Toimijatiedot avoimena datana

KANTO - Kansalliset toimijatiedot on tietovaranto, joka sisältää kansallisbibliografian kuvailun yhteydessä tuottamat ohjeelliset nimenmuodot Suomessa julkaistujen aineistojen tekijänä ja kohteena olevista toimijoista. Kotimaiseen julkaisutuotantoon liittyvien henkilöiden ja yhteisöjen kuvailujen lisäksi Kanto sisältää jonkin verran tietoja ulkomaalaisista henkilöistä ja yhteisöistä. Kanto on verkossa julkaistu versio Asteri-nimitietokannasta.

Asteri on Kansalliskirjaston ylläpitämä nimi- tai toimijatietokanta, jossa kuvataan julkaisutietojen sisältämiä toimijoita. Asterin auktorisoidut eli ohjeelliset nimenmuodot toisaalta sitovat yhteen erilaiset nimenmuodot (esim. erikieliset tai eri kirjoitusasut) ja toisaalta auttavat erottelemaan toisistaan samannimiset henkilöt tai yhteisöt.

Kantossa julkaistujen henkilötietojen määrä pohjautuu arvioon siitä, mitä välttämättömia tietoa tarvitaan aineistojen ja toimijoiden tunnistamiseen.

Toimijalla tarkoitetaan henkilöä tai yhteisöä, joka liittyy julkaistuun tieteelliseen tai taiteelliseen aineistoon tai esimerkiksi käsikirjoitusaineistoon tai arkistomateriaaliin. Henkilö tarkoittaa todellista henkilöä tai todellisen henkilön (yksin tai yhdessä yhden tai useamman muun henkilön kanssa) luomaa identiteettiä. Yhteisö viittaa organisaatioon tai ryhmään henkilöitä, jotka tunnetaan tietyllä nimellä ja jotka toimivat tai voivat toimia yhtenä kokonaisuutena. Toimija voi olla esimerkiksi kirjailija, säveltäjä, yhtye tai kustantaja. Toimija voi olla myös kirjan aiheena oleva henkilö tai yhteisö, esimerkiksi kuninkaallinen henkilö, poliittinen aktivisti, sotien aikainen pataljoona tai paikallinen yritys.

Toimijakuvailulla tarkoitetaan henkilöiden ja yhteisöjen kuvailua kirjaston nimitietokantaan.

Kansalliskirjaston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu tallentaa, kerätä ja saattaa saataville aineistoihin ja kokoelmiin liittyvää tietoa. Toimijoita kuvaillaan Kansalliskirjaston ylläpitämään nimitietokantaan kansallisbibliografian näkökulmasta eli kuvailua yleensä tehdään Suomessa julkaistuissa aineistoihin liittyvistä henkilöistä ja yhteisöistä. Ulkomaalaisista toimijoista kuvailua tehdään, jos se on tiedonhaun kannalta tarpeellista.

Toimijoita kuvaillaan nimitietokantaan:

• kun kansalliskokoelmaan kuuluva julkaisu tulee kuvailuun
  
• jos nimi esiintyy useissa eri muodoissa
• jos on useita samannimisiä toimijoita
  
• jos nimi on vaihtunut tai henkilöllä on useita identiteettejä
• pyydettäessä.

Kirjastot noudattavat toimijoiden kuvailussa mm. seuraavia kansainvälisiä standardeja ja ohjeita:

• RDA Resource Description and Access (www.rdatoolkit.org)
  • suomenkielinen sovellusohje toimijoiden kuvailuun löytyy toimijakuvailupalvelun sivuilta
• ISNI International Standard Name Identifier (www.isni.org)
• European Comission, ISA Programme eGovernment Core Vocabularies (Person) http://joinup.ec.europa.eu/site/core_vocabularies/Core_Vocabularies_v1.1/Core_Vocabularies_v1.1.htm

Aineistoon liittyvien toimijoiden kuvailua tehdään, jotta tiedonhaku helpottuisi ja kirjastojen tietokannoissa olevan tiedon laatu varmistuisi. Toimijoiden kuvailu helpottaa myös julkaistun aineiston kuvailijan työtä.

• Kuvailun avulla toimija pystytään tunnistamaan yksiselitteisesti.
• Kuvailutiedoissa yhdistetään samaan toimijaan liittyvät eri kirjoitusasut ja nimen erikieliset versiot.
• Julkaisuissa olevista yhteen identiteettiin liittyvistä eri nimen muodoista valitaan yksi, jota käytetään aineiston kuvailussa. Yhdenmukaiset nimenmuodot helpottavat aineiston kuvailijan työtä ja hyödyttävät asiakasta, joka löytää yhteen identiteettiin liittyvät aineistot yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla.
• Toimijoiden kuvailutiedoilla erotetaan samannimisiä toimijoita toisistaan.

Kansalliskirjaston ylläpitämässä nimitietokannassa on henkilöitä lähes 155 000 ja yhteisöjä noin 49 500 (tammikuu 2021).

Toimijoita kuvaillaan Kansalliskirjaston ylläpitämään nimitietokantaan kansallisbibliografian näkökulmasta eli kuvailua yleensä tehdään Suomessa julkaistuihin aineistoihin liittyvistä henkilöistä ja yhteisöistä.

Kansalliskirjaston kansalliskokoelmaan liityvien toimijoiden kuvailussa nähdään tarpeelisena merkitä seuraavat tiedot:

• toimijan nimet (todellinen nimi, täydellinen nimi, eri nimenmuodot, eri kirjoitusasut)
• toimijaan liittyvät ajankohdat ja paikat
• henkilön ammatti ja toimiala(t), jo(i)lla henkilö tai yhteisö toimii tai on toiminut
• toimijoiden ja julkisten identiteettien väliset suhteet
• toimijaa identifioivat standardi- ja muut tunnukset (mm. ISNI, ORCiD)
• kuvailussa käytetyt tiedonlähteet.

Yleisenä tiedonlähteenä toimii pääasiassa kansalliskokoelmaan kuvattava aineisto. Aineiston lisäksi tiedonlähteinä käytetään suomalaisia hakuteoksia, matrikkeleita, verkossa olevia sanakirjoja ja tietosanakirjoja, tekijöiden omia kotisivuja, kustantajan verkkosivuja, sanomalehtiä tms. Joskus tiedot saadaan itse tekijältä. Toimijoiden kuvailussa käytetään julkisia tiedonlähteitä.

Ulkomaisten toimijoiden kuvailussa käytetään tiedonlähteinä muiden maiden kansallisbibliografioita ja VIAF-tietokantaa (http://viaf.org/). Tiedot otetaan mahdollisimman ajantasaisesta lähteestä.

Verkossa olevien tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Kansallisbibliografian tarpeita varten on toimijoiden kuvailussa määritelty seuraavat tiedot pakollisiksi (jos ne ovat tiedossa):

• henkilön nimi ja nimeen liittyvät variaatiot (mm. sukunimi ja etunimi/etunimet, lyhennetty nimi, nimen mahdolliset translitteraatiot)
• henkilön syntymäaika/elinvuodet
• toimiala
• ammatti
• henkilöön liittyvä maa ja/tai paikat
• henkilöön liittyvät yhteisöt.

Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti. On tärkeää tallentaa kaikki kuvailun hetkellä tiedossa olevat tiedot, jotta henkilö voidaan niiden avulla tunnistaa myös myöhemmin, vaikka 50 vuoden päästä.

Toimijoiden kuvailun kieli on suomi, mutta Finton näkymässä olevia tekstejä/otsikoita on käännetty ruotsiksi.

Käyttöliittymän kielen saa vaihdettua Finto.fi-näkymän oikeassa yläkulmassa olevasta valikosta (suomi, på svenska, in English; valittuna oleva kieli ei näy).

Jos sinulla on jotain kysyttävää, tarkennettavaa tai muuten haluat antaa meille palautetta, ota meihin yhteyttä: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Kansalliskirjasto.

Yhteystietomme ovat: Kansalliskirjasto                                                                                                                        
                                    PL 15 (Unioninkatu 36)
                                    00014 Helsingin yliopisto

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Nina Hyvönen. 

Tietosuojavastaava: Kansalliskirjasto on Helsingin yliopiston erillislaitos. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja @ helsinki.fi. Kansalliskirjastolla on myös oma juristi Pekka Heikkinen (yhteystiedot). Milloin otetaan yhteyttä Lottaan ja milloin Pekkaan.

Henkilötietoja käsitellään kirjastojen nimitietokannassa Asterissa ja julkaistaan verkossa olevassa versiossa Kantossa henkilöiden yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi julkaisujen kuvailuyhteistyössä ja tiedonhaussa. Lisäksi Kansalliskirjaston toimijoille hankkimat ISNI-tunnukset saadaan näkyväksi ja haettaviksi.

Henkilötietojen käsittely KANTOssa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden. (Lähde: tietosuojaseloste)
  

Melindan selosteessa:

Henkilötietojen käyttö Kansalliskirjastossa perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisöä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä tarkoituksissa oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely Asterissa, KANTOssa ja Melindassa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden

Pääasialliset säädökset

• Yliopistolaki (558/2009 )
• Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007)
• Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• Tietosuojalaki (1050/2018)

Asterin ohjeellisten nimimuotojen ja ISNI-tunnuksen avulla eri nimimuodoilla esiintyvien toimijoiden julkaisut tai toimijoita koskevat julkaisut voidaan linkittää yhteen. Ohjeelliset nimenmuodot on tarkoitettu käytettäviksi kirjojen, artikkeleiden ja muun aineiston indeksointiin sekä tiedonhakuun. Yhtenäiset nimenmuodot auttavat tietojen tallentajia ja tiedonhakijoita löytämään juuri oikean henkilön tai yhteisön Asterin tietoja hyödyntävissä järjestelmissä, kuten Melindassa.

Asterin pohjana ovat kansallisbibliografia Fennican ja kansallisdiskografia Violan nimiauktoriteetit. Kansainvälisesti edellytetään kansalliskirjastojen ylläpitävän kansallisbibliografioissaan henkilönimitiedostoja oman maansa julkaisujen tekijöistä ja niiden kohdehenkilöistä. Asteri sisältää myös Kansalliskirjaston yhteistyökumppaneiden tuottamia tietoja.

Tietokanta sisältää kaikki nimimuodot, joilla henkilö tai yhteisö identifioi itsensä julkaisuissaan, sekä ne nimimuodot, jota henkilöstä tai toimijasta on muissa julkaisuissa käytetty.

Todellisten nimien lisäksi tietokantaan viedään henkilön käyttämät muut julkiset identiteetit kuten salanimet ja nimimerkit. Mikäli salanimeä käyttävä henkilö on kieltänyt todellisen nimensä paljastamisen, sitä ei esitetä julkisesti.

Samannimiset henkilöt erotetaan toisistaan syntymävuodella. Syntymävuodet liitetään kaikkiin nimiin, mikäli tiedot saadaan julkisista lähteistä selville. Lisäksi nimeen liitetään henkilön kuolinvuosi, jos se tiedetään. Lisäksi rekisteri voi sisältää henkilöiden identifioinnissa auttavia, julkisista lähteistä löytyviä tai henkilöltä itseltään saatuja tietoja ammatista tai toimialasta, mahdollisesti henkilöön liittyvästä yhteisöstä ja tekijän tai kohdehenkilön tunnistamiseen liittyvän ISNI-, ORCID- tai muun vastaavan tunnuksen.

Käsittelemme siis seuraavia julkisista lähteistä löytyviä henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti:

• Etunimet ja sukunimi, aikaisemmat nimet, salanimet, nimimerkit
• Ammatti ja toimiala, mahdollisesti näihin liittyvä yhteisö
• Tutkinnot ja arvonimet
• Syntymävuosi / elinvuodet
• Syntymäpaikka
• ORCID-, ISNI- ja muut vastaavat tunnisteet
• Julkaisut, johon henkilö liittyy tekijänä tai kohdehenkilönä

Rekisterin tiedot tallennetaan aineistojen kuvailun yhteydessä. Tiedot ovat pääosin peräisin kuvailtavasta aineistosta. Elinvuositiedot kootaan yksinomaan julkaistuista lähteistä kuten matrikkeleista tai tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.

Toimijan yksiselitteisesti identifioivat tiedot säilytetään pysyvästi. Toimijoiden kuvailutietoja ei poisteta, sillä Kansalliskirjastolla on kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttämisestä pysyvä vastuu, ja aineistojen hävittäminen on Kulttuuriaineistolaissa kielletty. Aineistojen säilyttäminen edellyttää myös kuvailutietojen säilyttämistä.

Henkilön pyynnöstä voidaan häntä koskevia yksittäisiä tietoja muokata siten, että yksiselitteisen identifioimisen periaatteet täyttyvät myös Asteriin/Kantoon jäävillä tiedoilla.

Kanton sisältämät kuvailutiedot ovat vapaasti poimittavissa ja hyödynnettävissä Kansalliskirjaston tarjoamien avoimien rajapintojen avulla.

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt voi lähettää toimijakuvailupalvelun postiin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston vai Kansalliskirjaston(?) toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

ALkuperäinen kysymys: Miksi toimijakuvailuja jaetaan avoimesti? / Julkaisemisen hyödyt

Hyötyjä on useita. Henkilöihin liittyvän nimitiedon julkaisemisella mm. varmistetaan, että toimijoihin liittyvät eri identiteetit pystytään erottamaan yksiselitteisesti toisistaan kansallisissa ja kansainvälisissä tietokannoissa. Lisäksi hyöty nähdään siinä, että riittävään yksilöintiin tarvittavat tiedot auttavat yhdistämään tekijät heidän teoksiinsa, mikä puolestaan edesauttaa tekijänoikeuksien toteutumista.
Avoin data, siitä jotain?

Kansalliskirjaston tuottaman datan avoimuus on tavoitteena aina kun mahdollista.

• Datan avaamisella varmistetaan, että kansalliseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijoiden tiedot ovat avoimesti käytettävissä ja hyödynnettävissä kaikissa kirjastoissa, myös Melinda-kirjastoverkoston ulkopuolella. Avattu tieto on käytettävissä myös muissa KAM-sektorin organisaatioissa sekä julkishallinnon organisaatioissa.
• Kirjastossa tehdyllä laadukkaalla työllä saadaan näkyvyyttä ja työn läpinäkyvyys paranee.
• Asettamalla nimitiedot avoimeksi vähennetään kirjastojen tekemää päällekkäistä työtä ja mahdollistetaan tietojen yhtenäistäminen ja linkittyminen muihin tietokantoihin. Yhtenäisillä nimitiedoilla ja avoimuudella pyritään varmistamaan, että tiedot suomalaisista toimijoista ovat oikeat paitsi kotimaisissa myös ulkomaisissa tietokannoissa.
• Datan avaaminen mahdollistaa mm. Wikidatan ja ISNI-tietokannassa olevan tiedon linkittämisen ja toimijakuvailun rikastamisen. Myös ORCID-tutkijatunnisteiden mahdollisesta linkittämisestä voisi olla hyötyä.
• Suomalaiseen julkaisutuotantoon liittyvien toimijatietojen avaamisella osallistutaan kansainvälisen metatiedon verkoston rakentamiseen ja näin tehostetaan avoimena olevan metadatan tuotantoa ja tiedonhakua kansainvälisesti.

Kuvailuhetkellä yksiselitteinen nimen muoto voi olla toisella ajanhetkellä moniselitteinen. Voi olla, että pelkkä nimi ei riitä identifiointiin tulevaisuudessa, ja tähän tilanteeseen varaudutaan jo etukäteen syntymävuositiedon avulla.

Asteri-nimitietokannassa olevia (ja Kantossa julkaistuja) tietoja ylläpitävät Kansalliskirjaston toimijakuvailun asiantuntijat. Kansalliskirjaston lisäksi Asterin tiedontoimittajina toimii muutama yliopistokirjasto, joka ylläpitää omaan yliopistoonsa liittyvien väitöskirjatekijöiden tietoja.

ISNI, ORCID

myös muiden kirjastojen tunnukset (esim. VIAF)

tunnisteet tärkeässä asemassa: Asterissa oleville toimijoille on haettu ISNI-tunnukset, ORCIDit lisätään satunnaisesti

• ISNI-tunnus (International Standard Name Identifier) identifioi globaalisti, ainutkertaisesti ja pysyvästi henkilöiden ja yhteisöjen julkiset identiteetit.
• ISNIstä lisää tietopaketin sivuilla

Jos Kantossa olevat tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai epätarkkoja, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Kerro viestissäsi, mitä tietoja haluat korjata tai täydentää ja mihin tiedonlähteisiin perustat tietosi.

Kuinka usein toimijoiden tietoja tarkistetaan VAI PÄIVITETÄÄN?
Tietoja toimijoista tarkistetaan ajoittain. Useimmiten tarkistus tehdään siinä vaiheessa, kun uusi julkaisu tulee kuvailtavaksi. Tietoja päivitetään myös pyynnöstä. 

Toimijoiden kuvailun tavoitteena on tuottaa laadukas ja yhteneväinen tieto, joka kestää ajassa. Kuvailua tehdään kuvailustandardien mukaan, ja periaatteena on, että toimija kuvaillaan kattavasti ja kuvailuun sisällytetään kaikki tunnistamisen kannalta olennaiset asiat. Kuvailua tehdään käsillä olevien julkaisujen avulla tai hyödyntäen erilaisia hakuteoksia, matrikkeleita tai verkossa olevia tiedonlähteitä. Tiedonlähteiden luotettavuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

On kuitenkin huomattava, että nimitietokannasta löytyy eri aikakausien ja kuvailukäytäntöjen kerrostumia. Erityisesti vanhoissa toimijakuvailuissa tietoa on niukasti. Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Toimijoiden kuvailussa käytettyjä ammattitermejä poimitaan metatietosanastosta, toimialaa kuvaavia termejä puolestaan YSO-ontologiasta.

Tiedot henkilön ammatista ja häneen liittyvästä toimialasta perustuvat kuvailuhetkellä saatavilla oleviin tietoihin ja pohjautuvat käsillä olevaan kuvailtavaan aineistoon tai muihin hakutiedoissa, matrikkeleissa tai muissa tiedonlähteissä oleviin tietoihin.

Joskus toimijasta ei kuitenkaan löydy tietoa, jolloin esimerkiksi kirjoittajan toimialaa päätellään aineiston aiheen perusteella. TARVIIKO AVATA TÄTÄ ENEMPÄÄN?

Jos huomaat, että tiedoissa on puutteita tai virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään.

Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.

Joskus samannimisten henkilöiden tuotanto sekoittuu keskenään.

Jos huomaat, että aineistojen linkityksessä on virheitä, ota yhteyttä meihin: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi. Kerro meille samalla perustietoja itsestäsi, jotta voimme identifioida sinut yksiselitteisesti.

Tietoja tekijään liittyvästä aineistosta haetaan kansallisbibliografiasta, ja sen takia Kanton aineistoluettelo voi vaikuttaa (VAI näyttää) puutteelliselta. Kanton aineistoluettelossa ei myöskään näy artikkeleita.

Jos et ole löytänyt tältä sivulta vastausta omaan kysymykseesi, ota meihin yhteyttä: toimijakuvailu-posti @ helsinki.fi.