Toimijatiedot avoimena datana

KANTO - Kansalliset toimijatiedot on tietovaranto, joka sisältää kansallisbibliografian kuvailun yhteydessä tuottamat ohjeelliset nimenmuodot Suomessa julkaistujen aineistojen tekijänä ja kohteena olevista toimijoista. Kotimaiseen julkaisutuotantoon liittyvien henkilöiden ja yhteisöjen kuvailujen lisäksi Kanto sisältää jonkin verran tietoja ulkomaalaisista henkilöistä ja yhteisöistä. Kanto on verkossa julkaistu versio Asteri-nimitietokannasta.

Asteri on Kansalliskirjaston ylläpitämä nimi- tai toimijatietokanta, jossa kuvataan julkaisutietojen sisältämiä toimijoita. Asterin auktorisoidut eli ohjeelliset nimenmuodot toisaalta sitovat yhteen erilaiset nimenmuodot (esim. erikieliset tai eri kirjoitusasut) ja toisaalta auttavat erottelemaan toisistaan samannimiset henkilöt tai yhteisöt.

Kantossa julkaistujen henkilötietojen määrä pohjautuu arvioon siitä, mitä välttämättömia tietoa tarvitaan aineistojen ja toimijoiden tunnistamiseen.

Toimijalla tarkoitetaan henkilöä tai yhteisöä, joka liittyy julkaistuun tieteelliseen tai taiteelliseen aineistoon tai esimerkiksi käsikirjoitusaineistoon tai arkistomateriaaliin. Henkilö tarkoittaa todellista henkilöä tai todellisen henkilön (yksin tai yhdessä yhden tai useamman muun henkilön kanssa) luomaa identiteettiä. Yhteisö viittaa organisaatioon tai ryhmään henkilöitä, jotka tunnetaan tietyllä nimellä ja jotka toimivat tai voivat toimia yhtenä kokonaisuutena. Toimija voi olla esimerkiksi kirjailija, säveltäjä, yhtye tai kustantaja. Toimija voi olla myös kirjan aiheena oleva henkilö tai yhteisö, esimerkiksi kuninkaallinen henkilö, poliittinen aktivisti, sotien aikainen pataljoona tai paikallinen yritys.

Toimijakuvailulla tarkoitetaan henkilöiden ja yhteisöjen kuvailua kirjaston nimitietokantaan.

Kansalliskirjaston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu tallentaa, kerätä ja saattaa saataville aineistoihin ja kokoelmiin liittyvää tietoa. Toimijoita kuvaillaan Kansalliskirjaston ylläpitämään nimitietokantaan kansallisbibliografian näkökulmasta eli kuvailua yleensä tehdään Suomessa julkaistuihin aineistoihin liittyvistä henkilöistä ja yhteisöistä. Ulkomaalaisista toimijoista kuvailua tehdään, jos se on tiedonhaun kannalta tarpeellista.

Toimijoita kuvaillaan nimitietokantaan:

• kun kansalliskokoelmaan kuuluva julkaisu tulee kuvailuun
  
• jos nimi esiintyy useissa eri muodoissa
• jos on useita samannimisiä toimijoita
  
• jos nimi on vaihtunut tai henkilöllä on useita identiteettejä
• pyydettäessä.

Kirjastot noudattavat toimijoiden kuvailussa mm. seuraavia kansainvälisiä standardeja ja ohjeita:

• RDA Resource Description and Access (www.rdatoolkit.org)
  • suomenkielinen sovellusohje toimijoiden kuvailuun löytyy toimijakuvailupalvelun sivuilta
• ISNI International Standard Name Identifier (www.isni.org)
• European Comission, ISA Programme eGovernment Core Vocabularies (Person) http://joinup.ec.europa.eu/site/core_vocabularies/Core_Vocabularies_v1.1/Core_Vocabularies_v1.1.htm

Aineistoon liittyvien toimijoiden kuvailua tehdään, jotta tiedonhaku helpottuisi ja kirjastojen tietokannoissa olevan tiedon laatu varmistuisi. Toimijoiden kuvailu helpottaa myös julkaistun aineiston kuvailijan työtä.

• Kuvailun avulla toimija pystytään tunnistamaan yksiselitteisesti.
• Kuvailutiedoissa yhdistetään samaan toimijaan liittyvät eri kirjoitusasut ja nimen erikieliset versiot.
• Julkaisuissa olevista yhteen identiteettiin liittyvistä eri nimen muodoista valitaan yksi, jota käytetään aineiston kuvailussa. Yhdenmukaiset nimenmuodot helpottavat aineiston kuvailijan työtä ja hyödyttävät asiakasta, joka löytää yhteen identiteettiin liittyvät aineistot yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla.
• Toimijoiden kuvailutiedoilla erotetaan samannimisiä toimijoita toisistaan.

Kansalliskirjaston ylläpitämässä nimitietokannassa on henkilöitä lähes 155 000 ja yhteisöjä noin 49 500 (tammikuu 2021).

Toimijoita kuvaillaan Kansalliskirjaston ylläpitämään nimitietokantaan kansallisbibliografian näkökulmasta eli kuvailua yleensä tehdään Suomessa julkaistuihin aineistoihin liittyvistä henkilöistä ja yhteisöistä.

Kansalliskirjaston kansalliskokoelmaan liityvien toimijoiden kuvailussa nähdään tarpeellisena merkitä seuraavat tiedot:

• toimijan nimet (todellinen nimi, täydellinen nimi, eri nimenmuodot, eri kirjoitusasut)
• toimijaan liittyvät ajankohdat ja paikat
• henkilön ammatti ja toimiala(t), jo(i)lla henkilö tai yhteisö toimii tai on toiminut
• toimijoiden ja julkisten identiteettien väliset suhteet
• toimijaa identifioivat standardi- ja muut tunnukset (mm. ISNI, ORCiD)
• kuvailussa käytetyt tiedonlähteet.

Yleisenä tiedonlähteenä toimii pääasiassa kansalliskokoelmaan kuvattava aineisto. Aineiston lisäksi tiedonlähteinä käytetään suomalaisia hakuteoksia, matrikkeleita, verkossa olevia sanakirjoja ja tietosanakirjoja, tekijöiden omia kotisivuja, kustantajan verkkosivuja, sanomalehtiä tms. Joskus tiedot saadaan itse tekijältä. Toimijoiden kuvailussa käytetään julkisia tiedonlähteitä.

Ulkomaisten toimijoiden kuvailussa käytetään tiedonlähteinä muiden maiden kansallisbibliografioita ja VIAF-tietokantaa (http://viaf.org/). Tiedot otetaan mahdollisimman ajantasaisesta lähteestä.

Verkossa olevien tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Kansalliskirjaston tuottaman datan avoimuus on tavoitteena aina kun mahdollista.

• Datan avaamisella varmistetaan, että kansalliseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijoiden tiedot ovat avoimesti käytettävissä ja hyödynnettävissä kaikissa kirjastoissa, myös Melinda-kirjastoverkoston ulkopuolella. Avattu tieto on käytettävissä myös muissa KAM-sektorin organisaatioissa sekä julkishallinnon organisaatioissa.
• Kirjastossa tehdyllä laadukkaalla työllä saadaan näkyvyyttä ja työn läpinäkyvyys paranee.
• Asettamalla nimitiedot avoimeksi vähennetään kirjastojen tekemää päällekkäistä työtä ja mahdollistetaan tietojen yhtenäistäminen ja linkittyminen muihin tietokantoihin. Yhtenäisillä nimitiedoilla ja avoimuudella pyritään varmistamaan, että tiedot suomalaisista toimijoista ovat oikeat paitsi kotimaisissa myös ulkomaisissa tietokannoissa.
• Datan avaaminen mahdollistaa mm. Wikidatan ja ISNI-tietokannassa olevan tiedon linkittämisen ja toimijakuvailun rikastamisen. Myös ORCID-tutkijatunnisteiden mahdollisesta linkittämisestä voisi olla hyötyä.
• Suomalaiseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijatietojen avaamisella osallistutaan kansainvälisen metatiedon verkoston rakentamiseen. Näin tehostetaan avoimena olevan metadatan tuotantoa ja tiedonhakua kansainvälisesti.

Toimijoiden kuvailun kieli on suomi, mutta Finton Kanto-näkymässä olevia tekstejä ja otsikoita on käännetty ruotsiksi.

Käyttöliittymän kielen saa vaihdettua Finto.fi-palvelun käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa olevasta valikosta (suomi/på svenska/in English).

Jos sinulla on jotain kysyttävää, tarkennettavaa tai muuten haluat antaa meille palautetta, ota meihin yhteyttä: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Kansalliskirjasto.

Yhteystietomme ovat: Kansalliskirjasto                                                                                                                        
                                    PL 15 (Unioninkatu 36)
                                    00014 Helsingin yliopisto

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää palvelupostiin toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on xxx.

Tietosuojavastaava: Kansalliskirjasto on Helsingin yliopiston erillislaitos. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja @ helsinki.fi. Kansalliskirjastolla on myös oma juristi Pekka Heikkinen (yhteystiedot).
*** KIRJOITA TÄHÄN, milloin otetaan yhteyttä Lottaan ja milloin Pekkaan.

Kirjaston nimitietokannassa käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• henkilön etunimet ja sukunimi, aikaisemmat nimet, salanimet, nimimerkit
• henkilön ammatti ja toimiala
• henkilöön littyvä(t) yhteisö(t)
• henkilön tutkinnot ja arvonimet (jos tiedossa)
  
• henkilön syntymävuosi tai elinvuodet
• henkilöön liittyvä paikka
  
• henkilöön liittyvät tunnisteet (mm. ORCID-, ISNI- ja muut vastaavat tunnisteet)
• julkaisut, johon henkilö liittyy tekijänä tai kohdehenkilönä.

Kansalliskirjasto käsittelee henkilötietojasi seuraavista syistä:

1) Antaakseen kokoelmiaan asiakaskäyttöön.
2) Kuvaillakseen kansallisen kulttuurin aineistoja tai kansallista kulttuuriperintöä.
3) Asettaakseen käyttöön uutta tiedekirjallisuutta.
4) Tallettaakseen, säilyttääkseen ja asettaakseen käyttöön kansallisen kulttuurin aineistoja.
5) Tarjotakseen digitaalisia kulttuuriperintöpalveluja.

Henkilötietoja käsitellään kirjastojen nimitietokannassa Asterissa ja julkaistaan verkossa olevassa versiossa Kantossa henkilöiden yksiselitteisen identifioinnin ylläpitämiseksi julkaisujen kuvailuyhteistyössä ja tiedonhaussa.

"tekijöiden elinvuosiin liittyvän tiedon käsittely on tarpeen kansallisen kulttuuriperinnön ja muiden kokoelmien ylläpidossa ja niihin liittyvässä tiedonvälityksessä ja tietopalvelussa. "

• Kuvailuun merkitään kaikki nimenmuodot, joilla henkilö tai yhteisö identifioi itsensä julkaisuissaan. Lisäksi merkitään myös ne nimimuodot, jota henkilöstä tai yhteisöstä on käytetty muissa julkaisuissa tai tiedonlähteissä. Todellisten nimien lisäksi tietokantaan viedään henkilön käyttämät muut julkiset identiteetit kuten salanimet ja nimimerkit. Mikäli salanimeä käyttävä henkilö on kieltänyt todellisen nimensä paljastamisen, sitä ei esitetä julkisesti.

Asterin ohjeellisten nimimuotojen ja ISNI-tunnuksen avulla eri nimimuodoilla esiintyvien toimijoiden julkaisut tai toimijoita koskevat julkaisut voidaan linkittää yhteen. Ohjeelliset nimenmuodot on tarkoitettu käytettäviksi kirjojen, artikkeleiden ja muun aineiston indeksointiin sekä tiedonhakuun. Yhtenäiset nimenmuodot auttavat tietojen tallentajia ja tiedonhakijoita löytämään juuri oikean henkilön tai yhteisön Asterin tietoja hyödyntävissä järjestelmissä, kuten Melindassa.

Asterin pohjana ovat kansallisbibliografia Fennican ja kansallisdiskografia Violan nimiauktoriteetit. Kansainvälisesti edellytetään kansalliskirjastojen ylläpitävän kansallisbibliografioissaan henkilönimitiedostoja oman maansa julkaisujen tekijöistä ja niiden kohdehenkilöistä. Asteri sisältää myös Kansalliskirjaston yhteistyökumppaneiden tuottamia tietoja.

Tietokanta sisältää kaikki nimimuodot, joilla henkilö tai yhteisö identifioi itsensä julkaisuissaan, sekä ne nimimuodot, jota henkilöstä tai toimijasta on muissa julkaisuissa käytetty.

Todellisten nimien lisäksi tietokantaan viedään henkilön käyttämät muut julkiset identiteetit kuten salanimet ja nimimerkit. Mikäli salanimeä käyttävä henkilö on kieltänyt todellisen nimensä paljastamisen, sitä ei esitetä julkisesti.

Samannimiset henkilöt erotetaan toisistaan syntymävuodella. Syntymävuodet liitetään kaikkiin nimiin, mikäli tiedot saadaan julkisista lähteistä selville. Lisäksi nimeen liitetään henkilön kuolinvuosi, jos se tiedetään. Lisäksi rekisteri voi sisältää henkilöiden identifioinnissa auttavia, julkisista lähteistä löytyviä tai henkilöltä itseltään saatuja tietoja ammatista tai toimialasta, mahdollisesti henkilöön liittyvästä yhteisöstä ja tekijän tai kohdehenkilön tunnistamiseen liittyvän ISNI-, ORCID- tai muun vastaavan tunnuksen.

Henkilötietojen käsittely Kantossa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.
  

Pääasialliset säädökset:

• Yliopistolaki (558/2009)
• Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007)
• Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin tiedot tallennetaan aineistojen kuvailun yhteydessä. Tiedot ovat pääosin peräisin kuvailtavasta aineistosta. Elinvuositiedot kootaan julkaistuista lähteistä kuten matrikkeleista tai saadaan henkilöiltä itseltään.

Toimijan yksiselitteisesti identifioivat tiedot säilytetään pysyvästi. Toimijoiden kuvailutietoja ei poisteta, sillä Kansalliskirjastolla on kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttämisestä pysyvä vastuu, ja aineistojen hävittäminen on Kulttuuriaineistolaissa kielletty (ks. Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007)). Aineistojen säilyttäminen edellyttää myös kuvailutietojen säilyttämistä.

Henkilön pyynnöstä voidaan häntä koskevia yksittäisiä tietoja muokata. Muokkaus on kuitenkin tehtävä siten, että yksiselitteisen identifioimisen periaatteet täyttyvät myös Asteriin ja Kantoon jäävillä tiedoilla.

Kansalliskirjaston nimitietokannan sisältämät kuvailutiedot ovat nähtävissä Kantossa Finto-palvelussa. Kuvailutiedot ovat vapaasti poimittavissa ja hyödynnettävissä Kansalliskirjaston tarjoamien avoimien rajapintojen avulla.

KYSY PEKALTA, tarvitaanko tätä:
Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää toimijakuvailupalvelun postiin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston vai Kansalliskirjaston(?) toiminnan lainmukaisuus tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Kansallisbibliografian tarpeita varten on toimijoiden kuvailussa määritelty seuraavat tiedot pakollisiksi (jos ne ovat tiedossa):

• henkilön nimi ja nimeen liittyvät variaatiot (mm. sukunimi ja etunimi/etunimet, lyhennetty nimi, nimen mahdolliset translitteraatiot)
• henkilön syntymäaika/elinvuodet
• toimiala
• ammatti
• henkilöön liittyvä maa ja/tai paikat
• henkilöön liittyvät yhteisöt.

Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti. On tärkeää tallentaa kaikki kuvailun hetkellä tiedossa olevat tiedot, jotta henkilö voidaan niiden avulla tunnistaa myös myöhemmin, vaikka 50 vuoden päästä.

Kuvailuhetkellä yksiselitteinen nimen muoto voi olla toisella ajanhetkellä moniselitteinen. Voi olla, että pelkkä nimi ei riitä identifiointiin tulevaisuudessa, ja tähän tilanteeseen varaudutaan jo etukäteen syntymävuositiedon avulla.

Toimijoiden kuvailussa käytettyjä ammattitermejä poimitaan metatietosanastosta, toimialaa kuvaavia termejä puolestaan YSO-ontologiasta.

Tiedot henkilön ammatista ja häneen liittyvästä toimialasta perustuvat kuvailuhetkellä saatavilla oleviin tietoihin ja pohjautuvat käsillä olevaan kuvailtavaan aineistoon tai muihin hakutiedoissa, matrikkeleissa tai muissa tiedonlähteissä oleviin tietoihin.

Joskus toimijasta ei kuitenkaan löydy tietoa, jolloin esimerkiksi kirjoittajan toimialaa päätellään aineiston aiheen perusteella.

Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Toimijoihin liittyvät tunnisteet ovat kuvailussa tärkeässä asemassa.

Asterissa oleville toimijoille on haettu ISNI-tunnukset. ISNI-tunnus (lyhenne sanoista International Standard Name Identifier) identifioi globaalisti, ainutkertaisesti ja pysyvästi henkilöiden ja yhteisöjen julkiset identiteetit. Kansalliskirjasto toimii Suomessa rekisteröintitoimistona. Lisätietoja ISNI-tunnuksista löydät ISNI-tietopaketin sivuilla. (Kommentti: saavutettavuuslaki kieltää 'sivuilla', 'tästä' ja 'näytä lisää'-tyyppiset linkkitekstit.)

Myös ORCID-tutkijatunnukset lisätään kuvailuun, mutta satunnaisesti. ORCID (lyhenne sanoista Open Researcher and Contributor ID) on kansainvälinen digitaalinen tutkijatunniste.

Kuvailuun merkitään myös yrityksen Y-tunnukset. Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus on yrityksen tai yhteisön yksilöimiseen käytetty, viranomaisten myöntämä tunnus. Y-tunnuksia voi hakea Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).

Erityisesti ulkomaalaisten toimijoiden kohdalla kuvailuun lisätään myös VIAF-tunnisteet. VIAF-tunniste (lyhenne sanoista Virtual International Authority File) on kansainvälisesti sovittu tunnistenumero henkilötietojen kuvailutiedostolle. 

Jos Kantossa olevat tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai epätarkkoja, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Kerro viestissäsi, mitä tietoja haluat korjata tai täydentää ja mihin tiedonlähteisiin perustat tietosi.

Tietoja toimijoista tarkistetaan ajoittain. Useimmiten tarkistus tehdään siinä vaiheessa, kun uusi julkaisu tulee kuvailtavaksi. Tietoja päivitetään myös pyynnöstä. 

Toimijoiden kuvailun tavoitteena on tuottaa laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa. Kuvailua tehdään kuvailustandardien mukaan, ja periaatteena on, että toimija kuvaillaan kattavasti ja kuvailuun sisällytetään kaikki tunnistamisen kannalta olennaiset asiat. Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

On kuitenkin huomattava, että nimitietokannasta löytyy eri aikakausien ja kuvailukäytäntöjen kerrostumia. Erityisesti vanhoissa toimijakuvailuissa tietoa on niukasti. Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään.

Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään.

Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. Kerro meille samalla perustietoja itsestäsi, jotta voimme identifioida sinut yksiselitteisesti.

Tietoja tekijään liittyvästä aineistosta haetaan kansallisbibliografiasta, ja sen takia Kanton aineistoluettelo voi vaikuttaa puutteelliselta. Kanton aineistoluettelossa ei myöskään näy artikkeleita.

Jos haluat täydentää tietojasi ORCID-tunnuksella, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Jos et ole löytänyt tältä sivulta vastausta omaan kysymykseesi, ota meihin yhteyttä: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

ALkuperäinen kysymys: Miksi toimijakuvailuja jaetaan avoimesti? / Julkaisemisen hyödyt

Hyötyjä on useita. Henkilöihin liittyvän nimitiedon julkaisemisella mm. varmistetaan, että toimijoihin liittyvät eri identiteetit pystytään erottamaan yksiselitteisesti toisistaan kansallisissa ja kansainvälisissä tietokannoissa. Lisäksi hyöty nähdään siinä, että riittävään yksilöintiin tarvittavat tiedot auttavat yhdistämään tekijät heidän teoksiinsa, mikä puolestaan edesauttaa tekijänoikeuksien toteutumista.
Avoin data, siitä jotain?