Haluan tilata aineiston FinELibin kautta – mitä teen?
Tarkista Aineistot ja niiden käyttöoikeudet -sivulta, mitä aineistoja FinELibin kautta voi tilata. Aineistot ovat tietokantoja tai lehtipaketteja – yksittäisiä lehtiä ei voi tilata FinELibin kautta.
Sopimuskaudet ovat aineistosta riippuen 1-5 vuoden pituisia (osa voimassa toistaiseksi). Myös tiedot kauden pituudesta löytyvät Aineistot ja niiden käyttöoikeudet -sivulta.
Sopimukseen liitytään koko jäljellä olevaksi sopimuskaudeksi. Sopimuskaudet muodostuvat täysistä kalenterivuosta. Aineiston tilaus voi alkaa sopimuskauden alusta tai kesken sopimuskauden, mutta ei kesken vuoden. Aineistot myös avataan uusien tilaajien käyttöön aina seuraavan vuoden alusta.
Ilmoittautuminen aineiston tilaajaksi:
- Ilmoittautuminen on avoinna syksyisin, ja siitä ilmoitetaan erikseen Hankinnan pääyhteyshenkilö ja Muu hankinnan yhteyshenkilö -postituslistoilla.
- Aineistojen tilaaminen kesken sopimuskauden: Aineistosta on jo olemassa FinELib-sopimus, joten käyttöehdot ovat tiedossa etukäteen. FinELib-toimisto kysyy hinnan uusille tilaajille erikseen.
- Uuteen tai uusittavaan sopimukseen liittyminen: Käyttöehdot ja muut sopimusehdot voivat muuttua sopimusta uusittaessa. Ennen tilausta aineistoon voi tutustua koekäytön avulla.
- Ilmoittautuminen tapahtuu Halti-tietokannan kautta. Haltista löytyvät aineistotiedot ja hintatarjous (Haltin ohjeet).
- Ilmoittautumisia on kaksi: vakava (alustava) ilmoittautuminen ja sitova ilmoittautuminen. Kumpikin kestää kaksi viikkoa. Vakava ilmoittautuminen tarvitaan antamaan taustatietoa esim. hinnoittelun viimeistelyä varten. Sitovalla ilmoittautumisella organisaatio sitoutuu tilaajaksi sopimuksen mukaiselle tilauskaudelle.
- Tilaajien minimimäärä on neljä organisaatiota. Jos tilaajia on vähemmän, ei aineistosta synny FinELib-sopimusta.
- Ilmoittautuminen on tehtävä aikarajojen puitteissa. Ilmoittautuneiden määrä voi vaikuttaa esim. aineiston hintaan, joten myöhempi ilmoittautuminen ei ole mahdollista.
- Lisätietoja aineistosta saa aineiston vastuuhenkilöltä tai palveluosoitteesta [email protected].
Ilmoittautumisen jälkeen:
- FinELib-toimisto ilmoittaa kustantajille tilaajien tiedot. Kansalliskirjaston ylikirjastonhoitaja allekirjoittaa sopimukset tilaajien puolesta, eli tilaajien ei tarvitse itse allekirjoittaa sopimusta.
- Organisaation omat tilaukset ja aineistojen tiedot näkyvät Haltissa. Sopimusasiakirjat löytyvät Haltista.
- Sopimuskauden alkaessa tilaajan tulee tarkistaa, että yhteydet toimivat. Ongelmatapauksissa reklamointi osoitteeseen [email protected].
Sopimuksen päättyessä FinELib neuvottelee uudesta sopimuksesta ja sopimuskaudesta ja pyytää uudet ilmoittautumiset aineiston tilaajiksi. Aineiston uusimista harkitessa kannattaa tutustua Haltista löytyvään tunnuslukuraporttiin ja käyttötilastoihin.
Aineistojen tilaaminen suoraan kustantajalta kesken kalenterivuoden
FinELib-konsortion aineistosopimuksiiin voi liittyä tilaajaksi vain kalenterivuoden alusta. Jos kuitenkin haluatte aloittaa tilauksen FinELib-aineistoon jo ennen vuodenvaihdetta, voitte ottaa suoraan yhteyttä aineiston kustantajaan tai välittäjään, ja tilata aineiston käyttöönne kuluvan vuoden loppuun asti. Kun määrittelette oman suoran sopimuksenne loppumaan 31.12., voitte jatkaa tilausta katkotta FinELibin kautta vuodenvaihteen jälkeen. Muistattehan tällöin ilmoittautua kyseisen aineiston FinELib-tilaajaksi seuraavalle sopimuskaudelle.
Valitettavasti osavuotisia tilauksia ei voida hoitaa FinELib-toimiston kautta, sillä palveluyksiköllä ei ole resursseja näiden yksittäisten tilausten hintojen neuvotteluun ja tilausten hallintaan. Osavuotisen tilauksen hinnan ja ehdot voitte sopia itse suoraan kustantajan tai välittäjän kanssa. Löydätte FinELib-aineistojen kustantajien ja välittäjien yhteyshenkilötietoja Haltista kunkin aineiston tiedoista.