Melindan uusi kuvailutyökalu tulee tukemaan linkitettyä dataa, mutta Melinda tukee MARC-muotoista kuvailua yhtä aikaa linkitetyn datan kanssa. Lopullinen tavoite on päästä eroon MARCista jossain vaiheessa, mutta luultavasti ei kovin pian. Toistaiseksi kirjastot voivat pitää olemassaolevat järjestelmänsä käytössä.

Melindan kuvailutyökaluilla tehtävä kuvailu muuttuu: kokeneille MARC-pohjaisten kuvailutyökalujen käyttäjille muutos vaatii totuttelemista, mutta uusille kuvailijoille työkalujen ja kuvailun opetteleminen on todennäköisesti helpompaa kuin aikaisemmin. Kuvailussa käytetään enemmän linkittämistä muualta haettuihin sisältöihin. Kun uudet työkalut on valittu, Kansalliskirjasto järjestää koulutuksia ja tukee kirjastoja muutoksessa.

Iso muutos on se, että kuvailussa käytetään vähemmän määrämuotoisia merkkijonoja ja enemmän tunnisteita. Jossain on siis kirjattuna määrämuotoisten ominaisuuksien eri vaihtoehdot, ja niitä poimitaan sieltä samalla tavalla kuin muitakin asioita kuvailuun. Tavoitteena on, että tunnisteet toimivat taustalla eikä kuvailijan tarvitse normaalisti juuri kiinnittää niihin huomiota. Asioilla on ihmisluettavat nimet, joihin tunnisteet liittyvät.

Aineistoon liittyvän ensimmäisen kuvailun tekee se kuvailija/kirjasto, joka saa ensimmäiseksi käyttöönsä aineiston. Kaikki aineistoon sisältyvät osa-alueet (teos, ekspressio, manifestaatio ja kappale) kuvaillaan kattavasti samalla kertaa. Aineisto on kuvailtava aina kokonaisuudessaan, sillä teoksen/ekspression kuvailut perustuvat käsillä olevaan aineistoon eikä niitä voi kuvailla jälkikäteen. 

Tämä riippuu paikallistietokannasta ja käytössä olevasta verkkokirjastosta tai hakukäyttöliittymästä.

Useimmissa linkitetyn datan kuvailutyökaluissa voi tietueita tarkastella rinnakkain sekä BIBFRAME- että MARC 21 -muodossa.

Linkitetyllä datalla kuvailu on todennäköisesti ihmisluettavampaa kuin useimmilla MARC-pohjaisilla kuvailutyökaluilla. Lopputulosta voi kuitenkin tarkastella monin eri tavoin. Esimerkiksi kirjastoammattilainen voi vaihtaa näkymän MARC-muotoon tai tarkastella RDF-muotoista BIBFRAME-tietuetta.

Teokset ja ekspressiot ryhmittävät aineistoihin liittyviä tietoja ja helpottavat näin siirtymistä/linkittymistä eri aineistojen tietojen välillä. Aineistoihin linkitettävät asiasanat, toimijat, paikat ja ajankohdat luovat aineistolle kontekstin ja laajemman linkkiverkoston.

Kuvaillessaan kuvailija voi valita oikeat teos↔instanssi -linkit tietokannasta. Ne poimitaan tietokannassa jo olevien tietueiden joukosta tai tehdään tietueet, jos niitä ei vielä ole.

Tunnisteiden hyödyntämisen pitää olla sujuvaa. Kuvailijalla ei pitäisi normaalissa työssä olla tarvetta käyttää varsinaisia tunnisteita, vaan kuvailija voi toimia ihmisluettavilla termeillä ja tunnisteet kulkevat mukana itsestään.

Linkkien ajantasaisuudesta pitää huolehtia, eli että linkitettyjen sisältöjen tunnisteet säilyvät toimivina. Käytännössä tämä tarkoittaa erilaisia automaattisia tarkistuksia ja uudelleenohjauksia.

RDA-kuvailustandardi ja sen kansalliset linjaukset määrittävät, mitkä tiedot jäljennetään aineistosta ja milloin linkitetään muualla olevaan tietoon. Tarkoitus on, että tulevaisuudessa hyödynnetään automaattisia menetelmiä tiedon kopiointiin suoraan aineistosta, jotta kuvailijan työ helpottuu. Jäljentämisen lisäksi tukeudutaan kuvailussa eri tietovarannoissa oleviin ns. auktorisoituihin tietoihin, jotka linkitetään kuvailuun. Linkittäminen lisääntyy kuvailussa linkittämismahdollisuuksien parantuessa.

Todennäköisesti BookWherenkin voi lisätä ulkoisiin tietokantoihin, joista tietueita voi noutaa - mikäli BookWhere on vielä silloin käytettävissä ja sitä tarvitaan poimintaan.

Linkitetyn datan eetos on se, että voidaan hakea dataa eri paikoista. On pohdittu, miten se heijastuu esimerkiksi Finnaan ja miten voisimme tarjota omia aineistojamme muualle niin, että ulkopuolelta voidaan linkittää tähän suuntaan. Tämä on iso ja tärkeä kysymys pitkällä aikavälillä.

Järjestelmän kehityksessä on tyypillinen muna-kana-ongelma: tarvitaan dataa, jotta voidaan kehittää järjestelmä tukemaan tätä dataa, mutta dataa ei kannata tuottaa, jos järjestelmää sen hyödyntämiseen ei ole vielä olemassa. Kansalliskirjastossa on valittu se ratkaisu, että tehdään ensin järjestelmä ja odotetaan, että siihen tulee dataa hyödynnettäväksi. Esimerkiksi Finnassa on kokeiltu, mitä hyötyjä saadaan Ysasta Ysoon -siirtymän yhteydessä muodostetuista ontologisista suhteista.

MARCissa käytössä olevat kansalliset kentät ja niiden sijoittaminen tulevaan kansalliseen BIBFRAME-tietomalliin on tärkein tavoite. Suomalainen BIBFRAME-versio tarkentaa kansainvälistä BIBFRAME-versiota RDA-kuvailustandardin ominaisuuksilla ja määrityksillä. Myös MARC 21 -formaatissa käytössä olevat kansalliset laajennokset huomioidaan suomalaisessa BIBFRAME-versiossa.

Ei ole tarkoitus menettää yhteentoimivuutta tai linkitetyn datan hyötyjä, vaikka käytössä onkin kansallisia ominaisuuksia. Linkitetyn datan peruseetos on, että se on laajennettavissa ja sitä voidaan muokata omiin olosuhteisiin sopivammaksi ilman, että yhteentoimivuus heikkenee, kunhan muokkaus tehdään oikealla tavalla. Siinä mielessä se on erilainen kuin monet muut tietomallit tai datan esitystavat.

Esimerkiksi osakohteet pitää meillä huomioida eri tavalla kuin maailmalla, koska ne ovat keskeinen osa Melindaa.

Linkitetyn datan tuloon on valmistauduttu yhdessä kirjastojen kanssa jo pitkään. Muutos on tuonut uutta osaamista kirjastokentälle ja Kansalliskirjastoon, ja meillä on uudenlaiset valmiudet ja vahvuudet toimia aiheen parissa. Tämä on kuitenkin haastava projekti, jolla on laajat vaikutukset ja joka täytyy valmistella huolella.

Kahdensuuntainen häviötön konversio tulee olemaan haastavaa, ellei mahdotonta. Käytännössä on päätettävä, miten suuri häviö sallitaan ja tämä on keskeinen pohdittava asia tietomallia ja konversiosääntöjä kehitettäessä. Erityisesti järjestykseen liittyvät asiat ovat hankalia ilmaista RDF:ssä. Jos MARC-muotoiseen tietueeseen on merkitty asiat tietyssä järjestyksessä, sama järjestys voi olla hankalaa säilyttää edestakaisessa konversiossa.

Tietojen siirron yksityiskohdat ovat vielä työn alla, mutta kantavana ajatuksena on säilyttää jatkossakin valmius siirtää MARC-muotoisia tietueita paikalliskantoihin tarvittaessa.

BIBFRAMEn teostietueessa yhdistyvät RDA:n tietomallin teoksen ja ekspression kuvailuelementit ”teos-ekspressioksi”. RDA:n mukaisessa kuvailussa ekspression erikseen kuvailua kuitenkin tarvitaan, mikä on huomioitava "kansallisessa BIBFRAME-tietomallissa".

Kun projektissa päästään eteenpäin, on tarkoitus ottaa kenttää mukaan eri näkökulmista ja katsoa yhdessä kuvailuyhteistyöryhmiä ja teknistä näkökulmaa. Ratkaisun täytyy ehdottomasti toimia koko Suomen kirjastokentällä ja olla myös kansainvälisesti yhteentoimiva.

Kirjastojen asiantuntijat otetaan mukaan kun projekti etenee. Kuvailuryhmät ovat mukana näissä tilaisuuksissa, ja yhteistyö jatkossakin on tärkeää.

Kirjastojen asiantuntijoiden näkemyksien huomioimista edistämään vuonna 2024 perustetaan Linkitetyn kirjastodatan yhteistyöryhmä LIKI, joka osallistuu tietomallin kehitykseen ja ylläpitoon. Resurssiasiat puolestaan huomioidaan sektoritapaamisissa.