, joka voitaisiin solmia Kansalliskirjaston ja tekijänoikeusjärjestön välillä. Sopimuksella voitaisiin luoda käyttölupa, jonka turvin luvanhaltija voisi, luvan mukaisin ehdoin, käyttää kaikkia tämän alan tekijöiden teoksia. - Tällaisia sopimuslisenssejä ei ole vielä olemassa.
Oikeudenhaltijoiden kanssa sopiminen on mahdollista, kun oikeudenhaltijat tiedetään, heidät tavoitetaan ja kun sopimusehdoista päästään sopuun. Sopiminen on varsin työlästä, mutta eräissä projekteissa (esim. Peri+ ja Aviisi) sitä on pystytty tekemään.
Tekijänoikeuslaissa säädetään erikseen elektronisten vapaakappaleiden käyttöön saattamisesta (ks. yllä).
Orpoteoksia ovat teokset, joiden kaikkia tekijöitä ei tiedetä tai tunnisteta taikka voida tavoittaa. Niiden käyttö ilman oikeudenhaltijoiden lupaa, mukaan lukien digitointi, on lain mukaan mahdollista Kansalliskirjastossa ja eräissä muissa organisaatioissa. Kansalliskirjaston olisi kuitenkin ensin tehtävä huolellinen selvitys tekijän tai muun oikeudenhaltijan tunnistamiseksi ja tavoittamiseksi. Huolellinen selvitys on käytännössä hyvin työläs, eikä sellaisia ole tehty. (Sukukielten digitointiprojektin aineistot on pantu avoimesti saataville selvityksen perusteella, mutta niiden osalta tuli noudatettavaksi Venäjän lainsäädäntö, jonka edellyttämä selvitys on kevyempi.)
Yliopiston toimintaa säätelee julkisuuslaki; sitä sovelletaan yliopistoon vaikkei yliopisto olekaan viranomainen. Julkisuuslain perusperiaate on, että viranomaisen hallussa oleva tieto on julkista, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Suomen perustuslain (731/99) 12 §:n 2 momentin mukaan "viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta". (http://www.helsinki.fi/tietosuoja/asiaa%20tietosuojasta.html)
Kulttuuriaineistolaissa säädetään, että luovutettuihin vapaakappaleisiin sovelletaan julkisuuslakia. Näin ollen kansalliskokoelmaan sisältyy myös aineistoa, joka on salaista ja annettavissa vain julkisuuslain mukaisesti tutkimustarkoitukseen. Kansalliskirjastolle omintakeinen tapaus, jossa laki tulee sovellettavaksi, ovat kulttuuriaineistolain perusteella saadut vapaakappaleet, jotka voivat olla julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä.
Henkilötietolain tarkoituksena on suojata yksityisyyttä henkilötietoja käsiteltäessä. Henkilötietoja on Kansalliskirjaston aineistoissa sekä metatiedoissa. Kansalliskirjasto voi käsitellä näitä henkilötietoja, sikäli kuin käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Tällöin on kuitenkin noudattettava henkilötietolain määräyksiä aineiston käsittelystä. Elinvuosien merkitseminen on selvin tapa erottaa samannimiset toimijat toisistaan. Tätä suositellaan myös RDA-standardissa. Mikäli elinvuodet eivät erota samannimisiä, käytetään myös tietoa ammatista, arvonimi yms. Kansalliskirjasto on saanut oikeuden käsitellä henkilötietoja ja julkaista elinvuodet kansallisbibliografiassa (lupa Tietosuojalautakunnalta), sillä henkilötietojen käsittely on katsottu välttämättömäksi lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi.
Henkilötietoja on tietenkin myös Kansalliskirjaston hallinnollisissa järjestelmissä.
Sopimuksella luovutettu aineisto
Kansalliskirjaston kokoelmassa on myös aineistoa, joka on luovutettu sopimuksella. Luovutussopimuksessa on voitu asettaa ehtoja aineiston käytölle, esimerkiksi käyttörajoituksia.
Valtioneuvoston periaatepäätös 3.3.2011 linjaa tietopoliittiset periaatteet julkishallinnon digitaalisten tietoaineistojen saatavuudesta. Julkisten tietoaineistojen tulee olla avoimesti saatavilla ja uudelleenkäytettävissä yhtenäisin, selkein ja kaikille tasapuolisin ehdoin. Toukokuussa 2013 käynnistetyllä Avoimen tiedon ohjelmalla vauhditetaan periaatepäätöksen toimeenpanoa. – Kansalliskirjasto on esittänyt opetus- ja kulttuuriministeriölle omat datanavaamislinjauksensa; tämä suunnitelma toteuttaa niitä.
http://www.minedu.fi/OPM/Julkaisut/2014/Avoimen_tieteen_ja_tutkimuksen_tiekartta_2014_2017.html
Avoin tiede ja tutkimus -hankkeen leskeinen tavoite on tutkimustulosten, tutkimusdatan ja tutkimuksessa käytettyjen menetelmien julkaiseminen siten, että ne ovat kaikkien halukkaiden tarkasteltavissa sekä käytettävissä tutkimusetiikan ja juridisen toimintaympäristön asettamissa rajoissa.
Linjauksista on poimittu näkyviin joitakin pääkohtia.
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201303202577
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201401151118
sallia kaikkien organisaation jäsenten käyttää aineistoon (ei esim. vain tutkijoiden);
HUOM! Kokoelmapolitiikka on uudistumassa.
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201401151124